Geautomatiseerde crediteurenadministratie: Fraudepreventie versterken en betalingen stroomlijnen

Het automatiseren van de crediteurenadministratie geeft boekhoudders rust over het risico op fraude en stroomlijnt het hele proces, van de inkoopbeslissing tot factuurgoedkeuring met elektronische betalingen inbegrepen in de ervaring.

Het uiten van het woord 'boekhouden' kan een kamer snel leegmaken of u laten zitten met een verminderde publiek van gedempte oren. Ondanks de aanwezigheid van betalingen en facturen in bijna elk bedrijf, kunnen boekhoudprocessen vaak met weinig interesse en innovatie worden tegemoetgetreden. Automatisering en technologische verandering hebben financiële software en online tools opgefrist, en toch zijn standaard boekhoudprocedures, zoals crediteurenadministratie, pijnlijk tedieus en handmatig gebleven. Met een stijging in frauduleuze betalingen – 63% van bedrijven ervaart meer fraude en verliezen in 2018 dan ooit – wordt automatisering van crediteurenadministratie snel de enige manier om te gaan met de sophistication van de moderne crimineel. Dit stelt bedrijven in staat een heel nieuw niveau van toezicht te bereiken wanneer ze betalingsprocessen automatiseren. Hier is hoe:

Controle over gebruikersreferenties en toegang

Controleren, en belangrijker nog weten, wie betalingen kan aanvragen en maken, is de eerste stap in het aanpakken van fraude. Automatisering van crediteurenadministratie biedt een gemakkelijke oplossing hiervoor omdat elke factuur en betalingsverzoek direct gerouteerd wordt via vooraf vastgelegde kanalen voor goedkeuring. Gebruikerstoegang van werknemers is ook strikt gecontroleerd in de meeste AP-automatiseringsoplossingen, door beheerders toe te staan gebruikersreferenties aan te passen op basis van functie of andere factoren.

Volgens een AFP-rapport, is meer dan een derde van betalingsfraude eigenlijk intern, met ingeworven werknemers betrokken. In handmatige crediteurenadministratiesystemen kon elke werknemer een betaling autoriseren en zou het onopgemerkt blijven. Het automatiseren van crediteurenadministratie stelt daarom alleen bepaalde werknemers in staat toegang te krijgen tot elektronisch opgeslagen data en deze oplossingen kunnen zelfs een intern systeem van checks and balances opzetten.

On-demand rapporten en notificaties

The Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) schat een mediaan van 16 maanden voordat fraudeschema's gedetecteerd worden. Het omarmen van automatisering van crediteurenadministratie zou deze zoektocht elimineren omdat het verantwoordelijkheid biedt met elke betaling die in het digitale systeem wordt vastgelegd, direct een audittrail creërend. Niet alleen stelt dit transactiedetails efficiënt te vinden als een bedrijf frauduleuze activiteit verdenkt, maar het kan het ook volledig afschrikken. Geautomatiseerde fraudedetectietools, zoals positive pay, kunnen ook opgezet worden met automatisering van crediteurenadministratie om chequefraude en phishing-scams te bestrijden.

Oplossingen voor automatisering van crediteurenadministratie kunnen vaak prijswijzigingen bijhouden, verhoogd factuurvolume identificeren, ontbrekende facturen identificeren, en door directe notificaties, eventuele wijzigingen of niet-geverifieerde activiteit vlaggen. Sommige oplossingen bieden on-demand rapporten alsook factuur- en betalingsaudittrails om beheerders de macht te geven om precies te weten welke acties op elke factuur op elk moment genomen zijn. Extra notificatiemaatregelen kunnen de beveiliging ook verbeteren. Bijvoorbeeld, wanneer leveranciersinformatie verandert, kan een direct e-mailnotificatie worden gestuurd naar de betalingsadministrators.

Vaste workflows en processen

Crediteurenadministratieprocessen kunnen een berg papierwerk en goedkeuringen produceren. Het automatiseren van het systeem kan dit volume verlichten, maar ook gestandaardiseerde workflows en best practices instellen. Dit omvat een centralisatie van alle activiteiten en het volgen van een stap-voor-stap-maatstaf voor het doorlopen van elke fase van goedkeuring en betalingen maken.

Handmatig kunnen betalingen gemakkelijk door de mazen van het net vallen, maar wanneer geautomatiseerd in de cloud, kan het hele goedkeurings- en workflowproces van overal voltooid worden. Deze vaste workflow kan omvatten het waarborgen dat gefactureerde bedragen correct zijn, dat alle relevante partijen genotificeerd zijn, of uitgaven goedkeuren op passende intervallen.

Crediteurenadministratie kan een frustrerende en tijdrovende onderdeel van boekhouden zijn voor financiële professionals. Het automatiseren van crediteurenadministratie geeft boekhoudders rust over het risico op fraude en stroomlijnt het hele proces, van de inkoopbeslissing tot factuurgoedkeuring met elektronische betalingen inbegrepen in de ervaring. Het is nog een voorbeeld van hoe digitale transformatie organisaties tijd en middelen kan besparen, en in dit geval, helpen verliezen door fraude te voorkomen.

Catherine Dahl is de CEO van Beanworks, een toonaangevende oplossing voor automatisering van crediteurenadministratie. Een Chartered Professional Accountant (CPA) en Certified Management Accountants (CMA) met meer dan 25 jaar operationele boekhoud- en managementervaring, behoudt Catherine een uniek perspectief in de boekhoudindustrie insgesamt. Ze heeft deze expert inzicht gebruikt om Beanworks de afgelopen vijf jaar te sturen en een bloeiend bedrijf op te bouwen met een snelgroeiende, hooggemotiveerde staf.