Waarom CMMS-implementaties mislukken:de cruciale rol van bedrijfsbrede afstemming

Uit onderzoek van The Standish Group blijkt dat ruim 31% van de IT-software-implementatieprojecten wordt geannuleerd voordat ze zijn voltooid. Terwijl onderzoekers onderzoeken waarom sommige projecten niet van start gaan en andere wel slagen, zijn er een aantal overeenkomsten naar voren gekomen.

Bij succesvolle implementaties begint het verantwoordelijke team niet alleen ruim vóór de aftrap met de planning, maar gaan de teamleden ook pas verder als ze de strategische richting, de rechtvaardiging voor het project en de motiverende drive stevig hebben vastgesteld. Dat positioneert hen om de sponsoring op uitvoerend niveau binnen te halen die nodig is om de benodigde middelen voor de duur van het project veilig te stellen.

In zijn webinar van oktober 2020, ‘AIM first:Aligning your Organization for a Successful CMMS implementatie’, noemt Scott Rojas dit pre-planning de ‘missie vóór de missie’, of, in korte vorm, AIM (Align, Integrate, Monitor/Measure).

Rojas, een senior consultant en expert op het gebied van de implementatie van computeronderhoudsbeheersystemen (CMMS) voor Fluke Reliability, is gespecialiseerd in operationele uitmuntendheid, analyse van bedrijfsprocessen en kwaliteitsmanagement. Zijn projectportfoliomanagement (PPM)-aanpak voor de implementatie van CMMS-software heeft de noodzaak van een ‘AIM eerst’-methodologie helpen verduidelijken.

Voor een succesvolle implementatie moeten volgens Rojas drie visies op één lijn worden gebracht:de uitvoerende missie, het PPM-proces en het plan en de uitvoering van de CMMS-implementatie.

“Wat geldt voor de strategiegedreven organisatie, moet ook gelden voor het CMMS-project!” benadrukt hij.

DOEL eerst:focus op strategie en missie

Het AIM-standpunt is dat duidelijkheid over strategie en missie vóór alles moet komen. Eerst uitlijnen, dan integreren en dan monitoren.

Een goed moment om het afstemmingsproces te starten is het bevestigen van de grondgedachte van het team of het doel van de nieuwe CMMS-software. Toen Rojas het webinarpubliek ondervroeg, antwoordden de meesten dat een CMMS het beste kan worden gebruikt als onderdeel van een strategisch programma of meerdere programma's (42%) en/of als een onderhouds- en betrouwbaarheidsdatabase (40%).

Rojas is het eens met die verwachting, maar waarschuwde voor de implementatie van een CMMS als een op zichzelf staand strategisch programma. Hij zegt dat de visie en missie van de fabriek de strategie moeten bepalen, en dat de CMMS-software de visie en missie moet ondersteunen.

De strategie van het CMMS-initiatief zou volgens hem het volgende moeten zijn:

• Strategisch gefocust
• Doelstellinggedreven
• Hulpbronnenbewust
• Technisch haalbaar
• Economisch levensvatbaar
• Met gerechtvaardigde chauffeurs

Door deze zes punten te valideren wordt voldaan aan de AIM-first-vereiste en kan het kernteam met de voorbereidingen beginnen. Merk op waar AIM zich bevindt in figuur 1:helemaal aan het begin. Het AIM-proces begint vóór het implementatieplan en loopt door het hele initiatief.

Zoals Figuur 1 illustreert, vereist een gezond CMMS-implementatieplan voorbereiding, het creëren van een blauwdruk en een implementatieplan, het zorgvuldig begeleiden van gegevensoverdracht, systeembevestiging en training om live te gaan en daarna naar onderhoudsactiviteiten.

Figuur 1. De 10 sleutels tot succes bij de CMMS-implementatie

Door de extra tijd te besteden aan het afstemmen van de missie en visie voordat het implementatieproces begint, zegt Rojas dat het team niet alleen de buy-in weet te winnen, maar ook een veel betere kans heeft om die buy-in gedurende het hele implementatieproces vast te houden.

Veelvoorkomende faalpunten bij CMMS-implementaties

Rojas identificeert vier niveaus van valkuilen die men tegenkomt tijdens CMMS-implementaties en de 50 frequente boosdoeners van mislukte CMMS-implementaties. Raadpleeg zijn webinarpresentatie voor de volledige lijst. Hier zijn enkele voorbeelden van de valkuilen:

Niveau 1

• De organisatie is niet toegewijd aan de CMMS-implementatie of mist de cultuur om te veranderen
• Onvolledige ontdekking van drijfveren en strategische voordelen

Niveau 2

• Gebrek aan begrip en ondersteuning door het topmanagement
• Onvoldoende budget of middelen

Niveau 3

• Slechte projectplanning
• Geen projectprestatiemetingen

Niveau 4

• Een gebrekkig CMMS-selectieproces
• Geen implementatieproces of projectlevenscyclusmethodologie

Hebt u ooit het advies gehoord dat u bij het plannen van de termijn voor een baan uw best moet doen om deze vervolgens te verdubbelen?

Rojas is geneigd het eens te zijn over het verwachte tijdsbestek tussen de sponsoring van het CMMS-projectcharter en het live gaan van de gegevens:mogelijk moet u dit verdubbelen. Terwijl 47% van het webinarpubliek zes tot twaalf maanden wilde voor de implementatie (volgens een enquêtevraag), waarschuwt Rojas dat zelfs dat misschien niet genoeg tijd is als alle onderdelen in eerste instantie nog niet op hun plaats liggen.

Alle vijf de “groene” elementen in Figuur 2 moeten aanwezig zijn voordat een CMMS-implementatie de verwachte waarde kan opleveren. Als er bij de start nog ontbreken, kunt u ervan uitgaan dat het project langer duurt dan gewenst of niet succesvol is. Ga naar rechts om te zien hoe de plantencultuur reageert op ontbrekende elementen.

Figuur 2. In kaart brengen van de vijf voorwaarden die op initiatiefniveau nodig zijn voor een succesvolle projectimplementatie

Zonder een toegewijde AIM-first-methodologie zullen deze gaten in Figuur 2 waarschijnlijk ontstaan, wat zal leiden tot een “overheersend gevoel van organisatorische frustratie en uitputting”, naast andere schadelijke effecten, zegt Rojas.

Hier zijn tekenen dat een CMMS-project in de problemen zit:

• Aanzienlijke 'scope-creep' zonder controle op wijzigingen
• Escalerende kosten die gepaard gaan met een verslechtering van de waarde en voordelen
• Plan ontsporingen die niet kunnen worden gecorrigeerd
• Gemiste deadlines
• Laag moreel, gepaard gaande met veranderingen in het sleutelpersoneel van het project

Hoe “goed AIM” eruit ziet

Om dit allemaal te voorkomen, moet u de strategische waarde van het project en de business case opnieuw op één lijn brengen.

Hier zijn enkele voorbeelden van het toepassen van de AIM-principes en het correct starten:

• De Corporate Director of Maintenance is klaar om een bedrijfsbreed CMMS te implementeren.
• Hij vormt een Business Case Development (BCD)-team om de bal aan het rollen te krijgen.
• Het team voert het passende due diligence-onderzoek uit en werkt aan het opstellen van een solide business case, inclusief een kosten-batenanalyse, waarbij alle portefeuilleselectiecriteria hun doel bereiken met de beste case, gemiddelde case, worst case en nietsdoen-scenario's.
• De bedrijfsanalist van het team legt de business case ter goedkeuring voor aan het directiecomité.
• Na goedkeuring wordt het project gestart en wordt een projectmanager aangesteld om aan de slag te gaan, te beginnen met grondig onderzoek en beoordeling van de reikwijdte op hoog niveau en het werkgebied dat moet worden geïmplementeerd.
• Met de hulp van cruciale MKB-bedrijven werkt de premier ijverig aan het Project Charter. De PM biedt updates en enkele aanvullende vereiste scope-items voor de business case en breidt uit met andere resourcevereisten.
• De PM dient het Project Charter en de updates van de strategische afstemming in, en de ROI ziet er nog steeds veelbelovend uit, dankzij het uitstekende werk vooraf van het BCD-team.
• Het kernprojectteam gaat de planningsfase in en begint te werken met een bedrijfsanalist, zoals gevraagd in het Project Charter, om de volledige reikwijdte van de zakelijke vereisten te ontwikkelen.

Rojas stelt voor om vanaf het begin een bedrijfsanalist bij het project te betrekken en zwaar op hun inbreng te vertrouwen.

Hij adviseert ook grondigheid bij het specificeren van andere middelen:kan het interne team het allemaal doen, of zal externe hulp nodig zijn?

En, zegt hij, voer altijd een grondige kosten-batenanalyse uit, doe uw due diligence en ontwikkel in het voortraject een “rotsvaste” business case.

Gerelateerde artikelen:

• Webinar:10 sleutels tot CMMS-succes