Universitaire huisvesting verbetert de onderhoudsefficiëntie met CMMS

Home » Universitaire huisvesting stroomlijnt het beheer van werkorders met CMMS

Afbeelding met dank aan iStock

Het kan een uitdaging zijn om een universitair huisvestingssysteem goed te laten werken met effectief werkorderbeheer en het voorspellen van toekomstige onderhoudsbehoeften.

In 2014 begon een universitair huisvestingsbureau te zoeken naar een efficiënte manier om het beheer van werkorders en activa te automatiseren met een geautomatiseerd CMMS-systeem (onderhoudsbeheersoftware).

Het woningaanbod van de universiteit omvat vijf complexen met in totaal ongeveer 6.000 studentenkamers, vier eetzalen en vijf buurtwinkels. Dit komt neer op ongeveer 2,5 tot 3 miljoen vierkante meter en ongeveer 20.000 individuele activa die moeten worden onderhouden.

Voorheen hadden ze het onderhoud en de tracking van bedrijfsmiddelen beheerd met een combinatie van papieren tickets en spreadsheets. Vanwege de groei had het team van het huisvestingsbureau een betere oplossing nodig.

Na het onderzoeken en verkennen van verschillende opties, heeft het huisvestingsbureau in 2016 gekozen voor eMaint CMMS. Dit CMMS bood mogelijkheden voor vermogensbeheer en maatwerk. Het kon ook worden geïntegreerd met Star Rez, software die ze voornamelijk gebruikten voor het afhandelen van kamertoewijzingen, contracten en facturering.

Terwijl de assistent-directeur de activadatabase bouwde, ontwikkelden eMaint-implementatiespecialisten een integratiestuk om werkaanvragen van Star Rez automatisch te integreren in het werkordersysteem van het CMMS. Hierdoor konden studenten via Star Rez werkaanvragen invoeren die automatisch in het systeem terechtkwamen.

De training over de werkordermodule begon in het najaar van 2017. Ze begonnen met één complex, en op basis van feedback van het personeel van het eerste complex paste het huisvestingsteam een paar schermen aan en trainde het de rest van het personeel van de huisvestingsfaciliteiten terwijl het complex voor complex verplaatste om het nieuwe CMMS-systeem te adopteren. Eind januari 2018 waren ze met alle complexen live.

Met het nieuwe systeem kunnen de beheerders van universitaire huisvestingsfaciliteiten met slechts een paar klikken vanaf een mobiel apparaat of pc werkorders toewijzen aan hun monteurs in het CMMS-systeem.

Lees de volledige casestudy en ontdek hoe het CMMS de verwerking van werkorders heeft versneld en de prognoses voor de levenscyclus van activa heeft verbeterd.

Deel dit verhaal, kies uw platform!