IT Asset Management uitgelegd:doel, voordelen en best practices

Marktbeheerder voor vaste activa

Inhoudsopgave

• Wat is IT-activabeheer?
• Soorten IT-middelen
• Waarom IT-activabeheer belangrijk is?
• 8 best practices voor IT-activabeheer
• De sleutel tot ITAM-succes? Duurzame etiketten
• Veelgestelde vragen

Belangrijkste afhaalmaaltijden

IT-middelenbeheer is een hulpmiddel dat organisaties gebruiken om hun IT-middelen te beheren, van aanschaf tot verwijdering. Het doel is om de waarde van deze assets te maximaliseren en ze tegelijkertijd te beheren op een manier die aansluit bij de organisatiedoelen, zoals operationele efficiëntie en compliance.

Technologie ligt ten grondslag aan vrijwel elk aspect van een moderne organisatie. Of het nu gaat om digitale software of om fysieke activa zoals desktopcomputers, uw organisatie vertrouwt op IT-middelen om productief en efficiënt te blijven.

Het beheren van uw technologiemiddelen kan echter complex zijn, vooral voor grotere organisaties.

Om gelijke tred te houden met de groeiende schaal van deze technologie investeren steeds meer bedrijven in IT-activabeheer (ITAM)-oplossingen. Deze technologie volgt en beheert alle digitale en fysieke IT-middelen op één plek, waardoor leiders ongeëvenaard inzicht krijgen in hun gebruiksstatistieken, kosten, compliance en meer.

De aanpak en software-installatie van uw organisatie hebben een enorme impact op het succes van uw algehele aanpak van IT-activabeheer. In deze gids leggen we uit welke voordelen IT-activabeheer voor organisaties heeft en delen we best practices voor het mobiliseren van ITAM-technologie.

Afbeelding door Jonathan Borba van Pexels

IT Asset Management (ITAM) is een strategie voor het volgen van alle fysieke en digitale IT-middelen op één plek. ITAM helpt organisaties een accuraat overzicht te krijgen van de levenscycluskosten van technologische assets, zodat ze de waarde van hun investeringen in IT-hardware en -software kunnen maximaliseren.

In plaats van hardware te beheren in spreadsheets of papieren in- en uitchecklogboeken, maakt ITAM-software het gemakkelijk om alle middelen op één plek bij te houden en hun gebruiksgegevens te monitoren.

ITAM houdt niet alleen activa bij. Het ondersteunt ook:

• Inkoop van technologie
• Risicoreductie
• Licenties
• Levenscyclusbeheer
• Onderhoud en upgrades

Kostenbeheer is zeker een pluspunt, maar het uiteindelijke doel van ITAM is om organisaties te helpen hun IT-middelen effectief, legaal en efficiënt in te zetten. Met de juiste opzet vermindert ITAM de downtime en verhoogt de productiviteit van de organisatie.

Bekijk de onderstaande video voor meer informatie over ITAM:

Wilt u een GRATIS checklist voor het taggen en volgen van activa?

Klik op de onderstaande knop om een gratis pdf te ontvangen van onze checklist voor activabeheer, die de cruciale vragen bevat die u voor elk taggingproject moet beantwoorden, evenals belangrijke taggingtips, zodat u uw assetmanagementsysteem sneller aan de slag kunt krijgen.

Ontvang de checklist ›

Soorten IT-middelen

Software voor IT-activabeheer verdeelt activa over het algemeen in twee categorieën:digitaal en fysiek. U heeft beide nodig om productief te blijven, maar de manier waarop u deze activa bijhoudt in een ITAM-oplossing zal verschillen.

Fysieke IT-middelen zijn tastbare items die u kunt aanraken. Deze activa maken deel uit van uw technologie-infrastructuur en omvatten activa zoals:

• Hardware: Dit omvat computers, servers, netwerkapparatuur en apparaten voor gegevensopslag, zoals externe harde schijven.
• Randapparaten: Deze add-on-apparaten vormen een aanvulling op uw belangrijkste hardware, zoals printers, scanners en monitoren.
• Mobiele apparaten: Steeds meer werknemers werken onderweg, vooral in sectoren als de bouw en opslag. Mobiele items kunnen gemakkelijk kwijtraken, dus volgen steeds meer organisaties smartphones, tablets en draagbare scanners met ITAM-software.
• Datacenterapparatuur: Dit omvat serverracks, koelsystemen en leveranciers van back-upstroom.

De meeste organisaties hebben een oplossing nodig voor het traceren van fysieke activa, omdat deze gemakkelijk kapot kunnen gaan of verloren kunnen gaan. Het is echter net zo belangrijk om ITAM te gebruiken om uw digitale activa bij te houden, waaronder vaak:

• Software: Deze brede categorie omvat besturingssystemen, applicaties en softwaresuites.
• Licenties: Voor de meeste bedrijfssoftware zijn licenties nodig om te kunnen werken. ITAM-systemen houden alle licenties en abonnementen bij voor verschillende softwareproducten en cloudgebaseerde services. Omdat veel organisaties per ongeluk betalen voor licenties die ze niet meer gebruiken, is het bijhouden van deze informatie een goede manier om verspilling te identificeren en geld te besparen.
• Digitale media: Digitale documenten, afbeeldingen en video's kwalificeren als digitaal materiaal, vooral als u op een marketingafdeling of op creatief gebied werkt.

Idealiter zou de ITAM-oplossing van uw organisatie alle IT-middelen moeten volgen. Het volgen van één type en niet de andere kan blinde vlekken creëren die op de lange termijn duurder uitvallen.

Waarom IT-activabeheer belangrijk is?

Afbeelding door Christina van Ontsplashen

IT-activabeheer is van cruciaal belang voor alle organisaties, of u nu een kleine start-up of een multinationale onderneming heeft.

Kostenbesparingen

Je kunt alleen beheren wat je meet, en dat geldt ook voor ITAM. In plaats van te investeren in IT-middelen zonder toezicht, volgt en beheert een ITAM-oplossing de IT-middelen nauwkeurig.

Sommige moderne ITAM-platforms doen zelfs al het beheer voor u via praktische functies zoals machinaal leren en kunstmatige intelligentie.

Met ITAM kunt u voorkomen dat u apparatuur en software te veel koopt of te weinig gebruikt. Het identificeert overbodige of onderbenutte activa die u kunt herverdelen of buiten gebruik stellen om geld te besparen. ITAM maakt het ook veel gemakkelijker om toekomstige IT-uitgaven te voorspellen, waardoor een nauwkeurigere budgettering en financiële planning mogelijk wordt.

Verbeterd compliance- en risicobeheer

Als het gaat om het beheer van gevoelige gegevens die IT-middelen bevatten, zijn volledige traceerbaarheid en naleving van compliancevoorschriften van het grootste belang. Volg deze 10-stappenaanpak bij het plannen van de ontmanteling van datacenterhardware om end-to-end compliance te garanderen:https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY

— Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) 1 december 2023

Naleving is essentieel voor alle bedrijven, maar van cruciaal belang voor sterk gereguleerde sectoren zoals de chemische industrie en de farmaceutische industrie. ITAM houdt alle softwarelicenties, garanties en gerelateerde wettelijke vereisten voor u bij en houdt een nauwkeurige inventaris bij van alle IT-middelen die u kunnen helpen problemen met betrekking tot softwarelicenties te voorkomen.

Effectief activabeheer verbetert ook de beveiligingspositie van uw bedrijf. Als u weet waar al uw bezittingen zich bevinden, is het veel eenvoudiger om ze te beveiligen tegen diefstal of verlies, wat kan leiden tot dure inbreuken op de beveiliging.

ITAM zorgt er ook voor dat alle hardware en software up-to-date zijn en goed worden onderhouden, zodat u beschermd bent tegen evoluerende cyberbedreigingen.

Verbeterde productiviteit en efficiëntie

IT-activabeheer geeft u een duidelijk beeld van de beschikbare middelen om de toewijzing van middelen te verbeteren en werknemers de hulpmiddelen te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen. Op deze manier vermindert ITAM de downtime en verbetert de responstijden, vooral voor IT-gerelateerde problemen.

Bovendien hebben goed beheerde IT-middelen doorgaans een langere levensduur, waardoor de downtime die gepaard gaat met onverwachte storingen en vervangingsopdrachten wordt verminderd.

Langetermijnvoordelen

ITAM maakt uw bedrijf klaar voor succes op de lange termijn. Het biedt waardevolle gegevens over het gebruik van IT-middelen, die u kunt gebruiken om strategische beslissingen te nemen over technologie-investeringen en upgrades.

ITAM maakt het ook gemakkelijker om uw IT-middelen af te stemmen op de missie en langetermijndoelen van uw organisatie, zodat u trouw kunt blijven aan uw missie.

8 best practices voor IT-activabeheer

Foto door Fernando Arcos via Pexels

IT-activabeheer heeft veel voordelen, op voorwaarde dat u een gestructureerd proces volgt om uw bedrijfsmiddelen te maximaliseren. Of u nu een bestaand ITAM-proces heeft of uw eigen proces wilt creëren, volg deze best practices voor het beheer van IT-middelen.

1. Kies software die alles bijhoudt

De meeste moderne oplossingen voor IT-activabeheer volgen zowel digitale als fysieke activa, maar dit is niet altijd het geval. Sommige platforms houden alleen digitale activa bij, zoals licenties, abonnementen en digitale media.

Het volgen van één type asset is nuttig, maar uw organisatie heeft nog steeds hardware zoals computers, servers en netwerkapparatuur nodig om toegang te krijgen tot deze digitale assets. Kies dus voor een ITAM-oplossing die alle typen assets bijhoudt.

2. Stroomlijn voorraadbeheer met technologie

Effectief voorraadbeheer en tracking zijn een must voor ITAM. In plaats van activa handmatig in het systeem in te voeren, kunt u streepjescodelabels of RFID-tags gebruiken om de nauwkeurigheid te vergroten en het hele proces voor het volgen van activa te vereenvoudigen.

Deze opzet zorgt ervoor dat u alle activa bijhoudt, hun status vrijwel in realtime bijwerkt en ze in minder tijd lokaliseert. Intelligente labels maken het ook gemakkelijker om verlies te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen over het gebruik van activa.

3. Account voor apparaatlevenscycli

Geen enkele IT-hardware of -apparaat zal voor altijd overleven, en elk apparaat in uw organisatie zal op een gegeven moment moeten worden afgevoerd. IT-oplossingen voor activabeheer volgen de levenscyclusfase en het gebruik van elke activa, waardoor een meer gepersonaliseerde benadering van activabeheer wordt gehanteerd.

In plaats van apparaten eenvoudigweg op een willekeurige datum uit te zetten, biedt uw ITAM-oplossing op maat gemaakte suggesties voor onderhoud en eventuele verwijdering op basis van daadwerkelijke gebruiksgegevens. Deze inzichten maken het veel gemakkelijker om datagestuurde beslissingen te nemen over wanneer assets moeten worden geüpgraded of buiten gebruik gesteld, waardoor de waarde en het nut ervan op de lange termijn worden geoptimaliseerd.

4. Maak een back-up van ITAM met officieel beleid

Software voor IT-levenscyclusbeheer zal het zware werk voor u doen. Toch is het van cruciaal belang dat u beschikt over een eigen beleid voor het beheer van IT-middelen ter ondersteuning van de software. Op deze manier creëer je beleid dat werkt voor de organisatie, in plaats van simpelweg de regels te volgen die bij de ITAM-software horen.

Elke organisatie is anders, dus het creëren van beleid en het vormgeven van ITAM-software zal betere resultaten opleveren.

Creëer duidelijk beleid voor het onderhouden, upgraden en afvoeren van IT-middelen. Misschien gaat u bijvoorbeeld verder dan het absolute minimum voor de verwijdering van elektronisch afval en creëert u een milieuvriendelijk verwijderingsbeleid om de duurzaamheidsdoelstellingen van uw organisatie te ondersteunen.

5. Gebruik hoogwaardige, duurzame assetlabels

Afbeelding door Christina van Ontsplashen

Sommige labels voor IT-middelen vervagen, vervagen of vallen na verloop van tijd af, wat de nauwkeurigheid van uw ITAM-inspanningen schaadt. Gebruik vanaf het begin duurzame IT-assetlabels om de ITAM-nauwkeurigheid te verbeteren en de hoofdpijn van frequente vervangingen te voorkomen.

De duurzame asset- en beveiligingslabels van Camcode zijn een veerkrachtige optie die beschermt tegen dagelijkse slijtage en omgevingsfactoren zoals hitte of blootstelling aan chemicaliën.

Om het meeste uit uw Camcode-labels te halen, moet u het volgende doen:

• Plaats labels op zichtbare en toegankelijke plaatsen
• Zorg ervoor dat de labels stevig zijn bevestigd met duurzame lijm
• Gebruik streepjescodes of QR-codes voor eenvoudig scannen en volgen

6. Automatiseer wat je kunt

Weinig leiders hebben de tijd of de capaciteit om honderden of zelfs duizenden activa handmatig te beheren. Dit kost niet alleen meer tijd, maar het stelt u ook bloot aan fouten en aansprakelijkheid.

Een geautomatiseerde softwareoplossing bespaart tijd en verbetert de kwaliteit van uw inspanningen voor het volgen van activa.

Eenvoudige, op triggers gebaseerde automatiseringen zullen veel van het werk voor u doen. U kunt bijvoorbeeld een trigger instellen in uw ITAM-software om automatisch een supportticket te openen wanneer de IT-afdeling een asset scant.

Niet alle ITAM-software maakt gebruik van AI, maar dit is een handige functie voor het snel analyseren van gebruiksgegevens en het opsporen van trends. Er moeten maanden aan gegevens worden verzameld om statistisch significante conclusies te kunnen trekken, maar AI-aangedreven ITAM is een tijdbesparende oplossing die vaak beter presteert dan menselijke analisten.

7. Controleer activa regelmatig

Soms komen de gegevens in uw ITAM-software niet overeen met wat er werkelijk op de werkvloer gebeurt. Regelmatige audits garanderen de nauwkeurigheid van de inventarisgegevens, identificeren discrepanties, verbeteren het gebruik van activa en verifiëren de staat van activa.

Regelmatige audits kunnen ook helpen bij compliance en risicobeheer als u zich in een gereguleerd vakgebied bevindt.

8. Integreer ITAM met andere bedrijfssystemen

Hoewel ITAM-oplossingen het beheer van activa zeker kunnen vereenvoudigen, bewaren ze nog steeds uw activagegevens op één plek. Integreer ITAM met uw enterprise resource planning (ERP), human resources management (HRM) en financiële systemen om een completer beeld te krijgen van wat er in uw organisatie gebeurt.

Integratie geeft u een meer holistisch beeld van uw middelen en maakt tegelijkertijd een betere coördinatie tussen verschillende afdelingen mogelijk.

De sleutel tot ITAM-succes? Duurzame etiketten

IT-activabeheer wordt nog belangrijker naarmate organisaties meer tijd en middelen investeren in software en hardware. Effectieve ITAM is niet alleen een noodzaak voor een betere bedrijfsvoering, maar een strategische aanpak die uw organisatie winstgevender en efficiënter maakt.

Door de best practices van ITAM te volgen, kunt u aanzienlijke kostenbesparingen realiseren, de naleving verbeteren en de productiviteit verhogen.

De truc is om de kloof tussen fysieke IT-middelen en uw ITAM-software te overbruggen. De duurzame assetlabels van Camcode zijn speciaal ontworpen om uw assets bij te houden, waardoor labels een onmisbaar hulpmiddel zijn om de nauwkeurigheid en efficiëntie van ITAM te vergroten.

Met een verscheidenheid aan opties om aan de behoeften van uw toepassingen te voldoen, zoals Foil Metalphoto® Labels en oplossingen voor het volgen van IT-middelen die extra veiligheid bieden, zoals Tamper-Evident Polyester Labels, biedt Camcode een robuuste en betrouwbare oplossing voor al uw behoeften op het gebied van het volgen van IT-middelen.

Zie de labels van Camcode in actie:vraag nu een gratis Camcode-labelmonsterpakket aan.

Veelgestelde vragen