Cloud- en SaaS-licenties 101

In een omgeving die voornamelijk wordt aangedreven door SaaS-applicaties en cloudservices, zit de duivel in de details. Cloud- en SaaS-licenties zijn een detail dat IT-teams vaak kwelt. Hier leest u hoe het werkt en hoe u het beheren van licenties eenvoudiger maakt.

Hoe werken SaaS- en cloudlicenties?

In de oude dagen van de IT was softwarelicentie een onderdeel van de software-aankoop zelf, die vooraf als kapitaalkosten werd betaald. Omdat die software nu off-premises wordt gehost, wordt deze vaak per gebruiker in licentie gegeven en maken de kosten deel uit van de bedrijfskosten, die maandelijks of jaarlijks worden betaald. Dit nieuwe soort licentiemodel heeft voordelen:het kan flexibeler zijn en gebaseerd op realtime bedrijfsbehoeften. Als u een groep gebruikers moet toevoegen of verwijderen, kunt u dit vaak doen voor de factureringscyclus van de volgende maand, in plaats van een jaar te wachten (afhankelijk van de verpakking van de leverancier).

Er zijn twee veelvoorkomende soorten licenties:

• Licentie per gebruiker
• Op gebruik gebaseerde licenties

Bij licenties per gebruiker wordt het aantal gebruikers van een applicatie tegen de nominale waarde geschat, zodat de 10 financiële medewerkers 10 licenties krijgen, één voor elk van hen. Veel leveranciers zullen gebruikerspakketten maken die schaalbaar zijn voor grote ondernemingen door minder te kosten per gebruiker voor grotere groepen gebruikers. Sommige licenties staan ​​ook meerdere installaties per licentie toe om klanten de mogelijkheid te bieden de software op een thuiscomputer en een werkcomputer te plaatsen (typisch voor software voor het maken van inhoud).

Schalen om licenties te gebruiken is goed voor infrastructuur, zoals AWS, omdat je kunt betalen voor precies wat je nodig hebt. Het nadeel is dat je betaalt voor inconsistentie, dus je hebt misschien niet elke cloudinstantie elke maand nodig, maar je betaalt er nog steeds voor, tenzij je automatische schaling hebt geïnstalleerd. Op gebruik gebaseerde modellen kunnen bedrijven in staat stellen beter te reageren op veranderingen in hun bedrijfsomvang of behoefte.

Hoe u geen geld verspilt met SaaS-licenties

Als het gaat om SaaS-licenties, is het worstcasescenario dat u betaalt voor licenties die u niet echt gebruikt. Het gebeurt heel gemakkelijk. Als een hele afdeling bijvoorbeeld overstapt naar een nieuwe app, of als een bedrijf een aantal werknemers ontslaat, kunnen hun licenties gemakkelijk ongebruikt blijven en worden vergeten. Houd deze tips in gedachten om te voorkomen dat u geld verspilt aan SaaS-licenties.

• Lees de kleine lettertjes. De kleine lettertjes zullen ook belangrijk zijn. Idealiter zullen gebruikerslicenties duidelijk zijn over hoe gebruikers kunnen worden toegevoegd of verwijderd en wat elke gebruiker kan doen met de licentie die hij heeft. Hoewel er veel gemakkelijker is voor IT als het gaat om SaaS en cloud, is er een nieuw beheerelement dat belangrijk is om aan te pakken. Zie SaaS als een hulpprogramma, waarbij u alleen betaalt voor hoeveel u maandelijks gebruikt. Er zijn gevallen waarbij een beetje eigen risico belangrijk is, zodat voor opschalen geen telefoontje naar de SaaS-leverancier nodig is.
• Samenwerken. Het succes van SaaS-licenties kan ook afhangen van andere afdelingen, zoals financiën, inkoop en HR. Het helpt je algehele IT-planning als je weet wanneer werknemers worden aangenomen of het bedrijf verlaten en met welke apps ze zijn geassocieerd.
• Lees uw licentieovereenkomst zorgvuldig door en onderhandel. Of u nu wel of niet de afdeling bent die contracten afhandelt, u moet de details kennen van eventuele ondertekende Service Level Agreements (SLA's). Wanneer u contact opneemt met de ondersteuning, moet u mogelijk weten welk ondersteuningsniveau u heeft of andere details die kunnen helpen bij het oplossen van een probleem.

Vraag ten slotte uw verkoopvertegenwoordiger om de licentieverlening uitgebreid uit te leggen. Als ze dat niet kunnen, is het waarschijnlijk ingewikkelder dan je zou verwachten.