9 stappen naar een hoogwaardig onderhoudsteam

Elke manager van engineering, onderhoud en betrouwbaarheid staat dagelijks onder dezelfde druk op het gebied van uptime, productie, budget, vaardigheden, mensen en nakoming. De tijd dat een onderhoudsmanager alleen verantwoordelijk was voor het onderhoud is allang voorbij. De afdelingsmanager moet nu de leider zijn van een mini-bedrijfseenheid.

Bedrijven met onderhoudsteams die zich maar langzaam aanpassen aan deze nieuwe manier van werken, hebben te maken met stijgende productiekosten en steeds lagere winstgevendheid. Deze organisaties die grotendeels reactief opereren, zullen een groot verloop van onderhoudspersoneel zien, en het is niet ongebruikelijk dat de onderhoudsmanager de ontvanger is van nachtelijke telefoontjes, lange uren en het gevoel heeft nooit vooruitgang te boeken.

Ironisch genoeg is het ook waar dat, hoe ervaren de afdelingsleider ook is, verbetering alleen kan worden bereikt door de onderhoudsploeg om te vormen tot een goed presterend team.

Goed presterend team

"Een onderling afhankelijke, stabiele, rolgedefinieerde groep individuen die verantwoordelijkheid, wederzijds vertrouwen en waarden delen, terwijl ze sterk leiderschap hebben en een duidelijke focus op een gemeenschappelijk doel" - Wikipedia

Onder het onderzoek naar high-performance teams zijn er enkele gemeenschappelijke kenmerken:

De 9 stappen

Er zijn honderden, zo niet duizenden verschillende suggesties, methodes, tools en systemen die op de markt worden gebracht als de magische sleutel tot het verbeteren van de betrouwbaarheid en effectiviteit van apparatuur. Hoewel de meeste van deze tools waarde toevoegen als ze correct worden geïmplementeerd, wordt het werkelijke potentieel van elke verbetering vaak niet gerealiseerd, omdat de omgeving waarin het initiatief wordt geïntroduceerd de verandering bij de eerste gelegenheid afwijst.

Elk nieuw idee dat wordt geïntroduceerd bij een niet-betrokken personeelsbestand, zonder systemen om het proces te onderhouden en zonder zakelijke ondersteuning om de impact te meten, zal uiteindelijk mislukken. Als u echter weet hoe u uw team kunt betrekken bij een gemeenschappelijk doel, alle benodigde processen en stappen systematiseert en het juiste werk op het juiste moment uitvoert, beschikt u over alle benodigde tools om uw afdeling snel in de richting van onderhoud te brengen. uitmuntendheid.

Hieronder vindt u een proces van negen stappen dat u kunt gebruiken om een ​​hoogwaardig onderhoudsteam te creëren dat in staat zal zijn om continue verbetering en verhoogde winstgevendheid in uw organisatie te leiden.

Betrokkenheid

Met slechts 34 procent van de Amerikaanse werknemers die actief betrokken zijn bij hun werk, is er duidelijk een kans om de motivatie van onze mensen beter te benutten. Gelukkig is het een eenvoudig (maar niet altijd gemakkelijk) proces om deze statistieken binnen je team terug te draaien. Gebruik de onderstaande technieken om de betrokkenheid te verbeteren, het verloop te verminderen en het moreel te transformeren.

1. Stel een gemeenschappelijk doel vast

Te vaak worden de bedrijfsvisie (waar we naartoe gaan), missie (hoe we daar komen) en waarden (hoe we ons onderweg zullen gedragen) geproduceerd en opgehangen in een ontvangstruimte en snel vergeten. Deze artefacten van de bedrijfscultuur moeten de basis vormen van de taal die in het bedrijf wordt gebruikt en moeten inspirerend genoeg zijn om al het personeel te betrekken en te motiveren.

Het valt meestal buiten het bereik van het onderhoudsteam om de bredere visie, missie en waarden te ontwikkelen en te socialiseren. Wat echter wel kan worden gedaan om hetzelfde doel te dienen, is de ontwikkeling van het doel en de normen van de onderhoudsafdeling.

Hoewel een gedefinieerd doel en normen een kwantitatieve beoordeling van de afdelingsrichting bepalen, moet dit ook worden ondersteund door een kwalitatieve roadmap. Aangezien de meeste onderhoudsteams bestaan ​​uit analytische denkers met de linkerhersenhelft, zal deze kwalitatieve roadmap de brug slaan tussen de visie van de afdeling en de daadwerkelijke tactieken die moeten worden gebruikt om deze te bereiken. Het is deze roadmap die kan worden gebruikt om te verwoorden hoe de toekomst eruitziet vanuit een meetbaar cijfermatig oogpunt en die ook doelen kan bevatten als het verhogen van de uptime en het verminderen van de omzet.

2. Prestaties meten, volgen en verbeteren, vertrouwen en volgen

Meestal is de klacht die ik hoor als ik de discussie over maatregelen en key performance indicators (KPI's) aan de orde stel, dat "we er al te veel hebben". Vaak hebben de werknemers gelijk. Het probleem ligt in de manier waarop sommige managers prestatiemaatstaven misbruiken. In plaats van maatregelen te kiezen die binnen de controle van de werknemer vallen en die kunnen worden gebruikt om verbeteringen in de richting van de strategische doelen van het bedrijf te stimuleren, gebruikt de manager het KPI-raamwerk als een rapportagetool om acties te volgen die eerder een functievereiste zijn dan een maatstaf voor verbetering .

Het vaststellen van zinvolle KPI's die elke werknemer kan bezitten en waarvoor hij verantwoordelijkheid kan nemen, moet een gestructureerd en weloverwogen proces zijn in plaats van een lijst met vereisten van de rol.

3. De grootste knuffel

De dagelijkse huddle is het belangrijkste instrument dat de afdelingsmanager bezit om de focus te houden op het gemeenschappelijke doel en de tactische doelen van het team. Als ik voor de eerste keer naar huddles kijk, zie ik meestal een vergadering waar de manager een eenrichtingsgesprek leidt, waar de teamleden afstand nemen en geen bijdrage leveren, of erger nog, waar alle discussie gaat over bedrijfsprestaties op het hoogste niveau maatregelen.

Daarentegen is "de grootste huddle" een bijeenkomst van 10 minuten van het onderhoudsteam die, zoals een huddle in elk sportteam, de band tussen teamgenoten versterkt en het team ook klaarstoomt voor succes in het volgende spel. Een goed geleide huddle is de basis voor elke succesvolle dag op elke onderhoudsafdeling.

Systematiseren

Om het momentum van een zeer betrokken en gemotiveerd team te behouden, is het belangrijk om snel de systemen en het raamwerk te creëren die de afdeling nodig heeft om snelle, significante resultaten en impact op het bedrijf te leveren. Een van de grootste hindernissen bij het creëren van een hoogwaardig onderhoudsteam is inconsistentie in de manier waarop het werk voor de vakmensen wordt voorbereid en hoe het werk dat wordt gedaan wordt gecommuniceerd naar de rest van het bedrijf.

4. CMMS en informatiebeheer

De keuze en het gebruik van een effectief geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) is een belangrijk aspect van het succes van het team. Het is echter ook mogelijk voor geweldige teams om te werken zonder geautomatiseerde systemen. Het is belangrijk dat het team begrijpt welke informatie nodig is en hoe deze kan worden verzameld, georganiseerd en gebruikt. In de kern is de meeste onderhoudssoftware alleen ontworpen om de informatie die erin is gestopt te formatteren en uit te spugen (slechte informatie erin, nutteloze instructies eruit).

5. Onderhoudstactieken

Hoewel een groot deel van het werk van het hoogwaardige onderhoudsteam zal worden besteed aan verbeteringsactiviteiten, moet het team ook een effectief preventief onderhoudsprogramma ontwikkelen, implementeren en ondersteunen.

Voor onervarenen kan een preventief onderhoudsprogramma worden gezien als de wondermiddel om een ​​onbetrouwbare installatie te repareren. De waarheid is echter heel anders. In de meeste onbetrouwbare fabrieken is de echte oorzaak van storingen welbekend, en de ontwikkeling van meer inspecties en diensten zal weinig doen om de correctie van problemen te versnellen.

De juiste onderhoudstactiek die moet worden gebruikt, verschilt van bedrijf tot bedrijf en van machine tot machine, en moet basiszorg voor de operator, op tijd gebaseerd onderhoud, op omstandigheden gebaseerde monitoring en zelfs run-to-failure-benaderingen omvatten.

6. Planning

Onderhoudsplanning en de rol van de onderhoudsplanner worden vaak verkeerd begrepen. Dit misverstand leidt ertoe dat werk naar eerstelijnswerkers wordt geduwd voordat het klaar is om te beginnen. Een vakman die een werkorder ontvangt wanneer er onderdelen ontbreken of de taak niet volledig wordt begrepen, raakt snel betrokken bij het proces en de visie van het team.

Planning van onderhoudswerkzaamheden kan worden gezien als het wat en hoe van wat er moet gebeuren. In echt efficiënte teams is het planningsproces verantwoordelijk voor het aannemen van een geïdentificeerde taak (of het nu een defect, verbetering of gepland werk is) en om die taak zo ver te krijgen dat deze kan worden voltooid. Dit proces omvat het in kaart brengen van het werk en het identificeren van de benodigde middelen, gereedschappen, materialen en zelfs vergunningen en procedures.

Actie

Met een zeer betrokken team aan boord en systemen om ervoor te zorgen dat het juiste werk op de juiste manier wordt gedaan, is het laatste stukje van de puzzel om consistente, dagelijkse actie te ondernemen om een ​​enorme impact op het bedrijf te hebben, zodat de onderhoudsteamleden gezien als de leiders van bedrijfsverbetering en de rolmodellen van hoe een afdeling zou moeten worden geleid.

7. Werkplanning

Verreweg de grootste fout bij werkplanning is wanneer werk wordt gegeven aan de eerstelijnstransacties om te voltooien op een tijdstip naar keuze. Erger nog is de noodzaak voor elke transactie om te communiceren met operaties om de beste tijd te vinden om taken uit te voeren.

Als planning het wat en hoe van een taak definieert, dan gaat het in grote mate om het wie en wanneer. Net als bij een productielijn, zou de onderhoudsplanner hard moeten werken om taken in de planningsfase te krijgen. Vanaf hier wordt het de verantwoordelijkheid van de onderhoudsplanner om de juiste tijd en persoon te vinden om het werk af te ronden.

Een effectieve werkplanner is niet alleen een expert in het jongleren met verschillende verplichtingen en prioriteiten, maar is ook een slimme onderhandelaar, in staat om onderhoudsvensters en kansen te vinden waar anderen de kloof niet kunnen zien.

8. Voltooi het werk

Als het werk goed is gepland, op de juiste manier is gepland en wordt doorgegeven aan een zeer betrokken team van vakmensen die begrijpen waarom ze doen wat er wordt gevraagd, dan moet het voltooien van het werk een eenvoudig proces zijn. Dit geldt natuurlijk alleen als er maar één taak tegelijk moet worden voltooid. De realiteit van moderne organisaties is heel anders. Met concurrerende prioriteiten, onverwachte gebeurtenissen en de druk van intensieve onderhoudsstops, is het de kunst om elke week meer gedaan te krijgen.

Om een ​​hoge werk-voltooiingsratio te behouden, is de traditionele aanpak van harder en sneller werken en micromanagen simpelweg niet voldoende. In plaats daarvan begrijpt elke branche, supervisor en manager binnen het krachtige onderhoudsteam de rol die ze moeten spelen en hoe ze elkaar kunnen ondersteunen voor het beste resultaat.

9. Verbetering versnellen

Het performante onderhoudsteam moet elke dag op een uitzonderlijk niveau kunnen presteren, ongeacht de uitdagingen die zich voordoen. Dat kan alleen als er een andere mindset en houding is dan in de meeste andere organisaties vaak voorkomt. De vereiste mentaliteit is er een van continue verbetering, waarbij het team elke uitdaging als een kans ziet en altijd probeert een manier te vinden om vandaag beter te maken dan gisteren.

Het creëren van een cultuur van continue verbetering kost natuurlijk tijd en moet worden ondersteund door een betrokken team dat werkt met gestructureerde systemen en zakelijke ondersteuning om elke dag actie te ondernemen.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in de Reliable Plant 2019 Conference Proceedings.