Georganiseerd voor succes? Vermijd deze 5 valkuilen van Enterprise Technology Project

De aanhoudende uitdagingen van een volatiele economie vereisen dat middelgrote productiebedrijven hun activiteiten zoveel mogelijk stroomlijnen.

Helaas hebben de meeste bedrijven te maken met een arbeidsintensief proces bij het selecteren en implementeren van bedrijfstechnologie. De uitdagingen worden nog versterkt door de nooit eindigende eisen van klanten, een complexe toeleveringsketen, steeds concurrerender wordende marktomstandigheden en andere scenario's die schaarse tijd en middelen verbruiken.

Gezien deze omstandigheden is een dwingende vraag waarmee een productiebedrijf wordt geconfronteerd, hoe het zich effectief kan organiseren om de eisen van een bedrijfstechnologieproject op zich te nemen.

Na honderden effectieve selectie- en implementatieprojecten in een reeks verticale productie-industrieën, hebben we een scherp inzicht in het belang van strategische communicatie tijdens de selectie- en implementatieprojecten van bedrijfsoplossingen.

Projectcommunicatie op het gebied van bedrijfstechnologie is de rode draad in zowel het succes als het falen van projecten. Een op de vijf projecten mislukt door ineffectieve communicatie. Het belang van projectcommunicatie kan niet genoeg worden benadrukt.

Ons team heeft met honderden organisaties gewerkt en we hebben 5 veelvoorkomende communicatieproblemen gevonden die leiden tot het mislukken van projecten . Ze laten zien hoe belangrijk communicatie is bij het voorkomen van elk probleem.

Gebrek aan begrip van het projectdoel of de visie

Dit is een van de meest voorkomende klachten onder projectteamleden. Het is gewoon niet duidelijk waarom het project wordt uitgevoerd, waarom nu en waarom het bedrijfssysteem is gekozen.

Wat is de beste manier om ervoor te zorgen dat dit bij uw project niet gebeurt? Communicatie van uw projectdoelen en visie moet plaatsvinden op het moment dat het project wordt gestart en gedurende het hele project worden herhaald. Extra stappen:

• Zorg voor een projectportaal of website die het doel en de visie benadrukt. Voeg projectupdates, belangrijke projectdatums en een wekelijks dashboard met de voortgang naar dat doel toe.
• Wijs een kamer aan als commandocentrum. Vermeld duidelijk het projectdoel en de visie, samen met projectdata, en een wekelijks dashboard en projectvoortgang in de richting van een doel. Als je meerdere locaties hebt, zorg dan voor een kamer op elke locatie.
• Verzend wekelijkse updates via e-mail of beleg vergaderingen met het projectteam en alle medewerkers. Beschrijf het doel en de visie van het project in alle communicatie. Demonstreer wekelijkse voortgang in de richting van het projectdoel.

Gebrek aan betrokkenheid van belanghebbenden

Het implementeren van technologie en het uitvoeren van grote projecten zoals het implementeren van preventief onderhoud vereist de steun van alle belanghebbenden. Zorg ervoor dat uw belanghebbenden op de hoogte zijn van het doel, de visie en de voortgang van het project. Identificeer:

• De belanghebbenden en het niveau van hun betrokkenheid – contact opnemen met belanghebbenden is van cruciaal belang om hun steun voor het project te krijgen.
• De behoeften en belangen van elke belanghebbende - luister naar en analyseer hun reacties om een ​​duidelijke definitie te geven van hoe het project aan hen zal voldoen.

Bepaal hoe u met elke belanghebbende communiceert en de frequentie van die communicatie.

Gebrek aan projectbeheer

Projectgovernance is het managementkader waarbinnen projectbeslissingen worden genomen. Een gebrek aan dit kader vermindert de duidelijkheid van het doel en de visie van het project.

Hoe voorkom je deze valkuil? Plaats updates op uw portal/website die de rollen en verantwoordelijkheden van uw bestuur/stuurgroep, projectmanager en projectbelanghebbenden definiëren. Het is belangrijk om dit elke keer dat u zich voorbereidt op het houden van uw maandelijkse stuurgroepvergadering opnieuw te bekijken.

Gebrek aan begrip van de reikwijdte en vereisten van het project

Zo vaak slagen projectteams er tijdens de implementatie van bedrijfstechnologie niet in om het gewenste resultaat en de reden waarom het pad naar een nieuwe of verbeterde bedrijfsoplossing is uitgezet, echt te begrijpen. Alle leden van het projectteam hebben een goed begrip nodig van wat het project zal bereiken, geleid door de documentatie van de zakelijke vereisten voor verandering om de reikwijdte van het project te behouden, en de vereisten te begrijpen.

Mislukt risicobeheer

Een projectteam voor bedrijfstechnologie moet risico's identificeren, communiceren en begrijpen. Het is hun primaire verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle risico's correct worden gecommuniceerd (idealiter in een risicologboek/register, en in projectstatus en stuurgroepvergaderingen).

Het is de menselijke natuur om conflicten te vermijden. Om risico's te beheersen, moet men echter niet bang zijn voor conflicten. Het communiceren van risico's is eerder een manier om succes te verzekeren. Het team heeft dan de mogelijkheid om te bepalen of het het risico wil accepteren, vermijden of beperken.

Het is essentieel om open communicatielijnen tot stand te brengen, zodat het team een ​​risicobeheerplan begrijpt en ermee instemt. Met een focus op het gemeenschappelijke doel, moeten projectteams mogelijk opnieuw onderhandelen over de voorwaarden binnen het risicoplan.

Afsluitende gedachten

Het kiezen van een nieuwe enterprise software-oplossing is een belangrijke uitdaging en vereist zorgvuldige planning en onderzoek naar mogelijke oplossingen.

Zoals we hier hebben geschetst, zijn er ook opzettelijke communicatiestrategieën nodig.

Door het evaluatieproces en de selectiecriteria voor bedrijfstechnologie op een geïnformeerde manier te benaderen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze hun concurrentievoordeel op de markt behouden.