SaaS-apps en hiaten in functies

We raken langzaamaan gewend aan cloud- en SaaS-applicaties op elk gebied van ons leven, ook op het werk. Zelfs grote ondernemingen beginnen belangrijke zakelijke apps naar de cloud te verplaatsen, zoals Office 365 en Google Docs. Die verschuiving heeft veel invloed op IT en eindgebruikers, omdat beide zich aanpassen aan het gebruik en de ondersteuning van nieuwe, cloudgebaseerde tools. Soms missen die SaaS-applicaties de functies van hun interne tegenhangers.

Het evalueren van SaaS-apps ten opzichte van hun eerdere interne versies is niet zo eenvoudig, en evenmin uitzoeken welke cloudtoepassing u moet kiezen. Het vergelijken van Office 365 versus G Suite is bijvoorbeeld geen appels-tot-appels keuze. Ze bevatten elk veel applicaties met veel functies, maar er zullen verschillen zijn in hoe de apps eruitzien en hoe gebruikers ze ervaren. Ze hebben elk hun sterke en zwakke punten. En in de cloud geboren apps zoals G Suite verschillen duidelijk van apps zoals Word Online, die veel gebruikers al kennen, maar een inhaalslag hebben gemaakt op de cloud.

Idealiter zou je als IT-teamlid de details moeten kennen van wat de applicatie wel en niet doet in vergelijking met de on-premises applicatie die hij vervangt. Gebruikers zullen erom vragen. Of, als ze niet specifiek vragen, mopperen ze misschien tegen collega's. Je zult hun ontevredenheid zien door meer helpdesktickets of door een gebrek aan acceptatie.

Pas op voor de ontbrekende SaaS-functies

Er zijn enkele veelvoorkomende hiaten in SaaS-functies waar u op moet letten:

• Telefoonproblemen: Skype voor Bedrijven en Google Hangouts hebben beide problemen met telefonie die de IT-afdeling moet begrijpen voordat ze kunnen worden geadopteerd, vooral als ze afkomstig zijn van een goed presterend intern systeem. Skype voor Bedrijven heeft bijvoorbeeld geen automatische assistent en hunt-groepen, twee belangrijke functies voor zakelijke gebruikers.
• Configuratie- of aanpassingsproblemen: Mogelijk hoort u klachten over ontbrekende SharePoint Online-functies als een afdeling is verhuisd van SharePoint Server. De configuratie- en aanpassingsopties zijn beperkter met SharePoint Online. Sommige bedrijven zouden hier een hybride implementatie kunnen overwegen, waarbij SharePoint Server in-house blijft.
• Kleine technische problemen of ontbrekende functies: Voor IT zijn ze misschien klein. Voor gebruikers zijn ze waarschijnlijk enorm. Dit zijn problemen zoals het ontbreken van een inhoudsopgavefunctie in Word Online, of mogelijke problemen bij het opslaan van Word-bestanden in Office 365 of het openen van Word-bestanden. Het is aan jou om de mogelijke oplossingen en functieverzoeken aan te pakken en te weten waar je organisatie zonder kan tot de volgende upgrade.

Als u iets heeft geadopteerd dat geheel nieuw is voor uw bedrijf, zoals Slack, of als de nieuwe toepassing geen on-premises tegenhanger heeft, is het niet "Waar is mijn knop voor ongedaan maken?" vragen. In plaats daarvan hoor je waarschijnlijk verzoeken om functies die het product nog niet heeft. Mogelijk moet u uw gebruikers vertellen dat ze geduld moeten hebben. En onthoud, u hoort alleen de klachten. Er zijn waarschijnlijk enkele leuke nieuwe functies die gebruikers echt leuk vinden en waar je niets over zult horen.

En natuurlijk zullen sommige problemen die zich voordoen met SaaS-apps bij de leverancier, browser of netwerk liggen, maar dat is een verhaal voor een andere dag. Voor de beste resultaten bij het beheren van ontbrekende SaaS-functies, beheers de verwachtingen van gebruikers en ken uw SaaS-applicaties van binnen en van buiten.