IT Asset Management Uitgelegd: Doel, Voordelen en Best Practices

Vaste Activa Mark Manager

Inhoudsopgave

• Wat is IT Asset Management?
• Typen IT Activa
• Waarom IT Asset Management Belangrijk Is?
• 8 IT Asset Management Best Practices
• De Sleutel tot ITAM Succes? Duurzame Labels
• Veelgestelde vragen

Kernpunt

IT asset management is een tool die organisaties gebruiken om hun IT-activa te beheren van inkoop tot afstoting. Het doel is om de waarde van deze activa te maximaliseren terwijl ze op een manier worden beheerd die afgestemd is op organisatiedoelen, zoals operationele efficiëntie en compliance.

Technologie ondersteunt bijna elk aspect van een moderne organisatie. Of het nu digitale software is of een fysiek asset zoals desktopcomputers, uw organisatie is afhankelijk van IT-activa om productief en efficiënt te blijven.

Echter, uw technologie-activa beheren kan complex zijn, met name voor grotere organisaties.

Om bij te blijven met de groeiende schaal van deze technologie, investeren meer bedrijven in IT asset management (ITAM) oplossingen. Deze technologie trackt en beheert alle digitale en fysieke IT-activa op één plek, wat leiders ongekende zichtbaarheid geeft in hun gebruiksmeldingen, kosten, compliance en meer.

De aanpak en softwareopzet van uw organisatie hebben een enorme impact op het succes van uw algehele IT asset management benadering. In deze gids leggen we uit hoe IT asset management organisaties ten goede komt en delen best practices voor het mobiliseren van ITAM-technologie.

Afbeelding door Jonathan Borba van Pexels

IT asset management (ITAM) is een strategie voor het bijhouden van alle fysieke en digitale IT-activa op één plek. ITAM helpt organisaties een nauwkeurige rekening te krijgen van technologie-asset levenscycluskosten om de waarde van hun investeringen in IT-hardware en -software te maximaliseren.

In plaats van hardware in spreadsheets of papier-gebaseerde in-/uitchecklogboeken te beheren, maakt ITAM-software het gemakkelijk om alle activa op één plek te tracken en hun gebruikdata te monitoren.

ITAM trackt niet alleen activa. Het ondersteunt ook:

• Technologie-inkoop
• Risicoreductie
• Licentieverlening
• Levenscyclusmanagement
• Onderhoud en upgrades

Kostenbeheer is zeker een plus, maar het ultieme doel van ITAM is om organisaties te helpen hun IT-activa effectief, legaal en efficiënt te benutten. Met de juiste opzet reduceert ITAM downtime en boost organisatorische productiviteit.

Bekijk de onderstaande video om meer te leren over ITAM:

Wilt u een GRATIS Asset Tagging & Tracking Checklist?

Klik op de onderstaande knop om een gratis PDF van onze Asset Management Checklist te ontvangen, die de kritische vragen bevat die beantwoord moeten worden voor elk taggingproject, alsmede sleuteltaggingtips, zodat u uw asset managementsysteem sneller kunt opstarten.

Download de Checklist ›

Typen IT Activa

IT asset management software verdeelt activa doorgaans in twee categorieën: digitaal en fysiek. U hebt beide nodig om productief te blijven, maar hoe u deze activa in een ITAM-oplossing trackt zal verschillen.

Fysieke IT-activa zijn tastbare items die u kunt aanraken. Deze activa zijn onderdeel van uw technologie-infrastructuur en omvatten activa zoals:

• Hardware: Dit omvat computers, servers, netwerkapparatuur en dataopslagapparaten zoals externe harde schijven.
• Perifere apparaten: Deze add-on apparaten complementeren uw hoofhardware, zoals printers, scanners en monitors.
• Mobiele apparaten: Meer werknemers werken op de go, met name in industrieën zoals bouw en magazijnen. Mobiele items kunnen gemakkelijk verdwijnen, dus meer organisaties tracken smartphones, tablets en draagbare scanners met ITAM-software.
• Datacenterapparatuur: Dit omvat serverracks, koelsystemen en backup-stroomleveranciers.

Meeste organisaties hebben een oplossing nodig voor het tracken van fysieke activa omdat het gemakkelijk is voor ze om te breken of te verdwijnen. Echter, het is net zo belangrijk om ITAM te gebruiken om uw digitale activa te tracken, wat vaak omvat:

• Software: Deze brede categorie omvat besturingssystemen, applicaties en software suites.
• Licenties: Meeste bedrijfssoftware vereist licenties om te opereren. ITAM-systemen tracken alle licenties en abonnementen voor diverse softwareproducten en cloud-based diensten. Aangezien veel organisaties per ongeluk betalen voor licenties die ze niet meer gebruiken, is het tracken van deze informatie een geweldige manier om verspilling te identificeren en geld te besparen.
• Digitale media: Digitale documenten, afbeeldingen en video's kwalificeren als digitale activa, met name als u in een marketingafdeling of creatief veld werkt.

Ideaal zou uw organisatie's ITAM-oplossing alle IT-activa moeten tracken. Eén type tracken en de anderen niet kan blinde vlekken creëren die op de lange termijn meer kosten.

Waarom IT Asset Management Belangrijk Is?

Afbeelding door Christina van Unsplash

Kostenbesparing

U kunt alleen managen wat u meet, wat geldt voor ITAM. In plaats van te investeren in IT-activa met nul oversight, trackt en beheert een ITAM-oplossing IT-activa nauwkeurig.

Sommige moderne ITAM-platforms zullen zelfs al het management voor u doen via hands-off features zoals machine learning en kunstmatige intelligentie.

Met ITAM kunt u overkopen of onderbenutten van apparatuur en software vermijden. Het identificeert redundante of onderbenutte activa die u kunt heralloceren of buitenspel zetten om geld te besparen. ITAM maakt het ook veel gemakkelijker om toekomstige IT-uitgaven te voorspellen, wat nauwkeurigere budgettering en financiële planning toelaat.

Verbeterde Compliance en Risicobeheer

Wanneer het gaat om het beheren van gevoelige data dragende IT-activa, zijn complete traceerbaarheid en naleving van compliance-regelgeving van vitaal belang. Volg deze 10-stappen benadering bij het plannen van datacenter hardware decommissioning om end-to-end compliance te waarborgen: https://t.co/Sk1hovRa1Q #itad

— Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) December 1, 2023

Compliance is essentieel voor alle bedrijven, maar cruciaal voor sterk geregelde industrieën zoals chemische productie en farmaceutica. ITAM trackt alle softwarelicenties, garanties en gerelateerde regelgevende eisen voor u, wat een nauwkeurige inventaris van alle IT-activa handhaaft die u kan helpen kwesties gerelateerd aan softwarelicentieverlening te vermijden.

Effectief asset management verbetert ook de beveiligingshouding van uw bedrijf. Wanneer u weet waar al uw activa zijn, is het veel gemakkelijker om ze te beveiligen tegen diefstal of verlies, wat kan leiden tot dure beveiligingsinbreuken.

ITAM zorgt er ook voor dat alle hardware en software up-to-date en correct onderhouden zijn, wat beschermt tegen evoluerende cybersecurity-dreigingen.

Verbeterde Productiviteit en Efficiëntie

IT asset management geeft u een duidelijk overzicht van beschikbare activa om middelenallocatie te verbeteren en werknemers de tools te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen. Op deze manier reduceert ITAM downtime en verbetert responstijden, met name voor IT-gerelateerde kwesties.

Bovendien neigen goed beheerde IT-activa ertoe langere levensduren te hebben, wat de downtime reduceert die komt met onverwachte storingen en vervangingsorders.

Lange-termijn Voordelen

ITAM zet uw bedrijf op voor succes in de lange termijn. Het levert waardevolle data over IT-assetgebruik, wat u kunt gebruiken om strategische beslissingen te nemen over technologie-investeringen en upgrades.

ITAM maakt het ook gemakkelijker om uw IT-activa af te stemmen op de missie en lange-termijndoelen van uw organisatie, wat u helpt trouw te blijven aan uw missie.

8 IT Asset Management Best Practices

Foto door Fernando Arcos via Pexels

IT asset management heeft veel voordelen, mits u een gestructureerd proces volgt voor het maximaliseren van uw activa. Of u nu een bestaand ITAM-proces heeft of uw eigen wilt creëren vanaf nul, volg deze best practices voor IT asset management.

1. Kies Software die Alles Trackt

Meeste moderne IT asset management oplossingen tracken zowel digitale als fysieke activa, maar dit is niet altijd het geval. Sommige platforms tracken alleen digitale activa zoals licenties, abonnementen en digitale media.

Eén type asset tracken is nuttig, maar uw organisatie heeft nog steeds hardware zoals computers, servers en netwerkapparatuur nodig om toegang te krijgen tot deze digitale activa, dus ga voor een ITAM-oplossing die alle assettypes trackt.

2. Inventarisbeheer Stroomlijnen met Technologie

Effectief inventarisbeheer en tracking zijn een must voor ITAM. In plaats van activa handmatig in het systeem in te voeren, gebruik barcodelabels of RFID-tags om nauwkeurigheid te verbeteren en het hele asset trackingproces te vereenvoudigen.

Deze opzet zorgt ervoor dat u alle activa account, hun statussen in near real-time bijwerkt en ze in minder tijd localiseert. Intelligente labels maken het ook gemakkelijker om verlies te identificeren en geïnformeerde beslissingen over assetgebruik te nemen.

3. Rekening Houden met Apparaatlevenscycli

Geen IT-hardware of apparaat zal voor eeuwig overleven, en elk stuk apparatuur in uw organisatie zal op een gegeven moment afstoting nodig hebben. IT asset management oplossingen tracken elk asset's levenscyclusfase en gebruik, wat een meer gepersonaliseerde benadering tot asset management inneemt.

In plaats van apparatuur simpelweg op een willekeurige datum te sunsetten, zal uw ITAM-oplossing aangepaste suggesties bieden voor onderhoud en eventuele afstoting gebaseerd op actueel gebruik. Deze inzichten maken het veel gemakkelijker om data-gedreven beslissingen te nemen over wanneer te upgraden of te pensioneren, wat de lange-termijn waarde en bruikbaarheid optimaliseert.

4. ITAM Ondersteunen met Officiële Beleidsregels

IT levenscyclusmanagement software zal veel van het zware werk voor u doen. Toch is het kritiek om uw eigen IT asset management beleidsregels te hebben die de software ondersteunen. Op deze manier creëert u beleidsregels die voor de organisatie werken in plaats van simpelweg de regels te volgen die bij de ITAM-software horen.

Elke organisatie is anders, dus beleidsregels creëren en ITAM-software vormgeven om ze te passen zal betere resultaten opleveren.

Creëer duidelijke beleidsregels voor het onderhouden, upgraden en afstoten van IT-activa. Bijvoorbeeld, misschien gaat u verder dan de basisvereisten voor e-waste afstoting en creëert u eco-friendly afstotingsbeleid om de duurzaamheidsdoelen van uw organisatie te ondersteunen.

5. Hoogwaardige, Duurzame Asset Labels Gebruiken

Afbeelding door Christina van Unsplash

Sommige IT-assetlabels vervagen, wrijven af of vallen af in de loop van de tijd, wat de nauwkeurigheid van uw ITAM-inspanningen schaadt. Gebruik duurzame IT-assetlabels van het begin af aan om ITAM-nauwkeurigheid te verbeteren en de hoofdpijn van frequente vervangingen te vermijden.

Camcode's duurzame assetlabels en beveiligingslabels zijn een veerkrachtige optie die beschermt tegen alledaagse slijtage en omgevingsfactoren zoals hitte of chemische blootstelling.

Om het meest uit uw Camcode-labels te halen, zorg ervoor dat u:

• Labels plaatst in zichtbare en toegankelijke gebieden
• Zorgt dat de labels veilig bevestigd zijn met duurzame lijm
• Barcodes of QR-codes incorporeert voor gemakkelijk scannen en tracken

6. Automatiseer Wat U Kunt

Weinig leiders hebben de tijd of capaciteit om honderden of zelfs duizenden activa handmatig te beheren. Niet alleen duurt dit langer, maar het opent u ook voor fouten en aansprakelijkheid.

Een geautomatiseerde softwareoplossing bespaart tijd en verbetert de kwaliteit van uw asset trackinginspanningen.

Eenvoudige trigger-gebaseerde automatiseringen zullen veel van het werk voor u doen. Bijvoorbeeld, kunt u een trigger instellen in uw ITAM-software om automatisch een support ticket te openen wanneer de IT-afdeling een asset scant.

Niet alle ITAM-software benut AI, maar dit is een nuttige functie voor het snel analyseren van gebruikdata en trends spotten. Het heeft diverse maanden aan data nodig om statistisch significante conclusies te trekken, maar AI-aangedreven ITAM is een tijdbesparende oplossing die vaak menselijke analisten overtreft.

7. Activa Regelmatig Auditen

Soms zal de data in uw ITAM-software niet overeenkomen met wat er echt op de werkvloer gebeurt. Regelmatige audits waarborgen de nauwkeurigheid van inventarisrecords, identificeren discrepanties, verbeteren assetgebruik en verifiëren de conditie van activa.

Frequente audits kunnen ook helpen met compliance en risicobeheer als u in een gereguleerd veld zit.

8. ITAM Integreren met Andere Zakelijke Systemen

Terwijl ITAM-oplossingen zeker asset management kunnen vereenvoudigen, siloën ze uw assetdata nog steeds op één plek. Integreer ITAM met uw enterprise resource planning (ERP), human resources management (HRM) en financiële systemen om een completer beeld te krijgen van wat er in uw organisatie gebeurt.

Integratie geeft u een meer holistisch beeld van uw hulpbronnen tijdens het faciliteren van betere coördinatie tussen verschillende afdelingen.

De Sleutel tot ITAM Succes? Duurzame Labels

IT asset management wordt nog belangrijker naarmate organisaties meer tijd en middelen investeren in software en hardware. Effectief ITAM is niet alleen een noodzaak voor betere operaties, maar een strategische benadering die uw organisatie winstgevender en efficiënter maakt.

Door ITAM best practices te volgen, kunt u significante kostenbesparingen behalen, compliance verbeteren en productiviteit boosten.

De truc is het overbruggen van de kloof tussen fysieke IT-activa en uw ITAM-software. Camcode's duurzame assetlabels zijn specifiek ontworpen om mee te gaan met uw activa, wat labels een onmisbaar hulpmiddel maakt voor het boosten van ITAM-nauwkeurigheid en efficiëntie.

Met een verscheidenheid aan opties om aan uw toepassingsbehoeftes te voldoen, zoals Foil Metalphoto® Labels en IT asset tracking oplossingen die extra beveiliging bieden, zoals Tamper-Evident Polyester Labels, biedt Camcode een robuuste en betrouwbare oplossing voor al uw IT asset tracking behoeften.

Zie Camcode's labels in actie: vraag nu een gratis Camcode-labelsteekproefkit aan.

Veelgestelde Vragen