Zal automatisering het einde betekenen van de rol van beheerdersassistent?

De rol van admin-assistent is al tientallen jaren een hoofdbestanddeel van bedrijven. Zelfs de kleinste bedrijven vinden het gepast om een ​​soort administratief medewerker of receptioniste in dienst te nemen om de dagelijkse taken uit te voeren. Het is hun taak om te reageren op e-mails, vergaderingen te plannen, telefoontjes te beantwoorden, enzovoort.

Het voordeel van het inhuren van zo iemand is dat ze achter de schermen voor veel dingen zorgen, waardoor u tijd overhoudt om u op belangrijkere taken te concentreren.

Deze baan is ook gunstig geweest voor werknemers, omdat het meestal een carrière op instapniveau vertegenwoordigt. In wezen heb je geen kwalificaties nodig om administratief medewerker te worden, maar het zet je wel op de ladder in een groot bedrijf.

De laatste tijd is er echter een nieuwe speler in het beheerdersspel gekomen. Het concept van automatisering is doorgedrongen in kantoren en bedrijven over de hele wereld en biedt een alternatief voor de traditionele aanpak. In plaats van dat een admin-assistent veel taken uitvoert, doet een stukje software het allemaal voor u.

Dit brengt ons bij het belangrijkste discussiepunt van dit stuk:zal automatisering het einde betekenen van de rol van admin-assistent? Om deze vraag te beantwoorden, moeten we bespreken wat administratieve automatisering is, wat de mogelijkheden zijn en wat de voor- en nadelen zijn.

Wat is administratieve automatisering?

In eenvoudige bewoordingen verwijst het naar elk type technologie dat wordt gebruikt om een ​​administratieve taak te automatiseren. Automatisering is natuurlijk het automatisch doen van dingen, met weinig tot geen input van jouw kant.

Meestal hoeft u alleen maar software te installeren en parameters in te stellen, en de software doet de rest. Het idee is dat je niet constant dingen hoeft te controleren en taken uit te voeren zodra ze binnenkomen. Het wordt allemaal voor je gedaan door verschillende automatiseringssoftware.

Bovendien doet automatisering meestal een beroep op andere technologie, zoals kunstmatige intelligentie en machine learning. Al deze dingen komen samen om de beste functionaliteit te bieden. Zoals je in het volgende gedeelte zult zien, worden AI en machine learning gebruikt om verschillende taken in de zakenwereld te automatiseren.

Wat zijn de mogelijkheden van admin-automatisering?

Dit is een belangrijk punt, omdat u moet weten wat er allemaal mogelijk is met automatisering in het beheerdersdomein. Welke taken kunt u al uitvoeren met verschillende software? Dit is een lange weg om u te vertellen of u een beheerdersassistent realistisch kunt vervangen door software!

E-mailautomatisering

Een van de meest voorkomende vormen van automatisering van beheerders heeft betrekking op e-mails. In wezen kunt u software of plug-ins downloaden die voor u op e-mails reageren. Wanneer iemand je een bericht stuurt, krijgen ze direct een antwoord waarin ze worden bedankt voor het bericht en wordt verteld dat je te zijner tijd correct zult reageren.

In sommige gevallen is de technologie slim genoeg om een ​​echt antwoord te typen, vooral als iemand een vraag stelt. De software kan worden geprogrammeerd om bepaalde vragen te herkennen en de juiste antwoorden door te geven. Het is momenteel niet verfijnd, maar er is veel potentieel voor de toekomst.

Op dezelfde manier kunt u automatisch e-mails verzenden wanneer iemand iets van u heeft gekocht of zich heeft aangemeld voor een mailinglijst. Nogmaals, deze worden gegenereerd zonder dat u iets hoeft in te typen. In de afgelopen jaren kon een administratieassistent meldingen van verkopen ontvangen en de e-mail handmatig verzenden.

Factuur maken

Facturen maken is nooit leuk, maar toch moet je het doen als je betaald wilt worden. Ook hier komt automatisering om de hoek kijken om het leven gemakkelijker te maken.

U kunt software gebruiken die direct facturen maakt die u naar andere mensen kunt sturen. U kunt een voorbeeldfactuur kiezen en vervolgens degene genereren die u het beste bevalt. Het bespaart u het handmatig schrijven en opstellen van een factuur voor elke afzonderlijke transactie.

Evenzo kunt u software gebruiken die met één druk op de knop facturen genereert en verzendt. Het voert een van de meest tijdrovende taken in uw bedrijf uit, waardoor u meer tijd overhoudt om u te concentreren op wat het belangrijkst is.

Automatische betalingen

Als u werknemers heeft, moeten deze elke maand worden betaald. Nogmaals, u kunt een admin-assistent gebruiken om uw betalingssoftware af te handelen en alles te verzenden. Maar met automatisering kun je een systeem opzetten waarbij iedereen zijn loon elke maand op een specifieke datum krijgt toegestuurd.

U hoeft niets te doen - tenzij u wijzigingen in betalingen moet aanbrengen. Het gebeurt allemaal achter de schermen, zodat u niet met alle financiële problemen te maken krijgt.

Bovendien kunt u een soortgelijk systeem opzetten om eventuele rekeningen te betalen. In plaats van je zorgen te maken over het op tijd betalen van dingen, heb je een systeem waarbij het geld automatisch op een bepaalde datum wordt opgenomen. Het maakt je leven tien keer gemakkelijker!

Afspraken plannen

Dit is waar dingen heel interessant worden. Voorheen was een administratieassistent nodig om u te helpen bij het maken van een planning. Als je een vergadering moest boeken, zou je je assistent vertellen om het in je agenda te noteren. Ze zouden je bellen of met je praten als je dingen aan had. Dit kan nu allemaal met een virtuele assistent op je smartphone.

AI zoals Siri kan naar uw eisen luisteren en automatisch aanpassingen maken aan uw agenda. U kunt bijvoorbeeld tegen uw telefoon spreken en hem vertellen dat hij een vergadering moet plannen voor vrijdag om 12.00 uur. In een oogwenk wordt deze vergadering toegevoegd aan uw agenda.

Dit is een perfect voorbeeld van de samenwerking tussen AI en automatisering. De kunstmatige intelligentie verwerkt wat je zegt en volgt automatisch de opdracht.

Eerlijk gezegd zijn er tal van andere manieren om automatisering in de beheerderswereld te gebruiken. Helaas kunnen we ze niet allemaal doornemen, anders ben je hier de hele dag! Gebruik in plaats daarvan deze voorbeelden om je eetlust op te wekken.

Wat zijn de voordelen van beheerdersautomatisering?

Het duidelijke voordeel van admin-automatisering is dat het tijd en geld bespaart. Wanneer dingen automatisch worden gedaan, hoeft u zich geen zorgen te maken dat een assistent er lang over doet om een ​​taak uit te voeren. Als er iets moet gebeuren, gebeurt het wanneer je het beveelt. Vanuit financieel oogpunt is automatisering veel betaalbaarder.

Het kost veel geld om een ​​werknemer in dienst te nemen en zijn loon uit te betalen. Om nog maar te zwijgen over de voordelen die ze krijgen. Met admin-automatisering betaalt u eigenlijk gewoon voor de software die u nodig heeft. Natuurlijk, het kan een maandelijkse betaling zijn, maar het is onwaarschijnlijk dat u er $ 20.000 per jaar aan uitgeeft!

Er is ook het argument dat automatisering menselijke fouten verwijdert. Iedereen maakt tenslotte wel eens fouten.

Dit kan een spelfout in een e-mail zijn, een misrekening bij het verzenden van een factuur, enzovoort. Het lijken kleine problemen, maar ze kunnen grote gevolgen hebben. Als iets geautomatiseerd is, wijkt het niet af van een bepaald pad.

Je hebt het geprogrammeerd om dezelfde taak steeds opnieuw uit te voeren, dus het zal dit zonder fouten doen. Over het algemeen kan automatisering kleine bedrijven helpen om op grotere schaal te opereren. Je hebt dezelfde mogelijkheden als een bedrijf met een vloot van administratieve assistenten, maar zonder veel geld uit te geven.

Wat zijn de nadelen van beheerdersautomatisering?

Je zult niet veel nadelen vinden, maar er is er een die van tijd tot tijd opduikt. Wat gebeurt er als de software crasht? Sommige mensen vinden het nodig om een ​​admin-assistent te hebben die toezicht houdt op alle software die in gebruik is.

Ze zorgen ervoor dat alles werkt zoals het hoort, terwijl ze ook een paar dingen aanpakken die automatisering niet aankan.

Kun je bijvoorbeeld telefoongesprekken automatiseren? Het is mogelijk, maar mensen reageren niet goed op een robotstem. Of wat als iemand uw pand bezoekt om u persoonlijk te ontmoeten? Als je geen beheerdersassistent hebt, wie laat ze dan binnen en laat ze zien waar ze heen moeten?

Nogmaals, je kunt stellen dat er een gemakkelijke manier is om dit probleem met een virtueel kantoor te omzeilen. Een virtueel kantoor geeft je een zakelijk adres, maar je werkt voornamelijk vanuit huis.

Dan kun je het kantoor gebruiken als je vergadert, waardoor je toegang hebt tot het personeel dat in het gebouw werkt. Het is geen vorm van automatisering, maar het is een manier om het persoonlijke probleem van het ontbreken van administratieve assistenten te omzeilen. Eerlijk gezegd zijn dat op dit moment de twee grootste problemen van administratieve automatisering. Er zijn nog steeds dingen die het niet kan, en er is altijd de zorg dat dingen vastlopen en problemen veroorzaken.

Zal beheerdersautomatisering de rol van beheerdersassistent vernietigen?

Laten we tot slot kijken naar de oorspronkelijke vraag. Denkt u dat de rol van admin-assistent de komende jaren overbodig zal worden?

Het voelt zeker alsof dit het geval zou kunnen zijn. Eerlijk gezegd hangt het af van de mogelijkheden die beheerdersautomatisering kan bieden. Op dit moment kun je software vinden die veel dingen doet die een assistent kan doen.

Er ontbreken echter nog een aantal zaken. Als de technologie erin slaagt deze hiaten te dichten, zijn er in de toekomst geen administratieve assistenten meer nodig.

Bovendien kunnen veel eigenaren van kleine bedrijven nu dingen zonder assistent aan. Hoe? Nou, ze automatiseren zoveel mogelijk taken en nemen vervolgens zelf anderen over.

Je ziet dit misschien ook steeds vaker in de zakenwereld - niet alleen ondernemers die administratieve taken op zich nemen, maar ook andere mensen in het bedrijf. In combinatie met automatisering is er geen administratieassistent op de werkplek meer nodig.

Foto door Christina Morillo van Pexels