De cruciale rol van accurate documentatie in engineering succes

Waarom documentatiekwaliteit winst of verlies bepaalt

Slecht geschreven werkinstructies, standaard werkprocedures, onjuiste tekeningen en blauwdrukken, onjuist geconstrueerde fixaties, ongeschikte productieapparatuur en slecht ontworpen werkplekindelingen zijn slechts een paar voorbeelden die bijdragen aan menselijke fouten. Deze slecht geschreven documentaties voegen extra problemen toe die vermeden hadden kunnen worden. Het is niet ongekend om componenten te vinden die geproduceerd worden volgens verouderde instructies omdat de correcte informatie vertraagd is in het bereiken van de werknemer. Slecht ontwerp en documentatiekwaliteit is een grote oorzaak van productprocesinefficiënties, leidend direct tot vertragingen, herwerk en variaties, en bijdragend aan toename van projecttijd en kosten, voor zowel de klant als uw bedrijf. Maar, correcte documentatie is niet alleen beperkt tot engineering paperwork, nee, het betreft iedereen die in dat bedrijf werkt. Laten we zien hoe slechte documentatie zelfs de beste bedrijven kan vertragen.

Hoe het werkt

De kwaliteit van het ontwerp en de documentatie die geproduceerd wordt, heeft een grote invloed op de algehele prestaties en efficiëntie van productieprojecten. Ontwerpers leveren de basisblauwdrukken voor het vertegenwoordigen van de ideeën en concepten die fabricanten nodig hebben om producten een realiteit te maken. Echter, het is de kwaliteit van de geleverde documentatie die bepaalt hoe effectief en efficiënt de doorlooptijd is voor productie. Onvoldoende en deficiënt ontwerp en documentatie beïnvloeden de productieproces efficiëntie door te leiden tot vertragingen, herwerk en variaties, wat bijdraagt aan toename van projecttijd en kosten. Maar, er zijn niveaus voordat productie kan gebeuren die dit proces kunnen vertragen, of zelfs productie tot stilstand kunnen brengen.

Documentatiecategorieën

Er zijn een ongeteld aantal documentatie gebruikt door elk bedrijf. Ze kunnen variëren van kwaliteitsborging tot productie. Zonder door een complete lijst van alle documentatie die een bedrijf zou gebruiken te lopen, zullen we de documentatie in verschillende categorieën samenvatten.

• Managementdocumentatie omvat planning, ondersteuning en planningsdocumenten, organisatorische documentatie en vergaderverslagen.
• Kwaliteitsborgingsdocumenten omvatten kwaliteitsbeleid en procedures, definities, standaarden, sjablonen en instructies gedefinieerd om de behandeling van alle documenten te ondersteunen, om ervoor te zorgen dat de documenten consistent worden voorbereid en onderhouden om de ontwikkeling optimaal te ondersteunen.
• Engineering documentatie omvat de engineering specificaties, engineering tekeningen, technische illustraties en worden voorbereid om het ontwerp te vestigen. Deze documenten vormen de basis voor ontwikkeling die uitgevoerd wordt door instituten, aannemers, leveranciers en productie.
• Fabricatie, assemblage, test en installatie documenten worden voorbereid om de ontwikkeling en validatie van de apparatuur te ondersteunen en te documenteren, in het bijzonder diegenen die ontwikkeld en geproduceerd worden voor voltooiing.

Laten we een kijkje nemen bij elke van deze categorieën en de effecten van slechte documentatie zien en hoe het tijd en geld kan kosten.

Managementdocumentatie

Focus op het bedrijf is een primaire functie van management en het bijhouden van alles is een klus die zelfs de beste in de war kan brengen. Het correct documenteren van elke transactie, wie verantwoordelijk is voor welke toewijzingen, en het plannen van deadlines zijn vitaal voor het runnen van een productief bedrijf.

Bij elk bedrijf worden financiële transacties van stortingen tot leveringen uitgevoerd. Het bijhouden van een helder en correct gedocumenteerd archief van ontvangstbewijzen, facturen en kosten is belangrijk voor bedrijfsuitgaven en inkomstenrapporten. Het laatste wat iemand wil is rondzwerven en zoeken naar kostenbewijzen die verdwenen zijn. Voor grotere bedrijven beweegt management door inkomsten en uitgaven op een versnelde snelheid. Een goed ontwikkeld documentatiesysteem zou later tijd en problemen besparen.

Tijd weg van het team en om paperwork te verzamelen kan leiden tot falen, als niet correct uitgevoerd. Tijd weg van het team betekent eigenlijk dat management zich niet toelegt op hun leiderschapstaken. En erger als ze eigenlijk bij het punt komen waar het opsporen van documentatie tijd wegraapt van andere cruciale taken, kunnen dingen erger worden met nadrukende deadlines.

Kwaliteitsborgingsdocumentatie

Kwaliteitsborging is een middel om fouten of defecten in geproduceerde producten te voorkomen, en problemen te vermijden bij het leveren van producten of diensten aan klanten. KWALITEITSBORGING wordt toegepast op fysiek voltooide pre-productie om te verifiëren dat het product aan specificaties en vereisten voldoet, en tijdens productieproductielopen door een steekproef te valideren en dat ze aan specifieke kwaliteitscontrole voldoen. KWALITEITSBORGING speelt een cruciale rol in hoogvolume gedocumenteerde projecten en zorgt ervoor dat standaarden worden gehaald terwijl kosten- en tijdsbeperkingen worden bereikt of verbeterd.

Veel van de vereiste kwaliteit wordt gedicteerd door de klant of de ontwerppecificaties gegeven aan de ingenieur. Correcte documentatie is noodzakelijk om zich te houden aan deze specificaties. Als de geselecteerde monsters geëvalueerd worden op basis van criteria die onjuist zijn vermeld in het productspecificatiedocument, dan zou de validatie van het monster gebaseerd zijn op onjuiste informatie.

Kwaliteitsborging is de laatste stap voordat productie de go-ahead krijgt voor een productiebatch. Wat gebeurt er als de documenten onjuist zijn en validatie is voltooid op basis van onjuiste specificatie?

Op dit punt verifieert de KWALITEITSBORGING-medewerker alleen dat het product voldoet aan of overschrijdt de doelspecificaties. Als de informatie onjuist was ingevoerd in het ontwerpblad, dan zou de KWALITEITSBORGING-medewerker de batch doorwinken omdat het aan de genoemde specificaties voldoet.

Wat gebeurt er eenmaal het product de markt bereikt en blijkt dat het niet daadwerkelijk voldoed aan regulatoire standaarden? Dit is vooral slecht voor bedrijven die producten produceren die direct of indirect de openbare veiligheid kunnen betreffen. In een minder ernstig scenario zou het bedrijf de fout realiseren en de order terugroepen voordat er directe slachtoffers vallen. Maar, er is vaak het geval dat menselijke slachtoffers het gevolg zijn, wat een eenvoudige documentatiefout in een bedrijfscrisis verandert.

Terugroepacties die geïmplementeerd worden voordat ramp zich voordoet, hebben vaak alleen de vervanging van het onderdeel met het gevalideerde component nodig. Maar in het ergste scenario heeft het onderdeel geleid aan iemands dood en nu zou het vervangen van het onderdeel de minste van de zorgen van het bedrijf zijn.

Kwaliteitsborging is de laatste stap voordat producten de markt kunnen bereiken, en als validatie niet correct is, kunnen de gevolgen enorm zijn. Dit is de laatste fase die kan rekenen voor menselijke fouten langs de weg van ontwerp tot productie om productstandaarden en specificaties te verifiëren.

Ontwerp- en Engineering documentatie

Het ontwerp en de engineering van projecten is een complex en uitdagend proces, en het succes ervan is zwaar afhankelijk van goede communicatie tussen leden van het ontwerp- en engineeringteam. Goed ontwerp is effectief wanneer het zijn beoogde doel dient en geproduceerd wordt binnen een gewenst budget, tijdsbeperkingen en veilig. Om het ontwerp effectief te communiceren naar productiepersoneel vereist een document dat in groot detail duidelijk definieert hoe het te produceren, effectief en zonder hindernis.

De communicatie van de huidige ontwerpdocumentatie, bijvoorbeeld, bestaat typisch uit een 2D of 3D gegenereerde tekening, die de fysieke structuur toont, samen met specificaties die het productie- en installatieproces tonen. Problemen ontstaan wanneer het volgende gebeurt:

• Nodige informatie lijkt te ontbreken voor de ontwerptekeningen.
• Onvolledige informatie van specificaties
• Afwijkingen binnen de ontwerptekeningplannen en details tussen tekeningen en specificaties.
• Methoden voor productie zijn niet mogelijk en productie vraagt om het gebruik van alternatieve oplossingen.

Dit is het resultaat van ofwel slechte documentatie of een ingenieursbegrip van productiefaciliteitcapaciteiten. Wanneer problemen als deze opduiken, wordt herwerk meestal gedaan om het probleem te rectificeren. Herwerken van ontwerptekeningen en onvolledige specificaties hoeft niet te lang te duren, maar elke dag herwerken is beter dan iemand laten werken met de documentatie van een geïtereerd project en laat ze in vergelijkbare, of erger, problemen lopen. Op welke manier ook, herwerken van productie- en assemblageprocedures resulteert in vertraagde tijd voor product om de markt te bereiken, en kan de totale productiekost beïnvloeden.

Het hebben van de juiste documentatie is essentieel vanaf het begin. Het ontwikkelen van betere praktijken om deze fouten vroegtijdig te vangen, bespaart later tijd en geld.

Fabricatie, assemblage, test en installatie documentatie

Fabricatie is waar ontwerp en engineering een productiebaarheidspunt bereikt hebben. Het product is ontworpen naar klantspecificaties en is klaar voor ontwikkeling. Productie vereist significante informatie voordat ze met fabricatie kunnen beginnen. Meestal hebben ze documenten nodig waaronder de tekeningsspecificaties, productiemethoden en de aangegeven tolerantierequirements waaraan de fabricanten zich moeten houden.

Productiedocumentatie moet de informatie en het ontwerp van de ingenieurs naar de productiemedewerkers volledig overbrengen, zonder dat ze te veel vragen hoeven te stellen over het ontwerp. Als de informatie niet nauwkeurig wordt overgebracht, kan het product ontwikkeld worden met verkeerde afmetingen, buiten tolerante onderdelen, en een component produceren die niet voldoet aan huidige standaarden en regulaties.

Apparatendocumentatie en validatie voor productieapparatuur is noodzakelijk om de klant van de toewijding van het bedrijf aan hoge kwaliteit producten te verzekeren. Als test- of productieapparatuur niet geverifieerd is door gecertificeerde kalibratiebedrijven en nog steeds gebruikt wordt voor productie, kan dit resuleren in slechte resultaten of onjuiste fabricatie. Kalibratiebedrijven moeten altijd gekozen worden als degene die de apparatuur produceerde of geaccrediteerd zijn, in plaats van een derde partij te laten verifiëren met documenten die misschien niet eens up-to-date zijn.

Op welke manier ook, documentatie is essentieel voor het precies, effectief en met hoge kwaliteit voltooien van producten. Een batch geproduceerde onderdelen die niet voldoen aan standaarden, zal herwerk vereisen. En het begrijpen of dit een kwestie is van ontwerp/engineering documentatie of apparatuurcertificering kan tijd van het project kosten, resulterend in downtime tot oplossingen bepaald kunnen worden, wat meer geld en meer tijd kost.

De kosten van slechte communicatie

Over het algemeen is documentatie ontworpen om een middel te zijn van communicatie van informatie tussen collega's en werknemers. Ze bieden waardevolle informatie die talloze vragen voor anderen kan beantwoorden om hun werk te voltooien. Documentatie is belangrijk om up-to-date, consistent en compleet te houden. Documenten die niet coherent zijn, beïnvloeden productie-efficiëntie en doorlooptijd voltooiing. Slechte documentatie kan resulteren in het volgende:

• Herwerk
• Vertragingen
• Herontwerp
• Foutanalyse/troubleshooting
• Hertoetsing en herinspectie
• Apparatuurdowntime

Deze kwesties kunnen voortkomen uit slecht management of engineering documentatie en problemen veroorzaken zoals:

• Klachten
• Geschadigde reputatie
• Verloren klantgoodwill
• Repareren van goederen en hervatten van diensten
• Extra opstellingen en verstoring van productieschema's
• Verloren managementtijd en onverwacht overwerk
• Verliezen door verkoopreductie

Hoe u er ook naar kijkt, het belang van correcte documentatie is belangrijk. De voorbeelden in dit artikel zijn een over-generalisatie van de daadwerkelijke documentatie die in elk bedrijf gebruikt wordt. Het is er gewoon om u het belang te tonen dat documenten hebben en hoe de effecten kunnen doorrijpelen en ernstige downtime of financiële lasten op elk bedrijf kunnen veroorzaken.