De betrouwbare manier om RPA-uitdagingen te overwinnen

Het is van cruciaal belang om met leiderschapsteams samen te werken om de echte voordelen uit te leggen die ze kunnen verwachten en binnen welke termijn.

Veel organisaties kennen de voordelen van robotic process automation (RPA) al, maar vinden het moeilijk om te weten hoe ze aan de slag moeten als het gaat om hun eigen projecten. Wie moet erbij betrokken worden? Moet het worden aangestuurd door de business of door IT? Moeten we weten wat we willen automatiseren voordat we hulp zoeken, of moeten we beginnen met een blanco vel papier?

Automatisering betekent verschillende dingen voor verschillende organisaties en er is geen vaste plaats of tijd om te beginnen.

Het belangrijkste aspect om te overwegen op de reis naar een succesvolle RPA-implementatie is het menselijke element en inzicht in hoe de introductie van technologie de mensen binnen een organisatie zal beïnvloeden.

Weerstand herkennen

We merken dat we vaak moderne digitale technologieën implementeren in gevestigde legacy-omgevingen, en dat betekent dat we gevestigde teams nieuwe vaardigheden moeten aanleren.

Sommige teams zullen beter bestand zijn tegen verandering dan andere, vooral als de organisatie gewend is om in silo's te werken. Maar wat we hebben ontdekt dat het verschil tussen succes en mislukking van een RPA-project maakt, is het niveau van buy-in binnen die gevestigde teams voorafgaand aan de aftrap.

Wat hier nodig is, is een interdepartementale stakeholder om de zakelijke voordelen van RPA te helpen benadrukken; foutreductie en 24/7 servicechef onder hen. Natuurlijk wordt beveiliging ook vaak gezien als een belangrijk probleem bij de inzet van robots - het idee dat de bots op de een of andere manier buiten controle zullen zijn. Standaard IT-governance is echter bijna altijd voldoende om volledige naleving te garanderen.

Het belangrijkste bij het nastreven van RPA-geluk is dat bedrijven zich moeten realiseren en communiceren dat het de rol van RPA is om taken te automatiseren, niet banen.

Eenvoudig 1,2,3

Om veel van deze hindernissen te overwinnen en de belangrijke vragen rond RPA-uitdagingen te beantwoorden, raden we een programma in drie fasen aan.

Fase 1 opleiden

We beginnen met een bewijs van waarde of concept, om organisaties te helpen de kracht van het aanbod van RPA te begrijpen. Ze willen controleren of de technologie werkt, dat ze de businesscase in deze fase kunnen bouwen, evenals een opleveringsplan met de mogelijke voordelen en besparingen.

Het is van cruciaal belang om met leiderschapsteams samen te werken om uit te leggen wat de echte voordelen zijn die ze kunnen verwachten en binnen welke termijn. De boodschap moet dan naar de organisatie als geheel worden gebracht over wat RPA is en hoe het iedereen ten goede kan komen. Houd rekening met eerstelijnspersoneel om uit te leggen hoe ze met robotica kunnen werken om de alledaagse elementen van hun werk te automatiseren en zich weer op de klant te concentreren.

Het is ook erg belangrijk om ondersteunende afdelingen zoals HR en IT-beveiliging te betrekken om ervoor te zorgen dat er in de hele organisatie wordt samengewerkt. Dit legt de basis voor het langetermijnsucces van RPA.

Evaluatie fase 2

Dit is de spannende fase waarin je een specifieke businesscase live krijgt door een bepaald aantal processen te automatiseren. Hoewel gefocust op de technologie, moet, naarmate deze fase zichtbaar wordt voor de organisatie, een robuust communicatie- en verandermanagementprogramma worden uitgevoerd om de relevante mensen aan boord en up-to-date te houden.

Werkend met een klein team van 3-4 mensen is het redelijk om te verwachten dat je binnen 40 dagen één proces kunt ontwerpen, bouwen, testen en implementeren. Het is belangrijk om een ​​proces in kaart te brengen dat geschikt is voor een bewijs van waarde, iets dat groot en complex genoeg is om binnen 40 dagen een return on investment te bewijzen, maar klein genoeg om haalbaar te zijn en de uitdagingen niet aan te hoeven gaan die worden geleverd met het schalen van een RPA-oplossing.

Het eindresultaat van fase 2 zou een werkend, geautomatiseerd proces moeten zijn, evenals een duidelijk plan om RPA vooruit te helpen - en vooral een goed opgeleide beroepsbevolking die heeft geleerd hoe RPA werkt en wat erbij komt kijken. De sleutel hier is om de voordelen van levering te bewijzen, te testen en robots terug te kunnen geven aan het bedrijf als zelfvoorziening het doel is.

Fase 3 Faciliteren

De derde fase van het overwinnen van RPA-uitdagingen is het opstellen van een operationeel bedrijfsplan dat een pijplijn van automatisering creëert waarbij processen en middelen waarschijnlijk betrokken zijn. Uiteindelijk zou het ideale doel van elke organisatie moeten zijn om een ​​centre of excellence voor automatisering te worden. Een centre of excellence is een organisatiestructuur die intern of door een derde partij kan worden geleverd en die ondersteuning voor bedrijfsprocessen, technische softwareondersteuning en/of infrastructuurondersteuning voor alle automatiseringsactiviteiten moet omvatten. Zie dit als RPA-as-a-service.

Een bijkomend punt dat hier moet worden gemaakt, is dat u vanaf het begin van uw reis naar automatisering moet nadenken over hoe deze structuur er na het project uit zal zien. Laat u uw kenniscentrum het beste in eigen beheer uitvoeren of in samenwerking met een derde partij? Dit is een grote overweging over middelen die tijdens de fase van het bewijs van waarde zou kunnen veranderen, maar die in het oog moet worden gehouden.

Als je deze drie stappen volgt om RPA-uitdagingen te overwinnen, zul je niet ver mis gaan. Maar gezien het belang van de menselijke factor, zouden deze drie principes van RPA de boventoon moeten voeren.

• Zet mensen centraal bij automatisering;
• Verwijder het alledaagse om plaats te maken voor het creatieve;
• Leer nieuwe vaardigheden om te profiteren van nieuwe technologieën.

Geschreven door Ciara MacCooey, COO, mens+