Potlood kloppen:wanneer een gezonde scorekaart te mooi is om waar te zijn

Laten we eerlijk zijn, iedereen bezuinigt van tijd tot tijd. Het kan geweldig zijn om een ​​taak te dumpen die geen waarde toevoegt of te veel van uw kostbare tijd in beslag neemt. Als het echter om onderhoudswerkzaamheden gaat, kan het proberen om dagelijkse taken te omzeilen een serieuze moersleutel zijn. Helaas is smeedwerk zo gewoon geworden in de onderhoudswereld dat het zijn eigen bijnaam heeft verdiend:Pencil whipping. Vandaag bekijken we waarom het gebeurt, waarom het een probleem is en welke hulpmiddelen kunnen worden gebruikt om het te bestrijden.

Wat is potloodkloppen?

Simpel gezegd, potloodkloppen verwijst naar het aftekenen van werk dat nooit echt is voltooid, of dat nu een inspectie, een PM of een kwaliteitscontrole is - alles dat bedoeld is om een ​​mogelijke storing te voorkomen. Het opkloppen van potlood vindt meestal plaats op het niveau van de technicus, en hoewel het op het eerste gezicht een kwestie van luiheid lijkt, zijn er in feite veel redenen waarom het potlood op het werk zou kunnen worden geslagen.

Redenen voor het kloppen van potlood

1. Te veel taken, te weinig technici

De ideale onderhoudscyclus bestaat uit vier fasen:plannen, doen, controleren en handelen. Plannen en doen verwijzen naar het plannen en voltooien van taken, en controleren en handelen verwijzen naar het analyseren van het werk dat is gedaan en het maken van verbeteringen op basis van de resultaten van die controles.

In een perfecte wereld wordt al het geplande onderhoud dat is voltooid achteraf geëvalueerd om er zeker van te zijn dat het correct is uitgevoerd en het beoogde resultaat heeft behaald. Onderhoudsmanagers kunnen de resultaten van die analyse vervolgens gebruiken om het onderhoud de volgende keer beter te plannen.

Natuurlijk is geen enkele onderhoudsoperatie perfect. In de echte wereld kunnen technici overweldigd raken door de enorme hoeveelheid taken die ze moeten voltooien, en managers zijn te vastgelopen door papierwerk en andere administratieve taken om het PM-schema goed te kunnen controleren en aanpassen. Dit is waar het kloppen met potlood vaak begint. Zonder PM-optimalisatie kan het bereik snel oplopen en kunnen dingen uit de hand lopen, waardoor zowel technici als managers het gevoel hebben dat het gemakkelijker is om te zeggen dat het werk is voltooid, zelfs als dat niet het geval was.

2. Technici missen het punt

Als er een taak is die een technicus moet voltooien, moeten ze goed weten waarom die taak moet worden voltooid. Er zijn echter twee gevallen waarin technici die verbinding niet kunnen maken.

Het eerste geval doet zich voor wanneer van een technicus wordt verwacht dat hij een inspectie voltooit als onderdeel van een taak voor conditiebewaking. Het doel van condition-based monitoring is om tijd vrij te maken die doorgaans wordt besteed aan preventieve reparaties of vervangingen. Als een technicus echter inspecties uitvoert als onderdeel van een op conditie gebaseerde strategie en die inspecties elke keer slagen, kunnen ze gewoon helemaal stoppen met die inspectie, omdat ze denken dat het een nutteloze taak is. Het is belangrijk om het P-F-interval te gebruiken om de goede plek te vinden waar een inspectie vaak genoeg zal mislukken, zodat een technicus denkt dat het een doelgerichte taak is om te voltooien.

Een andere reden waarom een ​​technicus het nut van het voltooien van een taak misschien niet inziet, is simpelweg omdat de reden voor de taak niet effectief door het management aan hen is gecommuniceerd. Zoals we eerder al zeiden, moeten uw technici weten waarom ze de taken uitvoeren die ze moeten uitvoeren. Als het management niet effectief communiceert waarom iets moet worden gedaan, en er geen duidelijke consequentie lijkt te zijn aan het niet voltooien van die taak, kan het met het potlood worden geslagen.

3. Er is druk om de statistieken te verbeteren, zonder echt plan voor verbetering

De onderhoudswereld wordt geregeerd door metrische gegevens - het is hoe een organisatie weet dat het verbeteringen aanbrengt (of niet aanbrengt). Maar, zoals Fiix Solutions Engineer Leader Stuart Fergusson onlangs besprak in de Rooted in Reliability-podcast, wanneer een organisatie cijfers voorrang geeft boven de dagelijkse realiteit van hun werknemers, zal er met potlood worden geklopt om het management tevreden te houden.

Zoals Fergusson zei tijdens zijn podcast-optreden:"Het kloppen van potlood komt altijd uit in achterblijvende statistieken." Ter verduidelijking:achterblijvende statistieken zijn de bredere, grotere statistieken die als langetermijndoelen voor het team werken. Als een organisatie onrealistische doelen stelt voor achterblijvende metrieken, heeft dit gevolgen voor het werk dat van invloed is op toonaangevende (dagelijkse) meetwaarden. Als de metrische doelen onbereikbaar of overweldigend zijn voor technici, kunnen taken met een potlood worden opgeklopt om de schijn op te houden.

De rode draad:een cultuurprobleem

Er zijn een aantal verschillende redenen waarom iets met een potlood kan worden geslagen, maar elk wijst op hetzelfde kernprobleem:een cultuurprobleem. Of het werk nu wordt afgetekend omdat technici overweldigd zijn of omdat ze het nut niet inzien, de verantwoordelijkheid ligt bij het management om het belang en de drijfveer achter het werk te communiceren. Er moeten ook processen worden ingevoerd die ervoor zorgen dat technici werk doen dat noodzakelijk, waardetoevoegend en beheersbaar is.

Hoe het kloppen van potlood te voorkomen

Het kloppen met potlood komt alleen voor op plaatsen waar het de kans heeft om te gedijen. Gelukkig zijn er een aantal oplossingen die een organisatie kan gebruiken om het op afstand te houden.

Ten eerste is het essentieel om stappen te ondernemen om een ​​cultuur van transparantie en wederzijds respect tussen technici en management te bevorderen. Dit betekent het creëren en behouden van een sfeer waarin technici zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en zorgen te uiten. Het betekent ook dat er een vertrouwensomgeving moet worden gecreëerd waarin technici het gevoel hebben dat hun zorgen worden gehoord en aangepakt.

Onderhoudsbeheersoftware is ook een geweldige oplossing voor het creëren van verantwoordelijkheid op alle niveaus. Het gebruik van een CMMS om werk te plannen en bij te houden, geeft onderhoudsmanagers een nauwkeuriger beeld van hoeveel taken ze daadwerkelijk plannen en of het een redelijk bedrag is om toe te wijzen. Verder biedt het hebben van een dashboard met een snel overzicht van KPI's een veel beter inzicht in wat er werkelijk aan de hand is, zodat managers hun werk beter kunnen plannen en dagelijkse beslissingen kunnen nemen die deze statistieken ondersteunen.

Voor technici die een CMMS-app op hun mobiele apparaat hebben waarmee ze het werk kunnen volgen terwijl ze klaar zijn, is het moeilijker om een ​​potlood te schrijven omdat ze gegevens moeten invoeren, zoals gebruikte onderdelen en wanneer de werkorder is gestart en voltooid. Bovendien geeft de mogelijkheid om opmerkingen aan een inspectie toe te voegen via een CMMS technici een onmiddellijke manier van feedback waar de volgende stappen duidelijk worden gecommuniceerd.

Het toevoegen van meldingen via een CMMS aan activa die essentieel zijn voor de werking van uw organisatie, voegt een niveau van transparantie toe rond elke werkorder die op dat middel wordt uitgevoerd. Bovendien geeft de mogelijkheid om gebruikershandleidingen toe te voegen aan een CMMS elke technicus de informatie die ze nodig hebben om elke taak op een activum uit te voeren.

Waar het op neerkomt:verantwoordelijkheid van bovenaf creëren

Zoals je kunt zien, is het kloppen met potlood zelden het probleem en meestal een symptoom van een groter cultureel probleem. Door ervoor te zorgen dat de juiste cultuur en hulpmiddelen aanwezig zijn, helpt dit om potloodkloppingen te voorkomen.