De voordelen van de nieuwe EDI ontgrendelen

De COVID-19-pandemie heeft de acute kwetsbaarheid van tot nu toe betrouwbare zakelijke praktijken blootgelegd bij diepe economische schokken.

Voor industrieën wereldwijd is de ongemakkelijke waarheid dat methodologieën als just-in-time en build-to-order tekortschieten. Terwijl deze traditioneel helpen opslag- en magazijnkosten te besparen, berusten ze op betrouwbaarheid van levering. Wanneer die minder dan 100% gegarandeerd is, of volledig breekt, worstelt het leveranciersnetwerk om continuïteit en moet dringend alternatieve oplozingen zoeken.

Met andere woorden: oude processen zijn te statisch om een dynamische workflow te handhaven. Slimme bedrijven zullen lessen toepassen om netwerkveerkracht te versterken door robuustere processen.

Grotere merken, al de hoofdadopteerders van automatisering, zullen nog technologischer worden om auditing te vereenvoudigen en kostenefficiëntie te optimaliseren. Dat kan betekenen: meer leveranciers uitdagen om te investeren in elektronische oplossingen voor orderen, verzending, facturatie, en opslag van handelsinformatie.

Bedrijven van alle aard zullen onder druk staan om tijd en kosten in het beheren van handeldocumenten te verminderen. Ze zullen zich steeds meer richten op snelle, geautomatiseerde systemen die transacties valideren en de menselijke inspanning om te controleren en opnieuw te versturen elimineren.

De manier waarop handelsrelaties werken resetten is niet makkelijk, maar voor het verbeteren van documentprocessen is hulp te vinden in een bredere adoptie van Electronic Data Interchange (EDI).

Dit is een lang bestaande benadering die gedigitaliseerde informatie laat stromen door een leveranciersnetwerk. In plaats van spreadsheets met voorraad/verkoopdata, handmatig orders en facturen aanmaken, en documenten e-mailen die handmatig in systemen van handelspartners moeten worden ingekeyed, kan EDI de gehele activiteit van het delen van transactiedata voor elektronische handel automatiseren. Het biedt potentieel voor tijd- en kostenbesparing – alle benodigde managementvereisten na COVID-19 en voor de toekomst.

Zes manieren waarop EDI toeleverketensveerkracht versterkt

Cashflow beschermen

Veel bedrijven worstelden tijdens de pandemie door gebrek aan toegang tot liquide middelen. Hoe agieler en aanpasbaarder je processen, hoe beter je marge kunt beschermen tijdens het wachten op factuurverwerking. Ideaal: een afgesproken cashflow-beheersysteem voor je leverancier-koper relatie. Een factuurbetaaltoepassing ondersteund door EDI neemt een enorme zorg weg voor zowel leveranciers als kopers.

Data verzamelen

Om toeleverketensstoringsrisico te compenseren, moet je begrijpen hoe je bestaande risicobeheerprocedures en planning kunt verbeteren. Sommige ketenpartners steunen nog op papierprocessen, met risico op menselijke fouten die order-, verzend- en factuurdata onnauwkeurig maken. EDI stroomlijnt dataverzameling en -formattering, en geeft continue end-to-end zichtbaarheid op orders, zendingen, facturen en betalingen.

Drempels herstellen

De beslissing wanneer andere opslagopties te deployen hangt af van vroege-waarschuwingsystemen in voorraad. Dat op zijn beurt berust op nauwkeurige zichtbaarheid over voorraadoffers. Je hebt een goed begrip nodig van drempels die tonen wanneer er een tekort is (herbestelling nodig) en wanneer te veel voorraad een opslagcrisis riskeert. Hoe meer je door COVID-19 geraakt bent, hoe sterker je moet overwegen voorraad toleranties her te berekenen en drempels te resetten voor actie. De voorraad- en verkoopdata gedeeld met handelspartners via EDI betekent dat je je business eerder kunt bijsturen om storingen te hanteren.

Kopers en leveranciers diversifiëren

Een gediversifieerd aanbod- en logistieknetwerk maakt je veerkrachtiger tegen storingen. Maar het vereist meer beheer. Elke handelsrelatie kan een andere werkwijze voor documentatie betekenen. Data moet vertaald worden voordat het gedeeld kan worden – kostbare tijd en resources. EDI doet dit vertaalwerk voor je, zodat je niet "onder de motorkap" hoeft te duiken om te zorgen dat systemen met elkaar praten.

Van een legacy systeem afstappen

Traditionele EDI betrof vaak een Value-Added Network (VAN) met data-kosten per transactie. Dat kan gemakkelijk leiden tot excessive kosten. Nu, dankzij verbeterde digitalisering, is de onderliggende technologie gevorderd, en kunnen transactiekosten gemakkelijk vermeden worden met de juiste provider.

Je EDI oplossingsprovider uitdagen

Als je al een EDI-systeem gebruikt, is het natuurlijk om gewend te raken aan een bepaalde werkwijze aanbevolen je consultants. Een punt om te raaien: betaal je fees voor data-transmissie, of genereer je middleware-kosten? Als ja, is de kans groot dat je leverancier weinig doet om dat te rechtvaardigen. Beter: overstappen op een vast-tarief service zodat je kosten zekerheid hebt. Eis een duidelijk prijsmodel dat precies het niveau van hulp weergeeft dat je nodig hebt, zonder verborgen extras of upfront fees.

Het goede nieuws: dankzij verbeterde EDI is er meer bereik dan ooit om handmatige processen te vermijden bij het verbinden van leveranciersnetwerken en valideren van handelsdata.

Verbeterde digitalisering betekent dat alle delen van een leveranciersnetwerk essentiële documentatie kunnen delen, vastleggen en beveiligen in perpetuïteit – rust over vertrouwelijkheid en traceerbaarheid.

Technologie stelt iedereen in staat om meer met EDI te doen. Naarmate toeleverketens uit de schok van COVID-19 komen en naar de toekomst kijken, is het tijd om van legacy systemen af te stappen en de echte voordelen van meer automatisering te realiseren.

Aniello Sabatino is founder en joint managing director van Transalis.