5 Bewezen Strategieën om Uw Exportcontrolesysteem te Versterken

Het bouwen van een effectief exportcontrolesysteem voor uw organisatie vereist een partnerschap en samenwerking tussen verschillende overheidsinstanties en hun aangrenzende entiteiten. Met talloze regelgeving en definities om te overwegen, is het belangrijk om een georganiseerd compliancesysteem te hebben dat alle regelgevende details adressert. Hoewel er genoeg richtlijnen en tips beschikbaar zijn over het onderwerp, houd er rekening mee dat elke organisatie verantwoordelijk is voor het opzetten van zijn eigen programma. Lees de adviezen hieronder voor tips om te beginnen.

Definitie van een Exportcontrolesysteem

Screenshot via BIS

Het Amerikaanse Departement van Handel via het Bureau of Industry and Security (BIS) vereist dat alle bedrijven een export management en compliance programma (EMCP) handhaven om de overdracht van goederen, software en technologie over landsgrenzen heen te reguleren. De door de BIS gepubliceerde richtlijnen bestaan uit de volgende 9 secties:

• Management Commitment
• Risicobeoordeling
• Een Geschreven EMCP
• Compliance Training
• Wiegel tot Graf Export Compliance Beveiliging & Screening
• Registratie
• Audits/Beoordelingen
• Rapportage & Escalatie
• Correctieve Actie

Deze documentatie is geschreven om bedrijven te helpen hun eigen interne complianceprogramma's op te zetten die uniek zijn voor hun bedrijfsplannen en -bewegingen.

Hier zijn vijf belangrijke manieren om ervoor te zorgen dat uw exportcontrolesysteem met de beste praktijken in gedachten wordt gecreëerd om zich aan te passen aan toekomstige vereisten:

1. Rollen en Verantwoordelijkheden Verduidelijken

Het is belangrijk om uw exportcontrolesysteem te bouwen rond uw bestaande bedrijfsprocessen; de beste manier om dit effectief te doen is te beginnen met uw directie en werknemers. Om cruciale management commitment te verzekeren, benoem een hooggerangde export functionaris om het complianceprogramma te begeleiden en ervoor te zorgen dat alle componenten worden gevolgd. Het is ook belangrijk om duidelijke rollen te vestigen onder personeel dat met exportcontrole werkt om te verduidelijken hoe het programma beheerd en onderhouden zal worden. Met deze nieuwgevonden transparantie onder de meest vitale stakeholders van uw organisatie, kunt u nu focussen op de benodigde details van het uitvoeren van het programma.

2. Technische Data Identificeren en Controleren

Screenshot via BIS

Een complete lijst hebben van alle applicaties, servers, cloud-software en bestandsopslagdiensten die uw bedrijf gebruikt, is een geweldige eerste stap in het bepalen welke technische data gecontroleerd moet worden. Er zijn twee groepen regelgeving die exportcontroles voor technische data definiëren: de Export Administration Regulations (EAR) en de International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Gebaseerd op het export control classification number (ECCN) voor uw producten, zijn de typen technische data die gecontroleerd moeten worden, uniek in elk geval. Vanwege dit is het met name belangrijk om alle relevante data met betrekking tot het product grondig te bekijken, zoals ontwerp, productie, operatie en onderhoud.

Binnen uw exportcontrolesysteem is het ook imperatief om correcte beveiligingsverificaties op te zetten om de toegang tot gecontroleerde technische data te beperken. Deze worden het beste georganiseerd als een Technology Control Plan (TCP) die digitale en fysieke controllmethodes voor het beheren van data-toegang volledig uiteenzet. Data kan vaak over het hoofd worden gezien wanneer het gaat om exportcompliance, maar het is net zo kritiek als apparatuur, verpakking en andere hardware.

3. Locatietoegangscontroles en Labelling Instellen

U moet uw gecontroleerde artikelen correct labelen, inclusief technische data, externe opslagapparaten met gevoelige informatie, en alle gerelateerde apparatuur, onderdelen en opslagcontainers. Als er externe partners betrokken zijn bij de operatie, kan dit extra borden en labelling op items en binnen uw faciliteit rechtvaardigen. Voor apparatuurlabelling, gebruik permanente UID-labels, langdurige, duurzame oplossingen die ontworpen zijn om te voldoen aan de behoeften gestipuleerd door het Departement van Defensie. Uw locatiebeveiligingsplan moet volledige toegangscontrole bieden voor gebieden die beveiligd moeten worden op basis van de aanwezige gecontroleerde artikelen. Elke reis of vervoer van artikelen of data door werknemers moet ook strikt gecontroleerd worden.

4. Uw Exportdocumentatie en Registratie Verduidelijken

We hebben al data en apparatuur behandeld, maar documentcontrole is ook een vitaal aspect van het opzetten van een robuust exportcompliancesysteem. Met zoveel formulieren, procedures en records om bij te houden, is het een goed idee om de documentatie-informatie te herzien die in de EMCP-richtlijnen wordt gehandhaafd.

Exportregelgeving is complex, met zich constant veranderende regelgeving en talloze belangrijke termen die uw team moet begrijpen. Training gaat hand in hand, en als gevolg – naast eenvoudige trainingsrecords – bestaan er veel mogelijkheden om rollen en verantwoordelijkheden te versterken terwijl exportcompliancesystemen op de voorgrond blijven.

5. Een Sterk Auditproces Handhaven vanaf het Begin

De beste manier om te prepareren op externe toezicht en auditing is om een sterke interne audit te creëren als onderdeel van uw compliancecontroleprogramma. Door redelijk frequente reviews van uw systemen, documentatie en procedures in te plannen, kunt u ervoor zorgen dat eventuele problemen tijdig gecorrigeerd kunnen worden. Uw exportcontrolesysteem vertegenwoordigt uw primaire middelen om uw zendingen, eigendom en interne informatie te beschermen.

De fundering van een compliant exportcontrolesysteem is correcte labelling. Leer meer over Camcode's expert UID-labelregistratie en installatieservices hier.