Een werkcultuur creëren om uw CMMS-implementatie voor succes te maken

Dus je hebt je onderzoek gedaan, een CMMS gekocht, alle trainingsvideo's bekeken en je bent klaar om je onderhoudsactiviteiten te gaan volgen, organiseren en plannen met behulp van je nieuwe software. Nu komt het gemakkelijke deel, toch?

Niet precies.

Het is een feit dat niemand wil aanpakken:CMMS-implementaties kunnen heel, heel erg fout gaan. Of het nu gaat om een ​​slecht uitgevoerde training, een verkeerde configuratie van het systeem of de weerstand van het team om de technologie te adopteren, het kan lijken alsof er een aantal redenen zijn voor een organisatie om een ​​CMMS niet succesvol te implementeren.

In de kern komt het mislukken van CMMS-adoptie echter neer op één ding:een cultuurprobleem . Dat wil zeggen, als uw organisatie geen werkcultuur bevordert waarin de invoering van een CMMS wordt omarmd, zult u het moeilijk krijgen om het succesvol in gebruik te nemen (zelfs als u de beste bedoelingen heeft). Gelukkig zijn er, volgens John Cray van Life Cycle Engineering en de podcast Asset Reliability @ Work, een aantal maatregelen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw organisatie de juiste cultuur heeft om de implementatie van een CMMS te ondersteunen.

Stel leidende principes vast om uw CMMS-implementatie te ondersteunen

Cray stelt dat elke organisatie leidende principes moet opstellen om de basis te leggen waarop een CMMS zal gedijen. Hoewel elk bedrijf anders is en mogelijk andere principes hanteert, hebben we de voorbeelden van Cray hier voor u samengevat:

1. Geen werkorder, geen werk. Al het voltooide werk moet worden vastgelegd in een werkorder en vastgelegd in uw CMMS. Als er noodwerkzaamheden worden uitgevoerd, moeten technici reageren op de noodsituatie en dit vervolgens documenteren in een werkorder. Dit elimineert elke dubbelzinnigheid over de vraag of een baan een werkorder vereist en zorgt ervoor dat mensen gewend raken aan de gewoonte om al het werk bij te houden.
2. Alle reserveonderdelen moeten worden bijgehouden met een winkelartikelnummer. Alle materialen (voorraad of niet-voorraad) moeten worden geïdentificeerd met de juiste informatie om opnieuw te bestellen. Hierdoor kan uw organisatie wennen aan het bijhouden van alle voorraad en gemakkelijk onderdelen die nodig zijn opnieuw bestellen.
3. Oefen de 400%-regel. Wat betekent dat? Simpel gezegd, 100% van de interne arbeid, 100% van uw materialen en 100% van uw aannemerskosten moeten 100% van de tijd op een werkorder worden gedocumenteerd. Het doel hiervan is om een ​​ambitieuze standaard te creëren die de onduidelijkheid over wat er in uw CMMS moet worden vastgelegd, weer wegneemt.
4. Alle apparatuurstoringen moeten een analyse van de hoofdoorzaak krijgen. Wanneer een apparatuurstoring optreedt, moet u zich afvragen "wat is er mislukt en waarom is het mislukt?". Uw hoofdoorzaak kan vereisen dat u een ingenieur of een heel team van mensen inschakelt om aan te pakken. Dit zal je helpen om de soorten hoofdoorzaken te zien die naar voren komen voor je onderhoudsteam, en een begin te maken met het vormen van verdere leidende principes voor hoe je elk soort probleem gaat aanpakken.

Wat gebeurt er nadat deze richtlijnen zijn opgesteld?

Als je eenmaal een cultuur hebt ontwikkeld die deze leidende principes ondersteunt, stelt Cray dat er nog een paar stappen moeten worden uitgevoerd.

1. Officiële processen en bedrijfsregels instellen. Deze moeten worden vastgesteld en beoordeeld door een kleine, functieoverschrijdende groep om een ​​standaard te creëren waar de organisatie naartoe kan werken. Deze zullen de ontwikkeling van trainingsmateriaal stimuleren.
2. Stel een goed communicatieplan op. Het eerste deel hiervan is het voorbereiden van uw leidinggevend personeel op de implementatie. Weten ze waarom ze een CMMS implementeren? Wat is het voordeel van onderhoudsbeheersoftware? Wat verandert er wel en niet met de adoptie van deze software? Het management moet in staat zijn om effectief antwoord te geven op de vragen:"What's in it for me?" en “Wat voor invloed heeft dit op mij?” voor elke medewerker. De training die wordt gegeven, moet deze informatie voor alle betrokkenen kunnen bevatten.
3. Herken en beloon nieuw gedrag dat voortkomt uit de implementatie van het nieuwe CMMS. Verandering kost tijd en gezamenlijke inspanning op alle fronten, dus zorg ervoor dat u het gedrag beloont dat u wilt blijven zien van degenen die het CMMS gebruiken. Positieve bekrachtiging gaat een lange weg.

U heeft uw CMMS succesvol geïmplementeerd... wat nu?

Zodra je iedereen aan boord hebt en de leidende principes volgt die zijn ingevoerd voor een succesvolle implementatie, is het tijd om je te concentreren op statistieken, zegt Cray. Hij raadt aan om een ​​dashboard op te zetten met voor- en achterlopende indicatoren die je cultuur op de juiste manier zullen beïnvloeden en sturen.

Lees meer over het creëren van een cultuur die openstaat voor CMMS-implementatie:

Voor meer diepgaande informatie over dit onderwerp kun je het artikel van John Cray in IndustryWeek lezen of naar de volledige podcast Asset Reliability @ Work luisteren. Of bekijk onze blog over de tips voor verandermanagement die u nodig heeft weten voordat u de technologie in uw instelling bijwerkt.