Onderhoudsbeheer uitgelegd:verhoging van de efficiëntie, veiligheid en levensduur van bedrijfsmiddelen

Onderhoudsbeheer is van cruciaal belang in een breed scala van industrieën, van productie tot energie en nutsvoorzieningen, gezondheidszorg, opslag en logistiek, defensie, onderwijs en meer. Het is een essentiële bedrijfsfunctie voor het verbeteren van de operationele efficiëntie, veiligheid en levensduur van apparatuur.

Of u nu een doorgewinterde onderhoudsmanager bent die uw strategieën wil verfijnen of een nieuwkomer die de basisprincipes wil beheersen, dit artikel biedt waardevolle inzichten en praktisch advies.

Van het verkennen van de verschillende soorten onderhoud (bijvoorbeeld preventief, voorspellend, correctief, etc.) tot het bespreken van de nieuwste technologische trends en software in het veld:de gids staat boordevol datagestuurde inzichten en deskundige aanbevelingen om u te helpen de onderhoudskosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen.

Onderhoudsbeheer is het proces van het toezicht houden op en coördineren van alle taken die verband houden met het onderhoud en de instandhouding van faciliteiten, apparatuur, machines en andere activa binnen een organisatie. Dit omvat het opstellen van onderhoudsschema's, het coördineren van onderhoudsactiviteiten, het beheren van de voorraad reserveonderdelen en het garanderen dat alle apparatuur goed wordt onderhouden om storingen te voorkomen en de levensduur ervan te verlengen.

Effectief onderhoudsbeheer helpt de uitvaltijd tot een minimum te beperken, de kosten te verlagen en ervoor te zorgen dat alle bedrijfsmiddelen optimaal efficiënt functioneren. Het is een essentiële functie voor elke organisatie die bij haar activiteiten afhankelijk is van apparatuur en machines.

Wilt u een GRATIS checklist voor vermogensbeheer?

Klik op de onderstaande knop om een gratis pdf te ontvangen van onze checklist voor activabeheer, die de cruciale vragen bevat die u voor elk taggingproject moet beantwoorden, zodat u uw onderhoudstracking- of faciliteitsbeheersysteem sneller aan de slag kunt krijgen.

Ontvang de checklist ›

Onderhoudsbeheerpraktijken en -strategieën

Gebaseerd op gegevens van Installatietechniek

Organisaties maken gebruik van verschillende strategieën, praktijken en hulpmiddelen voor onderhoudsbeheer. Volgens het Industrial Maintenance Report 2021 van Plant Engineering:

• 88% van de industriële faciliteiten hanteert een strategie voor preventief onderhoud
• 51% volgt een run-to-failure-aanpak
• 40% maakt gebruik van voorspellend onderhoud met behulp van analytische tools
• 24% maakt gebruik van op betrouwbaarheid gericht onderhoud met behulp van operationele gegevens en analyses
• 5% gebruikt andere soorten systemen
• 50% gebruikt meer dan drie onderhoudsstrategieën en -hulpmiddelen om activiteiten, personeel en productie te beschermen

Zowel preventief onderhoud als voorspellend onderhoud zullen naar verwachting de komende jaren flink groeien. De wereldwijde omvang van de markt voor preventieve onderhoudssoftware werd in 2020 geschat op $786,9 miljoen en zal naar verwachting in 2027 $1,675 miljard bereiken, met een CAGR van 11,4% tussen 2024 en 2027.

De mondiale markt voor voorspellend onderhoud werd in 2023 op 9,6 miljard dollar geschat en zal volgens Future Market Insights in 2024 naar verwachting 10,5 miljard dollar bereiken. Er wordt verwacht dat de markt tussen 2024 en 2034 met een CAGR van 10,9% zal groeien en in 2034 80,2 miljard dollar zal bereiken. Voorspellend onderhoud wordt steeds vaker gebruikt in een verscheidenheid aan sectoren, waaronder onder meer de lucht- en ruimtevaart, energie, productie, transport en defensie. Bedrijven streven er steeds meer naar om de onderhoudskosten te verlagen en de uitvaltijd tot een minimum te beperken, en voorspellend onderhoud maakt het mogelijk onderhoudsactiviteiten te optimaliseren door de staat van de apparatuur te monitoren en

het aanpakken van kleine problemen voordat er storingen optreden. De toenemende acceptatie van kunstmatige intelligentie, machinaal leren, IoT en cloud computing stimuleert de vraag nog verder.

Laten we enkele van de meest voorkomende onderhoudsstrategieën bekijken.

Correctief onderhoud

Correctief onderhoud, ook wel reactief onderhoud genoemd, is de traditionele aanpak van onderhoudsmanagement. Met deze aanpak wordt onderhoud uitgevoerd wanneer een apparaat of machine defect is.

Correctief onderhoud omvat taken zoals:

• Het uitvoeren van diagnostische tests
• Gegevens analyseren om problemen te identificeren
• Fysieke inspectie
• Reparatie of vervanging
• Testen

Reactief onderhoud kan ongeplande stilstand en noodreparaties met zich meebrengen, dus het heeft de neiging de bedrijfsvoering te verstoren en duurder te zijn in vergelijking met proactieve vormen van onderhoud.

Niet alle storingen kunnen worden voorkomen of voorspeld. Daarom is correctief onderhoud een essentieel onderdeel van onderhoudsmanagement, ook als andere vormen van onderhoud worden ingezet.

Door echter andere onderhoudsstrategieën te implementeren, zoals preventief onderhoud, kunnen bedrijven de waarschijnlijkheid en frequentie van storingen en defecten aan apparatuur verminderen en de nuttige levensduur van apparatuur verlengen.

Preventief onderhoud

Preventief onderhoud omvat het uitvoeren van onderhoud aan apparatuur voordat er storingen optreden. Het is doorgaans gebaseerd op tijds- of gebruiksintervallen:de tijd sinds het laatste onderhoud is uitgevoerd of de hoeveelheid tijd dat de apparatuur actief heeft gewerkt.

Preventief onderhoud omvat taken zoals:

• Periodieke inspecties
• Analyse van slijtage
• Reiniging
• Smering
• Kalibratie en aanpassingen
• Onderdelen vervangen waarvan bekend is dat ze na verloop van tijd verslijten
• Prestatietests

Door apparatuur regelmatig te onderhouden en te inspecteren voordat er zich problemen voordoen, kunnen bedrijven kostbare storingen en stilstand voorkomen. Preventief onderhoud helpt ook om de prestaties van apparatuur te optimaliseren en de operationele levensduur van machines en apparatuur te verlengen. 

Preventief onderhoud vereist een zorgvuldige planning en planning om ervoor te zorgen dat onderhoudsactiviteiten efficiënt en effectief worden uitgevoerd.

Voorspellend (conditiegebaseerd) onderhoud

Voorspellend onderhoud, ook wel conditiegebaseerd onderhoud genoemd, maakt gebruik van sensoren en monitoringapparatuur om gegevens te verzamelen over de toestand van apparatuur. Deze gegevens worden geanalyseerd om te voorspellen wanneer apparatuur waarschijnlijk defect zal raken, zodat organisaties proactieve stappen kunnen ondernemen om dit te voorkomen.

Voorspellend onderhoud omvat taken zoals:

• Gegevens verzamelen over de staat van de apparatuur
• Gegevensanalyse
• Voorspellende modellen om waarschijnlijke mislukkingen te voorspellen
• Inspecties plannen
• Onderdelen vervangen
• Het uitvoeren van overige onderhoudstaken

Door data en analyses te gebruiken om te voorspellen wanneer onderhoud nodig is, kunnen bedrijven problemen proactief aanpakken voordat ze grote problemen worden. Dit kan de uitvaltijd verminderen, de onderhoudskosten verlagen en de algehele operationele efficiëntie verbeteren.

Voorspellend onderhoud is afhankelijk van hoogwaardige gegevens in grote hoeveelheden en kan een grote initiële investering in sensoren, IoT-apparaten, gegevensopslag en analysesoftware vergen. Met een zorgvuldige planning zijn de voordelen op de lange termijn echter aanzienlijk.

Volgens UpKeep is het gebruik van voorspellend onderhoud gestegen van 47% in 2017 naar 51% in 2018. Ten tijde van het onderzoek maakte 80% van de fabrieken gebruik van preventief onderhoud, en ruim 50% van de fabrieken maakte gebruik van voorspellend onderhoud met analytische tools.

Gebaseerd op gegevens van Mordor-inlichtingen

Het gebruik van voorspellend onderhoud blijft groeien. Volgens Mordor Intelligence wordt de markt voor machine condition monitoring in 2024 geschat op $1,25 miljard. Er wordt verwacht dat deze de komende vijf jaar zal groeien met een CAGR van 9,65%, en in 2029 $1,97 miljard zal bereiken.

Naast de toegenomen acceptatie van voorspellende onderhoudsstrategieën wordt de groei in de markt voor machineconditiemonitoring aangedreven door de toegenomen vraag naar monitoring op afstand als gevolg van de digitale transformatie in verschillende sectoren, evenals door ontwikkelingen in IoT- en AI-technologieën die de monitoringmogelijkheden verbeteren.

Prescriptief onderhoud

Prescriptief onderhoud gaat een stap verder dan voorspellend onderhoud. Het omvat het gebruik van geavanceerde analyses, machine learning-algoritmen en kunstmatige intelligentie om gegevens uit verschillende bronnen te analyseren en niet alleen potentiële problemen te voorspellen, maar ook specifieke onderhoudsacties voor te schrijven om deze problemen aan te pakken en het onderhoudsproces te optimaliseren.

Deze aanbevelingen kunnen aanbevelingen omvatten over het beste tijdstip om onderhoud uit te voeren, de specifieke onderhoudstaken die moeten worden uitgevoerd en de optimale toewijzing van middelen om die taken uit te voeren. Prescriptief onderhoud heeft tot doel onderhoudsbeslissingen in realtime te optimaliseren, de operationele efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen.

Prescriptief onderhoud omvat taken zoals:

• Gegevens verzamelen over de staat van de apparatuur en andere factoren
• Gebruik maken van geavanceerde data-analyses en AI om potentiële fouten te voorspellen en de hoofdoorzaken te bepalen
• Operationele parameters aanpassen
• Onderhoudsactiviteiten, reparatie of vervanging plannen
• Het optimaliseren van de toewijzing van middelen

Deze strategie helpt organisaties de uitvaltijd te minimaliseren, de nuttige levensduur van apparatuur te verlengen, de veiligheid te verbeteren en de onderhoudskosten te optimaliseren.

Betrouwbaarheidsgericht onderhoud (RCM)

Reliability-centered Maintenance (RCM) zorgt ervoor dat een systeem blijft werken zoals bedoeld en voldoet aan de behoeften van de gebruikers. Deze onderhoudsaanpak richt zich op het behoud van de functies van apparatuur of machines door potentiële storingsmodi en de gevolgen daarvan te analyseren.

Bij op betrouwbaarheid gericht onderhoud zijn taken betrokken zoals:

• Identificeren van de kritieke functies van apparatuur om aan operationele behoeften te voldoen
• Het bepalen van de mogelijke storingsmodi door onderhoudsgegevens uit het verleden te analyseren en een analyse van de storingsmodi uit te voeren
• Het evalueren van de potentiële gevolgen van faalwijzen op basis van hun impact op de veiligheid, operationele efficiëntie, milieuproblemen en andere factoren
• Prioriteit geven aan onderhoudstaken op basis van kriticiteit
• Ontwikkelen van onderhoudsstrategieën om geïdentificeerde storingsmodi aan te pakken
• Het opstellen van een onderhoudsschema, het uitvoeren van onderhoudstaken en het voortdurend monitoren van de prestaties van de apparatuur

Door de meest kritische componenten te identificeren en onderhoudstaken dienovereenkomstig te plannen, kunnen organisaties hun onderhoudspraktijken optimaliseren en het risico op kostbare storingen verminderen. RCM helpt de nuttige levensduur van assets te verlengen, de operationele efficiëntie te verbeteren en de algehele productiviteit van de organisatie te verhogen.

Totaal productief onderhoud (TPM)

Totaal productief onderhoud (TPM) is een proactieve benadering van onderhoud die tot doel heeft de efficiëntie van productieapparatuur te maximaliseren. Het benadrukt het belang van het betrekken van alle werknemers bij het onderhoudsproces en moedigt operators aan om de verantwoordelijkheid te nemen voor het onderhoud van hun apparatuur en routineonderhoud uit te voeren om storingen te voorkomen.

Bij totaal productief onderhoud zijn activiteiten betrokken zoals:

• Regelmatig inspecteren van apparatuur
• Uitvoeren van preventief onderhoud
• Het uitvoeren van autonoom onderhoud, waarbij operators basisonderhoudstaken uitvoeren, zoals het reinigen, smeren en inspecteren van apparatuur
• Het uitvoeren van gepland onderhoud, zoals het vervangen van versleten onderdelen
• Continu monitoren en identificeren van verbeterpunten

Het implementeren van TPM vereist een gezamenlijke inspanning van alle niveaus van een organisatie, van het senior management tot frontline-operators. Door een cultuur van proactief onderhoud en betrokkenheid van medewerkers te creëren, kunnen organisaties de downtime minimaliseren, de onderhoudskosten verlagen en de algehele prestaties verbeteren.

Om u te helpen de controle te houden over al uw onderhoudsactiviteiten, hebben we deze deskundige checklists gemaakt:

• Checklist voor onderhoud van faciliteiten
• Checklist voor preventief onderhoud

Hoe geavanceerde onderhoudstechnieken de onderhoudskosten verlagen

Schermafbeelding van NIST

De onderhoudskosten variëren aanzienlijk per geografische regio en sector, waardoor het moeilijk is om ze nauwkeurig in te schatten. Schattingen variëren ook tussen onderzoekers, omdat er verschillende statistieken worden gebruikt om de kosten te berekenen. Eén onderzoek schat bijvoorbeeld dat de onderhoudskosten 15% tot 70% van de kosten van geproduceerde goederen uitmaken, terwijl een ander onderzoek aangeeft dat onderhoud 37% van de totale eigendomskosten uitmaakt.  

Volgens het Industrial Maintenance Report 2021 van Plant Engineering wijst 41% van de fabrieken meer dan 10% van hun jaarlijkse operationele budget toe aan onderhoudstaken, diensten en apparatuur, terwijl 46% tot 10% toewijst:

• 17% van de faciliteiten wijst meer dan 15% toe
• 24% van de faciliteiten wijst 11% tot 15% toe
• 29% van de faciliteiten wijst 5% tot 10% toe
• 17% van de faciliteiten wijst minder dan 5% toe
• 13% is onzeker

De onderhoudskosten zijn ongetwijfeld hoog, maar de gevolgen van onvoldoende onderhoud zijn nog groter. Volgens het Purchasing Considerations for Maintenance Management Software-rapport van Plant Engineering, uitgebracht in november 2022, bedragen de gemiddelde kosten van ongeplande downtime $108.708. Meer dan een derde van de respondenten (38%) meldde dat de kosten van ongeplande downtime minder dan $50.000 per uur bedragen in hun vestiging, terwijl 8% kosten rapporteerde van meer dan $300.000 per uur.

Gebaseerd op gegevens van Installatietechniek

In haar rapport uit 2021 vroeg Plant Engineering de respondenten ook naar de belangrijkste oorzaken van ongeplande stilstand in hun fabrieken. Verouderde apparatuur werd door 42% van de respondenten aangemerkt als de belangrijkste oorzaak, een stijging ten opzichte van 34% in 2020. Andere belangrijke oorzaken van ongeplande stilstand zijn onder meer:

• Verouderingsapparatuur:42%
• Mechanisch falen:21%
• Bedieningsfout:11%
• Gebrek aan goede training:7%
• Gebrek aan onderhoud:6%
• Tekort aan bekwame technici:5%
• Slecht apparatuurontwerp/-techniek:3%
• Slecht voorraadbeheer van onderdelenmagazijn:3%
• Anders:1%
• Weet niet:1%

Volgens het Industrial Maintenance Report 2021 van Plant Engineering besteden fabrieken gemiddeld 33 uur per week aan onderhoudstaken. Hier is de specifieke uitsplitsing van het aantal uren dat fabrieken besteden aan onderhoudstaken, volgens het onderzoek van Plant Engineering:

• Minder dan 10 uur:11%
• 10 tot 19 uur:20%
• 20 tot 29 uur:12%
• 30 tot 39 uur:9%
• 40+ uur:44%
• Onzeker:4%

Volgens UpKeep kan apparatuur die tot het punt van falen wordt gebruikt, tien keer zoveel kosten als apparatuur die regelmatig wordt onderhouden, en elke $ 1 aan uitgesteld onderhoud kan resulteren in $ 4 kapitaalvernieuwingskosten.

Het gebruik van preventieve en voorspellende onderhoudsstrategieën kan bedrijven helpen aanzienlijke kostenbesparingen, minder stilstand en andere voordelen te realiseren. UpKeep meldt dat voorspellend onderhoud 8-12% kan besparen ten opzichte van preventief onderhoud en tot 40% ten opzichte van reactief onderhoud.

In een rapport uit 2020, uitgegeven door het National Institute of Standards and Technology (NIST), werden de kosten van machineonderhoud en verliezen als gevolg van ontoereikende onderhoudsstrategieën bij discrete productie (NAICS 321-339, met uitzondering van NAICS 324 en 325) onder Amerikaanse fabrikanten geëvalueerd. Volgens het rapport werden “de onderhoudsuitgaven voor machines voor NAICS 321-339 (exclusief 324 en 325) geschat op $57,3 miljard voor 2016. De verliezen als gevolg van vermijdbare onderhoudsproblemen bedroegen $119,1 miljard.”

Het rapport legt verder uit:"De bovenste 25% van de bedrijven die afhankelijk waren van reactief onderhoud werd in verband gebracht met 3,3 keer meer downtime dan die in de onderste 25%. Ze werden ook geassocieerd met 16,0 keer meer defecten, 2,8 keer meer omzetverlies als gevolg van defecten door onderhoud, 2,4 keer meer omzetverlies als gevolg van vertragingen door onderhoud en 4,9 keer meer voorraadstijgingen als gevolg van onderhoudsproblemen."

De $119,1 miljard aan verliezen als gevolg van vermijdbare onderhoudsproblemen omvatten:

• Extra uitgaven als gevolg van fouten en mislukkingen:$ 16,3 miljard
• Kosten voor voorraad als buffer tegen onderhoudsproblemen:$ 0,9 miljard
• Downtime:$ 18,1 miljard
• Defecten:$ 0,8 miljard
• Verlies van omzet door vertragingen en defecten:$100,2 miljard

Onder de Amerikaanse fabrikanten die in dit onderzoek zijn opgenomen, waren naar schatting 134,1 gewonden en 0,4 sterfgevallen gerelateerd aan onderhoudsproblemen. Dit komt overeen met naar schatting 16,03 gewonden en 0,05 sterfgevallen per miljoen werknemers.

Fabrikanten in dit onderzoek die in 2016 geavanceerde onderhoudsstrategieën toepasten, behaalden: 

• $6,5 miljard aan downtimereductie
• $67,3 miljard aan hogere omzet

Gebaseerd op gegevens van NIST

Fabrikanten die voornamelijk vertrouwden op preventief en voorspellend onderhoud, gedefinieerd als minder dan 50% reactief onderhoud, realiseerden aanzienlijke voordelen. De top 50% van de fabrikanten die voorspellende onderhoudsstrategieën gebruiken, ondervond:

• 15% minder downtime
• 87% lager defectpercentage
• 66% minder voorraadstijgingen als gevolg van ongepland onderhoud

Fabrikanten die zwaarder investeerden in preventief of voorspellend onderhoud ondervonden gemiddeld:

• 44% minder downtime
• 54% lager defectpercentage
• 35% minder omzetverlies door defecten door onderhoud
• 29% minder omzetverlies als gevolg van vertragingen door onderhoudsproblemen

Voordelen van onderhoudsbeheer

Onderhoudsbeheer komt uw organisatie op meerdere manieren ten goede en kan een aanzienlijke invloed hebben op het algehele succes ervan. Hier volgen enkele van de grootste voordelen van het implementeren van een effectief onderhoudsbeheerprogramma.  

• Verlaagde onderhoudskosten: Zoals hierboven beschreven kunnen proactieve onderhoudsstrategieën, zoals voorspellend en preventief onderhoud, kosteneffectiever zijn dan reactief onderhoud. Door potentiële problemen aan te pakken voordat ze escaleren, kunt u dure reparatiekosten besparen en de kans verkleinen dat noodonderhoud nodig is, wat vaak duurder is.
• Verbeterde betrouwbaarheid en beschikbaarheid van apparatuur: Effectief onderhoudsbeheer minimaliseert de uitvaltijd door ongeplande apparatuurstoringen te voorkomen en de efficiëntie van de apparatuur te optimaliseren. Deze betrouwbaarheid is cruciaal voor het behalen van de productiedoelstellingen en het handhaven van kwaliteitsnormen.
• Verlengde levensduur van items: Door apparatuur en bedrijfsmiddelen op de juiste manier te onderhouden, kan de noodzaak voor vroegtijdige vervanging worden verminderd, waardoor wordt bespaard op kapitaaluitgaven.
• Veiligheid en compliance: Regelmatig onderhoud zorgt ervoor dat de apparatuur veilig kan worden gebruikt, waardoor het risico op ongevallen en verwondingen wordt verminderd. Het helpt organisaties ook te voldoen aan wettelijke normen en boetes of juridische problemen in verband met veiligheidsovertredingen te vermijden.
• Energiebesparing: Regelmatig onderhoud kan ook tot energiebesparing leiden. Goed onderhouden apparatuur verbruikt doorgaans minder energie dan apparatuur die kan verslechteren, wat bijdraagt aan lagere operationele kosten en een kleinere ecologische voetafdruk.
• Datagestuurde besluitvorming: Onderhoudsbeheersystemen bieden waardevolle gegevens en inzichten in de prestaties van apparatuur en onderhoudsbehoeften. Deze informatie kan worden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen over vermogensbeheer, investeringen en operationele strategieën.

Uitdagingen voor onderhoudsbeheer

Onderhoudsbeheer is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle apparatuur optimaal functioneert. Er zijn echter verschillende uitdagingen verbonden aan onderhoudsbeheer waarmee organisaties vaak worden geconfronteerd in hun dagelijkse activiteiten.

Begrotingsbeperkingen

Organisaties worden vaak geconfronteerd met financiële beperkingen die van invloed kunnen zijn op hun vermogen om het noodzakelijke onderhoud uit te voeren. Met een beperkt budget hebben onderhoudsmanagers mogelijk geen toegang tot de middelen en hulpmiddelen die nodig zijn om apparatuur en faciliteiten effectief te onderhouden. Dit kan leiden tot vertragingen bij reparaties, meer stilstand en uiteindelijk een verminderde productiviteit.

Een van de grootste risico's van budgetbeperkingen bij onderhoudsbeheer is de verleiding om onderhoudsactiviteiten uit te stellen om kosten te besparen. Hoewel dit op de korte termijn besparingen kan opleveren, kan het op de lange termijn tot grotere problemen leiden. Uitgesteld onderhoud kan leiden tot defecten aan apparatuur, veiligheidsrisico's, hogere reparatiekosten en een kortere levensduur van apparatuur.

Budgetbeperkingen kunnen ook het vermogen van onderhoudsmanagers beperken om te investeren in nieuwe technologieën en trainingsprogramma's die de onderhoudsefficiëntie kunnen verbeteren en de kosten op de lange termijn kunnen verlagen. Zonder de juiste investeringen kunnen onderhoudsteams moeite hebben om op de hoogte te blijven van de nieuwste trends en best practices in de sector.

De balans tussen preventief en reactief onderhoud

Het balanceren van preventief onderhoud met reactief onderhoud is een van de belangrijkste uitdagingen bij onderhoudsbeheer. Zoals eerder in deze handleiding beschreven, omvat preventief onderhoud het plannen van reguliere onderhoudstaken om defecten aan apparatuur te voorkomen, terwijl reactief onderhoud inhoudt dat apparatuur alleen wordt gerepareerd als deze defect is.

Het vinden van de juiste balans tussen deze twee kan een uitdaging zijn. Het kan moeilijk zijn om te voorspellen wanneer apparatuur defect zal raken, waardoor het moeilijk wordt om het juiste onderhoudsschema te bepalen. Dit kan resulteren in overmatig onderhoud van apparatuur, wat leidt tot hogere kosten, of in onderonderhoud van apparatuur, wat resulteert in vaker defecten.

Het toewijzen van middelen kan ook een uitdaging zijn bij het balanceren van preventief en reactief onderhoud. Organisaties moeten middelen efficiënt toewijzen om ervoor te zorgen dat beide soorten onderhoud effectief worden uitgevoerd. Met beperkte middelen en concurrerende prioriteiten kan dit moeilijk zijn.

Voorraad reserveonderdelen beheren

Het bij de hand hebben van de juiste reserveonderdelen is van essentieel belang om de stilstandtijd tot een minimum te beperken en de apparatuur soepel te laten werken. Het beheren en volgen van de voorraad reserveonderdelen kan echter complex en tijdrovend zijn, vooral voor organisaties met een groot aantal activa.

Een typische onderhoudsafdeling kan honderden of zelfs duizenden verschillende onderdelen op voorraad hebben, elk met zijn eigen unieke onderdeelnummer, leverancier en beschikbare hoeveelheid. Het handmatig bijhouden van al deze onderdelen kan leiden tot fouten in de voorraadaantallen en bestellingen.

Doorlooptijden van leveranciers en leverbetrouwbaarheid dragen bij aan de uitdaging. Als een onderdeel in backorder staat of een vertraging in de levering heeft, kan dit van invloed zijn op de uptime en onderhoudsschema's van de apparatuur. Daarom moeten onderhoudsmanagers goede relaties onderhouden met betrouwbare leveranciers en noodplannen hebben om snel onderdelen te verkrijgen wanneer dat nodig is.

Ook de vraag naar onderdelen kan onvoorspelbaar zijn. Uitval van apparatuur kan op elk moment gebeuren, waardoor er plotseling onderdelen nodig zijn die mogelijk niet op voorraad zijn. Dit kan leiden tot noodbestellingen, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn.

Aan de andere kant is verouderde of overtollige voorraad ook problematisch. Onderdelen kunnen verouderd raken als apparatuur wordt geüpgraded of vervangen, waardoor onderdelen ongebruikt op de plank blijven liggen.

Overmatige voorraad legt kapitaal vast en neemt waardevolle opslagruimte in beslag. Daarom moeten onderhoudsmanagers regelmatig de voorraadniveaus beoordelen en verouderde onderdelen afvoeren.

Het implementeren van een robuust voorraadbeheersysteem en het regelmatig controleren van reserveonderdelen kunnen ervoor zorgen dat de juiste onderdelen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is en kunnen de uitvaltijd minimaliseren wanneer zich onverwachte problemen voordoen. 

Asset-tags en barcodelabels vergemakkelijken het voorraadbeheer en helpen onderhoudstechnici bij het vinden van de juiste onderdelen wanneer ze nodig zijn. Magazijnreklabels maken het bijvoorbeeld gemakkelijk voor onderhoudspersoneel om snel de juiste opslaglocaties voor specifieke onderdelen te vinden.

Barcodelabels voor containers, pallets, LPN, draagtassen en trays kunnen worden gebruikt om opslagcontainers te labelen. Onderhoudstechnici kunnen eenvoudig een specifiek onderdeel en de apparatuur waarmee het compatibel is identificeren door simpelweg een barcodelabel te scannen.

Verouderende infrastructuur

Het beheren van de verouderende infrastructuur, terwijl de downtime wordt geminimaliseerd en de veiligheid wordt gewaarborgd, is ook een prominente uitdaging bij onderhoudsbeheer. Naarmate apparatuur en faciliteiten ouder worden, is er mogelijk vaker en duurder onderhoud nodig.

Verouderende infrastructuur is gevoeliger voor verslechtering en defecten, waardoor dure reparaties en vervangingen nodig zijn. Dit kan druk uitoefenen op budgetten en middelen, waardoor het moeilijk wordt voor onderhoudsmanagers om gelijke tred te houden met de onderhoudsbehoeften van de verouderende infrastructuur.

Bovendien zijn veel oudere infrastructuursystemen gebouwd met behulp van technologie en materialen die nu als verouderd of inefficiënt worden beschouwd. Dit kan het moeilijk maken om vervangende onderdelen en geschoolde werknemers te vinden die bekend zijn met verouderde technologie, wat leidt tot langere reparatietijden en hogere kosten.

Verouderende infrastructuur kan ook een veiligheidsrisico vormen. Naarmate infrastructuursystemen in de loop van de tijd verslechteren, kunnen ze minder betrouwbaar worden en vatbaarder voor storingen. Dit kan een gevaar vormen voor het publiek, maar ook voor werknemers die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de infrastructuur.

Planning en planning

Effectief onderhoud vereist een zorgvuldige planning en planning om verstoringen van de bedrijfsvoering tot een minimum te beperken. Het kan moeilijk zijn om reguliere onderhoudsactiviteiten af te stemmen op onverwachte reparaties en ervoor te zorgen dat de werkzaamheden binnen een gespecificeerd tijdsbestek worden voltooid.

Apparatuur kan bijvoorbeeld onverwacht kapot gaan, waardoor direct onderhoud nodig is. Dit kan de geplande onderhoudsschema's verstoren en ervoor zorgen dat onderhoudsteams op het laatste moment taken moeten prioriteren en opnieuw moeten plannen. Beperkte middelen creëren een ander probleem als het gaat om de planning en planning van onderhoud. Het handhaven van een effectief evenwicht tussen dagelijkse werkzaamheden en geplande

onderhoud kan een uitdaging zijn vanwege budgetbeperkingen, tekorten aan mankracht en tijdgebrek.

Veel industrieën hebben strikte wettelijke vereisten voor onderhoudsactiviteiten om de veiligheid en naleving van industrienormen te garanderen. Het voldoen aan deze compliance-eisen voegt een extra laag complexiteit toe aan de onderhoudsplanning en -planning, omdat onderhoudsactiviteiten zorgvuldig moeten worden gedocumenteerd en uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving.

Coördinatie tussen teams en afdelingen

Effectieve communicatie is essentieel voor het coördineren van onderhoudsactiviteiten, het prioriteren van werkorders en het delen van belangrijke informatie over apparatuur en faciliteiten.

In veel organisaties opereren verschillende afdelingen en teams in silo’s, waarbij ze zich uitsluitend richten op hun eigen doelen en doelstellingen. De communicatie en samenwerking tussen afdelingen kan door deze geïsoleerde aanpak worden belemmerd, waardoor het moeilijk wordt om onderhoudsactiviteiten efficiënt te coördineren.

Elke afdeling binnen een organisatie kan zijn eigen prioriteiten en doelen hebben, die soms in conflict kunnen komen met die van andere afdelingen, vooral als die teams beperkte middelen moeten delen. Dit kan spanning creëren en het lastig maken om inspanningen en middelen op één lijn te brengen met gemeenschappelijke onderhoudsdoelstellingen.

Effectieve cross-functionele training helpt de coördinatie tussen teams en afdelingen te verbeteren, doordat medewerkers een goed begrip krijgen van elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Bovendien kan de implementatie van een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) of andere onderhoudsbeheersoftware de communicatie helpen stroomlijnen en de samenwerking tussen onderhoudsteams en andere afdelingen verbeteren.

personeelsbeheer

Ervoor zorgen dat onderhoudsteams over de juiste vaardigheden, training en middelen beschikken om hun werk effectief uit te voeren, is essentieel voor het handhaven van een hoog niveau van betrouwbaarheid van apparatuur, maar personeelsbeheer kan een uitdaging zijn.  

Onderhoudsteams bestaan doorgaans uit technici met verschillende vaardigheidsniveaus, ervaring en expertise. Om een divers team te kunnen managen, heb je goede communicatie, coördinatie en supervisie nodig om ervoor te zorgen dat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt.

Een storing of noodgeval kan een gepland onderhoudsschema verstoren en snelle aanpassingen van het personeel vereisen. In dergelijke situaties kan het voor onderhoudsmanagers een uitdaging zijn om middelen efficiënt en effectief te beheren.

Het vinden en behouden van gekwalificeerde technici kan lastig zijn, vooral in sectoren waar er een tekort is aan geschoolde arbeidskrachten. Naarmate de technologie zich ontwikkelt, moeten organisaties ervoor zorgen dat technici bekwaam en opgeleid zijn om hun taken efficiënt uit te voeren. Opleiding is echter tijdrovend en duur. Rekruterings- en opleidingsproblemen kunnen leiden tot onderbezetting en een verhoogde werkdruk voor het bestaande personeel. Een uitgebreid trainingsprogramma, regelmatige prestatiebeoordelingen en voortdurende ondersteuning en feedback kunnen het personeelsbeheer verbeteren en de effectiviteit van onderhoudsteams maximaliseren. Door uw bestaande personeelsbestand bij te scholen, kunt u er ook voor zorgen dat technici op de hoogte zijn van de nieuwste

technologieën. Hieronder bespreken we de uitdagingen die gepaard gaan met technologische vooruitgang in meer detail.

Op de hoogte blijven van de technologie

Om gelijke tred te houden met de ontwikkelingen op het gebied van onderhoudstechnologieën (zoals tools voor voorspellend onderhoud en beheersoftware) zijn investeringen en training nodig. Het integreren van nieuwe technologieën kan echter op de lange termijn de efficiëntie verbeteren en de kosten verlagen.

Er worden voortdurend nieuwe technologische ontwikkelingen ontwikkeld, waardoor het voor onderhoudsmanagers moeilijk wordt om op de hoogte te blijven van de nieuwste tools en systemen. Bovendien kunnen de kosten voor het implementeren van nieuwe technologieën, zoals het upgraden van apparatuur en software, voor sommige organisaties onbetaalbaar zijn.

Zoals hierboven besproken, kan het trainen van werknemers in het gebruik en onderhoud van nieuwe technologieën tijdrovend en kostbaar zijn. Sommige werknemers verzetten zich mogelijk tegen verandering en zijn resistent tegen het leren van nieuwe systemen, wat de adoptie van nieuwe technologieën verder bemoeilijkt.

Het bijhouden van de technologische vooruitgang op het gebied van onderhoudsbeheer vereist toewijding aan voortdurende training en professionele ontwikkeling, evenals de bereidheid om veranderingen te omarmen en zich aan te passen aan nieuwe technologieën.

Veiligheid en naleving

Ervoor zorgen dat onderhoudsactiviteiten voldoen aan de relevante veiligheidsnormen en -voorschriften is van cruciaal belang. Dit omvat het beheren van risico's die verband houden met onderhoudswerkzaamheden en het garanderen dat apparatuur voldoet aan de veiligheidseisen.

Organisaties moeten voldoen aan tal van voorschriften en normen om de veiligheid van hun onderhoudswerkzaamheden te garanderen. Deze regelgeving kan complex zijn en voortdurend veranderen.

Veel onderhoudsmedewerkers, inclusief bestaande teamleden en nieuwe medewerkers, krijgen mogelijk geen adequate training over veiligheidsprocedures en nalevingsvereisten. Dit kan leiden tot tekortkomingen in de veiligheidsprotocollen en het risico op ongevallen en niet-naleving vergroten.

Bovendien kan de druk om strakke deadlines te halen en de apparatuur soepel te laten werken ertoe leiden dat er kortere wegen worden genomen in veiligheidsprocedures of nalevingsmaatregelen, waardoor het risico op ongevallen en overtredingen van de regelgeving toeneemt.

Organisaties kunnen te maken krijgen met budgetbeperkingen en beperkte middelen als het gaat om het implementeren en onderhouden van veiligheidsprogramma's. Dit kan het een uitdaging maken om te investeren in de noodzakelijke veiligheidsuitrusting, training en nalevingsmaatregelen.

Milieuproblemen

Onderhoudsactiviteiten omvatten vaak het gebruik van gevaarlijke materialen, chemicaliën en apparatuur die nadelige gevolgen voor het milieu kunnen hebben als ze niet op de juiste manier worden beheerd en verwijderd. Balancing environmental concerns with maintenance needs requires careful planning and adherence to environmental regulations.

Maintenance activities can result in the generation of waste materials such as oil, grease, and other pollutants that can contaminate soil, water, and air if not handled correctly. It can also increase the consumption of energy and resources, contributing to greenhouse gas emissions and overall environmental degradation.

Implementing sustainable practices in maintenance management, such as energy-efficient equipment and processes, as well as proper waste management practices, can help mitigate these environmental impacts.

Environmental regulations are constantly evolving and becoming increasingly stringent. Maintaining compliance with environmental laws requires continuous monitoring and updating of maintenance practices to ensure they meet the necessary standards.

How to Implement an Effective Maintenance Management Plan

Having an effective maintenance management plan in place is crucial for the success and efficiency of any organization. By properly maintaining equipment, machinery, and facilities, companies can minimize downtime, reduce costs, and maximize productivity.

Implementing an effective maintenance management plan involves strategic planning, resource allocation, and continuous improvement to ensure that equipment and facilities are maintained at optimal levels. Here’s a step-by-step approach to developing and implementing a successful maintenance management plan:

1. Establish objectives. It’s important to establish clear objectives and goals before implementing a maintenance management plan. Determine what you want to achieve with a maintenance management plan, such as reducing downtime, improving equipment lifespan, or decreasing maintenance costs. Setting clear goals will help you guide and measure your plan’s success.
2. Conduct a maintenance audit and assessment. Assess the current condition of your equipment and facilities to identify areas that need improvement. This can include reviewing maintenance logs, inspecting equipment, and analyzing maintenance costs. Understanding your assets’ current state will help you develop a targeted maintenance plan.
3. Implement a maintenance strategy. Determine the best maintenance strategies for different equipment types and operational needs. Reactive maintenance, preventive maintenance, predictive maintenance, prescriptive maintenance, reliability-centered maintenance, and total productive maintenance are common strategies discussed earlier in this guide. A combination of strategies is often used to implement effective maintenance programs.
4. Tag your equipment and other assets. Tagging your equipment and other assets with asset tags or barcode labels provides the foundation for effective maintenance management. CMMS Maintenance Management Asset Tags, for example, help identify assets and equipment, identify measurement points, and time/date stamp measurement activities. Facility Management Asset Tags and Labels are available in various materials, such as durable Metalphoto® and premium polyester, designed to withstand harsh environments while remaining readable throughout the lifespan of your assets. 
5. Allocate resources. A maintenance management plan requires skilled personnel, appropriate tools, and a sufficient budget. It may be necessary to hire more staff, invest in technology, or reappropriate funds.
6. Select and deploy a CMMS or other maintenance software. A maintenance management software solution is a worthwhile investment if your organization doesn’t already use one.
7. Develop a preventive maintenance schedule. Establish detailed inspection and routine maintenance schedules. You can keep your maintenance management activities on track by using comprehensive maintenance management software.
8. Train and educate employees. Ensure that employees are aware of their roles and responsibilities within the maintenance program. Train users on equipment operation, maintenance procedures, and safety protocols to prevent accidents and maintain equipment reliability.
9. Maintain up-to-date safety and compliance protocols. Ensure that all maintenance procedures are compliant with industry standards and regulations. To ensure safe and effective maintenance management, check and update your safety and compliance processes and procedures regularly.  
10. Continuously monitor and evaluate performance. You can evaluate the success of your maintenance management program using key performance indicators (KPIs) like downtime, maintenance costs, and equipment lifespan. Demonstrate your commitment to continuous improvement by encouraging feedback from maintenance staff and other stakeholders.
11. Maintain thorough documentation. Detailed documentation is essential for auditing, compliance, and planning future maintenance activities. Record all maintenance activities, costs, outcomes, and improvements.

Maintenance Management Metrics &KPIs

Maintenance management metrics and key performance indicators (KPIs) help your organization track and measure the effectiveness of its maintenance operations. Maintainers can use these metrics to identify areas for improvement, optimize resource utilization, and maximize equipment lifespan.

First, let’s differentiate maintenance management metrics and maintenance management KPIs. While the terms are commonly used interchangeably, there are differences between the two:

• Maintenance metrics are quantifiable measurements used to track and assess the status of specific aspects of maintenance activities. These are often simple and straightforward measurements like the number of work orders completed, hours spent on maintenance, parts usage rates, the cost of repairs, or specific machine downtime statistics.

• Key performance indicators are higher-level indicators used to assess performance against the organization’s strategic objectives. KPIs are often broader and more impactful measures such as Overall Equipment Effectiveness (OEE), Mean Time Between Failures (MTBF), Preventive Maintenance Compliance (PMC), and safety incidents rate.

The distinction can vary depending on the organization’s focus and the context in which the measure is used. The following KPIs provide valuable insights into the effectiveness of various aspects of your maintenance program.

Mean Time To Repair (MTTR)

Mean Time To Repair is a KPI used in maintenance management to measure the average time it takes to repair an asset or piece of equipment after a failure.

To calculate MTTR, the total downtime for a specific asset or equipment is divided by the total number of repairs conducted during a specific time period. The formula for MTTR is:

MTTR =Total Downtime / Total Number of Repairs

For example, if a machine experiences a total downtime of 10 hours due to a failure and requires 2 repairs during that time, the MTTR would be calculated as:

MTTR =10 hours / 2 repairs =5 hours

A lower MTTR indicates that maintenance teams are efficient in identifying and resolving equipment failures, leading to quicker repairs and reduced downtime. On the other hand, a high MTTR may indicate inefficiencies in maintenance procedures, lack of resources, or equipment reliability issues that need to be addressed.

Mean Time Between Failures (MTBF)

MTBF is a measure of the average time between failures of a piece of equipment or a system. It is an important indicator of equipment reliability and can help maintenance managers make informed decisions about maintenance schedules and equipment replacement.

MTBF helps to identify equipment that may be prone to failures, enabling maintenance teams to take proactive measures to prevent downtime and reduce maintenance costs. By tracking MTBF over time, managers can also assess the effectiveness of maintenance strategies and make adjustments as needed.

By understanding how long a piece of equipment typically goes between failures, managers can schedule maintenance tasks accordingly. For example, if a piece of equipment has an MTBF of 500 hours, maintenance tasks can be scheduled at regular intervals before the equipment is expected to fail.

To calculate MTBF, divide the total amount of time that a piece of equipment is operational by the number of failures that have occurred:

MTBF =(Time Asset Has Been In Use – Unplanned Downtime Due to Breakdown) / Total Number of Breakdowns

The result is the average time between failures. For example, if a piece of equipment has been operational for 1,000 hours and has experienced 10 failures, the MTBF would be 100 hours.

Preventive Maintenance Compliance (PMC)

Preventive Maintenance Compliance measures the percentage of scheduled preventive maintenance tasks that have been completed on time. It provides valuable insights into how well the plan you’ve established is being followed.

Most organizations aim for a PMC of 90% or greater. To calculate PMC, use the following equation:

PMC =(Number of Executed Tasks / Number of Planned Tasks) x 100

Maintenance Backlog

This metric is used to track the maintenance work that has been identified and/or scheduled but hasn’t yet been completed. These tasks can include repairs, inspections, replacements, and other maintenance activities. It includes all types of maintenance (preventive, predictive, prescriptive, and corrective).

Quantifying your maintenance backlog requires identifying open work orders, estimating the time required to complete all tasks, and converting it into a measure of time that’s relevant to your organization.

For example, if your maintenance team can complete 100 hours of work per week and you have 400 hours in your backlog, your backlog is equivalent to four weeks of work. The maintenance backlog can be reported as:

• Total hours of backlog
• Backlog in days or weeks of work
• Number of open work orders

Unplanned Machine Downtime

Unplanned machine downtime is a measure of the amount of time an asset is out of operation due to an unexpected problem or breakdown. Unplanned downtime can significantly impact production, increase maintenance costs, and disrupt supply chains.

In contrast, planned downtime occurs during scheduled maintenance, upgrades, or other predictable disruptions that are part of regular operations.

To calculate unplanned machine downtime, log instances when a machine stops operating unexpectedly, including any stoppage that was not scheduled. Record the length of time the machine remained non-operational (from the time the machine stopped to the time it returns to normal operation).

Add these times to determine the total duration of unplanned downtime events over a specific period, such as daily, weekly, or monthly. You may also want to consider the lost production volume or other financial costs associated with downtime using one of the following equations:

Total Downtime x Production Rate (Units Per Hour)

Or

Total Downtime x Average Revenue Per Unit of Production Time

Unplanned downtime can be measured for individual machines, groups of machines, or for all an organization’s equipment assets. 

Maintenance Cost as a Percent of Estimated Replacement Value (MC/ERV)

Maintenance costs as a percentage of the estimated replacement value of an asset provides a benchmark to determine if the amount being spent on maintenance is reasonable relative to the asset’s value.

A higher percentage might indicate excessive maintenance costs, possibly due to aging equipment requiring more frequent repairs. On the other hand, a lower percentage might suggest underinvestment in maintenance, which could lead to increased failure rates and operational risks.

To calculate this metric, you need the following figures:

• Total Maintenance Costs: All costs associated with the asset over a specific period, including labor, parts, and any other direct costs related to maintenance activities.
• Estimated Replacement Value (ERV): The current market price to replace the asset with a new one of a similar type and capacity.

Then, use the following formula:

Maintenance Cost as a % of ERV =(Total Maintenance Costs / Estimated Replacement Value) x 100

This is also called Maintenance Cost as a Percentage of Replacement Asset Value (RAV).

This ratio helps organizations understand how much they are investing in maintaining an asset compared to the cost of purchasing a new one, providing insight into the economic efficiency of their maintenance strategies.

Cost To Repair vs. Cost To Replace

Another approach to determining whether it makes sense to repair or replace an asset is to simply compare the cost to repair to the cost to replace an asset. The cost to repair is the expected annual cost of maintenance on the existing equipment. To determine the cost to replace, use the following formula:

Cost To Replace =(Cost of Replacement / Replacement Asset’s Lifetime) + Expected Annual Cost of Maintenance

For example,

Imagine you have an industrial machine with annual maintenance costs of $500. A new machine costs $8,000 and is expected to last 10 years, with annual maintenance costs of $300.

Cost to Repair (annually) =$500

Cost to Replace (annually) =($8,000 / 10 years) + $300

Cost to Replace (annually) =$800 + $300 =$1,100

In this scenario, the annual cost to replace the machine, $1,100, is higher than the annual cost to repair the existing one, $500. Despite the higher upfront cost of replacement, in this case, it might not make financial sense to replace the machine if the goal is to minimize annual expenditures.

However, the decision might differ if other factors such as improved efficiency, lower energy consumption, or critical reliability issues of the old machine are considered.

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Overall Equipment Effectiveness (OEE) is a comprehensive metric used in manufacturing to measure the effectiveness of a production process. It identifies the percentage of manufacturing time that is truly productive.

An OEE score of 100% means you’re manufacturing only high-quality parts, as fast as possible, with no stop time. The ideal OEE score is considered to be 85%.

OEE provides a single number that reflects the effectiveness of your equipment and processes by combining three different factors:Availability, Performance, and Quality.

• Availability: The proportion of scheduled time that the equipment is operational. To determine availability, subtract downtime from planned production time:

Availability =Operating Time / Planned Production Time

• Performance: The speed at which the product is manufactured during the time the equipment is operational vs. the maximum potential speed:

Performance =Total Count of Products / (Operating Time x Ideal Cycle Time)

• Quality: The proportion of quality parts produced vs. the total parts produced:

Quality =Good Count / Total Count

To calculate the Overall Equipment Effectiveness metric, multiply these three factors:

OEE =Availability x Performance x Quality

Scheduled Maintenance Critical Percent (SMCP)

SMCP indicates how much scheduled maintenance work is critical to prevent operational disruptions and ensure safety. A high SMCP suggests that a significant portion of the maintenance schedule is vital for the functioning of the organization, which may indicate high reliance on certain equipment or systems.

A maintenance task is typically considered critical if delaying it or failing to perform it could lead to severe operational disruption, safety incidents, or significant financial loss. Monitoring SMCP helps in managing risks associated with equipment failure and optimizing the allocation of maintenance resources.

To calculate SMCP, use the following formula:

SMCP =(Number of Critical Maintenance Tasks / Total Number of Scheduled Maintenance Tasks) x 100

Asset Utilization Rate

Asset Utilization Rate measures the efficiency with which a business uses its assets to generate revenue. It indicates the percentage of time that assets are actually in use compared to the time they are available for use.

High asset utilization rates typically suggest that a company is effectively using its assets to produce goods or services. Lower rates, on the other hand, may indicate underused resources or inefficiencies in the production process.

To calculate the Asset Utilization Rate, use the following formula:

Asset Utilization Rate =(Actual Operating Time / Available Operating Time) x 100

Safety Incidents Rate

The Safety Incidents Rate is a crucial metric used in workplace health and safety management to quantify the frequency of accidents or safety incidents within a given period, typically in relation to the number of hours worked. It provides insights into the overall safety performance of an organization and helps to identify areas where safety improvements are needed.

When calculating the Safety Incidents Rate, it’s important to use a standardized measure to compare the rate over time and across organizations. Typically, the Safety Incidents Rate is calculated per 100,000 hours worked. To calculate it, use the following formula:

Safety Incidents Rate =(Number of Safety Incidents / Total Hours Worked) x 100,000

Maintenance Cost Per Unit

Maintenance Cost Per Unit measures the cost associated with maintaining equipment or other assets relative to the number of units produced. It provides valuable insights into the efficiency of maintenance expenditures and helps organizations optimize their production costs.

To calculate Maintenance Cost Per Unit, use the following formula:

Maintenance Cost Per Unit =Total Maintenance Costs / Total Units Produced

Distribution by Types of Maintenance Performed

Distribution by Types of Maintenance Performed is a metric used in maintenance management to classify and report the various types of maintenance activities performed over a specific period. This classification helps organizations understand how their maintenance efforts are allocated across different strategies, such as preventive, predictive, corrective, and condition-based maintenance.

By analyzing the distribution of maintenance types, companies can better manage their maintenance resources, improve planning, and potentially increase the overall reliability and efficiency of their equipment.

To calculate the Distributioni by Types of Maintenance Performed, record all maintenance activities performed during the reporting period, and classify them by type. Then add all recorded maintenance activities.

Then, use the following formula for each type of maintenance to determine the percent of maintenance activities of each type performed during the reporting period:

Percent of [Type] Maintenance =(Number of [Type] Maintenance Activities Performed / Total Number of Maintenance Activities) x 100 

Work Order Cycle Time

Work Order Cycle Time is a measurement of the time it takes to complete a maintenance work order from the moment it’s created until it’s closed. It’s an important metric for evaluating the efficiency of maintenance operations and the responsiveness of the maintenance team.

Lower cycle times generally indicate a more efficient process, which can lead to higher equipment availability and reliability. Higher cycle times can indicate bottlenecks or a shortage of labor or other resources.

The formula to calculate Work Order Cycle Time is simple:

Work Order Cycle Time =End Time – Start Time

To get a broader view of your maintenance efficiency, calculate the average cycle time across multiple work orders over a specified period. You might also want to analyze cycle times by type of maintenance, criticality of equipment, or team/technician to identify patterns or areas for improvement.

Inventory Turnover Ratio

Inventory Turnover Ratio is a measure indicating the frequency with which maintenance inventory (e.g., spare parts, supplies) is used and replenished within a given period. It helps organizations understand how effectively they’re managing the inventory that supports its maintenance operations.

Maintaining maintenance inventory efficiently can help reduce carrying costs, minimize obsolescence waste, and ensure the availability of critical parts when needed, preventing excessive downtime.

To calculate Inventory Turnover Ratio, you need two figures:

• Maintenance, Repair, and Operations (MRO) Expenditure: The total spending on the maintenance inventory used (the cost of parts and supplies used) during the measurement period.
• Average Maintenance Inventory: The average value of maintenance inventory over the measurement period. Use the following formula to calculate Average Maintenance Inventory:

Average Maintenance Inventory =(Beginning Inventory + Ending Inventory) / 2

Once you have these figures, calculate the Inventory Turnover Ratio using the following formula:

Inventory Turnover Ratio =MRO Expenditure / Average Maintenance Inventory

Overtime

In maintenance management, overtime is a valuable metric that can help organizations understand the efficiency and effectiveness of their maintenance operations. High levels of overtime can indicate problems such as insufficient staffing, unexpected equipment failures, or inefficient work processes, all of which can increase operational costs and affect overall productivity.

To calculate Overtime, use the following formula:

Overtime Hours =Actual Hours Worked – Standard Hours

Overtime can be calculated by employee, department, or the organization as a whole. 

It’s also useful to analyze overtime data over different periods (weekly, monthly, yearly) to identify trends and patterns. This analysis can help in forecasting future staffing needs and adjusting work schedules to optimize resource utilization.

Maintenance Management Technologies &Software Trends

Maintenance management software enables organizations to streamline maintenance operations, prioritize tasks, and make data-driven decisions to optimize asset performance.

Many modern maintenance management software solutions allow managers to easily calculate, monitor, and report on the KPIs discussed in the previous section.

Research indicates that more organizations are embracing digitalization and adopting technologies and software to streamline and optimize maintenance management.

Based on data from Plant Engineering

Plant Engineering surveyed plant engineers, managers and maintenance professionals on the purchase and use of maintenance management systems in its 2022 Purchasing Considerations for Maintenance Management Software report. According to the report, most respondents use CMMS or EAM software in their facilities:

• CMMS:59%
• EAM:39%
• Plant floor or manufacturing execution software:19%
• Other:11%  

Based on data from Plant Engineering

In an earlier report from 2021, Plant Engineering found that while 54% of plants reported using CMMS and 16% reported using EAM software at the time of the survey, a surprising number of plants relied on more basic systems and tools to monitor or manage maintenance:

• In-house created spreadsheets and schedules:49%
• Clipboards and paper records of maintenance rounds:38%
• General computerized calendar:28%
• Other:3%
• None:2%
• Don’t know:2%

However, facilities are also employing more advanced maintenance management tools. In addition to the above, 44% of respondents reported using an automated maintenance schedule, 16% reported using EAM, and 8% reported using Industrial IoT, SaaS, or cloud computing systems.

Typen onderhoudsbeheersoftware

There are several types of maintenance management software that help organizations effectively manage their assets and equipment, each with unique features and capabilities.

Let’s take a closer look at the most common types of maintenance management software and how they support maintenance operations.

Computerized Maintenance Management Software (CMMS)

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) is the most traditional form of maintenance management software. It’s widely used in industries such as manufacturing, healthcare, facilities management, and transportation, among others.

CMMS solutions help organizations organize and track maintenance activities more effectively, reducing downtime, increasing equipment lifespan, and reducing costs. It allows maintenance managers to create and assign work orders, track inventory and spare parts, and generate reports on maintenance performance.

Key capabilities of CMMS include:

• Preventive maintenance scheduling
• Activabeheer
• Voorraadbeheer
• Reporting and analytics
• Werkorderbeheer

Enterprise Asset Management (EAM) Software

EAM software helps organizations manage the lifecycle of their physical assets across various departments, locations, and facilities. Unlike simpler systems such as Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), which focus primarily on maintenance scheduling and tracking, EAM provides broader functionalities that cover the entire range of asset management activities.

The primary goal of enterprise asset management software is to maximize the lifespan and value of assets while minimizing costs and downtime. It helps businesses keep track of their assets, schedule maintenance and repairs, manage inventory, and analyze data to make informed decisions about asset usage and resource allocation.

Key capabilities of EAM include:

• Preventive maintenance scheduling
• Voorraadbeheer
• Asset tracking and lifecycle management
• Werkorderbeheer
• Maintenance management
• Inventory and procurement management
• Asset performance monitoring
• Safety and risk management
• Financial management
• Reporting and analytics

Facility Management Software

Facility management software encompasses a wide range of functionalities that help facility managers ensure that their buildings are operating efficiently, safely, and cost-effectively.

It helps organizations reduce costs through efficient space utilization, energy management, and preventive maintenance, minimizing energy costs and reducing the need for costly repairs.

Key capabilities of facility management software include:

• Maintenance and repair management
• Space management
• Asset and equipment tracking and management
• Energy management
• Environmental, Health, and Safety (EHS) compliance
• Emergency planning and recovery
• Vendor contract management
• Werkorderbeheer
• Reporting and analytics

Predictive Maintenance (PdM) Software

Predictive maintenance (PdM) software uses advanced analytics and machine learning algorithms to predict when equipment failures are likely to occur. By analyzing data from sensors and other sources in real-time, PdM software can help organizations proactively maintain and repair their machinery before it breaks down, saving time and money in the long run.

PdM software also enables companies to optimize their maintenance schedules by identifying trends and pattenrs in equipment performance through historical data analysis and real-time condition monitoring. 

Key capabilities of PdM software include:

• Condition monitoring and performance assessment
• Automated maintenance scheduling
• Failure prediction
• Data analytics
• Reporting and dashboards

Reliability-Centered Maintenance (RCM) Software

Reliability-Centered Maintenance (RCM) software is tailored specifically to support the reliability centered maintenance methodology. This software helps organizations understand the potential causes of asset failure and prioritize maintenance based on safety, operational, and economic consequences, allowing organizations to allocate resources more effectively. 

RCM integrates with sensors and monitoring systems to track asset performance and conditions in real-time and suggests the most appropriate maintenance tasks based on the asset’s risks and failure modes. By focusing on the maintenance activities that have the most impact on reliability and safety, RCM helps to avoid unnecessary maintenance activities, thus reducing maintenance costs.

RCM can be integrated with other software solutions for a more comprehensive approach to maintenance management.

Key capabilities of RCM include:

• Asset criticality analysis
• Failure mode and effects analysis (FMEA)
• Risk prioritization
• Maintenance task recommendations
• Maintenance task optimization
• Decision logic to guide maintenance decisions
• Predictive maintenance
• Documentation and compliance management
• Reporting and analytics 

Maintenance Scheduling Software

Maintenance scheduling software is a type of application specifically designed to assist organizations in planning, coordinating, and tracking maintenance activities to ensure they are completed efficiently and on time. It plays a crucial role in both minimizing equipment downtime and maximizing productivity by ensuring that all maintenance tasks are systematically organized and executed according to a set schedule.

Maintenance scheduling software automatically schedules maintenance tasks based on preset intervals, usage metrics, or condition-monitoring data. It can integrate data from preventive and predictive maintenance strategies to optimize the timing and scope of scheduled maintenance activities. This software also helps to optimize resource allocation to ensure that all tasks are covered without overloading resources.

Key capabilities of maintenance scheduling software include:

• Automated scheduling
• Preventive and predictive maintenance integration
• Werkorderbeheer
• Activabeheer
• Voorraadbeheer
• Notifications and alerts
• Reporting and analytics

Asset Performance Management (APM) Software

Asset performance management software is designed to optimize the performance, reliability, and availability of physical assets throughout their lifecycle. This type of software helps organizations monitor and manage the health of their equipment and infrastructure to reduce downtime, increase longevity, and improve overall operational efficiency.

APM enables organizations to shift from costly reactive maintenance strategies to more cost-effective predictive and reliability-centered maintenance approaches. It provides comprehensive data and analytics that enables organizations to make informed decisions related to their asset management strategies.

Key capabilities of APM include:

• Predictive analytics
• Condition monitoring
• Predictive maintenance
• Asset health and performance dashboards
• Risk management
• Reliability management
• Maintenance optimization
• Root cause analysis

The Role of a Maintenance Manager

A maintenance manager fulfills a vital role between a maintenance director or another top-level executive and the supervisors and technicians who perform the bulk of the service work. The role requires a unique mix of technical skills and business acumen to see the big picture while also addressing day-to-day issues and needs.

Given the complexities of maintenance work activities that take place at many companies, the job responsibilities of a maintenance manager can cover a broad scope. Some of the significant areas of focus include:

• Managing all maintenance-related work
• Coordinating work in a way that meets regulatory guidelines
• Maintaining an appropriate spare parts inventory
• Managing service technicians and other staff
• Implementing a comprehensive maintenance program
• Reporting on the effectiveness of maintenance activities
• Identifying ways to improve asset productivity
• Ensure adequate training for staff

A maintenance manager can wear many hats, and there are some similarities with the responsibilities of a facilities manager or asset manager. As a leadership position, many technical and soft skills are also desired in a maintenance manager. Some of the most sought-after skills are:

• A demonstrated ability to lead others
• Placing a high priority on time management
• The ability to pivot and adapt
• Strong interpersonal communication skills
• Excellent problem-solving skills
• A strong commitment to teamwork
• Fundamental knowledge of relevant equipment

A maintenance manager must balance a company’s performance goals with the realities of equipment capabilities. In highly specialized industries that serve a large number of customers, such as aerospace and healthcare, the stakes are even higher. This is the main reason why a good balance between soft skills and technical knowledge is required to be an effective maintenance manager.

It’s only with close cross-departmental collaboration that companies can create a robust maintenance management program. Maintenance work should never take place in a vacuum, and it’s vital for managers to solicit feedback from technicians, operators, and other staff that interact with equipment.

Maintenance Management Trends

Current trends in maintenance management are largely centered on technology. As more sophisticated technologies become available, a growing number of organizations are embracing these tools to optimize asset performance and extend the useful lifespan of equipment while minimizing maintenance costs.

Here’s a closer look at the current trends in maintenance management.

Increased Adoption of Predictive and Condition-Based Maintenance

As maintenance becomes more data-driven, facilities are increasingly adopting smart sensors that monitor conditions in real-time to preemptively address potential issues. This involves tracking vibrations, temperatures, and other indicators to predict and prevent equipment failures​.

Along with this, predictive maintenance continues to gain popularity. Predictive maintenance, as described previously, is a shift from corrective maintenance and even goes beyond preventive maintenance.

Rather than waiting for equipment to fail and dealing with the consequences of unplanned downtime, predictive maintenance uses sensors and monitoring systems to analyze equipment performance and predict when maintenance is needed. There’s a growing adoption of techniques that range from basic anomaly detection to sophisticated models predicting the remaining useful life (RUL) of machinery.

Use of Immersive Technologies

Augmented reality (AR) and virtual reality (VR) are being utilized to enhance training and maintenance procedures. AR can significantly reduce errors and increase efficiency by providing real-time, on-the-job guidance. Technicians receive overlay visual prompts and step-by-step instructions while they work, which helps in reducing guesswork and streamlining complex tasks.

It can also help reduce the costs associated with traditional training methods, such as creating physical mock-ups or taking equipment offline for training purposes. This provides a safe and controlled environment where maintenance personnel can learn and practice skills without the risk of damaging equipment or causing operational downtime. 

Additionally, training in a virtual environment allows maintenance personnel to experience and react to potential hazardous situations in a controlled and risk-free setting. This better prepares them for real-world scenarios, enhancing overall safety.

Digital Twins

A related trend to immersive technologies, digital twins are virtual models designed to accurately reflect a physical object, system, or process. They’re used to simulate, predict, and optimize the performance and maintenance of physical assets through real-time data updates and analytics. This technology enables detailed analysis and testing without the risks and costs associated with manipulating the actual assets.

Digital twins support predictive maintenance by simulating how equipment will perform under various conditions and predicting when it might fail. Organizations can also simulate different maintenance scenarios to find the most cost-effective approach without having to experiment on the actual equipment.

Simulating equipment performance in a virtual environment allows potential issues to be identified and resolved before they become hazardous in the real world. This significantly enhances safety for both the equipment and the operators.

Integration of Maintenance Management with Other Business Processes

Organizations are increasingly taking a more holistic approach to maintenance management, integrating maintenance with other business practices, such as supply chain management, production planning, and human resources.

This integration allows for smoother operations across departments. For example, linking maintenance data with ERP systems can streamline the procurement of spare parts and inventory management, reducing downtime and operational delays.

By having maintenance data feed into broader business analytics, organizations can gain more comprehensive insights into how maintenance activities impact overall business performance. This holistic view supports better strategic decision-making and helps in prioritizing maintenance tasks based on their impact on business operations.

Additionally, linking maintenance management with production systems allows for real-time adjustments in production planning based on the current status of equipment. This helps maximize asset utilization and minimizes disruptions due to equipment failures.

Remote Equipment Monitoring

Remote equipment monitoring refers to the use of sensors and network technology, such as IoT devices, to track the performance and condition of machinery from a distance. This technology collects data such as temperature, vibration, and output levels, which is then transmitted to centralized systems where it can be monitored and analyzed in real time.

Monitoring equipment remotely reduces the need for physical inspections, which can be costly, time-consuming, and sometimes hazardous. This can significantly cut down travel and labor costs, especially for businesses operating over large geographic areas or difficult-to-access locations.

It also allows companies to identify potential safety hazards before they pose a risk to operations or personnel, enhancing workplace safety and aiding in compliance with regulatory standards.

Remote equipment monitoring is part of a broader shift towards smarter, more connected industrial operations known as the Industrial Internet of Things (IIoT). As technology continues to advance, the adoption of remote monitoring is expected to increase, driving efficiencies and competitive advantage in maintenance management across various industries.

Robotics and Automation

Robots and automated systems can operate continuously and perform tasks with precision that might be difficult to achieve manually. This leads to improvements in the quality of maintenance work and reduces human error, thereby increasing the overall reliability of equipment.

Robots can also access areas that are difficult or unsafe for humans, ensuring that maintenance can be performed without compromising safety. Although the initial investment in robotics may be high, over time, they can reduce labor costs and minimize costly downtime by ensuring maintenance is done promptly, correctly, and safely.

Additionally, these systems can be scaled up or down based on the needs of the business. As operations expand, additional robots can be seamlessly integrated into the maintenance routines without the need for extensive training that would be necessary for human workers.

3D Printing for On-Demand Parts

The trend towards using 3D printing for on-demand parts in maintenance management is driven by its potential to enhance operational efficiency, reduce costs, and improve service response times. It enables the production of parts only when needed, significantly reducing the need for large inventories of spare parts. This not only saves on storage space but also reduces capital tied up in stock that might become obsolete.

Plus, the ability to print parts on-site or nearby reduces the waiting time associated with ordering and shipping replacement parts from suppliers. This rapid response capability is crucial for industries where downtime is extremely costly.

3D printing also allows for the customization of parts to meet specific requirements without the need for costly retooling. It also supports the maintenance of older equipment where original parts may no longer be available from manufacturers.

As 3D printing technology continues to advance, its adoption is expected to grow, establishing it as a critical tool in modern maintenance strategies.

Collaboration and Knowledge Management

Collaboration and knowledge management in maintenance management involve the systematic sharing and organization of information, expertise, and communication across various levels of an organization. This strategy ensures that valuable maintenance insights and operational knowledge are not only shared but also retained within the organization.

Digital tools and platforms help to facilitate the sharing of documents, maintenance schedules, real-time data, and best practices among team members. By facilitating smooth communication and collaboration across different departments and teams, organizations can avoid the silos that often slow down response times and create inefficiencies in handling equipment maintenance.

Sharing knowledge widely also helps in standardizing practices and upskilling the workforce. New employees can learn from documented experiences and expertise, improving the overall skill level within the maintenance team.

Additionally, by having a robust system where issues and their resolutions are recorded and shared, the maintenance team can avoid reinventing the solution wheel. This leads to quicker fixes for common problems and reduces the time and resources spent on repeat issues.

A collaborative and well-informed workforce can also pivot more effectively to meet changing operational demands. In rapidly changing industrial environments, the ability to adapt and respond to new challenges is crucial.

Veelgestelde vragen