Integrated Facilities Management (IFM):definitie, voordelen en best practices

Facility Management Marktleider

Bijgewerkt op 9 januari 2025

Inhoudsopgave

• Wat is geïntegreerd facilitair management (IFM)?
• Voordelen van geïntegreerd faciliteitenbeheer
• Geïntegreerde technologie en systemen voor faciliteitenbeheer
• 9 belangrijke IFM-KPI's en prestatiestatistieken
• Beste praktijken voor geïntegreerd faciliteitenbeheer
• 3 implementatietips voor IFM
• Geïntegreerd facilitair beheer goed gedaan
• Veelgestelde vragen

Belangrijkste punten

Integrated Facilities Management (IFM) centraliseert alle aspecten van de facilitaire activiteiten in een uniform softwareplatform, waardoor het eenvoudiger wordt om onderhoud, leveranciersrelaties, compliance en kostenefficiëntie te beheren. IFM verbetert de communicatie, ondersteunt datagestuurde beslissingen en schaalt effectief, waardoor organisaties een gestroomlijnde, productieve en conforme aanpak van facility management wordt geboden.

Er zijn veel bewegende delen bij het beheren van een faciliteit, van hygiëne tot leveranciersbeheer tot energieverbruik. Kleinere organisaties kunnen rondkomen met gefragmenteerde systemen, maar opschalen vereist een meer holistische aanpak die alle facilitaire activiteiten in één beeld brengt.

Dat is waar Integrated Facilities Management (IFM) om de hoek komt kijken. Deze meer geïntegreerde versie van Facility Management brengt elk aspect van een faciliteit samen in een gestroomlijnde softwareoplossing. IFM-software helpt organisaties de kosten te verlagen, een veilige omgeving te behouden en zelfs de productiviteit te verhogen.

Of u nu een facilitair manager of bedrijfsleider bent of gewoon nieuwsgierig bent naar het optimaliseren van de efficiëntie van de organisatie, inzicht in IFM kan waardevolle inzichten bieden in het creëren van slimmere, meer verbonden werkplekken. In deze gids leggen we uit wat IFM is, waarom het nuttig is en hoe u IFM voor uw organisatie kunt maximaliseren.

Wat is geïntegreerd facilitair management (IFM)?

Foto door Rene Terp via Pexels

Geïntegreerd facilitair management brengt alle faciliteiten en bijbehorende diensten van een bedrijf samen in één systeem. In plaats van ongelijksoortige processen afzonderlijk te beheren, brengt IFM alles in één uniform raamwerk, wat resulteert in een meer gestroomlijnde aanpak die de kosten, miscommunicatie en herwerk vermindert.

Deze aanpak maakt het veel gemakkelijker voor organisaties met meerdere faciliteiten om consistente kwaliteit op verschillende locaties te leveren.

Met traditioneel facility management (FM) kunnen facility managers meer controle krijgen over onderhoud, beveiliging, schoonmaak en ruimtebeheer. Deze aanpak brengt deze services echter niet altijd in één oogopslag, wat kan leiden tot miscommunicatie, fouten en hogere kosten.

Zowel FM als IFM worden doorgaans intern uitgevoerd bij een paar externe leveranciers, terwijl total facility management (TFM) inhoudt dat al het facility management wordt uitbesteed aan één enkele externe leverancier. Deze optie is duurder maar biedt een kant-en-klare oplossing voor organisaties zonder interne facilitair manager.

9 componenten van IFM

Integraal facilitair management omvat alle activiteiten die een gebouw in uitstekende staat houden. Dat omvat verschillende componenten zoals:

1. Labeling en tags
2. Onderhoudsbeheer
3. Activabeheer
4. Ruimteplanning
5. Energieverbruik en duurzaamheid
6. Veiligheidsnaleving
7. Beveiliging
8. Reiniging
9. Technologie

Onder IFM houdt een facility manager toezicht op alles, van het onderhoud van desktopcomputers tot beveiligingscamera's. Het zou onmogelijk zijn om alles handmatig bij te houden, zelfs in een kleine faciliteit.

Software voor faciliteitsbeheer is een must-have om de talrijke taken die nodig zijn om een faciliteit draaiende te houden, onder controle te houden. De software stroomlijnt niet alleen de workflows van de faciliteiten, maar meet ook de effectiviteit van het facilitaire team en helpt leiders verbeterpunten te ontdekken.

Wilt u een GRATIS checklist voor het taggen en volgen van activa?

Klik op de onderstaande knop om een gratis pdf te ontvangen van onze checklist voor activabeheer, die de cruciale vragen bevat die u voor elk taggingproject moet beantwoorden, evenals belangrijke taggingtips, zodat u uw assetmanagementsysteem sneller aan de slag kunt krijgen.

Ontvang de checklist ›

Voordelen van geïntegreerd faciliteitenbeheer

Geïntegreerd facility management lijkt misschien overweldigend, maar deze holistische benadering vermindert de lasten van facility management. Er zijn zoveel voordelen verbonden aan het consolideren van meerdere facilitaire processen in één gecentraliseerd systeem.

Verlaag de kosten

Verborgen inefficiënties kosten organisaties jaarlijks duizenden dollars. Hoe beter de gegevens van uw instelling zijn geïntegreerd, hoe groter de kans dat u inefficiënties opmerkt en aanpakt.

Meer gestroomlijnde facilitaire processen zorgen voor minder verspilling van materialen, manuren en ruimte. Bovendien kan het integreren van services de kosten verlagen die gepaard gaan met uitbesteding aan meerdere leveranciers.

Verbeter de communicatie

Met IFM is er één aanspreekpunt voor alle behoeften op het gebied van facility management. Er is één enkele bron van waarheid voor elk aspect van de faciliteit, waardoor dubbele informatie en miscommunicatie worden verminderd.

Dit voordeel is vooral belangrijk voor grote organisaties of organisaties met meerdere locaties, omdat het een consistente kwaliteit op alle locaties garandeert.

Neem datagestuurde beslissingen

IFM-platforms verzamelen gegevens over alle activiteiten van de faciliteit, dus in plaats van meerdere systemen te controleren, beschikt u over één enkele bron van waarheid die bruikbare inzichten biedt in de prestaties van de faciliteit.

Sommige platforms maken nu zelfs gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om deze inzichten automatisch in minder tijd te genereren, waardoor u betere beslissingen kunt nemen.

Schaal uw bedrijf

Sommige leiders zijn bang voor uitbreiding vanwege de moeilijkheid om meerdere faciliteiten of een grotere faciliteit te beheren. Door de principes van geïntegreerd faciliteitenbeheer te volgen, wordt het veel eenvoudiger om uw faciliteiten op te schalen, waardoor u snel kunt reageren op de veranderende behoeften van uw bedrijf, ongeacht de grootte.

Verbeter de naleving

Of het nu gaat om lokale gezondheidsvoorschriften of strikte nalevingsregels voor uw branche, uw bedrijf moet voldoen aan een lappendeken van regelgeving. Het beheren van compliance kan lastig zijn, vooral als het om meerdere systemen en processen gaat.

IFM vermindert de kopzorgen bij compliance door alle systemen in één overzicht te brengen. Sommige IFM-platforms worden zelfs geleverd met ingebouwde checklists voor gezondheids-, veiligheids- en regelgevingsnormen om uw risico te verminderen.

Vereenvoudig leveranciersbeheer

IFM brengt alle leverancierscontracten samen in één systeem. Niet alleen dat, maar het kan ook uitgaven bijhouden, communicatie documenteren en serviceniveauovereenkomsten (SLA's) monitoren.

Met deze gegevens kunnen facility managers de waarde van leveranciers maximaliseren en zelfs betere contractvoorwaarden onderhandelen.

Geïntegreerde technologie en systemen voor faciliteitenbeheer

Foto door Tima Miroshnichenko via Pexels

Het handmatig beheren van faciliteiten is simpelweg niet realistisch, en faciliteitsmanagers van organisaties van elke omvang vertrouwen op softwareoplossingen om inzicht te krijgen in de tientallen uiteenlopende systemen in hun organisaties.

IFM-software omvat doorgaans de volgende sleuteltechnologieën.

Computerondersteunde Facility Management-software (CAFM)

CAFM helpt facilitair managers hun bestaande ruimte te optimaliseren door middel van vloerplanning en ruimtegebruik. Deze systemen kunnen 3D-weergaven van een faciliteit genereren, waardoor het voor faciliteitsmanagers veel gemakkelijker wordt om nieuwe configuraties te testen.

Geïntegreerde werkplekbeheersystemen (IWMS)

FMIS-systemen richten zich primair op de fysieke faciliteit. Deze oplossingen helpen faciliteitsmanagers bij het beheren van ruimte, het bijhouden van activa, het registreren van energieverbruik en het fungeren als een gecentraliseerde opslagplaats van alle faciliteitsactiva.

IWMS lijkt op CAFM, maar omvat een breder scala aan activiteiten, waardoor het een betere optie is voor bedrijven met meerdere locaties of voor grote ondernemingen.

Geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS)

Alle faciliteiten hebben onderhoud nodig en CMMS houdt alle onderhoudsactiviteiten bij, van het schoonmaken van ketels tot het vervangen van gloeilampen. Het systeem registreert alle onderhoudsactiviteiten en verstrekt werkorders, plant preventief onderhoud en volgt vervangende onderdelen.

Gebouwautomatiseringssystemen (BAS)

Slimme gebouwen zijn de toekomst, en BAS maakt het mogelijk om HVAC, verlichting en beveiliging te automatiseren, waardoor organisaties kosten kunnen besparen en tegelijkertijd de prestaties en veiligheid kunnen verbeteren.

Door BAS in een IFM-platform te implementeren, wordt het mogelijk om alle automatiseringen te centraliseren, controleren en monitoren zonder tussen platforms te hoeven schakelen.

9 belangrijke IFM-KPI's en prestatiestatistieken

Foto door fauxels via Pexels

Geïntegreerde oplossingen voor facilitair beheer houden veel gegevens bij. Door het monitoren van Key Performance Indicators (KPI's) en statistieken weet u of uw faciliteiten optimaal functioneren of dat u uw aanpak moet heroverwegen.

Maar welke datapunten zijn eigenlijk nuttig? Deze belangrijke KPI's helpen u de effectiviteit van IFM te meten en te verbeteren:

1. Operationele kosten per vierkante meter: Deze KPI deelt de totale kosten door de vierkante meters van de faciliteit. Het helpt u de kostenefficiëntie te begrijpen, vooral wanneer u meerdere faciliteiten met elkaar vergelijkt.
2. Reactietijd onderhoud: Hoe lang wachten medewerkers of klanten op bericht van onderhoud? Snellere responstijden verbeteren de ervaring van de gebruikers en kunnen in veel gevallen verdere schade aan uw faciliteit voorkomen.
3. Energieverbruik: Een hoog energieverbruik schaadt het milieu en de bedrijfsresultaten van uw organisatie. Deze KPI monitort het energieverbruik, identificeert patronen en volgt verbeteringen om te helpen bij kostenbesparingen.
4. Ratio gepland versus reactief onderhoud: Proactief, gepland onderhoud is vaak goedkoper dan reactief onderhoud, wat vaak dure verstoringen veroorzaakt. Een hoger percentage gepland onderhoud helpt kostbare storingen te voorkomen.
5. Benuttingsgraad van de ruimte: Deze KPI meet hoe effectief een faciliteit zijn ruimte gebruikt door de bezettingsgraad te vergelijken met de beschikbare capaciteit. Het optimaliseren van het gebruik van de ruimte helpt bij de toewijzing van middelen, wat uiteindelijk kan leiden tot lagere kosten.
6. Facility Condition Index (FCI): Deze maatstaf vergelijkt de kosten van reparaties met de vervangingswaarde van een faciliteit. Hoe lager uw FCI, hoe beter de gezondheid van uw instelling.
7. Downtime van activa: Houd bij hoe lang activa buiten gebruik zijn. Deze statistiek kijkt naar de tijd, maar sommige organisaties kwantificeren de downtime ook in termen van de dollars die verloren zijn gegaan door de verstoring.
8. Voorraadomzet: Deze statistiek onderzoekt hoe snel uw onderhoudsteams door vervangende onderdelen en andere essentiële onderhoudsinventarissen bladeren. Een hoge omloopsnelheid duidt op inefficiënt voorraadbeheer, diefstal of verlies, of onjuiste reparaties.
9. SLA-nalevingspercentage: Hoe goed komen leveranciers hun beloften na? Kijk naar de SLA-naleving om bij te houden hoe goed dienstverleners hun serviceniveaus halen. Deze gegevens houden leveranciers verantwoordelijk en helpen u weloverwogen beslissingen te nemen over leverancierscontracten.

Beste praktijken voor geïntegreerd faciliteitenbeheer

Foto door Jon Tyson via Unsplash

Geïntegreerd facilitair management is een gamechanger voor faciliteiten met meerdere locaties. Facility managers moeten echter de juiste processen volgen om de waarde van IFM te zien. Volg deze best practices om de waarde van IFM in uw organisatie te maximaliseren.

Gebruik IFM-software

De juiste software zal IFM automatiseren en stroomlijnen. Gebruik Integrated Workplace Management Systems (IWMS), Computer-Aided Facility Management (CAFM)-software, Building Automation Systems (BAS) en IoT-apparaten om al uw facilitaire gegevens in één samenhangend overzicht te brengen.

Profiteer van gratis proefversies en demo's om het meest intuïtieve platform voor uw team te vinden.

Een brug slaan tussen het fysieke en het digitale

IFM-software doet veel van het zware werk voor facilitaire teams, maar kan niet alles. Het is bijvoorbeeld aan werknemers om informatie in het IFM-systeem te scannen of te loggen, en de betrouwbaarheid van het hele systeem hangt af van de kwaliteit van de gegevens die in het veld worden verzameld.

Daarom investeren steeds meer organisaties in labels en tags en zijn scanbare barcodes en QR-codes een must voor het implementeren van IFM-processen en -tools.

De labels en tags van Camcode vereenvoudigen bijvoorbeeld het volgen van onderhoud met duidelijke, duurzame labels die zelfs onder de zwaarste omstandigheden meegaan. Of het nu gaat om barcodetags voor uw magazijn of QR-codes voor onderhoud op zware machines, labels voor zwaar gebruik tonen de fysieke realiteit van uw faciliteit in uw IFM-software.

Medewerkers trainen

Software kan niet alles, en facilitaire teams moeten de facilitaire processen begrijpen en weten hoe ze IFM-software kunnen inzetten om hun workflows te stroomlijnen.

Dat vereist voorafgaande en voortdurende training om op de hoogte te blijven van de nieuwste normen, technologieën en wettelijke vereisten. Lunch-and-learns, jaarlijkse klassikale trainingen of digitale microlearningplatforms zijn effectieve manieren om facilitaire teams bij te scholen.

3 implementatietips voor IFM

Foto door ThisIsEngineering via Pexels

Met best practices kom je ver, maar uiteindelijk is een effectieve implementatie de sleutel tot succesvol geïntegreerd facility management. Volg deze praktische tips voor een vlottere IFM-implementatie.

Voer een behoefteanalyse uit

Wat moeten uw IFM-processen en -software doen? Elke organisatie is uniek, dus u kunt het beste beginnen met een behoefteanalyse om uw must-haves in kaart te brengen. Deze aanpak helpt u bij het kiezen van de juiste technologieën en oplossingen voor uw behoeften.

Identificeer wat uw systeem momenteel goed doet en welke verbeterpunten er zijn. Als u van plan bent om uit te besteden aan leveranciers, is het ook een goed idee om de reikwijdte van de service die u nodig heeft te definiëren.

Het klinkt misschien als een extra stap, maar een behoefteanalyse zorgt ervoor dat u alleen betaalt voor wat u gebruikt en dat u uw middelen optimaal benut.

Gebruik implementatieplannen van leveranciers

Geïntegreerd facilitair management is simpelweg niet mogelijk zonder de juiste software, maar alle software heeft wel een leercurve. Gelukkig kunt u herbewerking en verwarring tot een minimum beperken door uw IFM-softwareleverancier om hulp te vragen bij de implementatie.

Denk hierbij aan het opleiden van medewerkers, assistentie op locatie of 24/7 ondersteuning. Door gebruik te maken van de expertise van de leverancier kunt u een snellere time-to-value realiseren en de verwarring bij medewerkers minimaliseren.

Realtime dashboards instellen

Gegevens zijn de levensader van effectief IFM, en het voordeel van een geïntegreerde oplossing is de mogelijkheid om alle faciliteitssystemen en -processen in realtime te monitoren.

Sommige IFM-software biedt kant-en-klare dashboards, maar het is altijd het beste om een aangepast dashboard te maken met de statistieken die u het belangrijkst vindt. Deze aangepaste realtime dashboards waarschuwen u zo snel mogelijk over mogelijke problemen, waardoor onverwachte downtime en schade als gevolg van tijdgevoelige problemen, zoals lekkages in de riolering, worden verminderd.

Geïntegreerd facilitair beheer op de juiste manier

Foto door Marius Masalar via Unsplash

Geïntegreerd facilitair management is een krachtige strategie voor het stroomlijnen van facilitaire activiteiten en het verlagen van de kosten. Ontgrendel de kracht van de werkomgeving van uw organisatie en breng het facilitair beheer beter in lijn met uw bredere bedrijfsdoelstellingen door de principes van IFM te volgen.

Innovatieve tools zijn essentieel voor het succes van IFM. Daarom vertrouwen organisaties op de duurzame labels en tags van Camcode. Houd uw bedrijfsmiddelen bij, beheer de voorraad en blijf aan de regelgeving voldoen met onze hoogwaardige labels die tot wel 20 jaar meegaan.

U kunt zelf het Camcode-verschil zien:vraag vandaag nog uw gratis label- en tagmonsterkit aan.

Veelgestelde vragen