Uitval optimaliseren door effectieve taakplanning

We zijn ons allemaal bewust van de impact die storingen hebben op het bedrijfsleven. In veel gevallen wordt in deze periode wel een derde tot de helft van het onderhoudsbudget verbruikt. Factor in de kosten van verloren productie gedurende deze tijd en de kosten zijn enorm. Om de kosten van verloren productie en de onderhoudskosten te compenseren, moeten we de hoeveelheid werk die in de kortst mogelijke tijd wordt uitgevoerd, maximaliseren, en tegelijkertijd effectief zijn in welk werk wordt uitgevoerd en hoe het wordt beheerd.

Storingen kunnen uitgebreide schema's hebben, maar zijn vaak niet succesvol vanwege ineffectieve geavanceerde planning, wat resulteert in inefficiënte werkuitvoering en overschrijdingen van uitvalschema's. Storingen kunnen alleen succesvol zijn als de storingswerkzaamheden goed worden gepland voordat de werkzaamheden worden ingepland en/of gestart.

Veel onderhoudsorganisaties hebben, in een poging om hun uitval efficiënter te beheren, plannerposities gecreëerd om de planning van uitvalwerkzaamheden aan te pakken. Het komt echter vaker voor dat de planners bepaalde delen van de storing uitvoeren, aannemers beheren of materialen gebruiken; weinig of geen taakplanning vooraf plaatsvindt. Het succes van de storing is dus nog twijfelachtig.

Dit artikel richt zich op vier van de acht planningsgebieden die vaak over het hoofd worden gezien of ineffectief worden aangepakt. Als storingsplanners de kans krijgen om hun inspanningen te concentreren op het effectief plannen van storingstaken en deze acht gebieden aan te pakken, zal het plannen en uitvoeren van storingen een veel hoger slagingspercentage hebben. De acht aandachtsgebieden zijn:

1. Bepaling van storingstaken
2. Definitie taakbereik
3. Identificatie van taakgevaren of obstakels
4. Methode voor taakstappen
5. Bepaling van materialen, gereedschappen en uitrusting
6. Coördinatie werkgroep
7. Schatting van de arbeidsmiddelen
8. Taakplanning voltooid

Dit document behandelt vier gebieden:het bepalen van uitvaltaken, het definiëren van de taakomvang, het identificeren van taakgevaren en/of obstakels en het voltooien van de taakplanning. Dit doet geenszins af aan het belang van het aanpakken van de andere vier gebieden of hun algehele impact op de succesvolle afronding van een storing.

Voordat we verder gaan, moeten we verschillende basisdefinities vaststellen. Ten eerste, wat is het doel van een storing? Het doel moet zijn om de geïdentificeerde taken met een hoge mate van precisie uit te voeren, zodat apparatuur en/of processen opnieuw opstarten met minimale problemen of schrootverliezen, en operaties het vertrouwen hebben dat apparatuur en processen tot de volgende keer met de gewenste snelheid en kwaliteit zullen werken geplande storing.

Ten tweede, wat is het doel van uitvalplanning? Het doel van de uitvalplanning is om de impact van vertragingen, wachttijden, obstakels en knelpunten tijdens de uitvoering van het werk te minimaliseren, zodat het werk op tijd kan worden voltooid en de apparatuur/het proces op tijd kan worden opgestart, terwijl de geplande kosten voor uitval binnen het uitvalbudget worden beheerd.

Hier zijn verschillende feiten die deze doelstellingen versterken. De kosten voor het afsluiten van onderhoud kunnen met 30 tot 50 procent worden verlaagd ten opzichte van het historische niveau als het opstarten na het afsluiten soepel en voorspelbaar verloopt. Sinds 1973 zijn de exploitatie- en onderhoudskosten van elektriciteitscentrales met meer dan 400 procent gestegen. Veel fabrieken besteden maar liefst 40 procent van hun onderhoudsinspanning aan reactieve taken.

De papierfabriek van Potlatch Cloquet implementeerde goedkope beheerstechnieken voor het afsluiten van onderhoud, gericht op het type, de kwaliteit en de timing van het werk, wat bijdroeg tot een daling van de onderhoudskosten per ton met 83 procent(1). Het is van vitaal belang dat de werklijst bij storingen zo kort mogelijk wordt gehouden.

Het kort houden van de lijst is zowel het middel om de kosten te verlagen als de primaire methode om te focussen op werkzaamheden die alleen tijdens een grote storing kunnen worden uitgevoerd. Alle andere werkzaamheden moeten buiten de storingsperiode worden uitgevoerd.

"Bedrijven die echt geoptimaliseerde schema's hebben, hebben gemiddeld 20 procent betere werkorders per dag per technicus, de naleving van servicecontracten met 25 procent en de sleuteltijd met 18 procent verhoogd."(2)

Wanneer een faciliteit besluit grote storingswerkzaamheden ver van tevoren te identificeren en het werk zorgvuldig wordt gepland om het gemak van uitvoering te maximaliseren, zal het resultaat lagere kosten zijn. Identificatie van werktaken bij uitval begint de dag na het opstarten vanaf de laatste uitval. Hier is een voorgestelde planningstijdlijn:

3 tot 10 jaar uit: Ruwe werklijst ontwikkeld

18 tot 24 maanden uit: Werklijst bereikt het budget en de planning begint

12 maanden uit: Maandelijkse storingsvergaderingen beginnen

6 maanden uit: Werklijst is vergrendeld. Planning is voor 90 procent voltooid

0 maand: Er is een storing, 100 procent van het werk is gepland en gepland

1 maand na uitval: Kritiekbijeenkomsten na uitval vinden plaats

Succesvolle onderhoudsorganisaties identificeren hun uitvalwerklijst uit verschillende bronnen, die allemaal in overeenstemming moeten zijn met de uitvaldoelstellingen. Deze bronnen zijn onder meer:

1. Werkverzoeken gegenereerd als resultaat van de kritiekbijeenkomsten na de storing. Deze verzoeken leggen werkitems vast die tijdens de vorige storing zijn geïdentificeerd.

2. Regelgevingsproblemen genereren extra werk en zorgen in sommige gevallen voor de frequentie van veel storingen.

3. Storing- en apparatuurgeschiedenis zou een andere belangrijke bron moeten zijn voor het identificeren van werkitems met uitval.

4. PM/PdM-activiteiten, achterstand of overdracht van eerdere storingen.

Het planningsproces kan beginnen, zodra de storingswerklijst is opgesteld en goedgekeurd. De sleutel is dat het identificeren van werktaken bij storingen van cruciaal belang is en dat een succesvolle planning en planning van storingen afhangt van belangrijke gebeurtenissen die ver van tevoren plaatsvinden.

In de tijdlijn geven we aan dat de werklijst een half jaar voor de storing op slot moet. De afsluitingsdatum is essentieel voor het effectief beheren en plannen van storingswerkzaamheden. Als er geen lockdown-proces is, zal er een nooit eindigende stroom van last-minute werkitems worden toegevoegd aan de storing die niet is gepland, en dit zal resulteren in buitensporige kosten, reactieve respons en een grotere kans op overschrijding van het storingsschema .

Problemen met de levering van onderdelen en de beschikbaarheid van arbeid worden een probleem wanneer werk wordt toegevoegd na de vergrendelingsdatum. De implementatie van een lockdown-proces is een concept dat sommige mensen misschien moeilijk kunnen accepteren, vooral als ze in het verleden werk hebben mogen toevoegen zonder rekening te houden met de impact op het totale budget en de planning van de uitval. Er moet een proces worden ontwikkeld om het werk bij uitval van add-ons aan te pakken, waarbij de aanvrager de noodzaak moet rechtvaardigen en moet aangeven welke bestaande werkitems zullen worden opgeofferd.

Het management moet het tijdsbestek van de lockdown serieus handhaven, het vastgestelde proces volgen en van alle partijen overeenstemming krijgen dat het zal worden gevolgd. Elk werk dat wordt voorgesteld voor toevoeging na de sluitingsdatum moet zorgvuldig worden onderzocht en gemotiveerd voordat het wordt goedgekeurd. Het is belangrijk om te onthouden dat het plannen van werk duur is. Het is buitengewoon verkwistend om een ​​reeds geplande klus (met onderdelen in bestelling of ter plaatse) te annuleren om ongepland werk te doen.

Als uitvaltaken worden geïdentificeerd, moet het taakbereik worden gedefinieerd. In veel gevallen is de geïdentificeerde werktaak de volledige reikwijdte die wordt geboden. In dit geval zijn de werknemers die zijn toegewezen om het werk uit te voeren in het nadeel, omdat ze de reikwijdte moeten bepalen op basis van hun kennis, wat misschien helemaal niet de beoogde reikwijdte is. Wanneer dit gebeurt, leidt dit meestal tot inefficiënties, vertragingen en dure overschrijdingen.

Een duidelijk omschreven werkbereik is essentieel voor een succesvolle planning, planning en uitvoering van werkzaamheden. Als de volgende vragen worden beantwoord, ontstaat er een duidelijk werkbereik:

1. Definieert het werkverzoek voldoende wat de taak verwacht te bereiken?
2. Is er een specifiek begin- en eindpunt voor de taak?
3. Moet hieraan worden voldaan aan test- of acceptatiecriteria?
4. Zal de taak gevolgen hebben voor de gezondheids-, veiligheids- of milieuaspecten?
5. Wie of welke afdeling heeft het laatste woord over de prioriteit van het werk?

Als onderdeel van het definiëren en verfijnen van de reikwijdte van het werk, moet de planner locatiebezoeken afleggen op de locatie van het gevraagde werk om de vijf basiselementen van werkplanning te bepalen:

1. De arbeidsvereisten (hoeveel, vaardigheden, hoe lang) voor de taak
2. De specifieke locatie van het werk (actief en fysieke locatie)
3. Wanneer het werk moet gebeuren (volgorde in het planningsproces)
4. De materialen, gereedschappen en apparatuur om het werk uit te voeren
5. De informatie, specificaties, veiligheid, vergunningen die de kwaliteitsuitvoering van het werk ondersteunen.

Om dit planningsniveau te bereiken, is het erg belangrijk dat voldoende personeel fulltime wordt ingezet voor het plannen van werkpakketten voor storingen. Als dit niet gebeurt, zullen planners hoogstwaarschijnlijk in de rol van supervisor, vakman, onderdelenjager of allround go-fer worden geplaatst. Geen van deze activiteiten zal de efficiëntie van onderhoudsactiviteiten verhogen in de omvang die effectieve planning vooraf zal bieden.

Eerder hebben we aangegeven dat het doel van uitvalplanning is om de impact van vertragingen, wachttijden, obstakels en knelpunten tijdens de uitvoering van het werk tot een minimum te beperken, zodat het werk tijdig kan worden voltooid en apparatuur/proces kan worden opgestart, terwijl de geplande kosten voor uitval binnen het uitvalbudget worden beheerd. Om dit doel te bereiken, moet de planning vooraf grondig zijn. De identificatie van arbeidsrisico's, veiligheidskwesties en obstakels die de voortgang van het werk beïnvloeden, wordt vaak over het hoofd gezien.

Alles kan worden vermeden of er kan rekening mee worden gehouden als dit tijdens het planningsproces wordt aangepakt. Enkele van de meest voorkomende items zijn de complexiteit van de lockout/tagout, vergunningsvereisten (lijnonderbrekingen, besloten ruimte, graaf- en bouwvergunningen), lucht- en waterafvoeren, barricadevereisten (belemmert het gebarricadeerde werkgebied normale verkeerspatronen?) en of de werkplek de vereisten voor het gewicht en de hoogte van de apparatuur ondersteunt. Deze items kunnen niet volledig worden overwogen als werkplanning on the fly wordt gedaan of planners proberen vanaf hun bureau te plannen. Locatiebezoeken zijn een essentieel onderdeel van een effectieve uitvalplanning.

Naarmate het planningsproces de sluitingsdatum van zes maanden nadert, zou de planning van de storingswerkzaamheden moeten worden afgerond. Werkpakketten moeten volledig worden gepland en meestal wachten op de aankomst van geïdentificeerde onderdelen en materialen. Hoe bepalen we dat we het planningsproces voor de storingswerkzaamheden hebben afgerond?

Ten eerste moeten al onze storingswerkzaamheden worden beheerd via ons werkorderproces. Als dat op zijn plaats is, kunnen we elke werkorder evalueren met een reeks vragen die, als we ze naar waarheid beantwoorden, bepalen of de werkorderplanning is voltooid. Het evaluatieproces moet de volgende vragen bevatten:

1. Is de omvang van het werk duidelijk, beknopt en gemakkelijk te begrijpen?

2. Zijn alle aspecten van de taak geëvalueerd en aangepakt?

3. Zijn de arbeidsrisico's, veiligheid, vergunningsvereisten en mogelijke obstakels geïdentificeerd, aangepakt en gecommuniceerd binnen de werkorder?

4. Klopt de takenvolgorde, is de methodologie gedefinieerd en bevat deze speciale instructies, specificaties en testen/kwaliteitscontroles?

5. Zijn alle bepaalbare materiaal-, onderdelen-, gereedschaps- en uitrustingsvereisten aangepakt en zijn er acties ondernomen om de benodigde artikelen binnen de voorgeschreven "need by"-data te leveren?

6. Zijn de specifieke werkgroepen geïdentificeerd en is de coördinatie van taakstappen aangepakt om niet-waardevolle inspanningen te minimaliseren?

7. Zijn er realistische schattingen van de arbeid en de vereisten voor arbeidsmiddelen vastgesteld met behulp van de beste beschikbare methoden, inclusief taakduur en totale arbeidsuren?

8. Bevatten alle werkpakketten alle ondersteunende documentatie, afdrukken, schema's en afbeeldingen?

Als de planner elk van deze vragen naar waarheid 'ja' kan beantwoorden, is er vertrouwen dat het werkpakket aan de doelstelling van uitvalplanning zal voldoen. Het eindresultaat, wanneer de werkorder is gepland en uitgevoerd, is dat er meer werk wordt uitgevoerd met minder mensen en in veel minder tijd.

De reparatiekwaliteit zal toenemen en de kosten voor elke reparatie zullen aanzienlijk dalen. In sommige gevallen kunnen de kostenbesparingen oplopen tot 90 procent. Gemiddeld kan het uitvoeren van een ongeplande reparatiewerkorder die acht uur in beslag zou nemen, minder dan twee uur in beslag nemen wanneer gepland. Dit is te danken aan een combinatie van betere instructies, gemakkelijke toegang tot onderdelen, gereedschappen, apparatuur en materialen en een betere coördinatie van arbeidsmiddelen.

Ervaren storingsplanners bedenken geweldige kneepjes van het vak. Door deze tools te identificeren, kunnen ze hun tijd efficiënter beheren, waardoor ze een beter geplande storing kunnen bieden. Enkele van hun ervaringen zijn:

1. Sorteren van hun werklijsten op werkgroepen (crews). Het is gemakkelijker te beheren dan te werken vanuit de hele achterstand.

2. Spreadsheets ontwikkelen van leidingsystemen waarvoor jaloezieën moeten worden geïnstalleerd, en vervolgens volgen wanneer een jaloezie is geïnstalleerd en wanneer de jaloezie wordt verwijderd. Dit kan veel kopzorgen voorkomen tijdens het opstarten.

3. Het identificeren van taken waarvoor steigers nodig zijn en, waar mogelijk, de steigers laten plaatsen vóór de startdatum van de storing. Nogmaals, dit vermindert de kans op vertragingen bij het wachten op de installatie.

4. Voeg notities toe aan planners over taken die mogelijk onder een kraanlift vallen. Dit vermindert vertragingen of veiligheidsproblemen bij het werken onder hangende lasten.

Een storing is een unieke situatie. Effectieve planning kan Onderhoud de mogelijkheid bieden om werk onder gecontroleerde omstandigheden uit te voeren, wat resulteert in meer voltooid werk, voltooid precisiewerk, startups die worden gecontroleerd met minimale verliezen, en apparatuur of processen die betrouwbaar met de gewenste kwaliteit en snelheid werken tot de volgende geplande uitval.

Alle werkzaamheden die op het storingsschema worden geplaatst, moeten volledig worden gepland. Als dit niet wordt gedaan, wordt de last van het plannen van de klus in feite bij de vakman gelegd. Dit vertraagt ​​het werk enorm en creëert tal van mogelijkheden voor vertragingen, fouten, verwarring en onveilige handelingen.

We hebben vier van de acht items behandeld die direct van invloed zijn op de effectieve uitvoering van een storing. Onze discussie was specifiek gericht op het planningsproces en niet op het planningsproces, omdat planning afhangt van het weten hoeveel werk er beschikbaar is, hoe lang elke taak zal duren, hoeveel arbeidsmiddelen er per taak nodig zijn en de prioriteit of kriticiteit van de taak. Elk van deze factoren houdt rechtstreeks verband met hoe effectief de planning is uitgevoerd.

Effectieve uitvalplanning zal resulteren in een zinvol schema dat vervolgens kan worden ontwikkeld met een hoog percentage van de kans dat het succesvol zal zijn. Het succes van een planning hangt echter af van de uitvoering van het werk. Geplande werkverwachtingen moeten worden gecommuniceerd aan de supervisors en werknemers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het werk, waarbij de voortgang dagelijks wordt gecontroleerd. Dagelijkse schema-updates zijn essentieel; zonder deze updates komt de tijdige voltooiing van de storing in gevaar.

Storingsbeheer is een effectief hulpmiddel om de kosten te verlagen en de productiviteit van de fabriek te verhogen. Wanneer wordt besloten om grote storingswerkzaamheden ver van tevoren te signaleren en de werkzaamheden vervolgens zorgvuldig te plannen voor maximaal uitvoeringsgemak, resulteert dit in lagere kosten. Als tegelijkertijd verstoringen in het proces (zoals laat invoegwerk) onder controle worden gehouden, zijn er voldoende middelen beschikbaar om het storingsmodel continu te verfijnen en te verbeteren voor nog meer besparingen.

Referenties
Kister, Timothy C. en Bruce Hawkins. Onderhoudsplanning en -planning:stroomlijn uw organisatie voor een lean-omgeving. VS:Elsevier, 2006

Brown, Michael V. Audel Beheer van onderhoudsplanning en -planning. VS:Wiley Publishing, 2006

(1) Krings, Dave. "Proactieve benadering van shutdowns verlaagt de onderhoudskosten van Potlatch." http://www.idcon.com/article-approach.htm

(2) Vigoroso, Mark. Field Service-optimalisatiebenchmarkrapport. Aberdeen Group, mei 2005.

Over de auteur:
Tim Kister is expert op het gebied van planning en scheduling bij Life Cycle Engineering. Tim's praktische ervaring met het toepassen van best practices stelt hem in staat om de werkcontrolepraktijken van de klant te beoordelen, processen, training en coachingstrategieën te ontwikkelen om culturele veranderingen te beïnvloeden die de overgang van de klant naar een proactieve cultuur optimaliseren. Als toegewijde docent heeft Tim meer dan 100 workshops en seminars gefaciliteerd gericht op onderhoudsbeheer en planning en planning, en is hij co-auteur van het boek “Maintenance Planning and Scheduling Handbook; Uw organisatie stroomlijnen voor een lean-omgeving.” Je kunt Tim bereiken via [email protected]. Ga voor meer informatie over LCE naar www.LCE.com.