Drie redenen om over te stappen op elektronische facturering

Nu supply chain-processen meer geautomatiseerd worden, hebben veel organisaties een visie op het digitaliseren van de order-to-cash-cyclus. Het proces wordt vaak opgedeeld in drie stappen van digitalisering:inkoop, ontvangst van goederen en inkomende factuur en betaling.

Veel bedrijven zijn aan de reis begonnen, maar lopen vast in hun pogingen om deze te voltooien. Concurrerende kiezers maken het moeilijk om organisatieverandering teweeg te brengen. Het is niet ongebruikelijk dat drie of vier senior vice-presidenten of leidinggevenden op C-niveau bij het initiatief betrokken zijn.

Vastgelopen inspanningen op het gebied van digitalisering zijn vaak geworteld in tegenstrijdige prioriteiten. Een bedrijf kan meer nadruk leggen op omzetgroei dan op het optimaliseren van de cashflow of het verlagen van de totale kosten. Maar voor degenen die de laatste twee doelen nastreven, kan e-facturering krachtige voordelen opleveren.

De ontvangst van een papieren factuur is problematisch. Het komt vaak aan in verschillende formaten, zoals e-mail PDF-bestanden, faxen of gemailde vellen papier. Het invoeren van de informatie in een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) kan duur, tijdrovend en foutgevoelig zijn. Het overbrengen van gegevens van een digitale factuur via EDI of XML naar het ERP elimineert daarentegen de noodzaak van menselijke interactie, voorkomt invoerfouten en versnelt de goedkeuring en betaling van facturen.

Nadat een inkomende factuur is gedigitaliseerd, zijn er nog drie andere belangrijke voordelen:

Mogelijkheid om te profiteren van leverancierskortingen. Bedrijven die gebruik maken van leverancierskortingen kunnen de cashflow versnellen en de bedrijfskosten verlagen. Maar velen kunnen dit niet doen, omdat het proces om de factuur in het ERP te krijgen en vervolgens goedgekeurd te krijgen, zoveel tijd kost. Het digitaliseren van inkomende facturen versnelt het invoerproces en ruimt slechte gegevens op. De inspanning elimineert het vooruitzicht dat een ERP een factuur afwijst omdat deze geen uniek identificatienummer heeft en niet binnen bepaalde tijdslimieten kan worden verwerkt.

Automatisering van het matchen van facturen. De meeste ERP-systemen hebben de mogelijkheid om twee- of driewegmatching te automatiseren zodra de gegevens zijn gedigitaliseerd. Maar degenen met meerdere systemen zijn vaak niet in staat om de uitwisseling van gegevens tussen interne systemen te automatiseren. Bedrijven die niet hebben geïnvesteerd in een ERP en nog steeds boekhoudsoftware gebruiken, zullen moeite hebben om het matchingsproces te digitaliseren.

Het goede nieuws is dat een gedigitaliseerd order-to-cash-proces, met behulp van een cloudintegratiebedrijf, geautomatiseerde twee- of driewegmatching in de cloud kan bieden, zonder dat u voor die functie op een ERP hoeft te vertrouwen. Een two-way match kan de factuur vergelijken met de inkooporder, terwijl een three-way match de ontvangst van goederen toevoegt. Elke discrepantie in hoeveelheid of product kan voorafgaand aan de betaling snel worden geïdentificeerd en gemarkeerd. Als gevolg hiervan betalen bedrijven niet voor "ongeldige" facturen.

Verlaging van arbeidskosten. Naast de kosten van het invoeren van een factuur in een ERP- of boekhoudsysteem, zijn er verborgen kosten verbonden aan leveranciers die de status van factuurgoedkeuring en betaling zoeken. Het is niet ongebruikelijk om meerdere telefoontjes van een leverancier te ontvangen voor de betaling van slechts één factuur. Als het proces is gedigitaliseerd, is het eenvoudiger om leveranciersspecifieke dashboards te maken die de status van de factuur en de betalingsdatum weergeven. Dergelijke digitale dashboards elimineren de verborgen kosten van communicatie met leveranciers via een proces dat doorgaans voor hen verborgen is.

Het digitaliseren van het inkomende factuurproces biedt tal van potentiële voordelen, waarvan sommige voor de hand liggen en andere niet volledig worden gewaardeerd. Als het verlagen van de kosten, het optimaliseren van de cashflow en het verbeteren van het order-to-cash-proces belangrijk zijn voor uw bedrijf, onderzoek dan het digitaliseren van uw inkomende facturen.

Steve Scala is executive vice president of corporate development bij DiCentral, een wereldwijde leverancier van beheerde diensten voor business-to-business integratie (B2Bi).