Alles wat u moet weten over noodonderhoud

Noodsituaties voor onderhoud zijn de meest stressvolle gebeurtenissen voor elk onderhoudsteam.

Noodsituaties kunnen veel schade toebrengen aan de merkreputatie, tot verlies van mensenlevens leiden en een enorme negatieve impact hebben op de bedrijfsresultaten. Het is dus niet meer dan normaal dat er een enorme druk op het onderhoudsteam staat om de noodzaak van noodonderhoud tot een minimum te beperken en snel te kunnen reageren als er toch een gebeurt.

Daarom zullen we in het vervolg van dit artikel kijken naar:

• hoe men noodonderhoud kan definiëren
• voorbeelden van noodonderhoud in de residentiële en industriële omgeving
• verschillende manieren om het aantal noodonderhoudssituaties te minimaliseren
• hoe algemene noodonderhoudsprocedures te definiëren

Wat is noodonderhoud?

Noodonderhoud is een type onderhoud dat nodig is wanneer een asset een onverwachte storing ondervindt die aanzienlijke gezondheids- en veiligheidsproblemen of grote productievertragingen kan veroorzaken. Het probleem moet zo snel mogelijk worden aangepakt, vandaar de "noodsituatie".

De grote uitdaging is echter dat 'snel repareren' zelden zo eenvoudig is als het klinkt. Dit zijn vaak grote storingen die coördinatie tussen meerdere teamleden vereisen. Als zodanig vormen noodreparaties ernstige operationele hoofdpijn voor onderhoudsmanagers.

In het slechtste geval vereisen deze situaties een benadering met alle hens aan dek, waarbij elke andere onderhoudstaak wordt opgeschort totdat de noodsituatie is opgelost.

Voorbeelden van noodonderhoud

Ongeacht voor welk soort bedrijf een gebouw wordt gebruikt - residentieel of industrieel - er kunnen zich noodsituaties voordoen. Hieronder geven we een paar voorbeelden voor elk scenario.

Voorbeelden van noodonderhoud bij onderhoud van onroerend goed

De soorten noodsituaties die in een woon- of horecagebouw worden verwacht, zijn meestal:

• uitbraak van brand
• lekkend dak 
• elektrische storing die stroompieken veroorzaakt
• grote overstromingen
• lift defect
• geen watervoorziening in huis/verdieping
• …

Voorbeelden van noodonderhoud in de industriële omgeving

In de industriële omgeving is noodonderhoud nodig om mogelijke rampen te voorkomen die optreden als gevolg van mislukte beheersmaatregelen of defecte activa in industriële bedrijven. Helaas, of ze nu per ongeluk of door nalatigheid of incompetentie gebeuren, industriële noodsituaties kunnen leiden tot grote schade, letsel en zelfs verlies van mensenlevens. Enkele voorbeelden zijn:

• uitbraak van brand
• (giftig) gaslek
• onverwachte storing van elektrische stroomgenerator  
• ontploffing stoomketel
• falen van een kritiek onderdeel dat de hele productie tot stilstand brengt
• …

Hoe het aantal noodonderhoudsverzoeken te minimaliseren

Situaties die aanleiding geven tot noodonderhoud kunnen nooit volledig worden geëlimineerd, maar er zijn manieren om de frequentie ervan aanzienlijk te verminderen en enkele van de bijbehorende risico's te beperken.

De meest effectieve manier om het aantal noodonderhoudsverzoeken te verminderen, is door een solide proactieve onderhoudsstrategie te hebben waarmee nieuwe problemen worden opgespoord en aangepakt voordat ze escaleren tot ernstige noodsituaties.

Er zijn veel proactieve onderhoudsstrategieën die u kunt toepassen:

• Preventief onderhoud 
• Conditiegebaseerd onderhoud (CBM)
• Voorspellend onderhoud (PdM)
• Totaal productief onderhoud (TPM) 

Door een van deze strategieën te combineren met goede CMMS-software, heeft u volledige controle over uw onderhoudsactiviteiten en kunt u sneller reageren wanneer er zich een noodsituatie voordoet. Als je niet weet wat een CMMS is, bekijk dan onze gids Wat is een CMMS-systeem en hoe werkt het.

Andere manieren om het optreden van noodonderhoudssituaties te verminderen, zijn onder meer:

• goed opgeleide technici hebben die kwaliteitswerk verrichten
• goed opgeleide machinebedieners en andere werknemers hebben die in contact komen met gevaarlijke en/of kritieke activa
• duidelijke bedieningsprocedures en onderhoudschecklists definiëren die technici kunnen volgen
• apparatuur/gereedschappen/machines gebruiken zoals aanbevolen in hun respectievelijke handleidingen
• vervangende onderdelen van de oorspronkelijke fabrikant gebruiken

4 stappen voor het opzetten van effectieve noodonderhoudsprocedures

Aangezien u de mogelijkheid van een noodgeval nooit kunt uitsluiten, is het altijd een goed idee om een ​​aantal procedures en protocollen op te stellen die uw reactie versnellen, het veiligheidsrisico minimaliseren en bijkomende schade voorkomen.

Hier volgt een korte beschrijving van het opzetten van noodonderhoudsprocedures.

#1) Definieer en identificeer uw noodgevallen 

Begin met het definiëren van situaties die in uw instelling als noodsituatie zouden kunnen worden aangemerkt. Deze stap helpt om een ​​duidelijk onderscheid te maken tussen echte noodsituaties en andere problemen die, hoewel urgent, geen noodsituaties zijn.

Er zal altijd enige overlap zijn, maar hier zijn enkele verklaringen die u kunnen helpen uw definities te verfijnen:

• Noodgevallen binnen een korte periode snel verslechtert en veiligheidsincidenten en grote bedrijfsstoringen veroorzaakt; ze hebben onmiddellijke aandacht nodig. Zelfs als ze in het weekend, op vakantie of 's nachts plaatsvinden.
• Spoedeisende situaties (niet-noodgevallen) zijn ook belangrijk, maar ze kunnen meestal worden geïsoleerd en behandeld tijdens normale kantooruren.

Een andere manier om ernaar te kijken is:als het meteen moet worden aangepakt, is het een noodgeval en als het wat later kan worden aangepakt, is het gewoon een werkorder met hoge prioriteit. Het helpt als alle medewerkers op het terrein onderscheid kunnen maken tussen nood- en niet-spoedeisende onderhoudsproblemen, omdat dit het rapportageproces kan versnellen.

Het is meestal het meest logisch om u te concentreren op noodonderhoudsproblemen die de vorm hebben van kritieke uitval van bedrijfsmiddelen, aangezien algemene noodsituaties op de werkplek al moeten worden behandeld door standaard veiligheidstraining die de aanbevelingen van OSHA volgt.

Door duidelijkheid te krijgen over wat er kan gebeuren in mogelijke noodscenario's, kan een organisatie de middelen (arbeid, fondsen, reserveonderdelen, persoonlijke beschermingsmiddelen, enz.) die nodig zijn om deze problemen op te lossen, beter beheren.

Natuurlijk zijn de scenario's waar u naar moet kijken alleen die scenario's die enige kans hebben dat ze gebeuren. Een manier om in te schatten welk faalscenario waarschijnlijker is, is door de risicobeoordeling van uw kritieke activa uit te voeren.

#2) Definieer de workflow voor noodonderhoud 

Bepaal hoe noodsituaties voor onderhoud van begin tot eind worden gerapporteerd, geregistreerd en verwerkt. Meestal kan dit worden gedaan met een van de volgende of een combinatie van beide:

1. Handmatige reactie: Het probleem wordt gemeld door een medewerker. De onderhoudsmanager of supervisor beoordeelt het werkverzoek en genereert een werkorder om het volledige reparatie- en herstelproces te volgen.
2. Geautomatiseerde reactie: Er is een systeem om anomalieën in risicovolle installaties te detecteren en bepaalde acties te ondernemen zonder menselijke tussenkomst. De acties van een geautomatiseerd noodhulpsysteem kunnen het afsluiten van de directe bron van gevaar en het genereren van elektronische onderhoudsverzoeken omvatten.

Welk soort reactie een organisatie ook gebruikt, er moet een systeem zijn – meestal een CMMS – dat dient om deze incidenten te registreren en zo een digitaal spoor van noodonderhoud in de loop van de tijd op te bouwen. Dit levert onder andere waardevolle informatie op voor continue verbetering in de toekomst. Nogmaals, een CMMS vereenvoudigt en vereenvoudigt de verwerking van elk noodonderhoudsverzoek, of het nu handmatig of automatisch is gemeld.

#3) Beschrijf noodonderhoudsprocedures

Als resultaat van de risicobeoordeling die in stap 1 is uitgevoerd, kunt u potentiële noodsituaties lokaliseren op basis van specifieke apparatuurstoringen en vervolgens de stappen opsommen die onderhoudstechnici in elk geval moeten volgen.

Dat gezegd hebbende, is het niet nodig om voor elk scenario exacte stappen op te sommen. In plaats daarvan zouden werknemers een algemeen idee moeten hebben van wat ze moeten doen bij het behandelen van noodonderhoudsverzoeken in het algemeen (dit weerhoudt u er niet van om de exacte lijst met stappen te maken voor een paar "meest waarschijnlijke" scenario's).

Een lijst met algemene stappen (van toepassing op de meeste situaties) om uw team te helpen bij het omgaan met noodsituaties, kan er ongeveer zo uitzien:

1. Isoleer de directe bron van gevaar om nevenschade te voorkomen.
2. Informeer de commandostructuur en alle medewerkers die mogelijk getroffen kunnen worden.
3. Start indien nodig lockout tagout (LOTO) procedures.
4. Beoordeel de omvang van de schade en de staat van het activum.
5. Plan het reparatieproces.
6. Reparatieproces uitvoeren.

Houd er rekening mee dat, ongeacht de situatie, de hoogste prioriteit voor alle partijen het behoud van gezondheid en veiligheid moet zijn. Pas als het gevaar geweken is, kan het noodonderhoud beginnen. Op dat moment kan het onderhoudsteam de schade beoordelen en het reparatieproces plannen.

#4) Versnel de reactie op noodonderhoud met een mobiel CMMS

Afgezien van incidenten die worden veroorzaakt door natuurrampen, kunnen calamiteiten in gebouwen meestal worden toegeschreven aan een storing als gevolg van menselijke fouten, onverwachte machinestoringen of procedurefouten.

Het automatiseren van onderhoud met een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem helpt de gevolgen van uitval tot een minimum te beperken en het reactieproces op noodsituaties te versnellen door:

• de mogelijkheid hebben om snel werkorders te plannen en de juiste leden van uw onderhoudsteam op de hoogte te stellen
• het diagnoseproces versnellen met directe toegang tot de onderhoudsgeschiedenis van activa
• realtime communicatie en coördinatie tussen verschillende leden van uw onderhoudsteam mogelijk maken
• het reparatieproces versnellen met directe toegang tot onderhoudschecklists, LOTO-procedures, stapsgewijze veiligheidsinstructies en soortgelijke documenten

Voor een uitgebreide handleiding over wat een CMMS is, bekijk onze gids Wat is een CMMS-systeem en hoe werkt het.

Beheer van nood-WO's in Limble CMMS

In Limble CMMS kunt u werkverzoeken voor noodgevallen beheren door werkorders met de hoogste prioriteit aan te maken en relevante tags toe te voegen, zoals "Veiligheidsincident". Het systeem stuurt e-mail en pushmeldingen naar de toegewezen technicus(s) om het probleem op te lossen.

Laten we eens kijken hoe dat er in de praktijk uitziet met een paar screenshots.

Eerst dient een werknemer het verzoek voor noodonderhoud in.

De manager beoordeelt de aanvraag en maakt een spoedwerkopdracht aan. Zoals je kunt zien op een screenshot hieronder, zou zo'n WO in Limble niveau 6 zijn en kan worden getagd met iets als @Safety dat aangeeft dat het probleem een ​​veiligheidsrisico is.

Nadat de WO is gepland, worden e-mail- en pushmeldingen verzonden naar de toegewezen technici. De technici kunnen dan de WO beoordelen en de benodigde werkzaamheden gaan uitvoeren. Als het werk klaar is, moeten ze de werkorder sluiten:

De technici kunnen aantekeningen achterlaten, foto's en opmerkingen bijvoegen, de tijd registreren die nodig was om de WO te voltooien en noteren hoeveel reserveonderdelen ze hebben gebruikt. Dit alles helpt organisaties bij te houden hoeveel middelen ze besteden aan noodreparaties .

Beter dan genezen

Hoewel het moeilijk is om ooit volledig voorbereid te zijn op noodonderhoud, zullen de dingen die we in dit artikel hebben besproken je hopelijk helpen om niet betrapt te worden met je broek naar beneden.

Het hebben van een sterke proactieve onderhoudsstrategie en goed opgeleide medewerkers zijn de twee belangrijkste factoren om vermijdbare onderhoudsnoodgevallen te voorkomen. Het beste wat u kunt doen, is een duidelijk plan hebben dat mensen kunnen volgen wanneer een noodonderhoudsverzoek wordt gegenereerd.

Met Limble CMMS hebben we talloze bedrijven geholpen hun strijd tegen noodonderhoud te winnen. Neem contact op voor meer informatie .