Verder gaan dan ALCOA+:gegevensintegriteitsnormen voor GMP-inspecties in de EU

Alle geneesmiddelenfabrikanten die binnen de Europese Unie (EU) distribueren, moeten voldoen aan de Good Manufacturing Practice (GMP). GMP-inspecties worden gecoördineerd door het Europees Geneesmiddelenbureau (EMA) in samenwerking met de Europese Commissie en beoordelen of geneesmiddelen van hoge kwaliteit zijn, geschikt zijn voor het beoogde gebruik en voldoen aan de vereisten voor marketing en/of klinische proeven.

GMP-inspecties kunnen routinematig zijn (regelmatig gepland) of “om een reden” (op verdenking van niet-naleving). Hoe dan ook, als je nu niet over onberispelijke datasets beschikt, is het al te laat.

In dit artikel onderzoeken we wat data-integriteit betekent in relatie tot de EU-GMP-naleving, hoe inspecteurs de data-integriteit beoordelen en negen lacunes in de naleving die veel fabrieken over het hoofd zien. Vervolgens onderzoeken we de beste strategieën en tools om de naleving te verbeteren.

Wat is gegevensintegriteit en waarom is dit van belang voor de EU GMP-naleving?

In de context van GMP-naleving is gegevensintegriteit de nauwkeurigheid en consistentie van alle gegevens en documentatie die zijn gemaakt tijdens het testen, produceren, verpakken, distribueren en/of monitoren van medicijnen in de EU.

Regelgevende instanties gebruiken gegevensrecords om medicijnen te beoordelen op effectiviteit, veiligheid en kwaliteit. Daarom is gegevensintegriteit zo belangrijk; om op bewijs gebaseerde besluitvorming te vergemakkelijken, moeten alle gegevens voldoende duidelijk en georganiseerd zijn.

EudraLex, de officiële compilatie van EU-regelgeving en richtlijnen voor geneesmiddelen, stelt dat data-integriteit vereist dat fabrieken een Quality Management System (QMS) gebruiken:een geformaliseerd systeem van processen, documenten en verantwoordelijkheden met betrekking tot kwaliteitscontrole. Met zoveel soorten gegevens vertrouwen de meeste fabrikanten op softwaretools om de verzameling, opslag en organisatie te beheren.

ALCOA+ en basisprincipes van gegevensintegriteit

De meeste onderhouds- en kwaliteitsteams zijn bekend met de ALCOA-principes (Attributable, Readible, Contemporaneous, Original, Accurate) van gegevensintegriteit:

• Toerekenbaar (A):  Elke taak en de bijbehorende gegevens zijn duidelijk gekoppeld aan de persoon die de taak heeft uitgevoerd.

• Leesbaar (L):  Mensen, computers of beide kunnen de gegevens lezen en interpreteren, die permanent worden bewaard.

• Hedendaags (C):  Er worden realtime gegevens gegenereerd wanneer de taak wordt uitgevoerd.

• Origineel (O):  Gegevens blijven in het oorspronkelijke formaat, behalve bij geverifieerde kopieën waarbij de inhoud en betekenis behouden blijven.

• Nauwkeurig (A):  Gegevens zijn een waarheidsgetrouwe weergave van de uitgevoerde taak (waaronder ook het garanderen dat alle gereedschappen en apparatuur nauwkeurige gegevens opleveren).

De Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) ontwikkelde ALCOA voor het eerst in de jaren negentig. Maar in de jaren 2010 voegde de FDA aanvullende principes toe:

• Voltooid:  De gegevens worden in hun geheel gepresenteerd, zonder weglatingen.

• Consistent:  De documentatie is overzichtelijk en chronologisch georganiseerd.

• Blijvend:  Organisaties bewaren gegevens gedurende de vereiste tijdsduur op een voldoende duurzaam medium (wat per regionale regelgevende instantie kan verschillen).

• Beschikbaar:  Documentatie is altijd direct toegankelijk.

De bijgewerkte versie die deze nieuwe principes omvat heet ALCOA-CCEA of ALCOA+.

En volgens de International Society for Pharmaceutical Engineering (ISPE) hebben experts sinds 2023 gesproken over het toevoegen van nog een + om de volledigheid en beschikbaarheid uit te breiden:

• Traceerbaarheid:  Voorwaarden voor gegevensopslag, beoordelingen en herzieningen worden duidelijk bijgehouden.

Traceerbaarheid is al een vereiste zoals uiteengezet in de hoofdstukken 1, 5 en 8 van deel I van EU GMP. Hoewel het tot nu toe geen onderdeel is geweest van ALCOA+, introduceert een recente herziening van EU GMP Hoofdstuk 4 traceerbaarheid formeel in een komende update die bekend staat als ALCOA++.

Hoe GMP-inspecteurs de naleving van gegevensintegriteit beoordelen:aannames versus realiteit

Om aan de regelgeving te blijven voldoen, is het niet voldoende om simpelweg de juiste documentatie bij te houden en de ALCOA+-principes te volgen. Om uw GMP-certificaat te behalen, moet u voldoen aan alle toepasselijke regelgeving en richtlijnen voor de gebruiksscenario's van uw producten:menselijk gebruik, diergeneeskundig gebruik en/of geneesmiddelen voor onderzoek.

Maar veel fabrieken maken aannames over waar inspecteurs op het gebied van naleving van de regelgeving naar op zoek zijn; aannames die afwijken van de werkelijke doelstellingen van inspecteurs.

Het voltooien en documenteren van onderhoudstaken

• Aanname:  Het voltooien en documenteren van alle geplande taken is voldoende.

• Realiteit:  Inspecteurs willen weten waarom u specifieke PM-taken uitvoert, hoe vaak (en waarom u die frequentie heeft gekozen), hoe u de kriticiteit beoordeelt, welk proces u gebruikt om de relevantie en het belang van uw PM-procedures te evalueren, en hoe vaak u uw procedures controleert  Met andere woorden:het gaat niet alleen om het ‘wat’ en ‘wanneer’, maar om het ‘waarom’ en ‘hoe’.

Proces aanpassen

• Aanname:  Als de technici alle taken voltooien en documenteren, is het prima om checklists en processen voor teams of locaties aan te passen.

• Realiteit:  Consistentie is de sleutel; zelfs kleine afwijkingen kunnen de kwaliteit, veiligheid en integriteit beïnvloeden, waardoor de controle en naleving in gevaar komen.

Het opzetten van audittrails

• Aanname:  Audittrails zorgen voor gelijke gegevensintegriteit.

• Realiteit:  Gegevensintegriteit vereist veilige opslag, toegangscontrole en regelmatige beoordeling, wat betekent dat zelfs nauwkeurige en volledige audittrajecten niet aan integriteit kunnen voldoen.

Een CMMS/EAM gebruiken voor kwaliteitsbeheer

• Aanname:  Het gebruik van CMMS/EAM-software garandeert naleving.

• Realiteit:  Uw CMMS/EAM kan u helpen gegevens op te slaan en te organiseren, maar is slechts zo conform als uw gegevensbeheerprocessen. U moet wijzigingen in deze processen volgen, beoordelen, herzien en documenteren om aan de regelgeving te blijven voldoen.

Inspecteurs zullen uw gegevens en archiveringssystemen controleren, maar integriteit houdt daar niet op. Inspecties evalueren ook gebruikersgedrag, beslissingen en bewijs van procesbeheersing.

9 hiaten in de naleving die veel teams missen

Ter voorbereiding op farmaceutische GMP-nalevingsinspecties moet u verder kijken dan de productielijn. Veel organisaties richten zich op het testen van leveringen, productie, veiligheid en kwaliteitsborging, maar overschatten hun volwassenheid op andere gebieden.

1. Niet-conforme organigrammen of teamkwalificaties:  Inspecteurs beoordelen organigrammen (organigrammen) om de teamgrootte, ervaring en kwalificaties te beoordelen. Ze vereisen ook documentatie van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Zonder dit wordt de integriteit van uw activiteiten, procedures en gegevens twijfelachtig.
2. Onvoldoende training:  Fabrieken moeten nieuwe teamleden trainen in hun QMS en rolspecifieke taken, terwijl bestaand personeel regelmatig on-the-job training moet krijgen. Teams moeten alle trainingen documenteren en afdelingshoofden moeten trainingsprogramma's routinematig beoordelen op effectiviteit. Onvoldoende trainingsprogramma's tonen een mogelijk onvermogen aan om de gegevensintegriteit te behouden.
3. Ondermaats onderhoud van de faciliteiten:  Omdat er veel zorg wordt besteed aan de productie- en kwaliteitscontroleprocessen, zien veel fabrieken het juiste onderhoud over het hoofd. Plan inspecties en vervangingen van veiligheidsapparatuur, onderhoud HVAC's om de luchtvochtigheid en temperatuur te regelen en houd faciliteiten schoon voor een veilige, betrouwbare werking. Ineffectief onderhoud van de faciliteiten brengt uw productieomgeving in gevaar en beïnvloedt de kwaliteitscontrole.
4. Slecht onderhoud van apparatuur:  Onjuist onderhouden apparatuur kan inconsistente, lage kwaliteit of zelfs onveilige producten opleveren. Bovendien hebben uitval en defecten aan apparatuur invloed op de uptime en kunnen ze zelfs de veiligheid van het team in gevaar brengen. Zorg er dus voor dat u alle apparatuur schoonmaakt, kalibreert en onderhoudt en elke taak documenteert. Zonder goed onderhoud kan apparatuur defect raken, waardoor zelfs automatisch gegenereerde gegevens onbetrouwbaar worden.
5. Ontbrekende documentatie van onderhoudsprocessen:  GMP-inspecteurs beoordelen veel meer dan alleen de kwaliteit en veiligheid van gefabriceerde medicijnen. Procesdocumentatie is een kernelement van GMP en omvat onderhoudsstrategieën en -procedures. Houd duidelijke, bijgewerkte documentatie bij van alle onderhoudsprocessen om aan de regelgeving te blijven voldoen. Zonder dit kunt u niet bewijzen dat u zich houdt aan (of de reden achter) standaardprocessen.
6. Onvoldoende kalibratie- en onderhoudsgegevens:  Strenge kalibratienormen beschermen eindgebruikers tegen inconsistente en onveilige producten. Niet alle teams slaan kalibratiegegevens op naast onderhoudsgegevens, waardoor beschikbaarheidsproblemen ontstaan ​​die de gegevensintegriteit in gevaar brengen. Centraliseer kalibratie- en onderhoudsrecords binnen uw CMMS/EAM-software om de consistentie, beschikbaarheid en algehele compliance te verbeteren.
7. Het niet uitvoeren van interne audits:  Formele GMP-inspecties zijn niet de enige vereiste audits. Fabrikanten moeten ook gedocumenteerde procedures voor interne inspecties en audits uitvoeren, volgen en vaststellen. Dit omvat de inspectie van alle faciliteiten, activa, hulpmiddelen, processen, documentatie en werknemerscertificeringen. De meeste fabrieken moeten deze audits minimaal jaarlijks uitvoeren.
8. Niet-conforme elektronische administratie:  EU  GMP Annex 11 reguleert geautomatiseerde documentatiesystemen en software om nauwkeurige, veilige en traceerbare gegevens te leveren die helpen bij kwaliteitscontrole. Om aan de regelgeving te blijven voldoen, moeten fabrieken interne, op risico gebaseerde audits uitvoeren van deze systemen en hun meest kritische datasets.
9. Gebrek aan softwarevalidatie of hervalidatie:  Fabrieken die een niet-gevalideerd CMMS als kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) gebruiken, voldoen mogelijk niet aan de eisen vanwege beveiligings- en documentatieproblemen, waaronder controles op elektronische handtekeningen. Elke keer dat uw CMMS wordt bijgewerkt, moet u opnieuw valideren. Zelfs als de documentatie verder perfect is, kunt u problemen ondervinden als bij inspectie niet-gevalideerde software aan het licht komt.

Hoe u de naleving kunt verbeteren vóór uw volgende inspectie

Bent u voorbereid op uw volgende audit? Naast eventuele afwijkingen of tekortkomingen die tijdens uw laatste inspectie zijn vastgesteld, volgt u deze praktische stappen om de naleving van uw fabriek te verbeteren.

Meet processen en workflows aan de nalevingsvereisten

Het is niet voldoende dat uw processen goed werken. Als ze niet aan de GMP-vereisten voldoen, komt u niet door de inspectie. GMP vereist regelmatige procesbeoordelingen en updates, dus maak van deze gelegenheid gebruik om eventuele opmerkelijke verbeteringen aan te brengen op basis van best practices, teamfeedback en huidige GMP-richtlijnen.

Standaardiseer documentatie en audittrajecten

Een heel hoofdstuk van EudraLex is gewijd aan documentatie, en met goede reden. Effectieve documentatie bewijst de gegevensintegriteit. Leg alle werkorders, inspecties en andere gegevens vast, bewaar, organiseer en update ze in een gecentraliseerd systeem. Alle gebruikte systemen of tools moeten voldoen aan de normen voor gegevensbeveiliging, traceerbare audittrails bieden en elektronische handtekeningen koppelen aan datum- en tijdstempels. Breid uw QMS uit met eenvoudige maar robuuste softwaretools die het handmatige werk verminderen en de naleving verbeteren.

Geef prioriteit aan itemprestaties

Betrouwbare, efficiënte apparatuur helpt u niet alleen om de inspecties te doorstaan, maar verhoogt ook de productiviteit en winstgevendheid. Implementeer proactieve onderhoudsstrategieën, waaronder voorspellend onderhoud, om de downtime tot een minimum te beperken door potentiële foutdetectie. Gebruik geïntegreerde sensoren, tools en software om de status van assets in realtime te volgen, waardoor de betrouwbaarheid en integriteit worden verbeterd.

Gebruik software die de naleving vereenvoudigt

Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) of Enterprise Asset Management System (EAM) kan gegevens verzamelen van apparatuursensoren en veldtools op locatie, deze koppelen aan actieve werkorders en historische gegevens, en prioriteit geven aan onderhoudswerkzaamheden. Sommige tools genereren zelfs realtime waarschuwingen en geautomatiseerde werkorders als reactie op mogelijke foutdetectie.

Hoe eMaint de EU GMP-naleving ondersteunt

De naleving van de EU-GMP is complex en softwarespecifieke regelgeving zoals bijlage 11 kan de verwarring vergroten. Maar met ingebouwde dashboards, uitgebreide audittrajecten (inclusief conforme elektronische handtekeningen) en aanpasbare toegangscontroles houdt eMaint uw gegevens duidelijk, volledig en conform.

Denkt u dat een CMMS/EAM te complex is voor uw team? eMaint biedt trainingsprogramma's voor een soepele, efficiënte onboarding en biedt zelfs validatieondersteuning.

Chat met een eMaint-specialist om een demo te plannen en ga vandaag nog aan de slag.