Kosten en belang van documentatie in engineering

Slecht geschreven werkinstructies, standaard operationele procedures, onjuiste tekeningen en blauwdrukken, onjuist geconstrueerde armaturen, ongeschikte productieapparatuur en een slecht ontworpen werkplekindeling zijn slechts enkele voorbeelden die bijdragen aan menselijke fouten. Deze slecht geschreven documentatie zorgt voor extra problemen die voorkomen hadden kunnen worden. Het is niet ongehoord dat componenten worden gefabriceerd volgens verouderde instructies, omdat de juiste informatie vertraging heeft opgelopen bij het bereiken van de werknemer. Slechte ontwerp- en documentatiekwaliteit is een belangrijke oorzaak van inefficiëntie van productprocessen, wat direct leidt tot vertragingen, herbewerkingen en variaties, en bijdraagt ​​aan het verhogen van de projecttijd en -kosten, zowel voor de klant als voor uw bedrijf. Maar goede documentatie is niet alleen beperkt tot technisch papierwerk, nee, het betreft elke persoon die in dat bedrijf werkt. Laten we eens kijken hoe slechte documentatie zelfs de beste bedrijven kan vertragen.

---

Hoe het werkt

De kwaliteit van het ontwerp en de geproduceerde documentatie heeft een grote invloed op de algehele prestaties en efficiëntie van productieprojecten. Ontwerpers bieden de basisblauwdrukken voor het weergeven van de ideeën en concepten die fabrikanten nodig hebben om producten te realiseren. Het is echter de kwaliteit van de geleverde documentatie die bepaalt hoe effectief en efficiënt de doorlooptijd is voor productie. Inadequaat en gebrekkig ontwerp en documentatie hebben invloed op de efficiëntie van het productieproces door te leiden tot vertragingen, herbewerkingen en variaties, wat bijdraagt ​​aan een toename van de projecttijd en -kosten. Maar voordat de productie kan plaatsvinden, zijn er niveaus die dit proces kunnen vertragen of zelfs de productie tot stilstand kunnen brengen.

Documentatiecategorieën

In elk bedrijf wordt een ontelbaar aantal documentatie gebruikt. Ze kunnen variëren van kwaliteitsborging tot productie. Zonder een volledige lijst door te nemen van alle documentatie die een bedrijf zou gebruiken, zullen we de documentatie in plaats daarvan in verschillende categorieën hieronder samenvatten.

• Managementdocumentatie omvat plannings-, ondersteunende en planningsdocumenten, organisatiedocumentatie en vergadernotulen.
• Kwaliteitsborgingsdocumenten omvatten kwaliteitsborgingsbeleid en de procedures, definities, normen, sjablonen en instructies die zijn gedefinieerd om de behandeling van alle documenten te ondersteunen, om ervoor te zorgen dat de documenten consistent worden opgesteld en onderhouden om de ontwikkeling optimaal te ondersteunen.
• Technische documentatie omvatten de technische specificaties, technische tekeningen, technische illustraties en zijn bereid het ontwerp vast te stellen. Deze documenten vormen de basis voor de ontwikkeling die wordt uitgevoerd door instituten, aannemers, leveranciers en productie.
• Fabricage, montage, test en installatie documenten zijn bereid om de ontwikkeling en validatie van de apparatuur te ondersteunen en te documenteren, in het bijzonder die welke zijn ontwikkeld en vervaardigd voor voltooiing.

Laten we elk van deze categorieën eens bekijken en de effecten zien van slechte documentatie en hoe dit tijd en geld kan kosten.

Managementdocumentatie

Focussen op het bedrijf is een primaire functie van het management en het bijhouden van alles is een karwei dat zelfs de besten in de war kan brengen. Het goed documenteren van elke transactie, wie de leiding heeft of welke opdrachten, en het plannen van deadlines zijn essentieel voor het runnen van een productieve onderneming.

Bij elk bedrijf worden financiële transacties van deposito's tot leveringen uitgevoerd. Het is belangrijk om voor zakelijke uitgaven- en inkomstenrapporten een duidelijk en goed gedocumenteerd register bij te houden van ontvangsten, facturen en kosten. Het laatste wat iemand wil doen, is rondschuiven en zoeken naar bonnen van itemkosten die zijn verdwenen. Voor grotere bedrijven gaat het management in een versneld tempo door inkomsten en uitgaven. Het hebben van een goed ontwikkeld documentatiesysteem zou later tijd en moeite besparen.

Tijd weg van het team en het verzamelen van papierwerk kan tot mislukking leiden als het niet goed wordt uitgevoerd. Tijd weg van het team betekent eigenlijk dat het management zich niet wijdt aan hun leiderschapstaken. En erger nog, als ze daadwerkelijk op het punt komen waarop het opsporen van documentatie tijd stelen van andere cruciale taken, kan het erger worden met naderende deadlines.

Kwaliteitsborgingdocumentatie

Kwaliteitsborging is een middel om fouten of defecten in gefabriceerde producten te voorkomen en problemen te voorkomen bij het leveren van producten of diensten aan klanten. QA wordt toegepast op fysiek voltooide preproductie om te verifiëren dat het product voldoet aan de specificaties en vereisten, en tijdens productieproductieruns door een deel van de monsters te valideren en dat ze voldoen aan specifieke kwaliteitscontroles. QA speelt een cruciale rol in gedocumenteerde projecten met een hoog volume en zorgt ervoor dat aan de normen wordt voldaan terwijl de kosten en tijdsbeperkingen worden bereikt of verbeterd.

Veel van de vereiste kwaliteit wordt bepaald door de klant of de ontwerpspecificaties die aan de ingenieur worden gegeven. Om aan deze specificatie te voldoen is goede documentatie nodig. Als de geselecteerde monsters worden beoordeeld op basis van criteria die onjuist zijn vermeld in het productspecificatiedocument, dan zou de validatie van het monster gebaseerd zijn op onjuiste informatie.

Kwaliteitsborging is de laatste stap voordat de productie het startsein krijgt voor een productiebatch. Wat gebeurt er als de documenten onjuist zijn en de validatie is voltooid op basis van een onjuiste specificatie?

Op dit moment verifieert de QA-medewerker alleen of het product voldoet aan de beoogde specificatie of deze overtreft. Als de informatie onjuist was ingevoerd in het ontwerpblad, zou de QA-medewerker de batch doorzwaaien omdat deze voldoet aan de vermelde specificaties.

Wat gebeurt er als het product op de markt komt en blijkt dat het niet aan de wettelijke normen voldeed? Dit is vooral slecht voor bedrijven die producten maken die direct of indirect de openbare veiligheid in het gedrang kunnen brengen. In een minder geval zou het bedrijf de fout inzien en de bestelling terugroepen voordat er onmiddellijk slachtoffers vallen. Maar er is nogal eens de fout dat mensenslachtoffers ertoe leiden dat een eenvoudige documentatiefout een bedrijfscrisis wordt.

Terugroepacties die vóór een ramp worden uitgevoerd, hoeven vaak alleen het onderdeel te vervangen door het gevalideerde onderdeel. Maar in het ergste geval resulteerde het onderdeel in iemands dood en nu zou het vervangen van het onderdeel de minste zorg van het bedrijf zijn.

Kwaliteitsborging is de laatste stap voordat producten op de markt kunnen komen, en als de validatie niet correct is, kunnen de gevolgen enorm zijn. Dit is de laatste fase die menselijke fouten kan verklaren tijdens het ontwerp tot de fabricage om de productnormen en -specificaties te verifiëren.

Ontwerp- en engineeringdocumentatie

Het ontwerp en de engineering van projecten is een complex en uitdagend proces, en het succes ervan is sterk afhankelijk van een goede communicatie tussen leden van de ontwerp- en engineeringteams. Een goed ontwerp is effectief wanneer het zijn beoogde doel dient en binnen een gewenst budget, tijdsbeperkingen en veilig wordt geproduceerd. Om het ontwerp effectief aan het fabricagepersoneel te communiceren, is een document nodig dat duidelijk tot in detail moet worden gedefinieerd met betrekking tot de productie ervan, effectief en ongehinderd.

De communicatie van de huidige ontwerpdocumentatie bestaat bijvoorbeeld meestal uit een 2D- of 3D-gegenereerde tekening, die de fysieke structuur toont, samen met specificaties die het productie- en installatieproces weergeven. Er ontstaan ​​problemen wanneer het volgende gebeurt:

• Benodigde informatie lijkt te ontbreken voor de ontwerptekeningen.
• Onvolledige informatie over specificaties
• Verschillen binnen de ontwerptekeningplannen en details tussen tekeningen en specificaties.
• Methoden voor productie zijn niet mogelijk en productie vraagt ​​om het gebruik van alternatieve oplossingen.

Dit is het gevolg van slechte documentatie of het inzicht van een technicus in de mogelijkheden van de productiefaciliteit. Wanneer dit soort problemen zich voordoen, wordt meestal opnieuw gewerkt om het probleem op te lossen. Het herwerken van ontwerptekeningen en onvolledige specificaties duurt misschien niet al te lang, maar elke dag opnieuw werken is beter dan iemand de documentatie van een herhaald project te laten gebruiken en ze tegen vergelijkbare of ergere problemen aan te laten lopen. Hoe dan ook, het herwerken van productie- en assemblageprocedures leidt tot vertragingen voordat het product op de markt komt, en kan de totale productiekosten beïnvloeden.

Het hebben van de juiste documentatie is vanaf het begin essentieel. Door betere werkwijzen te ontwikkelen om deze fouten in een vroeg stadium op te sporen, bespaart u later tijd en geld.

Fabricage-, montage-, test- en installatiedocumentatie

Fabricage is waar ontwerp en engineering een produceerbaarheidspunt hebben bereikt. Het product is ontworpen volgens klantspecificatie en is klaar voor ontwikkeling. Productie vereist belangrijke informatie voordat ze met de fabricage kunnen beginnen. Meestal hebben ze documenten nodig, waaronder de tekeningspecificatie, maakbaarheidsmethoden en de vermelde tolerantievereisten waaraan de fabrikanten zich ook moeten houden.

Productiedocumentatie moet de informatie en het ontwerp van de ingenieurs volledig overbrengen op de productiemedewerkers, zonder dat ze al te veel vragen stellen over het ontwerp. Als de informatie niet nauwkeurig wordt overgebracht, kan het product worden ontwikkeld met verkeerde afmetingen, onderdelen met toleranties en een component produceren die niet voldoet aan de huidige normen en voorschriften.

Apparatuurdocumentatie en validatie voor productieapparatuur is noodzakelijk om de klant van de bedrijven te verzekeren dat ze toegewijd zijn aan producten van hoge kwaliteit. Als test- of productieapparatuur niet is geverifieerd door gecertificeerde kalibratiebedrijven en nog steeds voor productie wordt gebruikt, kan dit leiden tot slechte resultaten of onjuiste fabricage. Kalibratiebedrijven moeten altijd worden gekozen als degenen die de apparatuur hebben geproduceerd of zijn geaccrediteerd, in plaats van een derde partij deze te laten verifiëren met documenten die misschien niet eens up-to-date zijn.

Hoe dan ook, de documentatie is essentieel om het product nauwkeurig, effectief en met hoge kwaliteit af te ronden. Een batch gefabriceerde onderdelen die niet aan de normen voldoen, moet opnieuw worden bewerkt. En om te begrijpen of dit een probleem is met ontwerp-/technische documentatie of apparatuurcertificering, kan tijd van het project nodig zijn, wat resulteert in uitvaltijd totdat oplossingen kunnen worden bepaald, wat meer geld en meer tijd kost.

De kosten van slechte communicatie

Over het algemeen is documentatie ontworpen als een middel om informatie tussen collega's en werknemers te communiceren. Ze bieden waardevolle informatie die talloze vragen voor anderen kan beantwoorden om hun werk te voltooien. Documentatie is belangrijk om up-to-date, consistent en volledig te blijven. Documenten die niet coherent zijn, beïnvloeden de productie-efficiëntie en de voltooiing van de doorlooptijd. Slechte documentatie kan het volgende tot gevolg hebben:

• Herwerken
• Vertragingen
• Herontwerp
• Foutanalyse/probleemoplossing
• Hertesten en herinspectie
• Stilstand van apparatuur

Deze zaken kunnen het gevolg zijn van slecht management of technische documentatie en problemen veroorzaken zoals:

• Klachten van klanten
• Beschadigde reputatie
• Verloren goodwill van klanten
• Goederen repareren en services opnieuw uitvoeren
• Extra instellingen en verstoorde productieschema's
• Verloren managementtijd en onverwachte overuren
• Verliezen als gevolg van omzetvermindering

---

Hoe je het ook bekijkt, het belang van goede documentatie is belangrijk. De voorbeelden in dit artikel zijn een overgeneralisatie van de documentatie die in elk bedrijf wordt gebruikt. Het is er alleen om u te laten zien hoe belangrijk documenten zijn en hoe de gevolgen kunnen doorsijpelen en ernstige downtime of financiële lasten voor elk bedrijf kunnen veroorzaken.

---