Hoe onze eigen robots ons 306.000 uur teruggaven

Hoe automatiseert een automatiseringsbedrijf zichzelf?

Deze vraag horen we vaak. En met goede reden! Als we u aanmoedigen om een ​​volledig geautomatiseerde onderneming™ te worden, is het redelijk dat wij dat ook zijn.

Gisteren hebben we ons eerste kwartaal als beursgenoteerd bedrijf gerapporteerd. Vanaf vandaag, elk kwartaal volgend op onze inkomsten, zullen we de nieuwste statistieken aankondigen van ons eigen ondernemingsbrede automatiseringsprogramma onder leiding van ons automatiseringscentrum of Excellence (CoE). Vandaag hebben we meer dan 306.000 werkuren intern geautomatiseerd, terwijl we ons personeelsbestand hebben uitgebreid tot meer dan 3.000 UiPath-medewerkers over de hele wereld.

306.000 uur aan capaciteitscreatie is het equivalent van 12.500 dagen in de toekomst* springen naar augustus 2055. Of misschien praktischer, het is alsof elke UiPath-medewerker 54 weken werk in een jaar heeft bijgedragen (niet 52). Onze robots zijn een belangrijk onderdeel van duurzame groei.

*En dat is gebaseerd op dagen van 24 uur. Als we acht uur per dag tellen (een typische werkdag in veel landen), krijgen teamleden dankzij hun robots bijna 40.000 werkdagen terug.

Onze ervaring druist in tegen het populaire verhaal dat automatisering banen negatief beïnvloedt. Voor ons, en veel van onze klanten, zorgt het gebruik van softwarerobots voor een verbeterde klant- en werknemerservaring, meer operationele invloed en een kans om de productiviteitsparadox aan te pakken (ondanks decennia van technologische vooruitgang, neemt de productiviteit van de samenleving af).

We hopen dat de lessen die we hebben geleerd u kunnen helpen bij uw eigen reis naar een volledig geautomatiseerde onderneming. Een volledig geautomatiseerde onderneming:

1. Wijst al het automatiseerbare werk toe aan robots met een geschaalde CoE

2. Geeft medewerkers de vrijheid om zich te concentreren op bevredigend, waardevol en strategisch werk

3. Democratiseert automatisering en bouwt een leger van burgerontwikkelaars op

4. Brengt kunstmatige intelligentie (AI) door in elk facet van het werk

Les 1:Wijs al het automatiseerbare werk toe aan robots met een geschaalde CoE

Uiteraard hebben de medewerkers van UiPath sinds de start van het bedrijf automatiseringsprojecten op zich genomen. Maar in 2019 hebben we een gezamenlijke inspanning geleverd om onze wereldwijde CoE voor automatisering op te schalen.

We hadden een toegewijde CoE voor automatisering nodig om de beste processen voor automatisering binnen elke afdeling te identificeren, crowdsourced robotideeën te evalueren en te bouwen en de impact van ons programma te volgen.

Onze CoE stelt zich een wereld voor waarin:

• Elke klant profiteert van onze ervaring met het gebruik van onze eigen technologie

• Elke medewerker heeft eenvoudig toegang tot automatiseringstechnologieën

• We maken elke dag 'een robot voor elke persoon™' werkelijkheid

UiPath Automation Hub is van cruciaal belang geweest bij het uitrollen van onze ondernemingsbrede automatiseringsstrategie. Hiermee kunnen we onze automatiseringspijplijn en ideeën op één centrale locatie identificeren, beheren en prioriteren in plaats van te vertrouwen op het frustrerende proces van het afstemmen van afzonderlijke spreadsheets, Post-it®-notities met automatiseringsideeën en e-mails.

Om automatisering op grote schaal te realiseren, moesten we de ondernemingsbrede opwinding rond automatisering opwekken en laten groeien. Traditioneel hebben organisaties, als het gaat om de CoE-structuur, twee opties:gecentraliseerd of federatief.

• Een gecentraliseerde CoE model verenigt digitale transformatie in één kernteam dat eigenaar is van de organisatiestrategie.

• Een federatieve CoE structuur delegeert de automatiseringsstrategie aan individuele business units, die hun eigen doelen identificeren.

We combineren de twee benaderingen. Het grootste deel van onze CoE werkt in Roemenië, maar ze worden aangevuld door interne automatiseringskampioenen en burgerontwikkelaars binnen elk team over de hele wereld.

Via verzoeken via automatiseringskampioenen helpt de CoE vervolgens elke afdeling om al het geautomatiseerde werk aan robots toe te wijzen.

Bijvoorbeeld:

• Finance heeft het order-to-cash-proces gestroomlijnd en talloze systemen zoals Salesforce, Netsuite en meer overbrugd

• Marketing maakt gebruik van robots om relevante informatie te consolideren voor wekelijkse e-mails aan ons verkoopteam

• Inkoop verenigt informatie van ons inkoopsysteem Coupa met andere downstream-applicaties, waardoor de orderverwerking wordt versneld

• Juridisch zorgt voor naleving van de AVG in alle bedrijfsdatabases

• People Ops heeft een ‘Avokudos’-robot gebouwd die werknemers aanmoedigt om positieve feedback over Slack te delen

We hebben ook een groot aantal onbeheerde automatiseringen die op de achtergrond draaien. Ons financiële team heeft het order-to-cash-proces geautomatiseerd met tal van tijdbesparende onbeheerde automatiseringen.

Bekijk de volledige infographic om alle manieren te zien waarop het UiPath Finance-team robots gebruikt.

Les 2:Vrije werknemers om zich te concentreren op bevredigend, waardevol werk

Onze reis naar 306.000 bespaarde uren zou niet mogelijk zijn geweest zonder UiPath Assistant.

UiPath Assistant wordt rechtstreeks op de desktop van elke werknemer geladen en geeft mensen toegang tot een bibliotheek met vooraf gebouwde automatiseringen en apps die worden aangedreven door automatiseringen waartoe ze toegang hebben met een muisklik.

Via UiPath Assistant kunnen gebruikers snel robots op hun computers inzetten. Deze automatiseringen stellen ons in staat om alles te doen, van het pakken van tekst van elke afbeelding met optische tekenherkenning (OCR) tot het besturen van een presentatie met onze stemmen tot het maken van verkoopoffertes.

Door gebruik te maken van een bibliotheek met vooraf gebouwde robots, kan elke medewerker zijn aandacht richten op het opbouwen van klantrelaties in plaats van het invullen van vervelende formulieren.

Les 3:democratiseer automatisering en communiceer vaak

We hebben gedeeld hoe we denken dat de ster van IT de burgerontwikkelaar is.

Citizen-ontwikkelaars zijn een integraal onderdeel geweest van onze eigen automatiseringsinspanningen. Natuurlijk zijn er honderden professionele ontwikkelaars in onze CoE-, Presales-, Customer Success- en Productteams. En hoewel ze zeker een enorme hoeveelheid waarde en bespaarde uren opleveren, zijn er ook burgerontwikkelaars op verrassende gebieden zoals marketing, verkoop en inkoop in opkomst.

Burgerontwikkelaars voorzien van de tools die ze nodig hebben om te slagen, is een essentiële taak van de CoE. Elke medewerker heeft niet alleen toegang tot Assistant en Automation Hub zoals hierboven vermeld, maar ook:

• UiPath StudioX om hun eigen automatiseringen te bouwen met een eenvoudig canvas met weinig code

• UiPath-apps om aangepaste interfaces te maken voor hun automatiseringen

• UiPath Automation Ops maakt het gemakkelijk voor onze CoE om de toegang tot deze tools te regelen en burgerontwikkelaars de nodige vangrails te geven

De CoE sponsort ook een formeel programma voor burgerontwikkelaars waarbij bijna 100 medewerkers zijn aangewezen als formele burgerontwikkelaars. Ze vergroten de CoE door eenvoudige automatiseringsprojecten op zich te nemen die zijn opgedoken in Automation Hub.

De DevCon van volgende week heeft een hele sessie over het stimuleren van door burgers geleide automatisering. Het gratis, virtuele evenement is open voor het publiek en ideaal voor uw CoE-team:

We hebben ook ontdekt dat communicatie essentieel is bij het ontwikkelen van burgerontwikkelaars.

Alle initiatieven voor bedrijfsautomatisering hebben transparante, constante communicatie nodig. Zonder dit werken teams in silo's en kunnen ze cross-functionele automatiseringsmogelijkheden mislopen. Hiermee voelen teamleden zich gesterkt en geïnvesteerd in het benutten van de nieuwe technologie op innovatieve en opwindende manieren.

Onze CoE communiceert via drie hoofdkanalen:

1. Automatiseringshub . Dit is onze beste troef voor het delen en verkennen van automatiseringsideeën

2. Slap. We hebben alle medewerkers toegevoegd aan een CoE-specifiek kanaal (met een robot natuurlijk) waar we regelmatig aankondigingen plaatsen

3. Een CoE-intranetpagina . We hebben een interne homepage voor de CoE gemaakt, waar medewerkers de resultaten van automatisering kunnen zien, onze maandelijkse scorecard kunnen bekijken, getuigenissen kunnen bekijken en ideeën kunnen indienen bij Automation Hub

Deze aanpak zorgt voor tweerichtingscommunicatie tussen de CoE en de rest van UiPath. Via deze drie kanalen kunnen mensen het realtime werk van robots binnen het bedrijf zien, geïnspireerd raken om hun eigen ideeën in te dienen en updates ontvangen over hun lopende automatiseringen.

Les 4:Laat AI doordringen in elk facet van het werk

AI-mogelijkheden worden aangeboden op het hele UiPath-platform, van onze Task Mining-oplossing die helpt bij het identificeren van automatiseringskandidaten tot de AI Computer Vision waarmee robots computerschermen kunnen zien zoals wij.

Als de 'klant nul' die nieuwe producten test, heeft de CoE een plaats op de eerste rij om AI-gebaseerde automatiseringen te benutten. Het afgelopen jaar hebben we AI gebruikt om bedrijfsprocessen te ontdekken, de verwerking van facturen te versnellen en onze IT-helpdeskdiensten te optimaliseren.

Wil je je eigen weg banen naar 306.000 uur bespaard (en meer) met AI-geïnfundeerde tools?

Verken UiPath.com/CoE om te leren:

• Hoe we Task Mining gebruiken om ideale automatiseringskandidaten te identificeren

• Enkele van de favoriete automatiseringen van onze C-suite

• Hoe een grappenmakende chatbot onze IT-servicedesk transformeert

Bladwijzer UiPath.com/CoE voor meer geleerde lessen op ons pad naar de volledig geautomatiseerde onderneming.

We kijken ernaar uit om elk kwartaal de voortgang van onze eigen interne automatiseringsprestaties te delen.