Opnieuw onderhandelen over kosten met bestaande leveranciers:een gids

Leveranciers spelen een sleutelrol bij inkoop en hun kosten hebben een grote invloed op het welzijn van bedrijven. Om kosten te besparen bij bestaande leveranciers, moeten bedrijven zich richten op het verbeteren van hun relaties.

Enquête leveranciers

Uw leveranciers kunnen een geweldige bron van informatie zijn om te begrijpen hoe uw bedrijf werkt en hoe u kosten kunt besparen. Wat vanuit uw perspectief logisch is, is misschien niet altijd logisch vanuit het perspectief van de leverancier, en misschien heeft uw bedrijf enkele vereisten of structuren die kosten voor leveranciers met zich meebrengen.

Om waardevolle feedback van leveranciers te verzamelen, kunt u een enquête overwegen waarin u hen specifiek vraagt ​​om mogelijke gebieden te identificeren om kosten te besparen. In de enquête kunt u vragen stellen als:

1. Suggereer een proces of een vereiste die we u opleggen die we kunnen beëindigen om kosten te verwijderen.
2. Suggereer producten/diensten die we vandaag kopen en die in een eenvoudigere vorm of met een eenvoudigere (meer gestandaardiseerde) specificatie tegen een lagere prijs kunnen worden gekocht.
3. Laat ons weten hoeveel we de productprijzen kunnen verlagen als we onze kredietvoorwaarden met 14 dagen aan u verlagen?
4. Deel uw ideeën over hoe we onze gezamenlijke processen kunnen vereenvoudigen en kosten kunnen besparen.

Door deze feedback van leveranciers te verzamelen, krijg je een ‘ideeëncatalogus’ die je kunt gaan analyseren. Er zullen waarschijnlijk veel suggesties zijn die niet kunnen worden geïmplementeerd, maar er zullen ook ideeën zijn waar u nog nooit aan had gedacht die grote kostenbesparingen zouden kunnen opleveren.

U kunt het bovenstaande onderzoek uitvoeren met behulp van e-mails en een op Excel gebaseerde vragenlijst, of een andere handmatige tool of SRM-software met de mogelijkheid om vragenlijsten voor leveranciers te maken.

Verzamel munitie

Voor geselecteerde leveranciers kan het nodig zijn om een ​​moeilijker heronderhandelingsproces in te voeren om lagere prijzen te bereiken.

Om het gewenste resultaat te krijgen, moet u volledig voorbereid zijn met alle gegevens en feiten waartoe u toegang kunt krijgen. Dit betekent dat u het volgende moet verzamelen:

1. Hoe hebben uw uitgaven zich ontwikkeld? Als het is gestegen, kun je dit gebruiken als argument om een ​​betere prijs aan te vragen.
2. Hoe hebben de leverings- en kwaliteitsprestaties zich ontwikkeld? Als de leverancier ondermaats heeft gepresteerd, kan dit een argument zijn om nu restitutie te eisen voor het behouden van de zakelijke relatie, of u kunt proberen betere voorwaarden te krijgen.
3. Hoe tevreden/ontevreden zijn uw stakeholders over de leverancier? Als je negatieve feedback krijgt van stakeholders, kan dat een goede reden zijn om de leverancier onder druk te zetten om je een betere prijsstelling aan te bieden, aangezien de leverancier problemen veroorzaakt in de samenwerking en dat brengt kosten met zich mee.

Om feedback van belanghebbenden van uw organisatie te verzamelen over de leveranciers waarvoor u een heronderhandelingsproces wilt voeren, kunt u het volgende doen:

1. Identificeer de te evalueren leveranciers. Houd het in eerste instantie simpel en betrek maximaal 20 leveranciers in een enquête. Later kun je altijd uitbreiden naar meer leveranciers.
2. Identificeer de interne belanghebbenden die de geselecteerde leveranciers moeten evalueren. Bepaal voor elke stakeholder welke strategische leveranciers ze elk kunnen/moeten evalueren. Nogmaals, houd het simpel en later kunt u het aantal betrokken belanghebbenden uitbreiden.
3. Identificeer op welke criteria/vragen de leveranciers moeten worden beoordeeld door uw belanghebbenden. Dit kunnen vragen zijn (te beoordelen op een schaal van 1=zeer mee oneens en 5=zeer mee eens), zoals:
   • De leverancier is gemakkelijk om mee samen te werken
   • De leverancier voegt geen kosten toe aan onze activiteiten
   • De leverancier lost problemen zonder vertraging op
   • De leverancier biedt ons de ondersteuning die we nodig hebben om effectief te werken
4. Maak de enquête en stuur deze naar de belanghebbenden zodat ze deze kunnen beantwoorden. U kunt dit doen met Excel of een geautomatiseerde oplossing.
5. Als belanghebbenden hebben geantwoord, maakt u één leveranciersrapport voor elke leverancier. Zorg ervoor dat u in het rapport de leveranciers rangschikt, zodat u een slechte rangschikking ook kunt gebruiken als argument voor betere prijzen.
6. Gebruik aan de heronderhandelingstafel alle verzamelde gegevens en feiten om argumenten te bedenken die u zullen helpen betere prijzen of betere voorwaarden te krijgen.

Lars Kuch Pedersen is oprichter van LeanLinking.