De ultieme FRACAS-gids: Storingen rapporteren, analyseren en corrigeren

Je doel is assets en equipment zo efficiënt mogelijk draaiend te houden, en de beste manier om dat te doen is problemen zo vroeg mogelijk vinden en oplossen. Preventief onderhoud is een geweldige manier om problemen te vinden.

Maar om problemen systematisch op te lossen, heb je een Failure Reporting, Analysis, and Corrective Action System (FRACAS) nodig.

En dat leidt ons tot de onvermijdelijke vraag.

Wat is FRACAS?

FRACAS is een closed-loop-systeem dat je helpt om te organiseren, tracken en managen hoe je problemen oplost.

Wat leidt ons tot de volgende onvermijdelijke vraag.

Wat is een closed-loop-systeem?

Een closed-loop corrective action (CLCA) is een systematisch proces om met problemen om te gaan en ze terug te houden. Door elke stap te volgen, waarborg je, zoveel mogelijk, dat een probleem niet terugkeert.

Een typisch model voor een closed-loop-proces heeft vijf stappen:

1. Verzamel je team en definieer het probleem
2. Beperk het probleem zodat het niet erger kan worden
3. Identificeer de root cause van het probleem
4. Voer correctieve en preventieve actie uit
5. Bevestig met data dat je oplossing werkt

Bijvoorbeeld: je leent een bladblazer van een buurman, maar de kleine tweetakmotor produceert te veel rook. Het team verzamelen en het probleem definieren kan betekenen: samen met de buurman kijken of die hoeveelheid rook normaal is. Als niet, moet je de omvang van het probleem vaststellen. Is het alleen te veel rook of loopt de motor ook heet? Blaast hij nog steeds zo hard als het moet?

Daarna ga je naar stap twee: het probleem beperken. In dit voorbeeld is dat zo simpel als de bladblazer uitschakelen. Stap drie: root cause analyse. Na voldoende vragen kom je bij de oorspronkelijke oorzaak: je hebt per ongeluk het verkeerde type olie aan de benzine-oliemengsel toegevoegd.

Bij stap vier corrigeer en voorkom je. Zo goed je kunt, haal je de verkeerde brandstof die je per ongeluk toevoegde eruit. Om het probleem in de toekomst te voorkomen, kun je met een marker een snelletje op de bladblazer schrijven: "GEEN MOTOROLIE IN BRANDSTOFMENGSEL".

Dan, bij stap vijf, bevestig je dat je oplossing werkt door de bladblazer met de juiste brandstof te draaien en te controleren op rook.

Hoe spreek je FRACAS correct uit?

Nu je weet wat het is, is het belangrijk om te weten hoe je het zegt. "Failure reporting, analysis, and corrective action system" is een beetje een mondvol, dus de acroniem is makkelijker.

De meest voorkomende uitspraak is /frah-cuss/. Sommige zeggen /frey-cuss/. De makkelijkste manier is het uit te spreken als "fracas", wat een ander woord is voor gevecht of ruzie.

Wat zijn de voordelen van FRACAS?

Over het algemeen is het altijd goed om een systeem te hebben dat standaardiseert hoe je een specifiek doel bereikt. Eenmaal het systeem aanwezig, hoef je nooit tijd te verspillen aan nadenken wat de volgende stap is. Je volgt gewoon het systeem. En als je een systeem hebt voor de hele onderhoudsafdeling, weet je dat je team geen tijd verspilt aan het heruitvinden van het wiel.

En wanneer dingen misgaan, maakt een goed systeem het makkelijker om je stappen te traceren. Als je alles telkens anders doet, is het veel moeilijker om achterwaarts te werken om te vinden waar je nieuwe fouten gemaakt hebt.

Specifiek voor FRACAS: een van de voordelen is dat je over tijd oplossingen krijgt die echt werken. Onthoud, de laatste stap is data verzamelen om te bevestigen dat je oplossing het probleem oplost. Bij de bladblazer start je hem weer op en check je of de rook normaal is. Door je oplossing te checken, geef je jezelf de kans om vroegtijdig te ontdekken of je een andere fix nodig hebt.

FRACAS kan je ook helpen ISO-standaarden te halen, inclusief ISO-9001, omdat het veel van dezelfde stappen volgt.

Hoe werkt FRACAS, stap voor stap?

Er zijn drie hoofdstappen:

1. Rapporteren
2. Analyse
3. Correctieve actie

Elke stap is een verzameling kleinere stappen, dus het lohnt om ze nauwer te bekijken.

Rapporteren

Het belangrijkste deel van rapporteren is het incidentrapport, waar je de initiële informatie over het probleem verzamelt. Wat je in het rapport opneemt varieert per industrie en organisatie, maar je moet je richten op data die je kan vertellen wat het probleem veroorzaakte en welke stappen er onmiddellijk genomen zijn om het op te lossen.

Bijvoorbeeld, als een asset offline gaat, wil je weten:

• Datum en tijd dat iemand het probleem voor het eerst opmerkte
• Naam en functie van de persoon die het probleem opmerkte
• Eerste of vroege tekenen dat er een probleem was
• Alle stappen die mensen ondernamen om het probleem aan te pakken

Later, als je probeert te achterhalen wat er misging, hoe meer data je hebt, hoe groter je kans op het vinden van de oorzaak. Tegelijkertijd zijn er praktische grenzen, en wil je niet door tonnen onbelangrijke data waden.

Analyse

In deze stap besluit je hoe je het probleem kunt oplossen. In sommige gevallen is de toegewezen persoon gewoon wie er toen beschikbaar was. In andere kiest de onderhoudslead iemand om hun specifieke ervaring en expertise.

Wie ook in het zaak is, moet naar het incidentrapport kijken om de oorspronkelijke oorzaak van het probleem te bepalen. Meestal gebruiken ze een combinatie van root cause analyse en een zorgvuldige review van de onderhouds- en reparatiehistorie van het asset.

Correctieve actie

Tot slot implementeer je de fix. Daarna moet je controleren of je oplossing succesvol was. Daarvoor heb je een duidelijk idee nodig van wat je kunt en moet tracken.

Bijvoorbeeld: een asset die 10 blikjes per minuut zou moeten produceren, doet er maar 3. Na analyse bepaal je dat het probleem een uitgelijnde transportband is. Na reparatie ga je terug en check je of het asset weer 10 blikjes per minuut produceert.

Hoe maakt een CMMS FRACAS makkelijker?

Een goede moderne CMMS maakt elke stap van FRACAS makkelijker.

Onthoud, de sleutel tot FRACAS is goed data vanaf het begin. Met de open onderhoudsverzoekportaal is het makkelijk voor het team om relevante data in real-time in te voeren. In plaats van alles te onthouden en later op te schrijven, kunnen je technici snel de CMMS openen en data direct invoeren. En zodra data in het systeem zit, maakt de centrale database het beschikbaar voor iedereen in het team.

Later, in de analysestap, hebben technici toegang tot uitgebreide asset-onderhouds- en reparatiehistorieën. Omdat ze precies weten wat er met het asset gedaan is en wanneer, kunnen ze makkelijker trends zoeken die root causes onthullen.

Voor correctieve actie kun je werkorders opbouwen met alles wat een technicus nodig heeft om het werk goed te doen, inclusief:

• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Geassocieerde onderdelen en materialen
• Digitale afbeeldingen, schema's en OEM-handleidingen

En omdat je in real-time kunt zien wanneer de technicus de werkorder afsluit, weet je precies wanneer je moet beginnen met controleren of de oplossing de juiste was.

Volgende stappen

Klaar om FRACAS toe te voegen aan je onderhoudstoolbox? Hippo helpt je de oplossing te vinden die het beste bij je past: vragen beantwoorden over onderhoudsbeheersoftware, live demo boeken of een gratis proefperiode starten.

Samenvatting

Preventief onderhoud is een geweldige manier om problemen vroeg te vinden. Maar om er zeker van te zijn dat je de juiste fixes gebruikt, heb je ook een Failure Reporting, Analysis, and Corrective Action System (FRACAS) nodig. Je begint met data verzamelen over een probleem via een aangepast incidentrapport. Daaruit kun je root cause analyse gebruiken om de echte reden voor het probleem te bepalen, wat de eerste stap is naar de best mogelijke oplossing. Ten slotte sluit je de lus door je oplossing te implementeren en te tracken. FRACAS helpt je je probleemoplossend systeem te standaardiseren, zodat je onderhoudsteam nooit tijd verspilt aan beslissen wat de volgende stap is of het wiel opnieuw uit te vinden. Het maakt het ook makkelijker om achterwaarts te werken als je oplossingen niet werken. Moderne CMMS-software maakt het leven op elke stap makkelijker door je te helpen cruciale data in real-time vast te leggen en te delen met het hele onderhoudsteam.