Preventief onderhoudsprogramma:blauwdruk in 8 stappen voor het opstellen van een robuust PM-plan

Wilt u een geweldig preventief onderhoudsprogramma opzetten, maar weet u niet waar u moet beginnen? Hier zijn 8 tips om u klaar te stomen voor succes.

Wat is een preventief onderhoudsprogramma?

Een preventief onderhoudsprogramma is een reeks processen, richtlijnen en hulpmiddelen voor het uitvoeren van regelmatig en routinematig onderhoud aan apparatuur en bedrijfsmiddelen om deze in goede staat te houden en zo storingen en kostbare ongeplande stilstand te voorkomen.

Preventief onderhoud en planning passen perfect bij elkaar, net als zout en peper, Batman en Robin, en films en popcorn. Dat komt omdat een preventief onderhoudsprogramma een solide blauwdruk vereist om te kunnen slagen.

Voor faciliteiten die de sleur van reactief onderhoud willen doorbreken, kan een preventief onderhoudsplan wonderen doen. Met een routekaart voor preventief onderhoud kan uw bedrijf ongeplande downtime overwinnen en tegelijkertijd de verleiding weerstaan om terug te vallen op een reactieve aanpak.

Een PM-plan maakt alles duidelijker, zodat de weg naar betrouwbaarheid zonder obstakels verloopt. Doelen en verantwoordelijkheden worden gedefinieerd, tijdlijnen worden begrepen en noodzakelijke middelen worden verantwoord. Iedereen weet hoe succes eruit ziet en hoe je het kunt volhouden.

Wat is preventief onderhoud?

Preventief onderhoud is proactief onderhoud dat regelmatig wordt uitgevoerd op een apparaat dat in werkende staat verkeert, om ongeplande storingen of defectonderhoud te voorkomen. Preventief onderhoud wordt geactiveerd voor een asset op basis van tijd of gebruik. Als een asset bijvoorbeeld 100 uur in bedrijf is geweest, wordt automatisch een werkorder voor preventief onderhoud geactiveerd. Het doel is om de betrouwbaarheid van assets te vergroten, downtime te verminderen en de impact van kosten en arbeid te maximaliseren.

Voor faciliteiten die de sleur van reactief onderhoud willen doorbreken, kan een preventief onderhoudsplan wonderen doen. Met een roadmap kan uw bedrijf ongeplande downtime overwinnen en tegelijkertijd de verleiding weerstaan om terug te vallen op een reactieve aanpak.

De overgang van een overwegend reactieve onderhoudsactiviteit naar een voornamelijk preventieve onderhoudsactiviteit kost tijd, toewijding, middelen en, belangrijker nog, een plan. Het realiseren van een succesvol preventief onderhoudsprogramma betekent dat u een preventief onderhoudsschema opstelt en u daaraan houdt. Het betekent een vermindering van ongeplande stilstand, achterstanden, miscommunicatie, ongevallen en de daarmee gepaard gaande kosten voor correctief onderhoud. Uiteindelijk zal preventief onderhoud u helpen inefficiëntie te overwinnen en uw onderhoudsprogramma van top tot teen te verbeteren.

Leer hoe u een evenwichtige onderhoudsstrategie opstelt

Lees meer

Wat moet een preventief onderhoudsplan bevatten?

Een preventief onderhoudsplan moet aan de basis acht stappen omvatten:

1. Doelen vaststellen en prioriteren
2. KPI's maken en meten
3. Krijg de buy-in van belanghebbenden
4. Gebruik de juiste technologie/software
5. PM-triggers instellen
6. Train onderhoudsmedewerkers over het implementeren van het preventieve onderhoudsplan
7. Stel een checklist voor preventief onderhoud op
8. Verfijn uw plan op basis van de resultaten

We nemen elke stap gedetailleerd met u door.

Hoe u in acht stappen een preventief onderhoudsprogramma maakt

Elke faciliteit is anders, met verschillende doelen, middelen en middelen. Daarom bestaat er geen one-size-fits-all aanpak voor het opstellen van een preventief onderhoudsprogramma. Door deze acht belangrijke elementen te gebruiken, kunt u echter een effectieve blauwdruk voor succes opbouwen. Als u dit sjabloon voor een preventief onderhoudsplan volgt, kunt u uw bedrijf efficiënter en duurzamer maken.

1. Doelen vaststellen en prioriteren

De eerste stap bij het opbouwen van een succesvol preventief onderhoudsprogramma is om te gaan zitten en uiteen te zetten wat u wilt bereiken. Elke faciliteit heeft verschillende doelen en die doelen beïnvloeden alle toekomstige beslissingen. Wilt u de stilstandtijd verminderen? Betrouwbaarheid vergroten? Kosten besparen? Denk na over de redenen waarom u een gestructureerd PM-programma wilt maken en schrijf deze op.

Vervolgens is het tijd om prioriteiten te stellen aan uw doelen. Laten we eerlijk zijn:u heeft het altijd druk en het implementeren van een preventief onderhoudsplan is weer een enorm project dat u aan uw to-do-lijst kunt toevoegen. Met alles wat er gaande is, is het bijna onmogelijk om op volle kracht al je doelen te bereiken. Door prioriteiten te stellen, weet u waar u uw aandacht en middelen het eerst op moet richten bij het opstellen van een blauwdruk voor preventief onderhoud. Een effectieve manier om dit te doen is door uw assets te prioriteren met een asset criticality assessment. Op die manier kunt u op realistische wijze de reikwijdte van specifieke doelen beperken (zoals minder downtime) om de grootste impact te realiseren.

Nu deze taken goed op gang zijn, kunt u beginnen aan de volgende stap in uw plan.

Maak het stellen van prioriteiten eenvoudiger met onze gratis Asset Criticality Assessment Template

Download de sjabloon

2. Maak KPI's en engageer u om deze te meten

Nu uw doelen overzichtelijk zijn, is het belangrijk om er cijfers aan te koppelen. Het is moeilijk om te weten of een preventief onderhoudsprogramma werkt zonder concrete doelstellingen vast te stellen. Er zijn verschillende onderhoudsstatistieken beschikbaar die uw bedrijf kan gebruiken om uw prestaties te meten. Enkele veel voorkomende zijn het kritische percentage voor gepland onderhoud, het geplande onderhoudspercentage, de naleving van preventief onderhoud, de algehele effectiviteit van de apparatuur en de gemiddelde tijd tussen storingen. Software voor preventief onderhoud, zoals een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem, kan u helpen deze statistieken gemakkelijk te berekenen.

Eén belangrijke opmerking:het is een goed idee om een mix van zowel leidende als achterblijvende KPI’s op te nemen. Voorlopende indicatoren proberen uit uw huidige gegevens te extrapoleren om de toekomst te voorspellen, terwijl achterblijvende indicatoren achteruit kijken om trends en de effecten van procesveranderingen te bevestigen.

Zodra u weet welke KPI’s u gaat gebruiken om het succes te definiëren, is de volgende stap het creëren van een raamwerk voor het consistent meten van deze statistieken. Statistieken zijn alleen waardevol als u ze consequent gebruikt om het preventieve onderhoudsplan te verbeteren. Het is van cruciaal belang om processen en procedures op te bouwen die ervoor zorgen dat gegevens op regelmatige basis worden verzameld, geanalyseerd, begrepen en uitgevoerd. Op deze manier weet u of u uw doelen bereikt en waar uw sterke en zwakke punten liggen.

Creëer de perfecte onderhoudsdoelen en KPI's met deze gratis sjabloon

Download de sjabloon

3. Zorg voor buy-in van belanghebbenden

Het maakt niet uit hoeveel tijd u in uw preventieve onderhoudsprogramma heeft gestoken als u niet uw hele team aan boord heeft. Totale buy-in is cruciaal omdat voor een effectieve PM-strategie iedereen zijn steentje moet bijdragen, van een onderhoudsmanager of technicus die gegevens moet invoeren tot een betrouwbaarheidsingenieur die die gegevens leest en op basis daarvan beslissingen neemt. Wat kleine details lijken, maken samen een groot verschil. Daarom is het vaststellen van het concept van totaal productief onderhoud zo belangrijk voor het creëren van een strategie die werkt.

Het verkrijgen van buy-in van alle belanghebbenden voor een preventief onderhoudsplan omvat onder meer het voeren van discussies over doelen, vaardigheden, behoeften, middelen en meer met elk lid van het team. Het is vooral van cruciaal belang om rekening te houden met eindgebruikers (operators, technici, enz.) bij het ontwikkelen van PM's en het formuleren van de werkinstructies, aangezien zij degenen zijn die feitelijk het werk doen. Zij moeten de instructies duidelijk en accuraat vinden!

4. Maak gebruik van de juiste technologie

Technologie is een van de belangrijkste ingrediënten voor een effectieve PM-strategie. Door gebruik te maken van een digitale oplossing kunt u op efficiënte wijze alle kleinere preventieve onderhoudstaken regelen die nodig zijn om uw faciliteit een PM-mentaliteit te laten omarmen, zoals planning, voorraadonderhoudsbeheer, rapportage en het organiseren van werkorders. Als uw instelling op een verouderd systeem werkt, zoals pen en papier of Excel, is dit het moment om plannen te maken voor een transitie naar een digitale oplossing.

Er zijn verschillende factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van de juiste technologie voor een preventief onderhoudsprogramma, waaronder de vaardigheden van uw team, budget, middelen, teamvoorkeur, gegevensbeveiliging en meer. Een van de belangrijkste dingen om te onthouden bij het zoeken naar technologie voor preventief onderhoud, zoals een CMMS, is gebruiksgemak. Als een systeem te moeilijk is om te begrijpen en goed te gebruiken, zal het niet effectief worden gebruikt en zal alle tijd en geld die in de oplossing zijn geïnvesteerd voor niets zijn.

5. Zorg ervoor dat uw PM-triggers accuraat zijn

Omdat alle effectieve PM’s zijn gebaseerd op nauwkeurige triggers, is dit een cruciale stap bij het opstellen van een preventief onderhoudsplan. Door onderhoudstaken met de juiste trigger te matchen, kunt u uw activiteiten efficiënt laten verlopen en zijn de bedrijfsmiddelen zo betrouwbaar mogelijk. Deze triggers moeten ook bekend zijn bij alle leden van het onderhoudsteam, zodat geen enkele onderhoudstaak over het hoofd wordt gezien. Geautomatiseerde planning en mobiele meldingen zijn twee hulpmiddelen die dit eenvoudig maken.

Het maakt niet uit hoeveel tijd u in uw preventieve onderhoudsprogramma heeft gestoken als u niet uw hele team aan boord heeft. Totale buy-in is cruciaal, omdat voor een effectieve PM-strategie iedereen zijn steentje moet bijdragen, van technici tot betrouwbaarheidsingenieurs.

Bij het definiëren van een trigger voor preventief onderhoud voor een asset is het belangrijk om naar een aantal variabelen te kijken. Dit omvat de door de fabrikant aanbevolen richtlijnen, de prestatiegeschiedenis van het asset, hoe cruciaal het asset is voor de productie, de kosten van reparatie versus onderhoud en het verwachte toekomstige gebruik van het asset. Het wordt ook ten zeerste aanbevolen om een grondoorzaakanalyse (RCA) uit te voeren wanneer een asset faalt, zodat u de PM-triggers en -frequenties kunt verfijnen om te voorkomen dat dergelijke storingsmodi zich in de toekomst voordoen.

Download ons gratis RCA-sjabloon

Wanneer u met al deze elementen rekening houdt, moet u een goed idee hebben wanneer u onderhoud moet plegen aan een bepaald apparaat. Dit aantal moet in de toekomst worden verfijnd om uw preventieve onderhoud te optimaliseren. Nog een laatste opmerking:om het proces van PM-trigger tot het maken van werkorders te stroomlijnen, kunt u ook overwegen om condition-based onderhoud te implementeren door uw sensoren te integreren met uw CMMS!

6. Trainen en implementeren

Op dit punt in uw zoektocht naar een effectief preventief onderhoudsprogramma weet u waarschijnlijk wat er moet gebeuren en hoe het moet worden gedaan. Jouw team daarentegen waarschijnlijk niet. Het is belangrijk om dit te onthouden en een trainingsstrategie te creëren, zodat iedereen op de hoogte kan zijn van het juiste onderhoud van de apparatuur. Een belangrijk onderdeel van deze strategie is het opstellen van duidelijke werkinstructies waarin wordt gedocumenteerd hoe PM-taken moeten worden uitgevoerd, evenals alle benodigde gereedschappen en apparatuur. Teamleden moeten ook worden getraind in alle processen en procedures die gepaard gaan met een verschuiving naar preventief onderhoud, zoals het prioriteren van werkorders, het maken van foutcodes en het digitaal openen van documenten.

De voor de hand liggende volgende stap is het implementeren van uw preventieve onderhoudsplan. Als preventief onderhoud iets geheel nieuws is voor uw team, kunt u een proefprogramma overwegen op één locatie, een deel van uw faciliteit of een paar specifieke bedrijfsmiddelen. Op deze manier kunt u uw team helpen zich aan te passen aan een nieuwe manier van werken, terwijl u de knikken in uw PM-programma oplost.

7. Stel een checklist voor preventief onderhoud op om de resultaten te analyseren

Zodra uw preventieve onderhoudsplan in werking is, is het belangrijk om prioriteit te geven aan inspecties en de cijfers in de gaten te houden. Het is essentieel om een ​​checklist voor preventief onderhoud te hebben die u helpt om consistent KPI's bij te houden, zoals de gemiddelde tijd tot reparatie, het geplande onderhoudspercentage en de gemiddelde tijd tussen storingen. Door deze statistieken te analyseren en te vergelijken met de cijfers van vóór het plan, krijgt u een goed beeld van de invloed van uw programma op de efficiëntie van uw onderhoudswerkzaamheden. Zorg ervoor dat u uw CMMS-dashboards en analysetools gebruikt om u hierbij te helpen.

Vergelijk deze meetgegevens met de benchmarks die u heeft opgesteld toen u voor het eerst uw preventieve onderhoudsprocessen bouwde. Dit zal u helpen identificeren waar u uw doelen bereikt en waar niet, zodat u problemen in uw programma kunt aanpakken voordat ze uit de hand lopen. Profiteer van de tools voor het vastleggen van gegevens om tracking en analyse eenvoudig, snel en uitvoerbaar te maken. Er zijn bijvoorbeeld veel geautomatiseerde rapportagesjablonen die u kunt gebruiken en die algemeen beschikbaar zijn in onderhoudsbeheerprogramma's.

Misschien wel het allerbelangrijkste:wees niet bang om deze resultaten te delen! Dagelijkse stand-ups zijn een geweldige kans om resultaten te delen en overwinningen te vieren met uw team, en het verbeteren van de zichtbaarheid van onderhoudsfuncties in uw organisatie zal helpen om totaal productief onderhoud mogelijk te maken.

8. Plan verfijnen

Dit is een taak waarvan je nooit het gevoel mag hebben dat deze voltooid is. Uw preventieve onderhoudsprogramma moet altijd in opbouw zijn, terwijl u voortdurend de procedures die goed werken, verfijnt, verbetert, hiaten opvult en versterkt. Gebruik de gegevens die u vastlegt via sensoren, werkordernotities en digitale rapporten om te zien waar de sterke en zwakke punten liggen. Ontdek mogelijkheden om te verbeteren en concentreer u op het omarmen van preventief onderhoud waar mogelijk in uw bedrijf. En zoals we in nummer vijf hierboven vermeldden, moet u een continue verbeteringslus creëren om uw PM's te verfijnen wanneer er fouten optreden en deze worden opgevolgd door analyses van de hoofdoorzaken.

Een cruciaal element in deze fase is om alle belanghebbenden, zoals technici, operations, betrouwbaarheidsingenieurs, enz., te betrekken bij het verbeteringsproces. Digitale profielen en forums voor teamleden maken het gemakkelijk om een tijdstip in te plannen om feedback te krijgen, problemen op te lossen en gemelde problemen te beoordelen, terwijl u eventuele oneffenheden in uw plan gladstrijkt.

De essentie van het opstellen van een preventief onderhoudsprogramma

Het creëren van een succesvol, duurzaam en effectief preventief onderhoudsprogramma gebeurt niet van de ene op de andere dag. Het vergt veel planning, maar het is de moeite waard als je de vele voordelen behaalt. Het is belangrijk om een ​​stevige strategie op te bouwen door doelen te identificeren, de juiste KPI’s en triggers te creëren, het plan met belanghebbenden te bespreken, de juiste technologie in te zetten en training te geven voor regelmatig onderhoud. Er is consistente analyse en afstemming nodig om ervoor te zorgen dat al uw zorgvuldige planning niet verloren gaat. En onthoud:een goed geolied preventief onderhoudsprogramma is geen onhaalbare droom voor onderhoudswerkzaamheden; het is een haalbare optie voor iedereen. En als je eenmaal een solide programma hebt, is er altijd ruimte voor groei, zoals uitbreiding naar voorspellend onderhoud.