Potloodzweepslagen uitgelegd:risico's, impact en preventiestrategieën

Potloodzweepslagen betekent  haastig aftekenen van werkorders of andere taken die niet correct zijn voltooid. Dit kan het risico op defecten aan apparatuur, inventarisproblemen, veiligheidsrisico's en meer voor uw organisatie vergroten.

Enkele veelvoorkomende taken die last hebben van potloodzweepslagen zijn preventief onderhoud (PM), voorraadcontroles, aftekening van verzendingen, veiligheidsinspecties en trainingscertificeringen.

Waar potloodkloppingen plaatsvinden tijdens onderhoud

Dit zijn de gebruikelijke onderhoudsactiviteiten waarbij het opkloppen van potlood voorkomt, samen met de redenen waarom het management het opkloppen van potlood in deze gebieden zou moeten verminderen.

1. Veiligheidscontroles

Veiligheidscontroles zijn vooral gevoelig voor potloodkloppingen. Dat komt omdat ze repetitief zijn en vaak voorkomen (vaak wekelijks of zelfs dagelijks), waardoor technici ze misschien vervelend vinden en ze graag snel willen afmaken. Uiteraard kunnen onjuiste veiligheidscontroles grote gevaren met zich meebrengen.

2. Geplande controles

Alle geplande controles zijn kwetsbaar voor potloodzweepslagen. Wanneer werknemers apparatuur regelmatig en zonder zichtbare problemen gebruiken, kunnen ze ervan uitgaan dat de apparatuur de inspectie doorstaat. Deze veronderstelling kan ertoe leiden dat inspecties overhaast worden uitgevoerd of worden overgeslagen. Omdat technici herhaaldelijk met dezelfde apparatuur aan de slag gaan, kan het weken of maanden duren voordat deze activa daadwerkelijk de juiste inspectie ondergaan.

3. Voorraadcontroles

Magazijnmedewerkers vinden inventarisformulieren misschien vervelend, intimiderend of beide. Of het nu opzettelijk of per ongeluk is, onzorgvuldig handelen van teamleden kan vertragingen veroorzaken, budgetten beïnvloeden en voorraadtekorten veroorzaken. Herhaaldelijke verkeerde tellingen kunnen een aanzienlijke impact hebben op de bedrijfsvoering, klanttevredenheid en KPI's, om nog maar te zwijgen van de reputatie van uw bedrijf.

4. Trainingscertificeringen

Als een ervaren nieuwe medewerker zich bij uw team voegt, eist het management dan dat deze een opleidingscertificering volgt voor taken waarvan hij al weet hoe hij deze moet uitvoeren? Als dat niet het geval is, ben je hun training aan het verslaan. Als ze hun competentie hebben bewezen, lijkt dit voor managers misschien onschuldig, maar een compliance-beoordelaar zou het daar niet mee eens zijn. Als u trainingscertificeringen omzeilt, kunt u zelfs in juridische problemen terechtkomen.

Waarschuwingsborden en voorbeelden van potloodzweep

Zoek op onderhoudsafdelingen naar de volgende patronen:

• Ongebruikelijke controlesnelheid. Ervaren technici kunnen snel werken, maar sommige snelheden zijn onredelijk. Zoek naar lange checklists die binnen enkele minuten klaar zijn.
• Identieke doorlooptijden. Heeft één technicus vier werkorders met hetzelfde tijdstempel voltooid? Dat is een teken dat er iets niet klopt.
• Overgeslagen velden en checklistitems. Lege ruimtes op onderhoudschecklists geven aan dat een technicus essentiële stappen heeft genegeerd.
• Opmerkingen kopiëren en plakken. Als u in elk checklistveld of op meerdere checklists dezelfde opmerking ziet, is dit een teken dat iemand de inspectie heeft overhaast of helemaal heeft overgeslagen.
• Terugkerende problemen met gecontroleerde activa. Stel dat een bedrijfsmiddel steeds kapot gaat, maar alle veiligheidscontroles en inspecties lijken positief. Inspecteer de werkorders nauwkeurig om onnauwkeurigheden op te sporen.

Waarom is het kloppen van potlood een probleem?

Het kloppen met een potlood lijkt misschien onschuldig. Maar als de praktijk gemeengoed wordt, kan het een sneeuwbaleffect krijgen en ernstige problemen voor uw organisatie veroorzaken. Ontoereikende inspecties kunnen bijvoorbeeld leiden tot onverwachte en kostbare reparaties, gemiste deadlines, producten van lage kwaliteit en boze klanten. In het slechtste geval kan het zwaaien met een potlood zelfs leiden tot catastrofale defecten aan apparatuur, waardoor de veiligheid van de medewerkers in gevaar komt.

Als er niets aan wordt gedaan, kunnen potloodzweepjes ook problemen veroorzaken die verband houden met de naleving van de regelgeving, beëindiging van het dienstverband, dure boetes of zelfs juridische problemen. Werkgevers kunnen werknemers wier daden leiden tot ernstig letsel strafrechtelijk vervolgen. Getroffen derden kunnen ook juridische schadevergoeding eisen. Daarom is het van cruciaal belang om het zwiepen met potlood te detecteren en te elimineren.

Wat veroorzaakt een potloodzweep?

Het zweepslagen met potlood kan om verschillende redenen voorkomen – en doorgaans is luiheid van werknemers daar niet één van. Lees verder voor de belangrijkste oorzaken van het kloppen van potlood.

Overwerkte werknemers

Wanneer te weinig werknemers te veel taken toegewezen krijgen, stellen zij vaak prioriteiten op basis van wat zij het belangrijkst vinden. Dit kan ertoe leiden dat het werk dat zij als een lage prioriteit of een laag risico beschouwen, met een potlood wordt afgeklopt. Werkordersoftware is een uitstekende manier om workflows te stroomlijnen en het bijhouden van gegevens te automatiseren, waardoor uw werknemers meer tijd vrijmaken om al hun geplande onderhoudstaken uit te voeren.

Ineffectief beheer

Technici en andere werknemers die betrokken zijn bij preventief onderhoudswerk moeten weten waarom zij de hun toegewezen taken uitvoeren – en het overbrengen hiervan is de verantwoordelijkheid van onderhoudsmanagers. Met werkordersoftware kunt u aanpasbare sjablonen maken die precies beschrijven hoe en waarom specifiek werk moet worden voltooid, waardoor uw werknemers op de hoogte en op de hoogte blijven van veranderende prioriteiten, terwijl ervoor wordt gezorgd dat gemeenschappelijke normen door iedereen worden gevolgd.

Druk voor verbetering van statistieken

Werknemers kunnen de druk voelen om te voldoen aan wat volgens hen onhaalbare prestatiestatistieken of Key Performance Indicators (KPI's) zijn, wat soms kan leiden tot werkorders met potlood. Met werkordersoftware kan uw bedrijf automatisch alle onderhoudsactiviteiten controleren en analyseren, zodat u potentiële verbeterpunten kunt identificeren en realistische en haalbare doelen kunt stellen voor uw onderhoudsteam.

Probleem van de werkcultuur

Wat de oorzaak ook is, als het kloppen van potlood een gangbare praktijk is in uw bedrijf, kan het zich snel verspreiden, wat kan leiden tot storingen, productiviteitsverlies en geldverspilling. Daarom moeten er processen worden opgezet om ervoor te zorgen dat uw werknemers over de tools beschikken die ze nodig hebben om al hun preventieve onderhoudswerkzaamheden gemakkelijk uit te voeren en te documenteren. Met werkordersoftware kunnen werknemers snel elektronische handtekeningen indienen, aanpasbare formulieren invullen, hun onderhoudstaken bijhouden en meer.

Hoe u potloodzweep in uw organisatie kunt vermijden

De beste manier om potloodzweepslagen te voorkomen is door verantwoordelijkheid, transparantie en feedback van al uw medewerkers aan te moedigen.

Wanneer werknemers precies weten wat er van hen wordt verwacht, over de middelen beschikken die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren en over de hulpmiddelen beschikken om gemakkelijk met het management te communiceren, zijn ze productiever, voelen ze zich meer gewaardeerd en zullen ze minder snel met potlood gaan zwaaien.

Quota opnieuw beoordelen of verwijderen

Stel je voor dat je probeert te voldoen aan een quotum voor het voltooien van werkorders, gestimuleerd door een bonus of loonsverhoging. Zou u de tijd nemen om elke taak grondig uit te voeren? Of zou u zich een beetje haasten, vooral aan het eind van de dag, aan het einde van de week of tegen het uiterste tijdstip voor uw quotum?

Onrealistische quota kunnen ertoe leiden dat uw werknemers hun taken overhaast uitvoeren. Sommigen slaan bewust stappen over om tijd te besparen, terwijl anderen dit per ongeluk doen. Als het om veiligheid en uptime gaat, maakt het helaas niet uit waarom ze stappen overslaan. De gevolgen zijn hetzelfde voor uw bezittingen, faciliteiten, werknemers en derden.

Vraag medewerkers over potloodzweep

Geef uw medewerkers de mogelijkheid om het zweepslagen met potlood te melden. U kunt vergaderingen met alle handen houden, een systeem opzetten voor anonieme fooien, of één-op-één met werknemers spreken. Uw cultuur op de werkplek zal de beste aanpak bepalen.

Wees direct maar begripvol tegen medewerkers die met potlood zwaaien. Geef ze de kans om hun gedrag te corrigeren en te verbeteren. Dit laat uw team zien dat het oké is om fouten te maken, zolang u maar verantwoordelijkheid neemt.

Voer willekeurige controles uit

Voer willekeurige controles uit op apparatuur en middelen om te voorkomen dat er met potlood wordt geslingerd of dat u het vroegtijdig opmerkt. Haal recente checklists op en vergelijk ze met uw live-inspectie. In het beste geval past alles bij elkaar en is uw uitrusting veilig. En in het slechtste geval ontdek je iets dat een kritieke storing voorkomt.

Vertrouw op uw CMMS-software

Controlelijsten kunnen een grondige inspectie aantonen, maar wanneer realtime gegevens een mogelijke fout signaleren, weet u dat er iets niet klopt.

Krachtige werkordersoftware, die wordt meegeleverd met een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) zoals eMaint, maakt het beheren van uw onderhoudsteam een fluitje van een cent. Omdat alle informatie in realtime is georganiseerd en toegankelijk is vanaf elk smart device, kunnen managers snel potentiële tekortkomingen in de huidige onderhoudspraktijken identificeren en aanpakken.

Zweepslag met potlood sluipt naar binnen, maar u kunt dit voorkomen met de juiste CMMS-software

Door het bestrijden van potloodzweepslagen met behulp van werkordersoftware kan uw organisatie kritische onderhoudstaken snel en correct uitvoeren, waardoor de productiviteit en effectiviteit van uw onderhoudsteam wordt gemaximaliseerd.

Bovendien krijgt u met de robuuste rapportagemogelijkheden van eMaint CMMS-software gemoedsrust in de wetenschap dat u over nauwkeurige, up-to-date documenten beschikt die voldoen aan alle relevante normen. Dat komt omdat met werkordersoftware elke activiteit elektronisch wordt gedocumenteerd en van een tijdstempel wordt voorzien, waardoor deze gemakkelijk kan worden teruggevonden in het geval van een audit.

Door de uptime van assets te vergroten, ongeplande downtime te verminderen, onderhoudskosten te minimaliseren en het bijhouden van gegevens te automatiseren, betaalt werkordersoftware zichzelf snel terug.

Wacht niet langer en schakel eMaint in om er gemakkelijk voor te zorgen dat uw werkorders vandaag nog niet met potlood zijn opgevuld.