Hoe u kunt pleiten voor automatisering bij uw CFO (deel één)

Stel je voor dat je dertig minuten de tijd hebt om met je Chief Financial Officer (CFO) de businesscase voor een automatiseringstechnologie te presenteren. De investering zal in de miljoenen dollars lopen. Je hebt je huiswerk gedaan en hebt een breed draagvlak binnen de organisatie. Uw mentaliteit is dat u niet pleit voor een IT-project, u pleit voor bedrijfstransformatie met IT-componenten.

Om voorafgaand aan de vergadering bewustzijn te creëren, hebt u de CFO externe benchmarks van collega-bedrijven gegeven en het McKinsey Digital-rapport waaruit blijkt dat geautomatiseerde processen de 'primaire drijfveren van productiviteit' worden.

Toch kan ik bevestigen dat het intimiderend kan zijn om in die situaties een presentator te zijn. Laten we eerlijk zijn, je hebt niet dezelfde financiële expertise als de CFO, maar je moet een technologie-investering vertalen naar een specifiek financieel resultaat.

Dit artikel is het eerste in een driedelige serie die tot doel heeft mensen te helpen die pleiten voor een investering in automatisering binnen hun organisatie. Deel één (dit artikel) gaat over hoe en wanneer de CFO moet worden ingeschakeld.

Hoe de CFO betrekken

Stap één bij het pleiten voor automatisering met uw CFO is om uw publiek te kennen . Het is belangrijk om te begrijpen door welke lens uw CFO kijkt bij het nemen van investeringsbeslissingen. Om dit beter te begrijpen, sprak ik onlangs met UiPath CFO Ashim Gupta om zijn perspectief te krijgen.

In de onderstaande video vertelt hij hoe de verschillende achtergronden van CFO's hun beslissingscriteria zullen beïnvloeden:

• Degenen die afkomstig waren uit een controller- of boekhoudkundige achtergrond, zullen neigen naar het denken over governance en risico's die aan het programma zijn verbonden

• Degenen die uit de operationele kant van het bedrijf kwamen, zullen nadenken over hoe ze met het programma efficiëntie in het bredere bedrijf kunnen brengen

• Degenen die uit de gelederen van financiële planning en analyse (FP&A) kwamen, zullen de gegevens willen inspecteren die in de veronderstellingen zijn gebruikt en de variabelen in het ROI-model (Return on Investment) onder druk willen zetten.

Ongeacht de achtergrond van de CFO, maken alle CFO's zich zorgen over omzetgroei, kostenbeheersing en risico's. Wanneer u de CFO inschakelt, zou u er goed aan doen om de automatiseringsinvestering in die termen te kaderen.

Wanneer de CFO inschakelen

Automatisering is een ondernemingsbrede mogelijkheid. Zelden zal de CFO de enige beslisser zijn. Gezien het gewicht van deze beslissingen zijn er vaak een tiental of meer mensen met significante invloed op de investering.

Ik heb drie fasen waargenomen die mijn klanten doorgaans doorlopen wanneer ze contact opnemen met hun CFO (weergegeven in het onderstaande diagram). Het begint met het creëren van bewustzijn en vervolgens het orkestreren van ondersteuning voor het programma bij veel mensen in het bedrijfsleven en IT om consensus te bereiken.

De CFO maakt eerst commitment aan het programma door automatisering op te nemen in het jaarlijkse budgetteringsproces. Later, na een evaluatie onder leiding van business- en IT-stakeholders, neemt de CFO of een inkoopcommissie de beslissing om de investeringsfondsen vrij te geven.

Bron:UiPath

Onderschat niet de waarde die u persoonlijk toevoegt aan deze automatiseringsreis door het proces door elke fase te leiden om tot een beslissing te komen.

Je bent wat ik een 'mobilisator' noem, omdat je waarschijnlijk door een team van projectenthousiastelingen bent gekozen vanwege je vermogen om een ​​budget te creëren waar er geen is. Als zodanig, wie is er beter dan jij om voor dit project te vechten door middel van elke vraag die de drie fasen markeert (hieronder in meer detail uitgelegd)?

• Waarom iets? Het argument om iets anders te doen, begint met de financiële kosten om niets te veranderen. Probeer deze vraag alleen in Microsoft Excel te beantwoorden als voorbereiding op het bespreken van de voordelen van automatisering met de CFO. Gebruik een spreadsheet om het verhaal van de "voor vs. na automatisering" verbeteringen via cijfers te vertellen. Uitleggen waarom de status-quo niet goed genoeg is, kan ook worden verankerd in klant- en werknemerservaringscijfers die zullen verschijnen in enquêtes en net promoter scores (NPS).

• Waarom nu? Zoals het bovenstaande diagram aangeeft, is fase twee waar u de meeste invloed zult hebben om de beslissing van de CFO te beïnvloeden. Hoe goed u betoogt dat een automatiseringsprogramma nu dringend overwogen moet worden, zal u in staat stellen de sponsoring van het management binnen te halen, ervoor te zorgen dat het automatiseringsprogramma is afgestemd op de bredere strategie en een regelitem in het budget veilig te stellen.

• Waarom dit? De kans is groot dat er al andere projecten in het spel zijn die strijden om dezelfde middelen en dezelfde businesscase maken. Een zekere manier om CFO-ondersteuning te verliezen, is een ondoorzichtig beeld te hebben van de toekomstige staat na de investering in automatisering. De CFO wil een duidelijk beeld van het verwachte bedrijfsresultaat - meestal uitgedrukt in omzet, kosten en/of risico - en waarom dit prioriteit zou moeten krijgen boven concurrerende projecten.

Streef naar drie horizonten van waarde

Een veelvoorkomende valkuil bij robotic process automation (RPA) is te denken dat een snelle ROI kan worden berekend in een paar geselecteerde processen. Dit leidt tot een proces-voor-proces financieringsbenadering waarin elke automatisering ROI moet rechtvaardigen. Ik heb deze aanpak snel zien ontaarden in een verwarrend assortiment van losgekoppelde projecten met een breed scala aan belanghebbenden. Als gevolg daarvan loopt het RPA-programma vast, of erger nog, mislukt het helemaal.

Hoe het RPA-programma wordt gefinancierd, is van invloed op het innovatietempo.

Ik zie dat succesvolle mobilizers binnen bedrijven vanaf het begin een 'noordster'-visie van een digitale assistent-softwarerobot voor elke medewerker hebben opgesteld. Vervolgens bieden ze een routekaart met mijlpalen van waarde die aan deze ambitie zijn gekoppeld, zodat de CFO kan besluiten om 'groots te gaan' en agressieve middelen te gebruiken of conservatiever door elk investeringsniveau te werken.

Ik raad aan om drie horizonten van innovatie aan de CFO uit te leggen door de belanghebbenden te noemen die baat zullen hebben bij RPA. Als u elke stakeholdergroep bereikt en RPA waarde levert op dat niveau, kan het programma zich richten op de volgende horizon.

De meest ambitieuze bedrijven beginnen in deze volgorde om de organisatie vanaf het begin te dwingen 'groots te gaan' met:

• Wereldwijde proceseigenaren het verbeteren van kwaliteit en compliance voor complexe processen die zich uitstrekken over vele afdelingen, business units en regio's. Dit kan beginnen in een deel van het end-to-end proces, zoals orderbeheer binnen order to cash. Maar het zal snel stroomopwaarts en stroomafwaarts van het startpunt bewegen.

• Eigenaars van gedeelde services verbetering van de efficiëntie voor de doorvoer van transacties met een hoog volume. Dit kan het automatiseren van processen omvatten die voorheen deel uitmaakten van een outsourcingovereenkomst voor bedrijfsprocessen.

• Bedrijfseenheidleiders het automatiseren van volledige functies binnen hun afdelingen en het verhogen van de productiviteit van elke medewerker met een digitale assistent.

Deze ambities worden ondersteund door een automatiseringsmodel dat een stuurgroep instelt. De stuurgroep zorgt voor governance bij het beschermen van de investering van de CFO om ervoor te zorgen dat bedrijfsleiders de beloofde ROI bij elke horizon behalen.

Deel twee van deze serie gaat dieper in op de drie vragen die uw CFO bezighoudt wanneer u de waarde van automatisering presenteert:hoe snel krijg ik die waarde, hoe zeker zijn wij dat we deze waarde kunnen bereiken, en hoeveel zal het mij kosten. U zult het zeker willen lezen als u op zoek bent naar een betrouwbare manier om het volledige potentieel voor automatisering binnen uw organisatie uit te leggen en een tastbare roadmap om dat potentieel te bereiken.

Lees volgende :Hoe u kunt pleiten voor automatisering bij uw CFO (deel twee)