De 10 grootste valstrikken die je moet vermijden als je spreekt

De directeur staat op om te spreken. Iedereen daar moet horen wat hij te zeggen heeft over het bedrijf, maar binnen 10 minuten zijn ze hopeloos in de war of vallen ze in slaap. Wat doet hij verkeerd?

Telkens wanneer u uw mond opendoet, of uw publiek nu uit één persoon bestaat of uit duizenden, wilt u een specifieke boodschap overbrengen. Misschien wil je je mening laten horen tijdens vergaderingen, of geef je een formele presentatie, intern of extern. Mogelijk moet uw team zijn klantcommunicatie verbeteren, of bent u in de positie om uw CEO te helpen bij het ontwerpen van een belangrijke toespraak.

Wie met het gesproken woord wil presenteren, overtuigen en voortstuwen, loopt tegen 10 grote valkuilen aan.

1) Onduidelijk denken: Als je niet in één zin kunt beschrijven waar je het over hebt, maak je je misschien schuldig aan vage focus of probeer je te veel onderwerpen te behandelen. Je luisteraars zullen waarschijnlijk ook in de war zijn en hun aandacht zal snel afdwalen. Of je nu je eigen vaardigheden verbetert of iemand anders helpt een presentatie te maken, de grootste (en moeilijkste) uitdaging is om te beginnen met een uitgangspunt of doelstelling van één zin.

2) Geen duidelijke structuur: Maak het mensen gemakkelijk om te volgen wat je zegt. Zij zullen het beter onthouden - en jij ook als je je informatie en ideeën aanlevert. Als je wafelt, dwaalt of nooit ter zake komt, zullen je luisteraars afhaken. Begin met een sterke opening gerelateerd aan je premisse; vermeld uw uitgangspunt; noem de grondgedachten of "wijsheden" die uw uitgangspunt ondersteunen, elk met voorbeelden:verhalen, statistieken, metaforen en casuïstiek. Bekijk wat je hebt behandeld, beantwoord indien nodig vragen en gebruik vervolgens een sterke afsluiting.

3) Geen gedenkwaardige verhalen: Mensen herinneren zich zelden uw exacte woorden. In plaats daarvan herinneren ze zich de mentale beelden die je woorden inspireren. Ondersteun uw belangrijkste punten met levendige, relevante verhalen. Help je luisteraars "de film te maken" in hun hoofd door gedenkwaardige personages, boeiende situaties, dialoog, spanning, drama en humor te gebruiken. Als je kunt openen met een zeer visueel beeld, dramatisch of grappig (maar geen grap!), Dat je uitgangspunt ondersteunt, heb je ze verslaafd. Bind dan je afsluiting weer vast aan je openingsscène. Ze zullen het nooit vergeten.

4) Geen emotionele band: De krachtigste communicatie combineert zowel intellectuele als emotionele verbindingen. Intellectueel betekent met data en beredeneerde argumenten een beroep doen op weloverwogen eigenbelang. Emotioneel komt voort uit het aanspreken van de verbeeldingskracht van de luisteraars, hen te betrekken bij uw illustratieve verhalen door vaak het woord "jij" te gebruiken en door hun onuitgesproken vraag te beantwoorden:"Wat levert dit mij op?" Gebruik wat ik een 'hoge I/You-ratio' noem. Bijvoorbeeld:niet "Ik ga met je praten over telecommunicatie", maar "Je gaat de nieuwste trends op het gebied van telecommunicatie leren." Niet:"Ik wil je vertellen over Bobby Lewis", maar "Kom met me mee naar Oklahoma City. Laat me je voorstellen aan mijn vriend, trotse vader Bobby Lewis.” Je hebt de luisteraar in het verhaal getrokken.

5) Verkeerd abstractieniveau: Geef je het grote plaatje en de algemeenheden, een soort peptalk, wanneer je luisteraars hongerig zijn naar details, feiten en specifieke how-tos? Of verdrink je ze in data wanneer ze zichzelf moeten positioneren met een overzicht en willen weten waarom ze erom zouden moeten geven? Ga op dezelfde golflengte zitten met je luisteraars. Mijn vriend Dr. David Palmer, een onderhandelingsexpert in Silicon Valley, verwijst naar 'dikke' en 'magere' woorden en zinnen. Dikke woorden beschrijven het grote geheel, doelen, idealen en resultaten. Magere woorden zijn kleine details en specifiek wie, wat, wanneer en hoe. Over het algemeen heeft het senior management dikke woorden nodig. Middenmanagement vereist middelmatige woorden. Technische staf en consumenten hotline gebruikers snakken naar magere woorden. Voed ze allemaal volgens hun eetlust.

6) Geen pauzes: Goede muziek en goede communicatie bevatten beide tempowisselingen, pauzes en volledige rust. Dit is wanneer luisteraars nadenken over wat er zojuist is gezegd. Als je op volle snelheid doorgaat om zoveel mogelijk informatie binnen te dringen, is de kans groot dat je je luisteraars op het station hebt achtergelaten. Het is oké om snel te praten, maar pauzeer telkens wanneer je iets diepgaands of proactiefs zegt of een retorische vraag stelt. Dit geeft het publiek de kans om na te denken over wat je hebt gezegd en het te internaliseren.

7) Irritante non-woorden: Hmm-ah-eh-je weet wat ik bedoel ... Een spreker die ik hoorde, begon elke nieuwe gedachte met "Nu!" terwijl hij zijn aantekeningen doorzocht om erachter te komen wat er daarna gebeurde. Dit kan af en toe oké zijn, maar niet elke 30 seconden. Neem jezelf op om te controleren op soortgelijke slechte verbale gewoonten. Blijf jezelf vervolgens opnemen terwijl je hetzelfde materiaal opnieuw aanlevert totdat dergelijke publieksverhogers zijn verdwenen.

8) Stap op je kernwoorden: Het belangrijkste woord in een zin is het punch-woord. Meestal is het het laatste woord:"Neem mijn vrouw - ALSJEBLIEFT." Maar als je je stem laat zakken en dan toevoegt:"Juist?" of "Zie je?", je hebt de impact van je bericht gedood. (Gebruik de hierboven beschreven bandopnametest om te ontdekken of u dit doet.) Saboteer uw beste opnamen niet.

9) Misbruik van technologie: Audio/visueel heeft ongetwijfeld de showbizz-impact toegevoegd aan de presentaties van zakelijke en professionele sprekers. Maar alleen omdat het beschikbaar is, wil nog niet zeggen dat we het moeten gebruiken! Schuchtere sprekers die alleen flip-overafbeeldingen, dia's, video's, overheadkosten of weergavegrafieken vertellen, kunnen zelden gepassioneerd en effectief zijn. Elk visueel hulpmiddel leidt de aandacht van je af. Zelfs de beste PowerPoint-afbeeldingen zullen je emotioneel niet verbinden. Gebruik in plaats daarvan sterke verhalen, indien mogelijk. Herhaal nooit wat er op de beelden staat. Als je dat doet, is een van jullie overbodig. Maak van technologie een ondersteuning van uw boodschap, geen steunpilaar. De valkuil is dat informatie die via technologie wordt gepresenteerd, meestal over de spreker en de organisatie van de spreker gaat, terwijl communicatie over het publiek zou moeten gaan. Een executive die ik werd gevraagd om te coachen had 60 PowerPoint-dia's - 58 over zijn bedrijf en twee over de potentiële klant. We hebben het aantal gehalveerd en de verhouding omgekeerd!

10) Geen sterke opening en sluiting hebben: Betrek je publiek direct met een krachtige, relevante opening met een hoge I/You-factor. Het kan dramatisch, tot nadenken stemmend of zelfs amusant zijn, maar open nooit, nooit met een grap (tenzij je een humorist bent met originele materialen). Laat je luisteraars meteen verslaafd raken met een voorproefje van wat er gaat volgen. En sluit nooit af door vragen te stellen. Ja, beantwoord vragen indien van toepassing, maar ga dan door met het leveren van uw dynamische afsluiting, bij voorkeur een die aansluit bij uw openingsthema. Laatste woorden blijven hangen. Net als bij een geweldige musical, wil je dat je publiek daarna de deuntjes neuriet.

Wanneer je deze 10 veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden, ben je vrij om je te concentreren op je boodschap en je publiek, waardoor je een meer dynamische, krachtige en overtuigende communicator wordt.

Over de auteur:
Patricia Fripp is spraakcoach, presentatietrainer en keynote spreker. Ze werkt met bedrijven groot en klein, en individuen van de C-Suite tot op de werkvloer. Ze bouwt leiders, transformeert verkoopteams en verrukt het publiek. Ga voor meer informatie naar www.fripp.com, bel 415-753-6556 of e-mail [email protected].