Top 3 Voordelen van de Overstap op Elektronische Facturering

Naarmate supply-chainprocessen meer geautomatiseerd raken, hebben veel organisaties een visie van het digitaliseren van de order-to-cash-cyclus. Het proces wordt vaak in drie stappen van digitalisering opgedeeld: inkoop, ontvangst van goederen, en inkomende factuur en betaling.

Veel bedrijven hebben de reis begonnen, maar stagneren in hun inspanningen om het te voltooien. Concurriterende stakeholders maken het moeilijk om organisatorische verandering teweeg te brengen. Het is niet ongebruikelijk om drie of vier senior vice presidents of C-level executives betrokken te hebben bij het initiatief.

Gestagneerde digitaliseringsinspanningen zijn vaak geworteld in conflicterende prioriteiten. Een bedrijf kan meer nadruk leggen op omzetgroei dan op het optimaliseren van cashflow of het verminderen van totale kosten. Maar voor diegenen die de laatste twee doelen nastreven, kan e-facturering krachtige voordelen leveren.

Problemen met Papieren Facturen

De ontvangst van een papieren factuur is problematisch. Het arriveert vaak in diverse formaten, zoals ge-e-mailde PDF-bestanden, faxen, of per post gestuurde papieren bladen. De handeling van het invoeren van de informatie in een enterprise resource planning (ERP) systeem kan duur, tijdrovend en foutgevoelig zijn. In tegenstelling, het overbrengen van data van een digitale factuur via EDI of XML in het ERP elimineert de noodzaak voor menselijke interactie, voorkomt invoerfouten, en versnelt factuurgoedkeuring en betaling.

Drie Belangrijke Voordelen

Er zijn drie andere belangrijke voordelen te behalen zodra een inkomende factuur gedigitaliseerd is:

Mogelijkheid om Leverancierskortingen Te Benutten

Bedrijven die leverancierskortingen benutten, kunnen cashflow versnellen en operationele kosten verminderen. Maar velen kunnen dit niet omdat het proces van het krijgen van de factuur in het ERP, en vervolgens goedgekeurd, zoveel tijd in beslag neemt. Het digitaliseren van inkomende facturen versnelt het invoerproces en schoont slechte data op. De inspanning elimineert het prospect van een ERP die een factuur afkeurt omdat het een uniek identificatienummer mist, en niet binnen bepaalde tijdsgrenzen verwerkt kan worden.

Automatisering van Factuurmatching

De meeste ERP-systemen hebben de mogelijkheid om two-way of three-way matching te automatiseren zodra de data gedigitaliseerd is. Maar die met meerdere systemen zijn vaak niet in staat om de uitwisseling van data over interne systemen te automatiseren. Bedrijven die nog niet in een ERP hebben geïnvesteerd, en nog steeds accounting software gebruiken, zullen worstelen met het digitaliseren van het matchproces.

Het goede nieuws is dat een gedigitaliseerde order-to-cash-proces, met behulp van een cloud-integratiebedrijf, geautomatiseerde two-way of three-way matching in de cloud kan bieden, zonder afhankelijk te zijn van een ERP voor die functie. Een two-way match kan de factuur vergelijken met de inkooporder, terwijl een three-way match de ontvangst van goederen toevoegt. Elk verschil in hoeveelheid of product kan snel geïdentificeerd en gehighlight worden vóór betaling. Als resultaat betalen bedrijven niet voor 'ongeldige' facturen.

Vermindering van Arbeidskosten

Naast de kosten van het invoeren van een factuur in een ERP- of boekhoudsysteem, zijn er verborgen kosten geassocieerd met leveranciers die de status van factuurgoedkeuring en betaling opvragen. Het is niet ongebruikelijk om meerdere telefoontjes te ontvangen van een leverancier over de betaling van slechts één factuur. Als het proces gedigitaliseerd is, is het makkelijker om leveranciersspecifieke dashboards te produceren die de status van de factuur en betalingsdatum tonen. Dergelijke digitale dashboards elimineren de verborgen kosten van communiceren met leveranciers over een proces dat doorgaans voor hen verborgen is.

Het digitaliseren van het inkomende factuurproces biedt een reeks potentiële voordelen, sommige voor de hand liggend en andere niet volledig gewaardeerd. Als het verminderen van kosten, optimaliseren van cashflow en verbeteren van het order-to-cash-proces belangrijk is voor uw bedrijf, onderzoekt u het digitaliseren van uw inkomende facturen.

Steve Scala is executive vice president of corporate development bij DiCentral, een wereldwijde leverancier van business-to-business integration (B2Bi) managed services.