Een complete gids voor het opstellen van een vermogensbeheerbeleid

De activa van een faciliteit vormen de levensader van het bedrijf, vooral in de productie. Zolang ze gezond zijn en aan het werk zijn, kan elk onderdeel van de organisatie sterk en productief blijven.

Maar als activa de levensader zijn, zijn mensen het hart. Elk lid van een organisatie kan een impact hebben op apparatuur met de beslissingen die ze nemen. Leidinggevenden investeren, ingenieurs ontwerpen, managers plannen, technici zorgen voor en operators gebruiken.

Omdat besluitvorming en activa-efficiëntie zo met elkaar verweven zijn, moeten er richtlijnen zijn die ze verbinden. Dat is waar een vermogensbeheerbeleid van pas komt.

Wat is vermogensbeheer?

Om te begrijpen wat een vermogensbeheerbeleid is, waarom het belangrijk is en hoe u er een kunt maken, is het cruciaal om eerst te begrijpen wat vermogensbeheer is.

Een asset verwijst naar alles dat wordt gebruikt in de reguliere bedrijfsvoering van een organisatie. Het kan verwijzen naar fysieke objecten, zoals gebouwen, apparatuur of grondstoffen, maar ook naar immateriële zaken, zoals personeel of geld. Activabeheer omvat niet alleen activa die worden gebruikt voor onderhoud, zoals machines en reserveonderdelen, maar activa die door de hele organisatie worden gebruikt, zoals computers, mensen en infrastructuur.

Het beheren van deze activa betekent een systematische benadering toepassen om hun levenscyclus te behouden op een manier die de waarde optimaliseert. Dit omvat het hebben van een strategie om activa op de best mogelijke manier te ontwikkelen, te exploiteren, te onderhouden, te upgraden en af ​​te stoten.

Uiteindelijk omvat activabeheer het toepassen van weloverwogen processen voor het ontwerp, het gebruik en het onderhoud van fysieke en immateriële activa, zodat hun waarde van begin tot eind wordt gemaximaliseerd.

De ultieme gids voor het matchen van activa en onderhoudsstrategieën

Verken de gids

Wat is een vermogensbeheerbeleid?

Een assetmanagementbeleid is een van de kernvereisten van de ISO 55001:2014-certificering en vormt een hoeksteen van een solide en complete assetmanagementstrategie. Het is als een kompas dat iedereen in uw organisatie in de goede richting wijst bij het nemen van beslissingen over activa. Het doet dit door een reeks leidende principes, intenties, doelen en methoden voor vermogensbeheer te bieden, zodat iedereen vertrouwen heeft in zijn keuzes en bijdragen aan de faciliteit.

Voor individuen en teams biedt het beleid een sjabloon voor besluitvorming, zodat mensen de best mogelijke resultaten voor elke taak kunnen bereiken en tegelijkertijd de doelen van de organisatie kunnen behalen. Wanneer het wordt toegepast als een kernpijler van het bedrijfsleven, fungeert het als een missieverklaring. Het integreert activabeheer niet alleen in de cultuur van een faciliteit, maar dient ook als een teken van de toewijding van de organisatie aan efficiëntie en duurzaamheid aan degenen buiten het bedrijf.

We zullen hieronder ingaan op de exacte samenstelling van een geweldig vermogensbeheerbeleid, maar hier zijn een paar handelsmerken van een plan voor productie-zware faciliteiten:

• Ze zijn algemeen en bevatten brede principes.
• Ze identificeren rollen en verantwoordelijkheden, inclusief beleidsimplementatie.
• Ze schetsen hoe asset management is geïntegreerd binnen de organisatie.
• Ze stellen gedefinieerde doelen, serviceniveaus, voorraadrichtlijnen en onderhoudsnormen vast.

Voordelen van een vermogensbeheerbeleid

Het opzetten van een vermogensbeheerbeleid kan een grote taak zijn, dus de beloning moet al het werk waard zijn. Gelukkig zijn er veel potentiële voordelen die voortvloeien uit het maken van deze richtlijnen.

Standaardisatie en efficiëntie

Het creëren van een assetmanagementbeleid elimineert elke dubbelzinnigheid of hiaten in assetkennis. Het is beknopt en geeft een sterke richting en duidelijke verwachtingen. Het document gebruikt taal waarmee iedereen in uw organisatie kan zien hoe het zich verhoudt tot hen, hun rol en hun doelen. Het stimuleert ook constante verbetering.

Wanneer deze elementen zijn vastgesteld, kan volledige afstemming binnen een faciliteit worden bereikt. Iedereen kan samenwerken aan dezelfde doelen en dezelfde richtlijnen gebruiken voor zijn werk. Door de hele organisatie heen ontstaat eenheid en efficiëntie. Wanneer assetbeslissingen gestandaardiseerd en efficiënt zijn, kan dit leiden tot allerlei belangrijke voordelen voor elke business unit, maar vooral voor het onderhoudsteam. De achterstand wordt verminderd, de kosten dalen, de voorraad is gemakkelijker te beheren en meer.

Betrouwbaarheid en veiligheid

Een assetmanagementbeleid belicht best practices die specifiek zijn voor de organisatie waarvoor het is gemaakt. Hierdoor bevordert het operationele uitmuntendheid en elimineert het alle ruimte voor mensen om van hun beste werk af te wijken. Het zorgt ervoor dat niets aan het toeval wordt overgelaten als het gaat om het omgaan met activa.

Dit heeft een directe impact op het succes van de onderhoudsoperatie. Door duidelijke verwachtingen te stellen, begrijpt en voert iedereen in het team processen en procedures uit die de beste resultaten opleveren voor activa. Dit is wanneer apparatuur en mensen hun volledige potentieel bereiken. Het onderhoud is geoptimaliseerd, zodat assets maximale betrouwbaarheid en minder ongepland onderhoud ervaren. Taken worden ook gedaan om op alle gebieden de beste te zijn, wat betekent dat gezondheid en veiligheid niet worden opgeofferd aan snelheid of kosten.

Executieve sponsoring

Assetmanagement wordt traditioneel gezien als het enige domein van het onderhoudsteam. Maar omdat iedereen in een organisatie invloed heeft op activa, heeft deze beperkte visie uitzonderlijk vermogensbeheer moeilijk gemaakt. Het hebben van executive sponsoring voor het document geeft het enorme kracht en maakt iedereen verantwoordelijk. Dit bevordert het bewustzijn van het belang van vermogensbeheer in het hele bedrijf.

Elk lid van een organisatie kan een impact hebben op apparatuur met de beslissingen die ze nemen. Leidinggevenden investeren, betrouwbaarheidsingenieurs ontwerpen, managers plannen en technici voeren uit.

Het hebben van een leidinggevende aan boord kan ook helpen om de toewijding van de organisatie aan uitzonderlijk vermogensbeheer aan externe belanghebbenden te communiceren. Klanten, aandeelhouders en partners zullen begrijpen dat deze best-in-class principes deel uitmaken van het DNA van het bedrijf. Dit kan een grote bijdrage leveren aan het vergroten van de bekendheid en het vertrouwen in een merk en zijn leiderschap.

Ondersteuning van leidinggevenden kan ook versterking bieden voor een onderhoudsteam dat te dun is uitgerekt. Een sterk beleid creëert bondgenoten binnen de organisatie waarop het onderhoudsteam kan vertrouwen om ervoor te zorgen dat activa centraal staan ​​in de besluitvorming.

Hoe een assetmanagementbeleid op te bouwen

Hieronder volgen de belangrijkste elementen van een effectief vermogensbeheerbeleid. Hieronder ziet u een voorbeeld van een vermogensbeheerbeleid dat deze elementen gebruikt.

Samenvatting van de bedoeling

Dit zou het eerste deel van uw vermogensbeheerbeleid moeten zijn. Het zet de toon voor de rest van het document door activabeheer te verankeren in de overkoepelende doelstellingen van de organisatie. Stel het doel van de organisatie helder en bondig vast. Gebruik de missie of kernwaarden van het bedrijf als uitgangspunt. Bind assetmanagement aan deze stelling met een korte verklaring van het belang ervan voor het behalen van de doelen van de organisatie. Dit gedeelte moet één tot drie zinnen bevatten.

Geef het bereik aan

In deze sectie worden de activa, services en business units of rollen beschreven waarop het beleid van toepassing is. Besteed tijd aan het nadenken over alle activa, services en mensen die door dit beleid kunnen worden beïnvloed. Praat met leden van elke business unit om te begrijpen voor welke activa ze verantwoordelijk zijn en hoe belangrijk ze zijn. Dit gedeelte is van cruciaal belang omdat het ambiguïteit elimineert, verwachtingen begint te scheppen en de verantwoordingsplicht versterkt. Dit gedeelte moet twee tot vijf zinnen lang zijn.

Beschrijf de beoogde resultaten

In deze sectie worden de doelstellingen op hoog niveau voor activabeheer in uw organisatie beschreven. Dit bepaalt verder de doelen die u met dit beleid en uw volledige vermogensbeheerstrategie wilt bereiken. Het moet een samenvatting geven van de grondgedachte achter het beleid en meer specifieke doelstellingen met betrekking tot activa en activabeheer, zoals verbeterde betrouwbaarheid of verhoogde verantwoordingsplicht. Dit gedeelte moet drie tot vijf zinnen bevatten.

De principes van vermogensbeheer uiteenzetten

In dit gedeelte worden alle leidende principes, praktijken en algemene regels voor vermogensbeheer uiteengezet. Het dient als blauwdruk voor besluitvorming en geeft richting aan hoe het assetmanagementbeleid kan worden toegepast op alledaagse taken. Het moet ook enkele zeer algemene voorbeelden bevatten van hoe de principes moeten worden toegepast, zoals het verstrekken van middelen en rapportagenormen. Als iemand niet zeker weet hoe hij een beslissing moet nemen over vermogensbeheer, moet deze sectie hem in de goede richting kunnen wijzen. Dit gedeelte moet vier tot zes zinnen bevatten.

Definieer verantwoordelijkheden

Dit is een belangrijk onderdeel van uw vermogensbeheerbeleid. Het geeft aan wie verantwoordelijk is voor alle aspecten van het beleid en het vermogensbeheer in het algemeen, inclusief goedkeuring, toewijzing van middelen, implementatie, het definiëren van prioriteiten en alle andere relevante acties op hoog niveau. Dit gedeelte moet twee tot vier zinnen lang zijn.

Voortdurende verbetering en naleving van de regelgeving

Onderdeel van een geweldig assetmanagementbeleid is de toewijding van de organisatie aan het voortdurend verbeteren van haar programma en het voldoen aan de normen van derden. Dit helpt zelfgenoegzaamheid te verminderen en houdt het plan als een levende, ademende en uitvoerbare strategie in plaats van een vaag, vergeetbaar document. Naarmate de faciliteit groeit, de auditvereisten veranderen en de technologie zich ontwikkelt, moeten ook de processen veranderen. Daarom is het uitermate belangrijk om een ​​belofte van voortdurende verbetering te doen. Het versterkt de nooit eindigende zoektocht van uw faciliteit om op alle gebieden te verbeteren, wat iedereen ten goede komt vanuit veiligheids- en financieel oogpunt. Dit gedeelte moet twee tot drie zinnen lang zijn.

Aanvullen met extra middelen

Rond het assetmanagementbeleid af door verhelderende informatie toe te voegen en verder te lezen. Dit gedeelte bevat een lijst met administratieve gegevens en contacten, zoals de ingangsdatum van de polis, de polishouder en de handtekening van de hoofdsponsor. Het bevat ook alle gerelateerde documenten, zoals een gezondheids- en veiligheidsbeleid, bijbehorende voorschriften en normen, zoals ISO 55001, en definities, termen en afkortingen waar lezers misschien niet bekend mee zijn.

Creëren, beoordelen en verfijnen met belanghebbenden

Het opzetten van een assetmanagementbeleid is een langdurig proces. Er zijn een paar concepten nodig om het goed te krijgen. Het is van cruciaal belang om samen te werken met de belangrijkste belanghebbenden van alle bedrijfsonderdelen bij het maken, beoordelen en verfijnen van de richtlijnen. Identificeer een sponsor in het senior management die het project kan ondersteunen en overzien. Maak het kort, gemakkelijk verteerbaar en consistent met ander beleid van uw organisatie, zoals een gezondheids- en veiligheidsbeleid. Zorg er vooral voor dat u de tijd neemt om de strategie regelmatig te herzien en bij te werken, zelfs nadat deze is gepubliceerd.

Beleidssjabloon voor activabeheer

Het volgende is een basissjabloon voor activabeheerbeleid. Het sjabloon kan worden aangepast aan de specifieke branche en organisatie. U kunt de sjabloon ook hier downloaden.

Doel

Dit beleid is bedoeld om de richtlijnen en praktijken te schetsen die van toepassing zijn op beslissingen over vermogensbeheer bij (Insert Company) om ervoor te zorgen dat (Insert Company) zijn missie volbrengt om hoogwaardige producten te leveren in een duurzame en veilige omgeving.

Reikwijdte

Dit beleid voor activabeheer is van toepassing op alle activa die eigendom zijn van (Insert Company) en alle aspecten van elk activa, inclusief ontwerp, constructie, exploitatie, onderhoud en verwijdering. Dit beleid is van toepassing op alle werknemers, contractanten en adviseurs van (Bedrijf invoegen). Bovendien kan (Bedrijf invoegen) vertrouwen op natuurlijke activa of andere activa die het niet bezit. Waar activiteiten worden ondersteund door deze activa, zullen we samenwerken met de eigenaren van activa en de principes promoten die in dit beleid worden uiteengezet.

Intentie

(Insert Company) biedt een breed scala aan producten en diensten aan klanten die eigendom en verantwoord beheer en onderhoud van fysieke activa nodig hebben, waaronder grond, gebouwen, uitrusting, transport en afval. De bedoeling van dit beleid is om ervoor te zorgen dat alle werknemers en functies van (Insert Company) zijn afgestemd op de doelstellingen van (Insert Company) met betrekking tot activabeheer en om ervoor te zorgen dat activa worden beheerd op een manier die voordelen maximaliseert, risico's vermindert en voorziet in bevredigende serviceniveaus aan klanten op een veilige en duurzame manier.

Beleidsverklaring

Bij het beheer van de activa die toebehoren aan (Bedrijf invoegen), zetten we ons in om:

• Stappen nemen om de juiste afdelingen, functies en ondersteunende activiteiten met elkaar te verbinden om effectieve werkrelaties op te bouwen en het delen van informatie aan te moedigen.
• Besluitvorming over activabeheer gebruiken om optimale waarde voor klanten te genereren.
• Ervoor zorgen dat beslissingen gezamenlijk worden genomen. Zorg ervoor dat bij beslissingen rekening wordt gehouden met alle fasen van de levenscyclus en de onderlinge relaties tussen activa, operationele en serviceprestaties.
• Focus op besluitvorming die het onderling verbonden karakter van activasystemen erkent en hoe beslissingen over een set activa mogelijk interageren met of van invloed zijn op activa die worden beheerd door andere afdelingen en functies.

Toepassing van het beleid

(Insert Company) zal passende plannen ontwikkelen en onderhouden voor de vernieuwing, aankoop, constructie en ontmanteling van activa. Dit omvat:

• Het ontwikkelen van langetermijnprognoses van investeringsbehoeften en het toepassen van een grondige analyse, inclusief het in aanmerking nemen van risico's, om de behoeften op de korte termijn te identificeren.
• Procedures implementeren om ervoor te zorgen dat investeringen efficiënt en effectief in de behoeften voorzien en de gevolgen voor de operationele begroting van kapitaalinvesteringen aanpakken.
• Waar nodig efficiëntiemogelijkheden onderzoeken, inclusief nieuwe technologieën.
• Het analyseren van investeringsplannen en bijbehorende financieringsvereisten en het opzetten van mechanismen om financiële duurzaamheid op lange termijn te waarborgen.
• Relevante investeringsbeslissingen voor activa evalueren op basis van de kosten die gepaard gaan met het beheer van activa gedurende de gehele levenscyclus.
• Het ontwikkelen van investeringsplannen met prioriteit die de verwachtingen van de gemeenschap en belanghebbenden weerspiegelen met betrekking tot het serviceniveau en andere strategische doelstellingen.

Verbintenis tot voortdurende verbetering en naleving

(Insert Company) beschouwt voortdurende verbetering en naleving van wetgeving en internationaal erkende normen als een belangrijk onderdeel van onze benadering van vermogensbeheer. Onze inzet om deze doelen te bereiken omvat:

• Innovatie stimuleren bij de ontwikkeling van tools, technieken en oplossingen.
• Bewaken en beoordelen van de effectiviteit van activabeheerprocessen en het bredere activabeheersysteem ter ondersteuning van het behalen van strategische doelstellingen.
• Het beoordelen van competenties die nodig zijn om goed vermogensbeheer te implementeren en het bieden van ondersteuning, opleiding en training om aan deze competenties te voldoen.
• Dit beleid herzien en de nodige aanpassingen maken op jaarbasis.

Rollen en verantwoordelijkheden

De rollen en verantwoordelijkheden voor het uitvoeren van dit beleid omvatten de volgende:

• Het uitvoerend comité is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het vermogensbeheerbeleid, het verwoorden van organisatiewaarden, het definiëren van prioriteiten, het goedkeuren van financiering en middelen om het vermogensbeheerbeleid en de bijbehorende vereisten te implementeren, en het goedkeuren van activafinanciering door middel van meerjarige en meerjarige financiële plannen.
• De Chief Betrouwbaarheidsfunctionaris is verantwoordelijk voor het leiden van de implementatie van dit beleid in de hele organisatie.
• Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor het leiden van de goedkeuring van dit beleid binnen hun afdelingen en het toewijzen van de juiste middelen voor de implementatie ervan.
• Alle medewerkers die betrokken zijn bij de toepassing van vermogensbeheer zijn verantwoordelijk voor het naleven van de vereisten van dit beleid.

Beleidsbeheer

Verwante documenten en bijbehorende voorschriften en normen

• Strategisch plan
• Beleid inzake gezondheid en veiligheid
• ISO 55001:2014 Assetmanagementsystemen – Vereisten; en
• ISO 55002 Assetmanagementsystemen – Richtlijnen voor toepassing van ISO 55001

Sjabloon voor activabeheerbeleid

Download uw gratis sjabloon

Hoe een assetmanagementbeleid te implementeren

Het creëren van het daadwerkelijke assetmanagementbeleid is slechts de eerste stap. Nu komt het moeilijkste; de principes en procedures die in het document worden beschreven, onderdeel maken van het DNA van de faciliteit. Als de principes snel worden vergeten, blijft vermogensbeheer een bijzaak en zullen de vermogensprestaties niet hun volledige potentieel bereiken. Hieronder volgen drie belangrijke stappen die ervoor zorgen dat het assetmanagementbeleid correct en met de gewenste impact wordt uitgevoerd.

Communicatie en toegankelijkheid

Communicatie is essentieel voor het succes van uw vermogensbeheerbeleid. U moet het beleid aan alle medewerkers communiceren, met name de intentie en de volgende stappen. Als niemand weet hoe ze door het beleid worden beïnvloed, is er geen verantwoording en zal uitvoering moeilijk te realiseren zijn. Overweeg een korter document van één pagina te maken met de belangrijkste elementen, zodat alle medewerkers het gemakkelijk kunnen lezen en begrijpen.

Ook het toegankelijk maken van het assetmanagementbeleid is cruciaal. Hang het op je werkplek en zorg dat het zichtbaar is. Maak het beschikbaar voor weergave in verschillende formaten, zoals teamoverzichten of een korte video. En zorg ervoor dat medewerkers die suggesties hebben om het beleid te herzien, dit zonder al te veel moeite kunnen doen.

Volgen en verbeteren

Elk project heeft een leider nodig, zodat plannen worden uitgevoerd en taken worden voltooid. Een assetmanagementbeleid is niet anders. Identificeer een medewerker die het plan zal verdedigen en een strategie voor implementatie zal ontwikkelen. Deze persoon kan u zijn of een commissie die het werk en de verantwoordelijkheden verdeelt. Deze projecteigenaar zorgt ervoor dat het implementatieplan wordt gevolgd, beantwoordt alle vragen van het personeel en stemt processen af.

. . . een assetmanagementbeleid bevordert operational excellence en elimineert alle ruimte voor mensen om van hun beste werk af te wijken. Het zorgt ervoor dat niets aan het toeval wordt overgelaten als het gaat om het omgaan met activa.

Het streven naar continue verbetering is verankerd in uw vermogensbeheerbeleid en moet worden nageleefd. De persoon of commissie die verantwoordelijk is voor de strategie moet ook tijd besteden aan het zoeken naar manieren om het beleid te verbeteren. Dit kan de vorm aannemen van een jaarlijkse evaluatie, regelmatige stakeholderbijeenkomsten of andere fora die verbeteringen identificeren en implementeren.

Gebruikmaken van software

Communiceren en iets volgen is moeilijk zonder een systeem om het mee te doen. Dat is waar software van pas kan komen. Het hebben van een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) is een digitale oplossing die de implementatie van uw beleid veel gemakkelijker kan maken en de impact ervan kan vergroten.

Met professionele onderhoudssoftware kunnen faciliteiten meer informatie vastleggen, krachtige tools gebruiken om deze statistieken te analyseren en hun bevindingen met minder hoofdpijn toe te passen. Er zijn tal van tools voor het vastleggen van gegevens beschikbaar via software, zoals checklists, werkordergeschiedenissen en diepgaande rapporten. Deze tools maken het eenvoudiger en nauwkeuriger om de voortgang en impact van beleidsimplementatie te bepalen. Een checklist kan bijvoorbeeld de juiste stappen voor het repareren van een asset schetsen en kan ook eventuele richtlijnen of formuleringen uit het assetmanagementbeleid bevatten. Met behulp van software kan deze checklist worden gedigitaliseerd, aan een asset worden gekoppeld en worden gevolgd, zodat technici regelmatig aan het beleid kunnen worden herinnerd en ernaar kunnen leven.

Ten slotte maakt CMMS-software het gemakkelijk om toegang te krijgen tot een digitale versie van het meest up-to-date document, zodat personeel niet door hun e-mails of een archiefkast hoeft te zoeken om het beleid te vinden wanneer ze het moeten raadplegen. Dit maakt het ook veel gemakkelijker om updates van het beleid door te geven, zodat iedereen weet wat er is veranderd en wat die wijzigingen voor hen betekenen.