Voor nerveuze managers is het monitoren van medewerkers een Razors-Edge Balancing Act geworden

Met de komst van de COVID-19-crisis kwamen wijdverbreide sluitingen van bedrijven, en daarmee ook een ongekende verspreiding van werknemers die naar huis werden gestuurd om te werken. Voor veel nerveuze managers en leidinggevenden was de uitdaging ervoor te zorgen dat hun teams op schema zaten met hun werk, de operaties functioneerden en waardevolle gegevens veilig bleven. Hoe kunnen de prestaties van medewerkers op peil worden gehouden?

Technologie biedt oplossingen om in de gaten te houden wanneer werknemers op hun werkplek waren, begin- en eindtijden en zelfs de lengte van hun pauzes. Maar is dit een juiste aanpak? Invasieve monitoring kan het tegenovergestelde effect hebben van wat bedoeld is, waardoor de productiviteit afneemt.

Zie ook: Thermische scanrobot kan worden ingezet in ziekenhuizen

"Zelfs voordat Covid-19 een ongekend aantal mensen naar huis stuurde om thuis te werken, voerden werkgevers hun inspanningen op om de productiviteit van werknemers te controleren", schrijft Reid Blackman in Harvard Business Review. Uit enquêtes bleek dat ongeveer de helft van de bedrijven de activiteiten van werknemers elektronisch in de gaten hield. Met de plotselinge toename van thuiswerken,
“Werkgevers vragen zich af hoeveel werk er eigenlijk gaande is. De angst voor productiviteitsverliezen, vermengd met de gruwel van enorm dalende inkomsten, heeft veel leiders aangemoedigd om hun inspanningen op het gebied van werknemersmonitoring op te voeren."

Deze plotselinge migratie - en gevolgen voor de privacy - betreft privacyprofessionals die reageren op een onderzoek van EY en iApp. Toen hem werd gevraagd om
identificeren van de belangrijkste privacy-uitdagingen als gevolg van COVID-19, was het begrijpen van privacyvereisten in verband met werken op afstand van werknemers de beste keuze, gekozen door ongeveer de helft (49%) van de respondenten.

Er zijn zelfs maatregelen aan de gang om te controleren of werknemers terugkeren naar kantoor, meldt de Wall Street Journal. Deze omvatten het gebruik van thermische camera's om de lichaamstemperatuur te bewaken en sensoren om sociale afstand te bewaken.

Voor nu zijn de problemen waarmee managers te maken krijgen als iedereen thuis werkt, onder meer onduidelijke productiviteit en aansprakelijkheid, storingen in de communicatie en samenwerking van teams, verhoogde risico's op het gebied van cyberbeveiliging en gegevenscompliance, isolatie van werknemers en mentaal welzijn, en problemen bij het bereiken en behouden van een balans tussen werk en privé.' het voordeel van persoonlijke begeleiding gedurende de hele levenscyclus van een project, kunnen externe medewerkers worstelen met dagelijks tijdbeheer en taakprioritering”, vertelt een e-boek van ActivTrak, een leverancier op het gebied van werknemersmonitoring. “Dit kan leiden tot inefficiënte workflows, gemiste deadlines en andere kostbare gevolgen voor de organisatie. Vanwege het gebrek aan persoonlijke facetime hebben externe medewerkers vaak minder interactie met hun managers en teamleden. Dat kan op zijn beurt leiden tot een verminderd inzicht in hun prestaties of mogelijke knelpunten in de workflow. Om zich aan te passen, hebben managers nieuwe strategieën en technologieën nodig die deze zichtbaarheid kunnen bieden.”

Veel leveranciers bieden tools die gebruikmaken van "stealth-monitoring, live videofeeds, toetsenbordtracking, optische tekenherkenning, toetsaanslagopname of locatietracking", merkt Blackman op. Dit omvat zelfs willekeurige schermopnamen of het opnemen van toetsenbordactiviteiten. Bedrijven die tools implementeren als botte productiviteitsinstrumenten, kunnen echter zien dat hun inspanningen averechts werken. "Ondanks de gemakkelijke beschikbaarheid van opties, brengt monitoring echter een reëel risico met zich mee voor de bedrijven die het nastreven", zegt Blackman. “Surveillance dreigt het vertrouwen tussen werkgevers en werknemers aan te tasten.”

Hoewel ActivTrak elektronische monitoringtools biedt, onderschrijven de auteurs van het e-boek open, ondersteunend beleid en communicatie om betrouwbare externe relaties op te bouwen. De auteurs van het boek bevelen data-analyse aan als een benadering voor het beoordelen van "werkstromen van werknemers op afstand en het begeleiden van, op bewijzen gebaseerde mogelijkheden voor verbeteringen". Even belangrijk, ze dringen er bij werknemers en werkgevers op aan "te begrijpen dat ze hier allemaal samen voor staan ​​en gedeelde verantwoordelijkheden hebben" om werken op afstand productief te maken. Essentieel in het beleid voor werken op afstand moet duidelijk gedefinieerde verwachtingen rond werkuren en het handhaven van productiviteitsniveaus omvatten, evenals veilig zijn waar het werk plaatsvindt."

Metrieken zijn nog steeds essentieel, maar Blackman adviseert om deze zorgvuldig te selecteren. “Getallen op dingen toepassen is eenvoudig, net als snel oordelen op basis van numerieke scores die door een stukje software worden uitgespuwd. Dit leidt zowel tot onnodig toezicht als tot slecht gevormde beslissingen”, waarschuwt hij. “Als je erop staat werknemers te monitoren, zorg er dan voor dat wat je volgt relevant en noodzakelijk is. Het simpelweg monitoren van de hoeveelheid geschreven of gelezen e-mails is bijvoorbeeld geen betrouwbare indicator voor productiviteit.”

Krijg input van iedereen over welke statistieken er echt toe doen - van wervingsmanagers tot supervisors tot 'degenen die daadwerkelijk worden gecontroleerd', zegt Blackman. Het is ook van cruciaal belang dat bedrijven "transparant zijn met uw werknemers over wat u controleert en waarom. Een essentieel onderdeel van het respecteren van iemand is dat je de tijd neemt om open en eerlijk met hen te communiceren. Vertel uw medewerkers wat u controleert en waarom. Geef ze de kans om feedback te geven. Deel de resultaten van de monitoring met hen en, cruciaal, zorg voor een systeem waarmee ze in beroep kunnen gaan tegen beslissingen over hun loopbaan die worden beïnvloed door de verzamelde gegevens."

Vertrouwen is een band die nauwgezet moet worden opgebouwd en die gemakkelijk verloren kan gaan. In een tijd waarin het management uit het zicht is, is vertrouwen de leidende kracht die organisaties draaiende houdt.