Preventief onderhoudsprogramma: 8-stappen blauwdruk voor een robuust PM-plan

Wilt u een geweldig preventief onderhoudsprogramma bouwen, maar weet niet waar te beginnen? Hier zijn 8 tips om u in te stellen voor succes.

Wat is een preventief onderhoudsprogramma?

Een preventief onderhoudsprogramma is een reeks processen, richtlijnen en tools voor het uitvoeren van regelmatig en routinematig onderhoud op apparatuur en assets om ze in goede conditie te houden en falen en kostbare ongeplande stilstand te voorkomen.

Preventief onderhoud en planning passen perfect bij elkaar, net als zout en peper, Batman en Robin, en films en popcorn. Dat is omdat een preventief onderhoudsprogramma om te slagen, een solide blauwdruk vereist.

Voor faciliteiten die uit een reactief onderhoudsrut willen breken, kan een preventief onderhoudsplan wonderen doen. Een routekaart naar preventief onderhoud stelt uw operatie in staat om ongeplande stilstand te overwinnen en de verleiding weerstand te bieden om terug te vallen in een reactieve benadering.

Een PM-plan maakt alles duidelijker zodat de weg naar betrouwbaarheid obstakelvrij is. Doelen en verantwoordelijkheden zijn gedefinieerd, timelines zijn begrepen en benodigde middelen zijn gerekend. Iedereen weet wat succes eruitziet en hoe het te sustineren.

Wat is preventief onderhoud?

Preventief onderhoud is proactief onderhoud dat regelmatig uitgevoerd wordt op een stuk apparatuur in werkende conditie om onverwachte falen of breakdown-onderhoud te voorkomen. Preventief onderhoud wordt getriggerd voor een asset op basis van tijd of gebruik. Bijvoorbeeld, als een asset 100 uur heeft gedraaid, wordt een preventief onderhouds werkorder automatisch getriggerd. Het doel is asset-betrouwbaarheid te verhogen, downtime te reduceren en de impact van kosten en arbeid te maximaliseren.

Voor faciliteiten die uit een reactief onderhoudsrut willen breken, kan een preventief onderhoudsplan wonderen doen. Een routekaart stelt uw operatie in staat om ongeplande stilstand te overwinnen en de verleiding weerstand te bieden om terug te vallen in een reactieve benadering.

Overstappen van voornamelijk reactieve onderhoudsactiviteit naar voornamelijk preventieve duurt tijd, toewijding, middelen en, het meest belangrijk, een plan. Een succesvol preventief onderhoudsprogramma bereiken betekent een preventief onderhoudsschema creëren en eraan vast te houden. Het betekent een reductie in ongeplande stilstand, backlog, miscommunicatie, ongevallen en de correctieve onderhoudskosten geassocieerd met elk. Aan het einde van de dag zal preventief onderhoud u helpen ondoelmatigheid te overwinnen en uw onderhoudsprogramma van top tot bottom te verbeteren.

Leer hoe u een gebalanceerde onderhoudsstrategie bouwt

Lees meer hier

Wat moet een preventief onderhoudsplan omvatten?

Een preventief onderhoudsplan moet acht stappen als fundering hebben:

1. Doelen vaststellen en prioriteren
2. KPI's creëren en meten
3. Stakeholder buy-in verkrijgen
4. De juiste technologie/software gebruiken
5. PM-triggers instellen
6. Onderhoudsmedewerkers trainen in het implementeren van het preventieve onderhoudsplan
7. Een preventief onderhoudschecklist bouwen
8. Plan afstellen op basis van resultaten

We lopen u door elke stap in detail.

Hoe een preventief onderhoudsprogramma in acht stappen te creëren

Elke faciliteit is anders, met andere doelen, assets en middelen. Daarom is er geen one-size-fits-all benadering voor het creëren van een preventief onderhoudsprogramma. Echter, door deze acht belangrijke elementen te gebruiken, kunt u een effectieve blauwdruk voor succes bouwen. Deze template voor een preventief onderhoudsplan volgen zal ver helpen uw operatie efficiënter en duurzamer te maken.

1. Doelen vaststellen en prioriteren

De eerste stap in het bouwen van een succesvol preventief onderhoudsprogramma is neerzetten en uitleggen wat u wilt bereiken. Elke faciliteit heeft verschillende doelen en die doelen beïnvloeden alle toekomstige beslissingen. Wilt u downtime reduceren? Betrouwbaarheid verhogen? Kosten verlagen? Denk over de redenen na om een gestructureerd PM-programma te willen creëren en schrijf ze op.

Vervolgens is het tijd om uw doelen te prioriteren. Laten we eerlijk zijn, u bent altijd druk, en een preventief onderhoudsplan implementeren is nog een groot project om aan uw to-do lijst toe te voegen. Met alles wat er gaande is, is het bijna onmogelijk om full steam ahead te gaan op al uw doelen. Door te prioriteren, weet u waar u uw aandacht en middelen eerst moet richten bij het opstellen van een blauwdruk voor preventief onderhoud. Een effectieve manier om dit te doen is uw assets te prioriteren met een asset criticality assessment. Op die manier kunt u de scope van specifieke doelen (zoals verminderde downtime) realistisch beperken om de grootste impact te bieden.

Met die taken stevig in gang, kunt u de volgende stap in uw plan beginnen.

Prioritering makkelijker maken met onze gratis Asset Criticality Assessment Template

Krijg de template hier

2. KPI's creëren en committen tot meten

Nu uw georganiseerd zijn, is het belangrijk om getallen aan te koppelen. Het is moeilijk te weten of een preventief onderhoudsprogramma werkt zonder concrete targets te stellen. Er zijn diverse onderhoudsmetrics die uw operatie kan gebruiken om prestaties te meten. Enkele veelvoorkomende zijn scheduled maintenance critical percent, planned maintenance percentage, preventief onderhoud compliance, overall equipment effectiveness, en mean time between failure. Preventief onderhoud software zoals een computerized maintenance management system kan u helpen deze metrics gemakkelijk te berekenen.

Een belangrijk punt: het is een goed idee om een mix van zowel leading als lagging KPI's op te nemen. Leading indicators proberen uit te extrapoleren uit uw huidige data om de toekomst te voorspellen, terwijl lagging indicators achterwaarts kijken om trends en effecten van procesveranderingen te bevestigen.

Eenmaal u weet welke KPI's u gaat gebruiken om succes te definiëren, is de volgende stap het creëren van een framework voor consistent meten van deze metrics. Stats zijn alleen waardevol als u ze consistent gebruikt om het preventief onderhoudsplan te verbeteren. Het is cruciaal om processen en procedures te bouwen die ervoor zorgen dat data verzameld, geanalyseerd, begrepen en erop gehandeld wordt op een regelmatige basis. Op die manier weet u of u uw doelen haalt en waar uw sterke en zwakke punten liggen.

De perfecte onderhoudsdoelen en KPI's creëren met deze gratis template

Krijg de template hier

3. Buy-in verkrijgen van stakeholders

Het maakt niet uit hoeveel tijd u in uw preventief onderhoudsprogramma gestopt heeft als u niet uw hele team aan boord hebt. Totale buy-in is cruciaal omdat een effectieve PM-strategie vereist dat iedereen bijdraagt, van een onderhoudsmanager of monteur die data moet invoeren tot een betrouwbaarheidsingenieur die die data leest en beslissingen baseert erop. Wat als kleine details lijken, tellen op om een groot verschil te maken. Daarom is het vestigen van het concept van total productive maintenance zo belangrijk voor het creëren van een strategie die werkt.

Buy-in verkrijgen van alle stakeholders voor een preventief onderhoudsplan omvat gesprekken voeren over doelen, vaardigheden, behoeften, middelen en meer met elk teamlid. Het is vooral kritiek om eindgebruikers (operators, technici, etc.) in aanmerking te nemen bij het ontwikkelen van PM's en het formuleren van werkinstructies, want zij zijn degene die het werk eigenlijk doen – ze moeten de instructies duidelijk en nauwkeurig vinden!

4. De juiste technologie benutten

Technologie is een van de belangrijkste ingrediënten voor een effectieve PM-strategie. Een digitale oplossing benutten stelt u in staat om al de kleinere preventieve onderhoudstaken die uw faciliteit nodig heeft om een PM-mindset te omarmen, efficiënt te regelen, zoals scheduling, voorraadbheer, rapportage en werkorders organiseren. Als uw faciliteit op een legacy-systeem draait, zoals pen en papier of Excel, is nu de tijd om te plannen voor een transitie naar een digitale oplossing.

Er zijn diverse factoren die overwogen moeten worden bij het kiezen van de juiste technologie voor een preventief onderhoudsprogramma, inclusief de vaardigheden van uw team, budget, asset-mogelijkheden, teamvoorkeur, databeveiliging en meer. Een van de belangrijkste dingen om te onthouden bij het zoeken naar preventief onderhoudstechnologie, zoals een CMMS, is gebruiksgemak. Als een systeem te moeilijk is om te begrijpen en correct te gebruiken, zal het niet effectief gebruikt worden en zal al de tijd en geld geïnvesteerd in de oplossing voor niets zijn geweest.

5. Zorg dat uw PM-triggers accurate zijn

Omdat alle effectieve PM's gebouwd zijn op accurate triggers, is dit een cruciale stap in het bouwen van een preventief onderhoudsplan. Onderhoudstaken matchen met de juiste trigger zal uw operatie efficiënt laten stromen en ervoor zorgen dat assets zo betrouwbaar mogelijk zijn. Deze triggers moeten ook bekend zijn bij alle leden van het onderhoudsteam zodat geen onderhoudstaak door de mazen van het net valt. Geautomatiseerde scheduling en mobiele notificaties zijn twee tools die dit simpel maken.

Het maakt niet uit hoeveel tijd u in uw preventief onderhoudsprogramma gestopt heeft als u niet uw hele team aan boord hebt. Totale buy-in is cruciaal omdat een effectieve PM-strategie vereist dat iedereen bijdraagt, van technici tot betrouwbaarheidsingenieurs.

Bij het definiëren van een preventief onderhouds-trigger voor een asset, is het belangrijk om naar een paar variabelen te kijken. Dit omvat de aanbevolen richtlijnen van de fabrikant, de prestatiegeschiedenis van de asset, hoe kritiek de asset is voor productie, de kosten van reparatie vs. onderhoud en het verwachte toekomstige gebruik van de asset. Het is ook ten zeerste aanbevolen om een root cause analysis (RCA) uit te voeren wanneer een asset faalt, zodat u de PM-triggers en frequenties kunt verfijnen om dergelijke falenmodes in de toekomst te voorkomen.

Download onze gratis RCA template hier

Wanneer u al deze elementen in aanmerking neemt, zou u een goed idee moeten hebben van wanneer onderhoud getriggerd moet worden voor een specifiek stuk apparatuur. Dit nummer zou voortgaand fijngetund moeten worden om uw preventief onderhoud te optimaliseren. Een laatste opmerking: Om het proces van PM-trigger tot werkordercreatie te stroomlijnen, kunt u ook overwegen condition-based maintenance te implementeren door uw sensoren te integreren met uw CMMS!

6. Trainen en implementeren

Op dit punt in uw zoektocht naar een effectief preventief onderhoudsprogramma, weet u waarschijnlijk wat er gedaan moet worden en hoe. Uw team, aan de andere kant, waarschijnlijk niet. Het is belangrijk om dit te onthouden en een trainingsstrategie te creëren zodat iedereen up to speed kan raken op correct apparaatonderhoud. Een sleutelcomponent van deze strategie is het creëren van duidelijke werkinstructies die documenteren hoe PM-taken uitgevoerd moeten worden, alsook eventuele benodigde tools en apparatuur. Teamleden moeten ook getraind worden op processen en procedures die mee gaan met een shift naar preventief onderhoud, zoals werkorders prioriteren, falencodes creëren, en documenten digitaal benaderen.

De voor de hand liggende volgende stap is uw preventief onderhoudsplan implementeren. Als preventief onderhoud iets compleet nieuws is voor uw team, kunt u overwegen een pilotprogramma op één site, één sectie van uw faciliteit of een paar specifieke assets. Op die manier kunt u uw team helpen aanpassen aan een nieuwe manier van werken terwijl u de kinks in uw PM-programma uitwerkt.

7. Een preventief onderhoudschecklist bouwen om resultaten te analyseren

Eenmaal uw preventief onderhoudsplan in beweging is, is het belangrijk om inspectie te prioriteren en een oog op de cijfers te houden. Het is essentieel om een preventief onderhoudschecklist te hebben die u helpt consistent KPI's te tracken, zoals mean time to repair, planned maintenance percentage en mean time between failures. Het analyseren van deze stats en het vergelijken ervan met pre-plan nummers zou u een goed idee moeten geven van hoe uw programma de efficiëntie van uw onderhoudsoperatie beïnvloedt. Zorg ervoor dat u uw CMMS dashboards en analytics tools gebruikt om hierbij te helpen.

Controleer deze metrics tegen de benchmarks die u vastlegde toen u uw preventieve onderhoudsprocessen aan het bouwen was. Dit helpt u identificeren waar u uw doelen haalt en waar niet, zodat u issues in uw programma kunt targeten voordat ze out of hand lopen. Benefitieer van data capture tools om tracking en analyse makkelijk, snel en actionable te maken. Bijvoorbeeld, er zijn veel geautomatiseerde rapportagetemplates die veelvoorkomend beschikbaar zijn in onderhoudsmanagementprogramma's.

Misschien het meest belangrijk, wees niet bang om deze resultaten te delen! Dagelijkse stand-ups zijn een geweldige kans om resultaten te delen en wins te vieren met uw team, en het verbeteren van de zichtbaarheid van onderhoudsfuncties door uw organisatie heen zal helpen total productive maintenance te enable.

8. Plan afstellen

Dit is één taak waar u zich nooit moet voelen alsof het compleet is. Uw preventief onderhoudsprogramma moet altijd under construction zijn naarmate u continu afstelt, verbetert, gaten vult en procedures die goed werken versterkt. Gebruik de data die u vastlegt via sensoren, werkordernotities en digitale rapportages om te zien waar sterke en zwakke punten liggen. Ontdek kansen om te verbeteren en focus op preventief onderhoud omarmen waar mogelijk in uw operatie. En zoals we in nummer vijf hierboven vermeldden, moet u een continuous improvement loop creëren om uw PM's te verfijnen naarmate falen optreden en gevolgd worden door root cause analyses.

Een cruciaal element in deze fase is alle stakeholders te betrekken, zoals technici, operaties, betrouwbaarheidsingenieurs, etc., in het verbeteringsproces. Digitale profielen en fora voor teamleden maken het makkelijk om een tijd in te plannen om feedback te krijgen, door problemen te werken en issues te reviewen die gevlagd zijn terwijl u eventuele rimpels in uw plan uijststrijkt.

De kern over het bouwen van een preventief onderhoudsprogramma

Een succesvol, duurzaam en effectief preventief onderhoudsprogramma creëren gebeurt niet overnacht. Het kost veel planning, maar het is het waard wanneer u de vele voordelen bereikt. Het is belangrijk om een stevige strategie te bouwen door doelen te identificeren, correcte KPI's en triggers te creëren, het plan te bespreken met stakeholders, de juiste technologie te benutten en training te geven voor regelmatig onderhoud. Het vereist consistente analyse en afstelling om ervoor te zorgen dat al uw zorgvuldige planning niet voor niets is. En onthoud gewoon, een goed gesmeerd preventief onderhoudsprogramma is geen onbereikbare droom voor onderhoudsoperaties; het is een haalbare optie voor allen. En eenmaal u een solid programma heeft, is er altijd ruimte voor groei, zoals uitbreiden naar voorspellend onderhoud.