Fixed Asset Management 101:hoe u de waarde van vaste activa kunt maximaliseren

“Een vast activum is een tastbaar stuk eigendom of uitrusting op lange termijn dat een bedrijf bezit en gebruikt in zijn activiteiten om inkomsten te genereren. Vaste activa zullen naar verwachting niet binnen een jaar worden verbruikt of in contanten worden omgezet. Vaste activa verschijnen meestal op de balans als materiële vaste activa (PP&E). Ze worden ook wel kapitaalgoederen genoemd.”

In een autofabriek worden verschillende middelen gebruikt om het voertuig te assembleren. De grondstoffen omvatten verschillende metalen en diverse andere componenten. Ze hebben een beperkte levensduur in de productiefaciliteiten omdat ze vrij snel worden geconsumeerd. Daarom worden grondstoffen geclassificeerd als onderdeel van de vlottende activa, niet als vaste activa.

Aan de andere kant hebben robotarmen die worden gebruikt voor het assembleren van auto's, het land waarop de fabriek is gebouwd en de fabrieksstructuur die erop is gebouwd, allemaal een lange verwachte levensduur. We kunnen ze dus classificeren als vaste activa.

Wat is beheer van vaste activa?

Vaste activa worden aangekocht met een grote kapitaalinvestering. Het verlengen van de gebruiksduur van dergelijke activa maakt deel uit van een voorzichtige financiële planning. Vast beheer van activa (vaak afgekort als FAM) is de discipline die vaste activa volgt, beheert, bewaakt en onderhoudt.

Vroeger was het beheer van vaste activa afhankelijk van fysieke archivering en papieren sporen. Dit was omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig. Tegenwoordig worden verschillende softwaretools gebruikt om het traceren en onderhouden van bedrijfsmiddelen te stroomlijnen.

De belangrijkste doelstellingen van beheer van vaste activa zijn:

• Vaste activa bijhouden . Gebruikt in de financiële boekhouding om de activaadministratie en de balans up-to-date te houden. Dit is erg belangrijk voor budgettering, prognoses en afschrijvingsberekeningen van activa.
• Diefstaldetectie en -preventie . Vaste activa zijn duur, dus diefstal is vaak een levensvatbaar probleem. Dit is een van de redenen waarom oplossingen voor het beheer van vaste activa specifieke functies voor het volgen van activa bieden om de locatie van activa te bewaken.
• Behoud van optimale werkomstandigheden door proactieve onderhoudsschema's . Een belangrijk onderdeel van het beheer van vaste activa is het in goede operationele staat houden van de activa. Regelmatig onderhoud is nodig om onverwachte storingen te voorkomen die de levensduur van activa verkorten en operationele problemen veroorzaken.
• De uptime van de machine verhogen . Door machinestoringen te voorkomen met proactieve acties wordt de uitvaltijd van de machine verminderd en de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de machine verbeterd.
• Verbetering van de gebruiksratio's van activa . Regelmatige bewaking van bedrijfsmiddelen waarschuwt het management voor onderbenutting van de machine en prestatieproblemen. Op deze manier kunnen vroegtijdige corrigerende maatregelen worden genomen om de OEE en het gebruik van activa te verhogen.
• Levensduur van activa verlengen . Constante monitoring en onderhoud helpen om de activa in goede staat te houden. Het vermijden van machinestoringen en andere catastrofale incidenten zal de levensduur van vaste activa verlengen.

Goed voor dure activa zorgen, leidt tot een lagere omloopsnelheid van activa en minder frequente behoefte aan kapitaaluitgaven. Het is moeilijk om daar nee tegen te zeggen.

Veelvoorkomende FAM-uitdagingen

Beheer van vaste activa moet bepaalde obstakels overwinnen om effectief te zijn. Veelvoorkomende uitdagingen op de plantflor zijn:

• Handmatige fouten (zoals fouten bij het invoeren van gegevens) kunnen het moeilijk maken om informatie over activa nauwkeurig te controleren en bij te houden.
• De informatiestroom moet door verschillende afdelingen gaan. Dit kan de besluitvorming aanzienlijk vertragen.
• Cyberbeveiligingsbedreigingen vormen een risico voor elk digitaal systeem. Kritieke infrastructuur wordt de laatste tijd regelmatig aangevallen door cybersecurity. Het is essentieel om de beste procedures voor gegevensbeveiliging te volgen en betrouwbare softwareleveranciers te gebruiken.
• Het verzamelen van gegevens en het genereren van bruikbare rapporten kan een uitdaging zijn als de organisatie bedrijfsmiddelen beheert met meerdere apps of afhankelijk is van spreadsheets en papieren documenten.
• Voorraadbeheer voor een groot aantal activa is allesbehalve eenvoudig. Hoewel het geen kernonderdeel is van het beheer van vaste activa, is het bijhouden van voorraad vaak een aanvulling op het bijhouden van vaste activa.
• Het bijhouden van een groot aantal activa in een grote organisatie genereert grote hoeveelheden gegevens. Het opslaan, beheren en analyseren van ‘big data’ vereist goed databeheer.

Hier is goed nieuws. Al deze potentiële problemen kunnen worden voorkomen door de juiste software te implementeren en door best practices te volgen.

Vaste best practices voor activabeheer

Om de meeste waarde uit vaste activa te halen, moet u de best practices uit de branche volgen. Ze zullen helpen om belangrijke doelen te bereiken met minder weerstand.

1) Definieer projectgrenzen

Een industriële onderneming kan een enorm aantal vaste activa hebben. Elk van hen kan worden gevolgd en gecontroleerd via verschillende parameters. Het bijhouden van elk datapunt kan contraproductief worden vanwege de grote hoeveelheid gegenereerde data.

Om dit te vermijden, moet de reikwijdte van het project voor het beheer van vaste activa vóór de planningsfase worden vastgelegd. Onbegrensde plannen zullen nooit eindigende projecten blijken te zijn met enorme kostenoverschrijdingen, die heel weinig opleveren.

2) Stel de opdrachtketen in

Ook bij het gebruik van software moet er iemand aan het roer staan. De verantwoordelijkheid voor het volgen en monitoren moet worden toegewezen met goed gedefinieerde, meetbare statistieken.

De operations/assetmanager die verantwoordelijk is voor het beheer van vaste activa selecteert de activa die moeten worden gevolgd. Uiteraard zal er, op basis van de organisatiestructuur, ander personeel zijn om plannen en programma's voor het onderhoud van activa te ondersteunen en uit te voeren.

De verdeling van verantwoordelijkheden tussen de verschillende teamleden en afdelingen moet worden vastgesteld met een goed gedefinieerde commandostructuur.

3) Implementeer de juiste tagging en tracking

Het volgen van activa is een van de belangrijkste functies van het beheer van vaste activa. Elke organisatie heeft specifieke uitdagingen die moeten worden aangepakt.

Denk aan een bedrijfsvoering waarbij vaste activa vaak naar afgelegen locaties moeten worden getransporteerd. Dergelijke locaties hebben mogelijk geen netwerkdekking om trackinginformatie te verzenden. Wagenparkbeheerders zullen vaak hun toevlucht nemen tot GPS-trackingapparatuur om de zichtbaarheid van activa in afgelegen gebieden te behouden.

Naast GPS kunnen locatietracking en identificatie van activa worden gedaan via Bluetooth, RFID en activatags (barcodes; QR-codes).

Implementatie, zonder een goede trackingmethodologie, is een verspilling van moeite, tijd en kapitaal.

4) Schakel spookactiva uit

Activa die onbruikbaar zijn geworden of niet eens fysiek bestaan, maar nog wel in het activaregister staan, worden spookactiva genoemd.

Het in boeken houden van spookactiva heeft negatieve financiële implicaties. Onroerende voorheffing, verzekeringspremies, enz., zullen moeten worden betaald als ze nog steeds in de boeken worden bijgehouden. Ze vertekenen de ondernemingswaarde in de jaarrekening.

Bedrijven moeten af ​​en toe fysieke audits van hun activa uitvoeren om spookactiva te vinden en te elimineren.

5) Implementeer software voor het beheer van vaste activa

Digitale tools maken het beheer van vaste activa zo veel eenvoudiger. De aanschaf van geschikte software is echter ook een investering op lange termijn. Het kan niet zomaar worden opgegeven. De selectie van de software moet gebeuren op basis van een zorgvuldige analyse van de behoeften en het budget van de organisatie.

Belangrijkste overwegingen die een rol spelen bij het kiezen van het softwareselectieproces:

• De kosten van de software (en hardware waarmee verbinding wordt gemaakt) moeten passen binnen het operationele budget en een geschikt betalingsmodel bieden (dat kan variëren van eenmalige betalingen tot maandelijkse/jaarlijkse abonnementen).
• Softwareleveranciers die sterke technische ondersteuning en klantenondersteuning bieden, zijn altijd een veiligere keuze.
• De functionaliteit van de geselecteerde oplossing moet overeenkomen met uw specifieke vereisten.
• Ga met een leverancier die regelmatige updates en beveiligingspatches garandeert.
• Vraag naar implementatie-opties. De meeste leveranciers bieden cloudgebaseerde oplossingen, maar sommige staan ​​ook open voor installaties op locatie.

Een beheersysteem voor vaste activa kan helpen bij het automatiseren van belangrijke delen van uw workflows voor het beheer van vaste activa. Automatisering vermindert het aantal medewerkers dat nodig is om fysieke activa te beheren en verlaagt de bijbehorende overheadkosten.

6) Aanvullende tips en praktijken

Naast de praktijken die in de vorige sectie zijn genoemd, zijn er nog andere voordelige FAM-praktijken om te overwegen:

• Maak optimaal gebruik van financiële afschrijvingen om belastingen en verzekeringspremies te verlagen.
• Voldoe aan alle noodzakelijke voorschriften, inclusief voorschriften voor gegevensbeveiliging.
• Vermijd het gebruik van spreadsheets om te taggen en bij te houden. Het is een oefening vol fouten die meer kwaad dan goed doet.
• De aankoop en aanschaf van nieuwe vaste activa moet worden genomen na het overwegen van de meest voordelige timing vanuit financieel oogpunt.

Als u al deze dingen goed doet, is dit enorm nuttig voor het algemene beheer van bedrijfsactiva (EAM) en het voorraadbeheer van activa.

Gebruik CMMS als uw software voor het beheer van vaste activa

Moderne CMMS-oplossingen kunnen al uw behoeften op het gebied van beheer van vaste activa dekken. Hiermee kunt u:

• maak en update eenvoudig uw activaregister
• maak verbinding met GPS-trackers en gebruik Bluetooth en streepjescodes om meerdere opties voor het volgen van activa te vergemakkelijken
• verbind met conditiebewakingsapparatuur om de conditie en prestaties van de apparatuur in realtime te volgen
• alle onderhouds- en reparatiewerkzaamheden en middelen (gereedschap, onderdelen, arbeid) plannen en coördineren om activa in optimale staat te houden
• een enorme hoeveelheid activagegevens bijhouden om bruikbare rapporten te genereren en activagerelateerde kosten te beheersen

Als kers op de taart:CMMS-oplossingen zoals Limble kan ook worden geïntegreerd met populaire ERP- en SAP-oplossingen. Het kan een belangrijke vereiste zijn voor ondernemingen die een onbelemmerde gegevensstroom over alle afdelingen willen garanderen.

Vast beheer van activa op automatische piloot

Vaste activa hebben een lange levensduur en vereisen vaak grote investeringen. Een efficiënt beheer van de activa is vereist om het maximale rendement uit uw vaste activa te halen.

Tegenwoordig wordt het beheer van vaste activa eenvoudiger met behulp van schaalbare softwareoplossingen.

Toch moeten organisaties best practices voor het beheer van vaste activa implementeren en volgen. Het is de enige manier om een ​​soepele bedrijfsvoering te garanderen, de operationele kosten te minimaliseren, de uitvaltijd van apparatuur te verminderen en de algehele bedrijfsproductiviteit te verbeteren.