Wat zijn de risico's van papieren procedures voor de technici?

Zelfs als, zoals we later zullen zien, de doelstelling van papierloos in de industrie is nog lang niet bereikt, dematerialisatie is goed op weg. Bedrijven worden zich bewust van de voordelen van documentdigitalisering, inclusief procedures, en van de risico's die gepaard gaan met het bewaren van papieren media. Industriële technici, die efficiënte en betrouwbare tools nodig hebben om hun werk te doen, profiteren van deze overgang die wordt opgelegd door de vereisten van industrie 4.0, een digitale en verbonden industrie.

Digitaliseer documenten om te voldoen aan de eisen van het moderne bedrijf

Terwijl technologische vooruitgang de industriële wereld dramatisch beïnvloedt en de concurrentie steeds heviger wordt, kunnen bedrijven het zich niet veroorloven om aan de zijlijn van deze ontwikkelingen te blijven staan. De prestatie- en voortgangsaanpassingsvereisten hebben met name betrekking op de ontwikkeling en het beheer van documentatie, en meer in het bijzonder procedures.

In hoofdstuk 445 vereist ISO 14001 het opzetten van een systeem voor de controle van documentatie. Dit omvat het beoordelen en bijwerken van documentatie, het waarborgen van de beschikbaarheid van relevante versies van documenten, het waarborgen van hun leesbaarheid en identificatie, en het voorkomen van onbedoeld gebruik van verouderde documentatie. Dit zijn allemaal punten die gefaciliteerd worden door digitale tools.

De papierloze werkomgeving:waar staan ​​we vandaag?

Hoewel bedrijven zich bewust zijn van de voordelen van het dematerialiseren van procedures en andere documenten, worstelen ze vandaag de dag nog steeds met het bereiken van de doelstelling van papierloze processen. Volgens een studie van de Association for Information and Image Management (AIIM), gepubliceerd in 2015, geeft slechts 31% van de bedrijfsleiders toe dat hun kantoren nog steeds vol staan ​​met papieren documenten (bron:infoDSI.com). Volgens AIIM werkt slechts 17% van de werknemers in een papierloze omgeving.

Waarom is de overstap naar papierloos zo moeilijk?

Meer dan de helft van de bedrijfsleiders (56%) antwoordt dat dit komt omdat ze nog steeds belangrijke documenten op papier nodig hebben:contracten, ondertekende inkooporders, enz. Anderen noemden de terughoudendheid van sommige werknemers om zonder schriftelijke documenten te doen en over te stappen naar digitale technologie.

Een minder nauwkeurige weergave van de echte werkomgeving

Er is geen gebrek aan risico's verbonden aan het bewaren van papieren documentatie. Van deze documenten zouden de procedures veel baat hebben bij digitalisering. Om een ​​nieuwe medewerker op te leiden of een technicus kennis te laten maken met verschillende werkstations of tools, is het immers veel efficiënter om bijvoorbeeld een videodrager te gebruiken dan een papieren document. In het algemeen, visuele procedures (afbeeldingen, video's) begrip en uitvoering bevorderen. Papieren procedures kunnen de echte werkomgeving (omgeving, beweging...) niet zo nauwkeurig weergeven als andere media.

De kosten van papieren documenten

De kosten van het beheren, hanteren en opslaan van papieren documenten is ook een van hun nadelen. Traditionele documentatie kan grote volumes vertegenwoordigen, die veel ruimte vereisen voor hun opslag en niet minder aanzienlijke middelen voor hun archivering, archivering en gebruik. 2 of 3 cd's zijn voldoende om een ​​hoeveelheid informatie te bevatten die overeenkomt met ongeveer twintigduizend pagina's per m2. Dit toont de ruimtebesparing die kan worden bereikt.

Papieren documenten zijn ook een belemmering voor de productiviteit , aangezien naar schatting een werknemer gemiddeld 50% van zijn tijd besteedt aan het zoeken naar informatie tussen alle documenten en vervolgens 15% aan het lezen ervan. Doordat ze geautomatiseerd zijn, worden deze documenten gemakkelijker en sneller toegankelijk, waardoor er minder tijd wordt verspild aan hun onderzoek en er meer tijd wordt besteed aan de daadwerkelijke operaties, die daadwerkelijk produceren.

Minder traceerbaarheid en veiligheid

Voor industriële technici vermindert het hebben van digitale documentatie het risico op informatievernietiging of verlies. De mogelijkheid om ze te benaderen vanaf verschillende netwerkterminals en ze te transporteren met behulp van verschillende media (USB-sticks, externe harde schijven, servers, cloud ...) vergemakkelijkt ook hun dagelijks gebruik aanzienlijk.
Bovendien hebben papieren documenten een echt tekort aan termen van traceerbaarheid en monitoring. Het is veel ingewikkelder om de geschiedenis van informatie, de voortgang en de wijzigingen die erin zijn aangebracht te kennen, dan wanneer het gedematerialiseerd is en naar een digitaal formaat wordt geconverteerd. Dit verwijst ook naar het risico om met verouderde documentatie te eindigen.

Over ons

Picomto is de softwareoplossing om al uw operationele documentatie te digitaliseren:werkinstructies, standaard onderhoudsprocedures, checklists…

Neem contact met ons op voor meer informatie!