Vermijd veelvoorkomende valkuilen bij het kiezen van CMMS-onderhoudssoftware

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

Bent u als organisatie op zoek naar een CMMS/onderhoudssoftware oplossing? Als dat zo is, moet u zich bewust zijn van de veelvoorkomende valkuilen die tijdens het selectieproces kunnen optreden en ervoor zorgen dat uw uiteindelijke keuze een nachtmerrie wordt. Afhankelijk van de achtergrond van wie de selectie maakt, kunnen één of meer van deze valkuilen het selectieproces verstoren. De CMMS-softwareselectie kan worden aangestuurd door iemand van de IT-afdeling, iemand van de onderhoudsafdeling of iemand van de bedrijfsvoering/administratie. Als u niet bekend bent met CMMS-software en het gebruik ervan, kan dit ertoe leiden dat de gebruiker die de selectie maakt, blind wordt voor mogelijke problemen waardoor de uiteindelijk geselecteerde software niet erg nuttig zal zijn voor de organisatie. In dit tweedelige bericht bespreken we veelvoorkomende selectiefouten en hoe je ze kunt vermijden.

Wat zijn deze valkuilen?

1. Verleid door de lagere kosten en eenvoudige implementatie van een webgehost CMMS: Hier biedt een leverancier een softwareproduct voor onderhoudsbeheer aan dat beschikbaar is als een service (Software as a Service – SaaS). De maandelijkse kosten zijn lager en worden berekend op basis van het aantal gebruikers. Implementatie is eenvoudiger omdat u alleen een internetverbinding en een webbrowser nodig heeft om toegang te krijgen. Wat is hier niet leuk aan! Het probleem is dat u nu voor altijd vastzit aan het betalen van maandelijkse kosten. Als u meer gebruikers wilt toevoegen, betaalt u aanzienlijk meer. U moet de kosten voor het betalen van een eenmalige licentievergoeding vergelijken met de abonnementskosten van ongeveer drie jaar voor een gehoste oplossing om een ​​idee te krijgen van vergelijkbare kosten. U moet ook rekening houden met toekomstige migratiekosten. Wat gebeurt er met uw gegevens als u besluit over te stappen naar een andere aanbieder? Hoe krijgt u uw gegevens en hoe kunt u deze in het nieuwe systeem laden? Wie is de eigenaar van uw gegevens? Wat gebeurt er met u als de leverancier failliet gaat of andere problemen ondervindt bij het verlenen van service?
2. Het selecteren van een mooie oplossing met veel toeters en bellen: Dit is iets dat iemand kan bijten die niet zo bekend is met onderhoudsbeheer – meestal iemand van de IT-afdeling of administratie/operations die CMMS-software selecteert. Zorg er in dergelijke gevallen voor dat de onderhoudsworkflow van de CMMS-software iets is dat uw onderhoudsteam kan gebruiken. Zorg ervoor dat dit hen niet dwingt hun onderhoudspraktijken volledig te veranderen om tegemoet te komen aan de CMMS-software. Sommige veranderingen in de onderhoudspraktijken kunnen nuttig zijn om tegemoet te komen aan toekomstige doelstellingen, maar grote veranderingen zijn meestal moeilijk te realiseren en zullen waarschijnlijk gewoon genegeerd worden. U moet dergelijke workflows bespreken met de onderhoudsmanager, onderhoudsplanners en onderhoudstechnici om er zeker van te zijn dat ze werken.
3. De gedachte dat oplossingen die veel training en praktische ondersteuning bieden, goed moeten zijn. CMMS-softwareproducten waarvoor training vóór gebruik vereist is, zouden een waarschuwingssignaal moeten geven – het zijn doorgaans complexere producten. Dergelijke producten zijn over het algemeen moeilijker te gebruiken en het krijgen van training zal veel tijd van de onderhoudsafdeling opslokken! Wat gebeurt er als mensen vertrekken en je nieuwe medewerkers aan boord krijgt – wie betaalt de training? Zullen de prestaties van de onderhoudsafdeling eronder lijden als nieuwe medewerkers op de hoogte worden gebracht van de CMMS-software?

Er liggen nog meer valkuilen in het verschiet (besproken in deel 2)!

In het tweede deel van dit bericht “CMMS-softwareselectiefouten (deel 2)” bespreken we nog een paar valkuilen die de beste selectieprocessen kunnen verstoren. Misschien wilt u ook onze onlangs bijgewerkte CMMS/Onderhoudssoftware Selectiegids bekijken voor aanvullende tips en advies over het selecteren van de juiste CMMS-software voor uw organisatie.

Gratis CMMS-softwareselectiegids

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids