Universiteitshuisvesting verbetert onderhoudsefficiëntie met CMMS

Afbeelding met dank aan iStock

Het kan uitdagend zijn om een universitair huisvestingssysteem goed werkend te houden met effectief werkordermanagement en vooruitschattende mogelijkheden voor toekomstige onderhoudsvereisten.

In 2014 begon een universitair huisvestingskantoor te zoeken naar een efficiënte manier om werkorder- en assetbeheer te automatiseren met een computerized maintenance management software (CMMS) systeem.

De huisvestingsassets van de universiteit omvatten vijf complexen die samen ongeveer 6.000 studentenkamers, vier eetzalen en vijf comfortwinkels tellen. Dit loopt op tot ongeveer 2,5 tot 3 miljoen vierkante voeten en ongeveer 20.000 individuele assets die onderhouden moeten worden.

Zij hadden eerder assetonderhoud en tracking beheerd met een combinatie van papieren tickets en spreadsheets. Vanwege de groei had het huisvestingsteam een betere oplossing nodig.

Na het onderzoeken en verkennen van verschillende opties, koos het huisvestingskantoor in 2016 voor eMaint CMMS. Deze CMMS bood assetbeheerfuncties en aanpassing. Het kon ook geïntegreerd worden met Star Rez, software die ze voornamelijk gebruikten voor kameroverdeeling, contracten en facturatie.

Terwijl de assistent-directeur de assetdatabase opbouw, ontwikkelden eMaint-implementatiespecialisten een integratiestuk om werkverzoeken van Star Rez automatisch te integreren in het werkordersysteem van de CMMS. Dit stelde studenten in staat om werkverzoeken via Star Rez in te voeren die automatisch in het systeem vloeiden.

Training begon aan de werkordermodule in de herfst van 2017. Ze begonnen met één complex, en op basis van feedback van het personeel bij het eerste complex, paste het huisvestingsteam enkele schermen aan en trainde de rest van het faciliteitspersoneel naarmate ze stap voor stap overgingen op het nieuwe CMMS-systeem. Eind januari 2018 waren ze live met alle complexen.

Het nieuwe systeem stelt universitair huisvestingsfaciliteitsmanagers in staat om werkorders toe te wijzen aan hun monteurs in het CMMS-systeem vanaf een mobiel apparaat of PC met slechts een paar klikken.

Lees de volledige case study om te leren hoe de CMMS de werkorderverwerking heeft versneld en de assetlevenscyclusvoorspelling heeft verbeterd.