Boven ALCOA+: Data Integriteit Standaarden voor EU GMP Inspecties

Alle geneesmiddelfabrikanten die binnen de Europese Unie (EU) distribueren, moeten voldoen aan de Good Manufacturing Practice (GMP). Gecoördineerd door de European Medicines Agency (EMA) in partnerschap met de Europese Commissie, beoordelen GMP-inspecties of geneesmiddelen van hoge kwaliteit zijn, geschikt voor hun beoogde gebruik, en voldoen aan marketing- en/of klinische proefautorisatievereisten.

GMP-inspecties kunnen routinematig (regelmatig gepland) of "for-cause" (op verdenking van non-compliance) zijn. Op welke manier dan ook, als je nu niet onberispelijke datasets gereed hebt, is het al te laat.

Wat is Data Integriteit en Waarom Belangrijk voor EU GMP Compliance?

In de context van GMP-compliance is data integriteit de nauwkeurigheid en consistentie van alle data en documentatie gecreëerd tijdens testen, fabriceren, verpakken, distribueren en/of monitoren van geneesmiddelen in de EU.

Regulatoire autoriteiten gebruiken datarecords om geneesmiddelen te beoordelen op effectiviteit, veiligheid en kwaliteit. Daarom is data integriteit zo belangrijk; om evidence-based besluitvorming te faciliteren, moeten alle data voldoende duidelijk en georganiseerd zijn.

EudraLex, de officiële compilatie van EU regelgeving en richtlijnen voor geneesmiddelen, stelt dat data integriteit vereist dat fabrieken een Quality Management System (QMS) gebruiken – een geformaliseerd systeem van processen, documenten en verantwoordelijkheden gerelateerd aan kwaliteitscontrole. Met zoveel soorten data, vertrouwen de meeste fabrikanten op softwaretools om verzameling, opslag en organisatie te managen.

ALCOA+ en Data Integriteit Basisprincipes

Meeste onderhouds- en kwaliteitsteams zijn bekend met de Attributable, Legible, Contemporaneous, Original, Accurate (ALCOA) principes van data integriteit:

• Attributable (A): Elke taak en de bijbehorende data zijn duidelijk gekoppeld aan de individu die de taak uitvoerde.
• Legible (L): Zowel mensen, computers, of beide kunnen de data lezen en interpreteren, wat permanent bewaard blijft.
• Contemporaneous (C): Real-time data wordt gecreëerd wanneer de taak uitgevoerd wordt.
• Original (O): Data blijft in zijn originele formaat, behalve geverifieerde kopieën die inhoud en betekenis behouden.
• Accurate (A): Data is een waarachtig record van de uitgevoerde taak (wat inbegrepen het waarborgen dat alle tools en apparatuur accurate records produceren).

De U.S. Food and Drug Administration (FDA) ontwikkelde ALCOA in de jaren '90. Maar in de jaren 2010 voegde de FDA additionele principes toe:

• Complete: Data wordt in zijn geheel gepresenteerd zonder weglatingen.
• Consistent: Documentatie is ordelijk en chronologisch georganiseerd.
• Enduring: Organisaties bewaren data voor de vereiste duur in een voldoende duurzaam medium (wat kan variëren per regionale regulatoire autoriteit).
• Available: Documentatie is altijd direct toegankelijk.

De bijgewerkte versie die deze nieuwe principes omvat heet ALCOA-CCEA, of ALCOA+.

En sinds 2023, volgens de International Society for Pharmaceutical Engineering (ISPE), discussiëren experts over het toevoegen van nog een + om compleetheid en beschikbaarheid uit te breiden:

• Traceerbaarheid: Data opslagcondities, reviews en revisies zijn duidelijk getraceerd.

Traceerbaarheid is al een vereiste zoals uiteengezet in Hoofdstukken 1, 5 en 8 van Deel I van EU GMP. Terwijl het nog geen deel was van ALCOA+, introduceert een recente herziening van EU GMP Hoofdstuk 4 formeel Traceerbaarheid in een komende update bekend als ALCOA++.

Hoe GMP Inspecteurs Data Integriteit Compliance Beoordelen: Aannames vs. Realiteit

Om compliant te blijven, is het niet genoeg om de juiste documentatie te bewaren en ALCOA+ principes te volgen. Om je GMP-certificaat te verdienen, moet je voldoen aan alle toepasselijke regelgeving en richtlijnen voor je producten's use cases: menselijk gebruik, diergeneeskundig gebruik, en/of onderzoeks geneesmiddelen.

Maar veel fabrieken maken aannames over wat regulatoire compliance inspecteurs zoeken – aannames die verschillen van inspecteurs' echte doelen.

Onderhoudstaken Voltooien en Documenteren

• Aanname: Het voltooien en documenteren van alle geplande taken is voldoende.
• Realiteit: Inspecteurs willen weten waarom je specifieke PM taken uitvoert, hoe vaak (en waarom je die frequentie koos), hoe je criticaliteit beoordeelt, welk proces je gebruikt om de relevantie en belangrijkheid van je PM procedures te evalueren, en hoe vaak je je procedures auditeert – met andere woorden, het gaat niet alleen om het "wat" en "wanneer", maar om het "waarom" en "hoe" die ertoe doen.

Processen Aanpassen

• Aanname: Als technici alle taken voltooien en documenteren, is het ok om checklisten en processen aan te passen over teams of locaties.
• Realiteit: Consistentie is cruciaal; zelfs kleine afwijkingen kunnen kwaliteit, veiligheid en integriteit beïnvloeden, wat controle en compliance in het geding brengt.

Audit Trails Opzetten

• Aanname: Audit trails zijn gelijk aan data integriteit.
• Realiteit: Data integriteit vereist veilige opslag, toegangscontrole en regelmatige review – wat betekent dat zelfs accurate en complete audit trails integriteit kunnen missen.

CMMS/EAM Gebruiken voor Kwaliteitsmanagement

• Aanname: CMMS/EAM software gebruiken garandeert compliance.
• Realiteit: Je CMMS/EAM kan helpen data opslaan en organiseren, maar het is alleen zo compliant als je data management processen. Je moet die processen volgen, reviewen, herzien en wijzigingen documenteren om compliant te blijven.

Inspecteurs zullen je data- en recordkeeping systemen auditen, maar integriteit eindigt niet daar. Inspecties evalueren ook gebruikersgedrag, beslissingen en bewijs van procescontrole.

9 Compliance Gaps Die Veel Teams Missen

Om je voor te bereiden op farmaceutische GMP compliance inspecties, moet je verder kijken dan de productielijn. Veel organisaties richten zich op voorraden, productie, veiligheid en kwaliteitsborgingstesten, maar overschatten hun volwassenheid in andere gebieden.

1. Non-compliant organisatiegrafieken of teamkwalificaties: Inspecteurs beoordelen organisatiegrafieken (org charts) om teamgrootte, ervaring en kwalificaties te evalueren. Ze vereisen ook documentatie van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Zonder dit wordt de integriteit van je operaties, procedures en data allemaal in twijfel getrokken.
2. Onvoldoende training: Fabrieken moeten nieuwe teamleden trainen op hun QMS alsook rol-specifieke taken, terwijl bestaand personeel regelmatig on-the-job training moet ontvangen. Teams moeten alle training documenteren, en afdelinghoofden moeten trainingprogramma's routinematig beoordelen op effectiviteit. Onvoldoende trainingprogramma's tonen een potentiële onvermogen om data integriteit te bewaren.
3. Onderdanige faciliteitsonderhoud: Met veel zorg genomen tijdens fabricage en kwaliteitscontroleprocessen, verwaarlozen veel fabrieken goed onderhoud. Plan veiligheidsapparatuurinspecties en vervangingen, onderhoud HVAC's om vocht en temperatuur te regelen, en houd faciliteiten schoon voor veilige, betrouwbare operaties. Ineffectief faciliteitsonderhoud compromiseert je productieomgeving, wat kwaliteitscontrole beïnvloedt.
4. Slecht apparatuuronderhoud: Slecht onderhouden apparatuur kan inconsistente, lage kwaliteit of zelfs onveilige producten produceren. Bovendien beïnvloeden apparatuurstoringen en uitvallen uptime en kunnen zelfs teamveiligheid compromitteren. Zorg dus voor schoonmaak, kalibratie en onderhoud van alle apparatuur – en documenteer elke taak. Zonder goed onderhoud kan apparatuur mislukken, wat zelfs automatisch gegenereerde data onbetrouwbaar maakt.
5. Ontbrekende documentatie van onderhoudsprocessen: GMP inspecteurs evalueren veel meer dan alleen de kwaliteit en veiligheid van geproduceerde geneesmiddelen. Procesdocumentatie is een kerncomponent van GMP, en dat omvat onderhoudsstrategieën en procedures. Houd duidelijke, bijgewerkte documentatie van alle onderhoudsprocessen om compliant te blijven. Zonder het kun je je nakoming van – of rationale achter – standaardprocessen niet bewijzen.
6. Onvoldoende kalibratie- en onderhoudsrecords: Strenge kalibratie standaarden beschermen eindgebruikers tegen inconsistente en onveilige producten. Niet alle teams bewaren kalibratie records naast onderhoudsrecords, wat beschikbaarheidsuitdagingen creëert die data integriteit compromitteren. Centraliseer kalibratie- en onderhoudsrecords in je CMMS/EAM software om consistentie, beschikbaarheid en algehele compliance te verbeteren.
7. Geen interne audits uitvoeren: Formele GMP inspecties zijn niet de enigste vereiste audits. Fabrikanten moeten interne inspecties en audits uitvoeren, bijhouden en gedocumenteerde procedures daarvoor vastleggen. Dit omvat inspectie van alle faciliteiten, assets, tools, processen, documentatie en werknemerscertificeringen. Meeste fabrieken moeten deze audits minimaal jaarlijks uitvoeren.
8. Non-compliant elektronische recordkeeping: EU GMP Annex 11 regelt gecomputeriseerde documentatiesystemen en software om accurate, veilige en traceerbare records te leveren die helpen met kwaliteitscontrole. Om compliant te blijven, moeten fabrieken interne risico-gebaseerde audits van deze systemen en hun meest kritieke datasets uitvoeren.
9. Geen software validatie of hervalidatie: Fabrieken die een ongevalideerde CMMS gebruiken als hun Quality Management System (QMS) kunnen non-compliant zijn vanwege beveiligings- en documentatieproblemen, inclusief elektronische handtekeningcontroles. Elke keer dat je CMMS update, moet je hervalideren. Zelfs met anders perfecte documentatie, als inspectie ongevalideerde software onthult, kun je moeite hebben audits te halen.

Hoe Compliance te Versterken Voor Je Volgende Inspectie

Ben je voorbereid op je volgende audit? Naast eventuele afwijkingen of tekortkomingen geïdentificeerd in je laatste inspectie, volg deze praktische stappen om je fabriek's compliance te verbeteren.

Processen en Workflows Maten Tegen Compliance Vereisten

Het is niet genoeg dat je processen goed werken. Als ze niet aan GMP vereisten voldoen, zul je de inspectie niet halen. GMP vereist regelmatige procesreviews en updates, dus pak deze kans om eventuele verbeteringen door te voeren gebaseerd op best practices, teamfeedback en huidige GMP richtlijnen.

Documentatie en Audit Trails Standaardiseren

Een heel hoofdstuk van EudraLex is gewijd aan documentatie, en niet voor niets. Effectieve documentatie bewijst data integriteit. Capture, bewaar, organiseer en update alle werkorders, inspecties en andere records in een gecentraliseerd systeem. Elke systemen of tools gebruikt moeten voldoen aan standaarden voor databeveiliging, traceerbare audit trails bieden, en elektronische handtekeningen koppelen met datum en tijdstempels. Versterk je QMS met eenvoudige maar robuuste softwaretools die handmatig werk reduceren en compliance verbeteren.

Asset Prestaties Prioriteren

Betrouwbare, efficiënte apparatuur helpt je niet alleen inspecties halen – het verhoogt productiviteit en winstgevendheid. Implementeer proactieve onderhoudsstrategieën, inclusief predictief onderhoud, om downtime te minimaliseren door potentiële storingendetectie. Gebruik geïntegreerde sensoren, tools en software om asset gezondheid in real-time te tracken, wat betrouwbaarheid en integriteit verbetert.

Software Adopteren Die Compliance Vereenvoudigt

Een computerized maintenance management system (CMMS) of enterprise asset management system (EAM) kan data verzamelen van on-site apparatuursensoren en veldtools, het matchen aan actieve werkorders en historische data, en onderhoudswerk prioriteren. Sommige tools genereren zelfs real-time alerts en geautomatiseerde werkorders in reactie op potentiële storingendetectie.

Hoe eMaint EU GMP Compliance Ondersteunt

EU GMP compliance is complex, en software-specifieke regelgeving zoals Annex 11 kan de verwarring vergroten. Maar met ingebouwde dashboards, uitgebreide audit trails (inclusief compliant e-handtekeningen), en aanpasbare toegangscontroles, houdt eMaint je data duidelijk, compleet en compliant.

Denk je dat een CMMS/EAM te complex is voor je team? eMaint biedt trainingprogramma's voor soepel, efficiënt onboarding – en biedt zelfs validatieondersteuning.

Chat met een eMaint specialist om een demo in te plannen en vandaag nog te starten.