5 manieren om een ​​beter exportcontrolesysteem te bouwen

Het bouwen van een effectief exportcontrolesysteem voor uw organisatie vereist een partnerschap en samenwerking tussen verschillende overheidsinstanties en hun aangrenzende entiteiten. Met tal van regelgeving en definities om te overwegen, is het belangrijk om een ​​georganiseerd nalevingssysteem te hebben dat alle regelgevende details behandelt. Hoewel er tal van richtlijnen en tips beschikbaar zijn over dit onderwerp, moet u er rekening mee houden dat elke organisatie verantwoordelijk is voor het opzetten van haar eigen programma. Lees het onderstaande advies voor tips om aan de slag te gaan.

Definitie van een exportcontrolesysteem

Screenshot via BIS

Het Amerikaanse ministerie van Handel via het Bureau of Industry and Security (BIS) vereist dat alle bedrijven een exportbeheer- en nalevingsprogramma (EMCP) bijhouden om de overdracht van goederen, software en technologie buiten de landsgrenzen te reguleren. De richtlijnen gepubliceerd door de BIS bestaan ​​uit de volgende 9 secties:

• Managementtoezegging
• Risicobeoordeling
• Een geschreven EMCP
• Compliance-training
• Van wieg tot graf Export Compliance Beveiliging en screening
• Registratie
• Audits/beoordelingen
• Rapportage en escalatie
• Corrigerende actie

Deze documentatie is gemaakt om bedrijven te helpen bij het opzetten van hun eigen interne nalevingsprogramma's die uniek zijn voor hun bedrijfsplannen en -bewegingen.

Hier zijn vijf belangrijke manieren om ervoor te zorgen dat uw exportcontrolesysteem is gemaakt met de best practices in gedachten om aan te passen aan toekomstige vereisten:

1. Verduidelijk rollen en verantwoordelijkheden

Het is belangrijk om uw exportcontrolesysteem te bouwen rond uw bestaande bedrijfsprocessen; de beste manier om dit effectief te doen, is door te beginnen met uw directieteam en medewerkers. Om kritische managementbetrokkenheid te waarborgen, stelt u een hooggeplaatste exportfunctionaris aan om toezicht te houden op het nalevingsprogramma en ervoor te zorgen dat alle componenten worden gevolgd. Het is ook belangrijk om duidelijke rollen vast te stellen tussen personeel dat met exportcontrole werkt om duidelijk te maken hoe het programma zal worden beheerd en onderhouden. Met deze hernieuwde transparantie onder de meest vitale belanghebbenden van uw organisatie, kunt u zich nu concentreren op de noodzakelijke details van het uitvoeren van het programma.

2. Identificeer en beheer technische gegevens

Screenshot via BIS

Het hebben van een volledige lijst van alle applicaties, servers, cloudsoftware en bestandsopslagservices die uw bedrijf gebruikt, is een goede eerste stap om te bepalen welke technische gegevens moeten worden beheerd. Er zijn twee groepen verordeningen die exportcontroles voor technische gegevens definiëren:de Export Administration Regulations (EAR) en de International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Op basis van het exportcontroleclassificatienummer (ECCN) van uw producten, zijn de soorten technische gegevens die moeten worden gecontroleerd in elk geval uniek. Daarom is het vooral belangrijk om alle relevante gegevens met betrekking tot het product, zoals ontwerp, productie, bediening en onderhoud, grondig te controleren.

Binnen uw exportcontrolesysteem is het ook noodzakelijk om de juiste beveiligingsverificaties op te zetten om de toegang tot gecontroleerde technische gegevens te beperken. Deze kunnen vaak het best worden georganiseerd als een Technology Control Plan (TCP) waarin de digitale en fysieke controlemethoden voor het beheer van gegevenstoegang volledig worden beschreven. Gegevens worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om exportnaleving, maar ze zijn net zo belangrijk als apparatuur, verpakkingen en andere hardware.

3. Toegangscontrole en etikettering van de site instellen

U dient uw gecontroleerde artikelen, inclusief technische gegevens, externe opslagapparaten met gevoelige informatie, en alle gerelateerde apparatuur, onderdelen en opslagcontainers op de juiste manier te labelen. Als er externe partners bij de operatie betrokken zijn, kan dit extra tekens en etikettering op items en binnen uw faciliteit rechtvaardigen. Gebruik voor het labelen van apparatuur permanente UID-labels, duurzame, duurzame oplossingen die zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften die zijn vastgesteld door het ministerie van Defensie. Uw sitebeveiligingsplan moet volledige toegangscontrole bieden voor gebieden die moeten worden beschermd op basis van de aanwezige gecontroleerde artikelen. Elke reis of elk transport van artikelen of gegevens door werknemers moet ook strikt worden gecontroleerd.

4. Verduidelijk uw exportdocumentatie en administratie

We hebben het al gehad over gegevens en apparatuur, maar documentbeheer is ook een essentieel aspect van het opzetten van een robuust exportnalevingssysteem. Met zoveel formulieren, procedures en records om bij te houden, is het een goed idee om de documentatie-informatie te bekijken die wordt bijgehouden in de EMCP-richtlijnen.

Exportvoorschriften zijn complex, met steeds veranderende voorschriften en tal van belangrijke termen die uw team moet begrijpen. Training gaat hand in hand, en als gevolg daarvan bestaan ​​er – naast eenvoudige trainingsregistraties – veel mogelijkheden om rollen en verantwoordelijkheden te versterken, terwijl exportcompliancesystemen voorop blijven staan.

5. Handhaaf een sterk auditproces vanaf het begin

De beste manier om u voor te bereiden op extern toezicht en auditing, is door een sterke interne audit te creëren als onderdeel van uw nalevingscontroleprogramma. Door redelijk frequente beoordelingen van uw systemen, documentatie en procedures te plannen, kunt u ervoor zorgen dat eventuele problemen tijdig kunnen worden gecorrigeerd. Uw exportcontrolesysteem is uw belangrijkste middel om uw zendingen, eigendommen en interne informatie te beschermen.

De basis van een conform exportcontrolesysteem is een goede etikettering. Lees hier meer over Camcode's deskundige UID-labelregistratie- en installatieservices.