Vijf risico's door ineffectief contractbeheer

Volgens onderzoek van de International Association for Contract &Commercial Management (IACCM) verliest het gemiddelde bedrijf ongeveer 10 % van de jaaromzet als gevolg van slechte contractbeheerpraktijken.

In een haast om te groeien, hebben bedrijven te maken met een groter aantal contracten. Het is een groot probleem om te hebben - totdat het een echt probleem wordt. Als er inherente zwakheden zijn in het contractbeheerproces van een organisatie, betekent meer contracten meer kans dat die zwakheden een probleem veroorzaken.

Sommige problemen zijn kleine ongemakken, maar andere worden ernstige crises. In 2013 kon Facebook een schending van zijn contractvoorwaarden door Cambridge Analytica niet detecteren, en de resulterende publiciteit zorgde ervoor dat zijn aandelen kelderden, waardoor $ 150 miljard aan marktwaarde werd gewist binnen 90 minuten na zijn winstoproep.

Soms is er een crisis nodig voordat leidinggevenden de risico's inzien van het werken zonder een robuust CLM-systeem (Contract Lifecycle Management). Losse toegangscontroles, gemiste deadlines, falende naleving, inefficiënte goedkeuringsworkflows en ineffectieve rapportage kunnen ernstige gevolgen hebben. Een slechte CLM kan ook een subtiele, gestage uitholling van de winstgevendheid veroorzaken. Volgens onderzoek van de International Association for Contract &Commercial Management (IACCM) verliest het gemiddelde bedrijf ongeveer 10% van de jaaromzet als gevolg van slechte contractbeheerpraktijken. Met typische winstmarges die rond de 10% schommelen, kan zelfs een halvering van dit verlies de winstmarges met 50% verhogen.

Laten we de vijf belangrijkste risico's van ineffectieve contractprocessen eens nader bekijken:

1. Lax toegangscontrole

Het lijkt voor de hand liggend dat alleen mensen en entiteiten die toegang tot informatie nodig hebben, toegang moeten hebben, maar veel bedrijven specificeren de toegangsbeperkingen niet precies. Overmatige toegang kan ertoe leiden dat gewetenloze werknemers informatie verkeerd behandelen of weglopen met waardevolle IP, prijsinformatie of vertrouwelijke klant- en werknemersgegevens. Veel meer organisaties hebben geleden onder gegevensdiefstal door hun eigen medewerkers dan hackers van buitenaf.

De beste CLM-software van vandaag voorkomt dit met gedetailleerde machtigingsregelingen die nauwkeurige weergave- en bewerkingstoegang per gebruikersgroep bieden, inclusief dynamische filters om tegemoet te komen aan de specifieke toegangsbehoeften van verschillende afdelingen, divisies, teams en werknemersclassificaties. De beste systemen maken een uitgebreide configuratie mogelijk van meerlaagse toegangscontroles die gegevens veilig in compartimenten verdelen om aan de unieke behoeften van de organisatie te voldoen.

2. Gemiste deadlines

Licentieovereenkomsten beperken doorgaans de tijd dat een bedrijf intellectuele eigendom van een andere partij kan gebruiken. Als een bedrijf de overeenkomst laat aflopen - per ongeluk of opzettelijk - maar het product blijft gebruiken, stelt het zichzelf bloot aan aansprakelijkheidsrisico's. Aan de andere kant, als een bedrijf een automatische verlenging instelt en deze uit het oog verliest, kan het zijn dat het bedrijf betaalt voor een dienst die het niet langer nodig heeft.

Een bedrijf dat IP-licenties uitgeeft, moet ook op de hoogte blijven van deze toegangsvensters. Anders verliest het elke dag inkomsten dat het niet merkt dat een contract afloopt. En als het service verleent aan klanten die geen geldige ondersteuningscontracten meer hebben, verliest het nog meer.

Sommige contractmanagementsystemen helpen deze problemen actief te voorkomen. In tegenstelling tot oplossingen met alleen-repositoryfunctionaliteit, kunnen deze oplossingen proactief contracten volgen en personeel waarschuwen voor aanstaande deadlines, zodat de organisatie haar bedrijf kan beschermen en de inkomsten kan optimaliseren.

3. Nalevingsfouten

Bedrijven besteden aanzienlijke middelen aan problemen zoals malafide uitgaven en naleving van de regelgeving. Maar in veel gevallen schieten mensen nog steeds tekort in het tijdig nakomen van contractuele verplichtingen. Zoals Facebook ontdekte, is het opnemen van manieren om de naleving van contractvoorwaarden te volgen net zo cruciaal. Een goed doordacht CLM-systeem vereist dat contracten aan specifieke voorwaarden voldoen tijdens het goedkeuringsproces en kan ook gebeurtenissen en acties registreren wanneer ze zich voordoen, waardoor de nalevingsdocumentatie wordt geautomatiseerd.

Voor naleving van de regelgeving helpt een CLM-oplossing bij het controleren van huidige contracten om ervoor te zorgen dat ze de juiste clausules bevatten met betrekking tot gegevensprivacy, arbitrage, vertrouwelijkheid of andere voorschriften die van invloed zijn op het bedrijf. Het juridische team kan automatisch op de hoogte worden gesteld om eventuele leemten op te vullen, de contracten bij te werken in de juiste taal en contact op te nemen met ondertekenaars van derden.

Voor operationele compliance helpt een CLM-oplossing ervoor te zorgen dat contracten duidelijk prestatieverplichtingen definiëren die het systeem kan volgen en beheren. Een eenvoudig voorbeeld zijn betalingsvoorwaarden:hoewel de meeste bedrijven betalingstermijnen in contracten hebben met boetes voor het missen van de deadline, volgen velen die late betalingen niet op, laat staan ​​handhaven ze de boetes. Aan de aanbodzijde is een van de meest voorkomende vormen van operationele niet-naleving te veel betalen omdat het volume of andere in het contract overeengekomen kortingen niet worden bijgehouden. Geautomatiseerde CLM voorkomt dat beide problemen optreden.

4. Inefficiënte goedkeuringsworkflow

Problemen met de goedkeuringsworkflow kunnen deals vertragen en zelfs vernietigen. Als een goedkeurder op vakantie is of geen tijdkritische e-mail ziet, kan dit tijdgevoelige deals laten ontsporen. Zelfs als er geen expliciete deadline is, veroorzaken knelpunten bij goedkeuringen verstoringen in dealstromen die leiden tot frustratie en verloren zaken.

Een robuust contractbeheersysteem vermindert wrijving door complexe routering van contractgoedkeuringen te automatiseren, inclusief sequentiële, parallelle en voorwaardelijke goedkeuringen. De beste systemen sturen, routeren en escaleren op intelligente wijze goedkeuringsverzoeken om ervoor te zorgen dat een onopgemerkte e-mail of vakantie het proces niet tot stilstand brengt. Het is het digitale tijdperk, dus legale mogelijkheden voor e-handtekeningen die worden geboden door integraties met DocuSign en Adobe Sign zijn niet langer optioneel.

Een goed voorbeeld van een bedrijf dat wrijving in zijn goedkeuringsworkflow en contractbeheerproces als geheel vermindert, is golfbedrijf TaylorMade. Met meer dan 6.000 zeer gevoelige contracten om te beheren, biedt het CLM-systeem van het bedrijf automatische melding van contractuele wijzigingen, service level agreements en nalevingsvereisten. Advocaten kunnen vanaf hun mobiele apparaten inloggen om contracten te bekijken, opmerkingen te maken en ze binnen enkele minuten digitaal te ondertekenen, zodat contracten zonder vertraging door de goedkeuringscyclus kunnen gaan.

5. Ineffectieve rapportage

Leidinggevenden hebben bedrijfsspecifieke, KPI-gestuurde rapporten nodig die hen vooraf op de hoogte stellen van mogelijke problemen voordat ze rampen worden. Veel contractmanagementsoftware legt de nadruk op de repository- of contentmanagementfunctie. Het probleem met deze aanpak is dat als gegevens niet actief worden omgezet in bruikbare rapporten, kwetsbaarheden meestal onopgemerkt blijven totdat er een probleem is.

Daarentegen biedt de beste CLM-software volledig configureerbare rapportage voor alle bedrijfseigenaren. Het juridische team wil bijvoorbeeld misschien het algemene risicoprofiel van alle contracten zien en problematische markeren, het operationele team wil misschien zien hoe goed contracten door de levenscyclus gaan en obstakels aan het licht brengen, en verkoopleiders zijn mogelijk geïnteresseerd in aankomende omzetkansen en belangrijke contracten die moeten worden verlengd.

Geschreven door Colin Earl is CEO van Agiloft, Inc.