Beheersing van werkorderbeheer:belangrijkste voordelen en bewezen best practices

Werkorderbeheer is een proces voor het snel uitvoeren, documenteren en beoordelen van werkorders. Het omvat het systematisch afhandelen van werkaanvragen, het plannen van taken, het toewijzen van middelen en het bewaken van de voortgang en voltooiing van deze taken. Dit proces is essentieel voor een efficiënte voltooiing van werkorders, goed onderhoud van bedrijfsmiddelen en minimale downtime.

Een werkorder is een formeel document met informatie over de vaardigheden en hulpmiddelen die nodig zijn om goedgekeurde onderhoudstaken uit te voeren. Het vertelt u welke medewerkers de bevoegdheid hebben om de gevraagde items uit te voeren, welke taken de werkorder met zich meebrengt en meer.

Essentiële componenten van werkorderbeheer zijn onder meer:

1. Werkorder aanmaken: Dit omvat het genereren van werkorders op basis van onderhoudsbehoeften, zowel preventief, voorspellend als reactief. Werkorders bevatten gedetailleerde beschrijvingen van de taken, de betrokken middelen en het prioriteitsniveau.
2. Planning: Zodra werkorders zijn aangemaakt, moeten deze op de juiste manier worden gepland om een tijdige uitvoering te garanderen. Dit omvat het toewijzen van personeel, gereedschappen en materialen die nodig zijn om de taken te voltooien.
3. Opdracht: Het toekennen van werkorders aan het juiste personeel is cruciaal voor de efficiëntie. Deze stap zorgt ervoor dat taken worden gegeven aan technici of teams met de nodige vaardigheden en beschikbaarheid.
4. Tracking en monitoring: Het is belangrijk om de voortgang van een werkorder gedurende de gehele levenscyclus ervan te volgen. Dit omvat het monitoren van de status van het werk, het vastleggen van eventuele problemen en het garanderen dat technici het werk binnen het verwachte tijdsbestek voltooien.
5. Voltooiing en documentatie: Nadat teams een werkorder hebben voltooid, moeten ze de resultaten documenteren voor toekomstig gebruik en analyse. Dit omvat het vastleggen van de gebruikte onderdelen, de bestede tijd en eventuele vereiste vervolgacties.
6. Rapportage en analyse: Effectieve werkorderbeheersystemen bieden robuuste rapportage- en analytische mogelijkheden. Hierdoor kunnen organisaties trends identificeren, prestaties meten en datagestuurde beslissingen nemen om onderhoudsprocessen te verbeteren.

Teams maken vaak gebruik van computergestuurde onderhoudsbeheersysteemsoftware (CMMS) om het beheer van werkorders te stroomlijnen. CMMS-software biedt functies zoals het automatisch genereren van werkorders, realtime tracking en uitgebreide rapportagetools, waardoor het eenvoudiger wordt onderhoudswerkzaamheden te beheren en te optimaliseren.

Wat is het werkorderbeheerproces? Een stapsgewijze handleiding

Werkorderbeheer is een cruciaal onderdeel van een goed uitgevoerd onderhoudsprogramma en een van de beste manieren waarop organisaties ongeplande downtime kunnen voorkomen. Het werkordersysteem moet gestroomlijnde, gemakkelijk te volgen stappen hebben, zodat iedereen in het team dezelfde processen kan volgen voor het voltooien en vastleggen van onderhoudstaken.

Zo ziet een typisch werkorderbeheerproces eruit.

1. Identificeer de taak :De eerste stap is het identificeren van een probleem. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een medewerker een lek meldt of een sensor merkt dat de temperatuur van een asset hoger is dan zou moeten.
2. Maak de werkorder :De volgende stap is het aanmaken van de werkorder. De werkorder bevat belangrijke informatie, zoals de locatie van het probleem, het getroffen bedrijfsmiddel, details over de situatie, de geschiedenis van eerder onderhoud en andere informatie die een technicus mogelijk nodig heeft om de taak te voltooien.
3. Krijg goedkeuring van de manager :Werkorders worden vaak via het management doorgestuurd om prioriteiten te stellen en eventuele aanvullende informatie toe te voegen.
4. Wijs de werkorder toe :de werkorder wordt vervolgens toegewezen aan een technicus op basis van de vaardigheden, beschikbaarheid of andere factoren van de technicus.
5. Voltooi de werkorder :De technicus voltooit de werkorder en documenteert het uitgevoerde werk, de hoeveelheid tijd die hij aan de taak heeft besteed, eventuele gebruikte onderdelen en andere belangrijke informatie.
6. Sluit de werkorder :Zodra de werkzaamheden zijn voltooid, sluit de monteur de werkorder. Indien nodig kan de werkorder ter goedkeuring van de manager of voor een eindinspectie worden verzonden voordat de werkorder wordt gesloten.

Voordelen van werkorderbeheer

Een krachtig werkorderbeheersysteem biedt organisaties aanzienlijke voordelen door het stroomlijnen van het plannings-, tracking- en onderhoudstakenbeheer. Een overzichtelijk werkordersysteem:

• Zorgt ervoor dat teams de juiste prioriteit geven aan werkorders, waardoor het risico op vertragingen wordt verminderd en de downtime wordt geminimaliseerd.
• Vereenvoudigt onderhoudsprocessen door ervoor te zorgen dat technici over de informatie beschikken die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben.
• Verlaagt de kosten doordat technici meer tijd kunnen besteden aan onderhoud en minder tijd aan papierwerk en tracking.
• Verbetert het tijdbeheer door werkorders automatisch naar de volgende stap in het proces te verplaatsen.
• Vermindert de downtime door technici de informatie te bieden die ze nodig hebben om taken efficiënt en effectief uit te voeren.
• Biedt gedetailleerde documentatie aan zowel de technicus die het onderhoud uitvoert als aan toekomstige technici die mogelijk aan hetzelfde item moeten werken.
• Biedt audit-proof onderhoudstracking voor organisaties die onderworpen zijn aan nalevingsvoorschriften van overheidsinstanties.

Soorten werkorders

Hoewel werkorders een breed scala aan taken kunnen omvatten, vallen ze doorgaans in een van de volgende drie categorieën.

Reactieve onderhoudswerkorders

Teams creëren reactieve onderhoudswerkorders als reactie op problemen die de prestaties van een asset actief belemmeren. Dit zijn misschien het eerste waar u aan denkt als u zich werkorders voorstelt, maar ze kunnen ook het meest uitdagende type zijn voor technici om te verwerken. Reactieve werkopdrachten kunnen variëren van zoiets eenvoudigs als het schoonmaken van een verstopt luchtfilter tot zo ingewikkeld als het repareren van een groot bedrijfsmiddel na een volledige storing. Omdat er pas reactieve werkorders worden gemaakt als er iets kapot gaat, kunnen er probleemoplossing of andere tijdrovende taken nodig zijn voordat een technicus deze kan corrigeren. Reactieve werkorders krijgen vaak voorrang op andere soorten werkorders.

Werkorders voor preventief onderhoud

Werkopdrachten voor preventief onderhoud zijn bedoeld voor regelmatig voorkomende taken die de noodzaak van kostbaar reactief onderhoud helpen verminderen. Enkele voorbeelden van werkorders voor preventief onderhoud zijn onder meer het uitvoeren van smering nadat een asset een bepaald aantal uren heeft gedraaid of het om de paar maanden vervangen van een filter. Voor bedrijven die CMMS-software gebruiken, kan dit type werkbon automatisch volgens een schema worden gegenereerd.

Werkorders voor voorspellend onderhoud

Werkopdrachten voor voorspellend onderhoud worden gepland wanneer een apparaat, zoals een temperatuursensor of trillingssensor, aangeeft dat een asset buiten de ideale parameters functioneert. Met dit type werkorder kunnen technici een zich ontwikkelend probleem aanpakken, zoals een verkeerde uitlijning of defecte lagers, voordat het probleem leidt tot totale uitval van bedrijfsmiddelen en ongeplande stilstand. Met een CMMS kunnen deze werkorders automatisch worden gepland wanneer een parameter voor de machinestatus, zoals trillingen of temperatuur, een vooraf ingestelde drempel bereikt.

Beste praktijken voor werkorderbeheer

1. Classificeer werkorders in verschillende sjablonen

Als u uitgebreide rapporten wilt schrijven, moet u beslissen welke items in een werkorderformulier horen. Een standaard checklist voor preventief onderhoud moet de volgende details bevatten:

• De contactgegevens van de aanvrager
• Beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden
• Locatie van het opgegeven item
• Geschatte tijd voor voltooiing
• Welke onderdelen en onderdelen zullen worden gebruikt

Werkordercriteria omvatten PM-taken, veiligheid, inspectie, reparatie en noodgevallen. Een elektrische werkorder kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het inspecteren van de bedrading van een apparaat, terwijl reparatiewerkorders de gereedschappen kunnen beschrijven die nodig zijn voor het herstellen van een industriële robotarm.

2. Gebruik een CMMS voor werkorderbeheer

Een CMMS is een soort werkordersoftware die meer inzicht biedt in uw onderhoudsbeheerstrategie. Het is een voorbeeld van een geautomatiseerde softwareoplossing voor werkorders. Met CMMS-software kunt u reguliere onderhoudsactiviteiten plannen en uw team waarschuwen wanneer deze bijna klaar zijn. Van daaruit kunt u het prioriteitsniveau beoordelen, informatie opvragen over reserveonderdelen en apparatuur en afbeeldingen of video's bij het aanvraagticket voegen.

Een CMMS-app – zowel desktop als mobiel – houdt toezicht op de voortgang van taken en waarschuwt u wanneer machines uitvallen. Het helpt u bij het bijhouden en opstellen van rapporten over het aantal uren dat aan werkorders wordt besteed, zodat u inzicht krijgt in de meest efficiënte voltooiingsmethoden. Een andere functie die de meeste CMMS-apps hebben, is het genereren van facturen voor kapitaaluitgaven van een huidige leverancier of fabrikant. Het maakt gegevens ook toegankelijk via een snelle zoekopdracht op het dashboard.

3. Rapporteer uitgebreid over elke procedure

Uiteraard wilt u dat uw werkorderbeheersysteem overzichtelijk is. Werkorders moeten worden opgeslagen bij de andere bestanden van een asset om een ​​onderhoudsgeschiedenis op te bouwen die storingspatronen identificeert. Met een CMMS kunt u uw technici op één platform alle informatie geven die ze nodig hebben om te slagen, of het nu gaat om reparatie-instructies voor een specifieke machine of de onderhoudsaanbevelingen van de fabrikant.

Als onderhoudsmanager moet u transparante procedures opstellen die voldoen aan de FDA- en EPA-regelgeving, zodat u met vlag en wimpel een fabrieksbrede audit kunt doorstaan. Gebruik externe apparaten om deze activa voortdurend te monitoren en nauwkeurige rapporten te produceren. Naast andere criteria moet elk de exacte datums, locaties en ID's van voltooide werkorders tonen.

4. Integreer activakritiek in protocollen voor werkorderbeheer

Direct nadat een werkorder live gaat, categoriseert u activa in afzonderlijke prioriteitstypen. Dit bespaart arbeids- en materiaalkosten, zodat u geen overtollige middelen besteedt aan taken met een lage prioriteit die in de routine zijn ingebakken. Aan de andere kant moet u er rekening mee houden dat het riskant is om veiligheidsgerelateerde werkorders te negeren, omdat dit tot gevaarlijke werkomgevingen leidt.

Het beste beleid is om de impact op de productiviteit te bepalen om te voorkomen dat achterstanden zich opstapelen. Controleer tijdens de werkorderanalyse op abnormale Key Performance Indicators (KPI's) voor onderhoud in de kernfunctionaliteit, zoals de gemiddelde tijd tussen storingen (MTBF), om te voorkomen dat u wordt afgesloten met gebrekkige rapporten.

5. Beoordeel de vaardigheden van uw team

Op het eerste gezicht, w Orkorderbeheer lijkt misschien alsof het vooral gaat om het toewijzen van taken aan uw team, maar het vereist ook het evalueren van hun sterke en zwakke punten om gekwalificeerd personeel voor de taak te selecteren. Concentreer u voor elke medewerker op de technische vaardigheden, variërend van ervaring met zwaar materieel tot kennis van technische principes.

Moedig ze aan om zich op bepaalde gebieden te specialiseren, zodat ze in de loop van de tijd zullen verbeteren. Dit is een meer praktische aanpak dan ze willekeurig te selecteren om een noodverzoek af te handelen.

6. Gooi pen en papier weg

Het is niet langer zinvol om een werkorderbeheerproces handmatig uit te voeren, gezien de omvang van moderne organisaties. Door documenten in een kast te proppen, zijn ze moeilijker te vinden, en papierwerk is gevoelig voor menselijke fouten, zodat documenten uit het verleden niet worden bijgewerkt om veranderende omstandigheden weer te geven. Hoewel spreadsheets uitstekend geschikt zijn voor het berekenen van eenvoudige formules, kunt u deze waarden niet eenvoudig omzetten in analyses of ze harmoniseren met externe detectoren. Het implementeren van CMMS-software is anders omdat het het beheer van werkorders stroomlijnt door beheerdersmogelijkheden te bieden aan elke geautoriseerde gebruiker op het platform.

7. Voeg beschrijvende voltooiingsnotities toe

Het sluiten van een werkorder betekent niet dat uw team deze nooit meer hoeft te beoordelen. Zelfs met PM's moet je nog steeds de risico's van het werk afwegen tegen de voordelen, door rekening te houden met de kostenbesparingen versus de bestede tijd. Moedig uw technici aan om aantekeningen te maken over de hoofdoorzaak of de kwaliteit van het werk en laat ze aanvullende problemen noteren voor toekomstig onderzoek.

Werkorders zijn bedoeld om de staat van een asset te meten en te identificeren welke onderdelen onderhoud nodig hebben, zodat u voor de toekomst over een betrouwbaar plan beschikt. Om een ​​succesvol werkorderbeheerprogramma op te bouwen, is het belangrijk dat u weet hoe u in een gecontroleerde omgeving moet reageren op reactieve, preventieve en voorspellende verzoeken.  Dat begint met het toepassen van de best practices op het gebied van werkorderbeheer.