Gebruiksvriendelijkheid als selectiecriterium voor EAM

Na tientallen jaren van voortdurende ontwikkeling, bieden bedrijfsbrede applicaties zeer uitgebreide functionaliteit. Met voldoende budget en organisatorische middelen kan een middelgrote tot grote fabrikant waarschijnlijk bedrijfssoftware vinden die functionaliteit bevat voor vrijwel elk bedrijfsproces waarbij ze betrokken kunnen zijn.

Maar of we het nu hebben over het brede en allesomvattende gebied van enterprise resource planning (ERP) of de meer gefocuste wereld van enterprise asset management (EAM), terwijl functionaliteit beschikbaar kan zijn om aan verschillende behoeften te voldoen, wat ontbrak is de juiste aandacht naar bruikbaarheid. Sommige leveranciers van bedrijfssoftware beginnen aandacht te besteden aan bruikbaarheid met betrekking tot ERP, maar het is net zo belangrijk op het gebied van EAM. Binnen een EAM-toepassing kan functionaliteit bestaan ​​om technici in staat te stellen gegevens op te halen en in te voeren en leidinggevenden in staat te stellen de gezondheid van activa te beoordelen, maar als deze taken moeilijk of tijdrovend zijn, zal dat EAM-systeem waardevolle ondernemingsmiddelen uitputten in plaats van ondernemingswaarde bij te dragen.

In dit artikel zullen we de verschillende bruikbaarheidsproblemen onderzoeken die fabrikanten tegenkomen met EAM-software, hoe deze problemen bedrijfsbronnen vergen, en specifieke EAM-kenmerken en -functies die kunnen leiden tot verbeterde bruikbaarheid.

Verschillende systemen
Verreweg de meest voorkomende bruikbaarheidsproblemen met EAM worden veroorzaakt door het ontbreken van volledig geïntegreerde applicaties.

Wat ik vaak zie binnen productie-onderhoudsafdelingen en MRO-organisaties (Reparatie en Revisie) is dat technici een éénpuntsoplossing gebruiken om hun werkorders, planning en planning te beheren, en een heel ander systeem om hun voorraad te beheren en mogelijk een ander systeem om te verwerken hun inkoop. Weer andere systemen worden gebruikt om personeel te beheren en om de geloofsbrieven en beschikbaarheid te volgen van mensen die in staat zijn om specifieke soorten werk uit te voeren. Technici, managers en leidinggevenden die in twee of drie verschillende systemen werken, worden dan gedwongen om twee of drie volledig unieke processtromen en navigatieschema's te leren. Dit maakt systemen minder intuïtief, verhoogt de hoeveelheid training die nodig is en voorkomt dat gebruikers de tijd en de neiging hebben om de geavanceerde en meer geavanceerde functionaliteit die hun verschillende softwarepakketten kunnen bieden volledig te verkennen en te benutten. Wie heeft er tijd om een ​​hoofdgebruiker te worden van niet slechts één maar twee, drie of meer softwarepakketten? Dit is een aanslag op de professionele tijd van technici en leidinggevenden en zorgt er ook voor dat ze niet de volledige waarde of capaciteit realiseren van de systemen waarop ze vertrouwen, omdat ze simpelweg niet de bandbreedte hebben om dit te doen.

De bruikbaarheid wordt verder verminderd wanneer een verzameling puntoplossingen wordt gebruikt voor EAM vanwege de potentieel enorme hoeveelheid gegevens die opnieuw moeten worden ingevoerd en opnieuw moeten worden uitgevoerd om meerdere systemen actueel te houden. Bijna onvermijdelijk zal er een zekere mate van dubbele invoer zijn, als ik bijvoorbeeld op een werkorder een onderdeel heb gebruikt dat eigenlijk door een tweede systeem moet worden uitgegeven.

In sommige andere situaties kunnen fabrikanten zelf ontwikkelde systemen gebruiken die, naarmate ze in de loop van de jaren werden ontwikkeld, uitgebreid en intern werden toegevoegd, steeds complexer en ingewikkelder werden. Verpakte software kan op dezelfde manier in de loop van de tijd in complexiteit toenemen en lijden aan een suboptimaal ontwerp, wat uitdagingen op het gebied van bruikbaarheid met zich meebrengt. Sommige pakketsoftware die voor EAM wordt gebruikt, bestaat in feite uit gebundelde puntoplossingen die door de leverancier zijn gekocht en op een point-to-point-manier zijn geïntegreerd. Dit kan natuurlijk wat herwerk elimineren, maar het levert nog steeds de hierboven beschreven bruikbaarheidsuitdagingen op.

Waarom bruikbaarheid belangrijk is tijdens de selectie
Onderhoudstechnici zijn intelligent genoeg om de byzantijnse en verwarrende EAM-systemen te doorgronden die ze mogelijk moeten gebruiken, en we willen zeker niet de intellectuele capaciteiten van de mensen die deze systemen gebruiken in diskrediet brengen. Het zijn immers getalenteerde mensen die complexe systemen kunnen repareren. Maar productiebedrijven die deze technici in dienst hebben, huurden ze niet in als computeroperators, maar om hun vaardigheden te gebruiken om productiesystemen draaiende te houden en kapitaalapparatuur operationeel te houden voor het beoogde gebruik. De technicus wordt niet ingezet om aan de behoeften van het EAM-systeem te voldoen, maar het EAM-systeem is er om de technicus te helpen zijn werk zo efficiënt mogelijk te doen, en het moet daarom worden geselecteerd omdat het het juiste hulpmiddel is voor die taak .

Dit betekent dat een belangrijke overweging bij het selecteren van EAM moet zijn om ervoor te zorgen dat technici niet buitensporig veel tijd hoeven te besteden aan het navigeren door het systeem - ofwel om de informatie te vinden en toegang te krijgen die nodig is om hun werk uit te voeren, ofwel om informatie in het systeem in te voeren in het verloop van het rapporteren over het werk dat ze hebben voltooid. Het is essentieel dat een selectiecommissie rekening houdt met het aantal toetsaanslagen of klikken dat ze moeten uitvoeren om informatie in of uit het systeem te krijgen.

Ook belangrijk om te overwegen is de hoeveelheid systeemspecifieke kennis die nodig is om deze taken uit te voeren. Hoeveel training is er nodig om de basisprincipes van hoe het EAM-systeem werkt te begrijpen? De manier waarop dingen worden gerepareerd, is de afgelopen 100 jaar immers niet fundamenteel veranderd. Er is iets kapot en wij repareren het. De complexiteit van de kapitaalgoederen en componenten waaraan we werken, is in de loop van de tijd toegenomen, en recentere innovaties stellen ons in staat gegevens te verzamelen waarmee we kunnen voorspellen wanneer iets op het punt staat kapot te gaan, zodat we het proactief kunnen vervangen. EAM ondersteunt dit proces door ervoor te zorgen dat we op de hoogte worden gesteld dat er iets mis is, een beschrijving van het probleem te krijgen, ons de informatie te geven die nodig is om de reparaties uit te voeren en te definiëren wat die reparaties waren, inclusief de hoeveelheid tijd die eraan is besteed en de gebruikte materialen en gereedschappen. Die informatie moet dan zichtbaar zijn voor anderen in de organisatie die verantwoordelijk zijn voor financiën, onderhoudsinventarissen, personeelsplanning en andere gerelateerde disciplines, waaronder productieactiviteiten. Een EAM-systeem moet zeer intuïtief zijn en gemakkelijk te begrijpen zijn voor iedereen die zeer vertrouwd is met en ervaring heeft met deze kernprocessen.

Maar op de vele onderhoudsafdelingen die ik in de loop der jaren heb bezocht of waar ik heb gewerkt, heb ik keer op keer dezelfde suboptimale bruikbaarheidsproblemen gezien die een dienst van acht uur voor een monteur over het algemeen terugbrengen tot slechts vijf uur. Wat ik heb gezien, is dat de technicus of planner gedwongen wordt om in een of meerdere systemen te werken telkens wanneer er een onderhoudsgebeurtenis plaatsvindt, en of het nu gaat om een ​​geplande onderhoudsactiviteit of een dreigende onderhoudsactiviteit, deze suboptimale systemen verbruiken tijd en energie en vertragen de reparatie af. Nadat de klus is geklaard, moeten technici extra tijd nemen om gegevens over de reparatie in het systeem in te voeren, wat hun reactietijd voor de volgende werkorder die moet worden uitgevoerd, vertraagt.

Een standaardbenchmark voor de beschikbaarheid van mankracht in een dienst van acht uur is ongeveer zes uur productieve tijd. Als een deel van die zes uur productieve tijd computerinvoer is, is er echt geen manier om aan die benchmark te voldoen. Je hebt nu in die zes uur gesneden en nu zit je potentieel 5,5 of zelfs vijf uur in een dienst. Dat is een productieverlies van bijna 17 procent! De productiviteit van onderhoudstechnici en onderhoudsplanners is gedaald omdat ze extra tijd besteden aan het werken als computeroperators, wat natuurlijk niet is waarvoor ze zijn ingehuurd.

In een suboptimaal EAM-systeem is het doorgaans moeilijk om het vastleggen van gegevens te automatiseren met tools zoals RFID of het scannen van streepjescodes op draagbare apparaten. Dit betekent dat technici lange handnotities moeten maken op de pads die ze in een zak van hun overall bewaren en die gegevens aan het einde van hun dienst handmatig moeten invoeren. Die scheiding tussen werk en gegevensinvoer creëert de kans op menselijke fouten en dwingt technici standaard om hun werk twee keer op te nemen - één keer in hun notitieblok en één keer in een EAM- of CMMS-systeem. Afzonderlijk werkbeheer, inventaris, human resources en andere functies maken het op zijn minst een stuk duurder om dit probleem op te lossen, aangezien de uitdagingen op het gebied van systeemintegratie aanzienlijk worden.

Figuur 1. EAM-software moet het proces van het invoeren van gegevens over uitgevoerd werk stroomlijnen. Hier is het Quick Report In Work-scherm van IFS Applications.

Gebruiksvriendelijkheid beoordelen tijdens softwareselectie
Het is duidelijk dat de basisvereiste voor bruikbaarheid van EAM-software een geïntegreerde suite is die de verschillende disciplines en functionaliteit omvat die planners, technici en leidinggevenden nodig hebben. De meer complete functionaliteit die EAM onderscheidt van eenvoudig werkbeheer of geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS), omvat:

• Voorraad- en toeleveringsketenbeheer om de onderdelen en materialen te verzamelen die nodig zijn om het actief te onderhouden.
• Human resources-functionaliteit om de beschikbaarheid van gekwalificeerde werknemers te garanderen om het vereiste werk uit te voeren.
• Financiële functionaliteit zodat de volledige kosten van onderhoud en exploitatie van het activum kunnen worden geanalyseerd en de levenscyclus van het activum strategisch kan worden beheerd.
• Integratie met productieactiviteiten zodat planning, zodat onderhouds- en productieplanning gracieus op elkaar kunnen aansluiten.
• Soms integratie met CRM, zodat onderhoudstaken kunnen worden gepland voor dringende bestellingen van klanten of andere behoeften.

Zodra al deze functies zijn ondergebracht in een uniforme bedrijfsomgeving, bij voorkeur ontwikkeld als onderdeel van een complete EAM-suite, wordt er minder tijd besteed aan het leren van verschillende systemen met verschillende navigatieschema's. Er wordt minder tijd besteed aan het opnieuw invoeren van gegevens. En het uniforme karakter van de functionaliteit maakt het eenvoudiger en aanzienlijk goedkoper om het vastleggen van gegevens te automatiseren, waardoor een groot deel van de tijd die technici besteden aan het werken in het EAM-systeem, wordt geëlimineerd. Als ze een eenvoudig handheld-apparaat kunnen gebruiken om gegevens vast te leggen over onderdelen en materialen die worden gebruikt terwijl ze ze gebruiken, en misschien zelfs hun tijd kunnen registreren en andere aantekeningen kunnen maken die draadloos rechtstreeks in het systeem worden ingevoerd, wordt werk zonder toegevoegde waarde automatisch geëlimineerd en het EAM-systeem wordt een orde van grootte gemakkelijker te gebruiken.

Dankzij geïntegreerde systemen en automatisering kunnen technici minder tijd besteden aan het gebruik van het EAM-systeem. Maar wanneer technici, planners, managers en leidinggevenden het EAM-systeem moeten gebruiken, zullen ze het een stuk gemakkelijker vinden als dat systeem de computerfunctionaliteit weerspiegelt waarmee ze al bekend zijn. Voor bijna elk EAM-systeem moeten eindgebruikers minimaal een minimaal opleidingsniveau volgen. Maar als de algemene navigatie, het uiterlijk en het gevoel van een bedrijfstoepassing sleutelconcepten kunnen lenen van webnavigatieconventies, is er minder training nodig en zullen gebruikers zich sneller op hun gemak voelen bij het beheersen van de EAM-softwareomgeving.

Natuurlijk was zelfs het web niet de meest gebruiksvriendelijke plek vóór op tekst gebaseerde zoekmachines zoals Google en Alta-Vista. Vóór het zoeken was het web een plaats waar je, om iets te vinden, al moest weten waar het was. Dat is een van de redenen waarom zoveel websites in de jaren negentig 'links'-pagina's bevatten. In de meeste organisaties werkt een EAM- of ERP-systeem op vrijwel dezelfde manier. Er zijn specifieke schermen die gebruikers moeten kennen en waarnaar ze moeten navigeren om verschillende stukjes gegevens te kunnen doorzoeken en vinden. Er kunnen zelfs "links"-pagina's zijn waar mensen links kunnen opslaan naar de schermen die ze het vaakst gebruiken.

De bruikbaarheid wordt verbeterd wanneer zoekopdrachten intuïtief worden, net zoals een Google-zoekopdracht tegenwoordig is, waarbij u gewoon een zoekreeks invoert in een enkele, gecentraliseerde zoekmachine en het EAM-systeem alle verschillende plaatsen vindt waar die reeks voorkomt. Dit betekent dat u niet de juiste plaats in de applicatie hoeft te vinden om uw zoekopdracht uit te voeren, talloze parameters te definiëren en hopelijk de informatie te krijgen die u nodig hebt. In plaats daarvan kunt u een aanvraagnummer, klantnaam, factuurnummer of leveranciernaam invoeren en krijgt u meteen de juiste informatie. Met geavanceerde ingesloten zoekhulpmiddelen kunt u het type gegevens dat u wilt vinden verder specificeren om meer gerichte resultaten te leveren.

Een EAM-systeem dat een krachtige zoekmachine als embedded feature biedt, zorgt voor een hoge mate van bruikbaarheid. De andere manier om een ​​volledig functionele zoekfunctie te leveren, is door complexiteit en kosten toe te voegen met add-on enterprise search-software.

Afbeelding 2. Hierboven ziet u de resultaten van een ingesloten IFS Enterprise Application Search voor 'Wet End'. En hieronder vindt u zoekresultaten voor werkorders en taken voor een specifieke werknemer die in IFS Applications werkt.

Figuur 3.

Het lokaliseren van specifieke stukjes informatie in een enorm EAM-systeem is een bruikbaarheidstaak die een overweging zou moeten zijn. Maar het begrijpen van grote blokken gegevens is een andere. Of u nu alle gegevens handmatig invoert of automatische gegevensverzameling hebt om informatie over fouten rechtstreeks in een EAM-systeem in te voeren, het begrijpen van enorme hoeveelheden activagegevens is een andere uitdaging op het gebied van bruikbaarheid. Een gebruiksvriendelijk EAM-systeem biedt managers en leidinggevenden intelligente manieren om activagegevens te organiseren en te visualiseren voor ondersteuning bij het nemen van beslissingen.

Boomkaarten zijn een handig hulpmiddel voor beheer bij uitzondering, omdat ze in één oogopslag een scheiding mogelijk maken van de kritische paar elementen die aandacht vereisen van de vele elementen die dat niet doen. Leidinggevenden in een asset-intensieve omgeving managen vaak bij uitzondering. Wanneer activa binnen de normale parameters worden uitgevoerd, hebben ze geen aandacht nodig. Maar als de bedrijfsvoering van deze parameters afwijkt, moet een leidinggevende of manager weten en snel kunnen vaststellen welke corrigerende maatregelen moeten worden genomen.

Figuur 4. In deze boomstructuurkaart van IFS Applications wordt het aantal fouten weergegeven door grootte en kritiekheid door kleur. Gebruikers kunnen in de grote rode vierkanten inzoomen om de redenen achter de problemen te vinden.

Afbeelding 5. In sommige gevallen kan een manager of leidinggevende veel meer informatie in één scherm krijgen, maar kan hij inzoomen om meer details over kritieke items te onthullen. Hier is een voorbeeld van zo'n uitgebreid scherm in IFS Applications.

Figuur 6. Dit scherm binnen IFS Applications biedt een eenvoudig en begrijpelijk beeld van productiestops, gecodeerd met reden.

Conclusie
Het selecteren van EAM-software op basis van bruikbaarheid kan relatief eenvoudig zijn als we onze belangrijkste punten hierboven onthouden.

• EAM moet alle essentiële functionaliteit bieden die nodig is om de asset te ondersteunen in één enkel, verenigd systeem. Dit elimineert herwerk, voorkomt dat gebruikers gedwongen worden om meerdere systemen te leren en maakt het gemakkelijker om geautomatiseerde gegevensvastlegging toe te voegen, waardoor de tijd die in het systeem wordt doorgebracht verder wordt verminderd.
• Webachtige navigatie en krachtige embedded search zijn nodig om de benodigde training te verminderen. Het is gemakkelijker te herkennen dan te onthouden, dus als gebruikers intuïtief kunnen begrijpen hoe ze het EAM-systeem moeten gebruiken op basis van hun ervaringen met internet, neemt de bruikbaarheid enorm toe.

Over de auteur:
IFS Noord-Amerika senior business analist Mike Auer heeft meer dan 25 jaar ervaring in de lucht- en ruimtevaart, energieopwekking en high-speed productie-industrieën, gespecialiseerd in de implementatie van voorspellende/preventieve onderhoudsprocessen. Voordat hij bij IFS kwam, bekleedde hij industriële onderhouds-, engineering- en andere functies bij Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace en andere grote bedrijven. Hij heeft een graad in bedrijfsbeheer behaald aan de Universiteit van Georgia.

EAM-tools bevatten een enorme hoeveelheid data. EAM-software die intelligente opties biedt voor het visualiseren van deze gegevens, zal beter bruikbaar zijn voor leidinggevenden en managers die op zoek zijn naar realtime prestatiegegevens van activa voor beslissingsondersteuning.