De voordelen van de 'nieuwe EDI' realiseren

De COVID-19-pandemie heeft de acute kwetsbaarheid van tot nu toe betrouwbare zakelijke praktijken blootgelegd voor diepgaande economische schokken.

Voor industrieën over de hele wereld is de ongemakkelijke waarheid dat benaderingen zoals just-in-time en build-to-order ontoereikend zijn bevonden.

Hoewel deze methoden traditioneel helpen besparen op de kosten van opslag en opslag, zijn ze gebaseerd op betrouwbaarheid van levering. Wanneer dit minder dan 100% gegarandeerd is, of helemaal uitvalt, worstelt het toeleveringsnetwerk om continuïteit en moet dringend op zoek naar alternatieve oplossingen.

Met andere woorden, oude processen zijn simpelweg te statisch om een ​​dynamische workflow in stand te houden. Dus terwijl slimme bedrijven proberen te herstellen van hun economische klap, zullen ze lessen toepassen om de veerkracht van het netwerk te versterken door middel van robuustere processen.

Grotere merken, die nu al de belangrijkste gebruikers van automatisering zijn, zullen waarschijnlijk steeds technologischer worden omdat ze proberen de auditing te vereenvoudigen en de kostenefficiëntie te optimaliseren. Dat zou kunnen betekenen dat ze meer van hun leveranciers uitdagen om te investeren in elektronische oplossingen voor bestellen, verzenden, factureren en de opslag van handelsinformatie.

Alle soorten bedrijven zullen onder druk staan ​​om de tijd en kosten die gemoeid zijn met het beheer van handelsdocumentatie te verminderen. Als gevolg hiervan zullen ze steeds vaker overgaan op snelle, geautomatiseerde systemen die transacties valideren en de menselijke inspanning die nodig is om te controleren en opnieuw te verzenden, overbodig maken.

Het opnieuw instellen van de manier waarop handelsrelaties werken is niet eenvoudig, maar als het gaat om het verbeteren van documentprocessen, kan hulp worden gevonden bij een grotere acceptatie van elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

Dit is een al lang bestaande aanpak waarmee gedigitaliseerde informatie gemakkelijk over een toeleveringsnetwerk kan stromen. In plaats van spreadsheets met voorraad- en verkoopinformatie te maken, handmatig bestellingen en facturen op te stellen en documenten te e-mailen die in de systemen van handelspartners moeten worden ingevoerd, kan EDI de hele activiteit van het delen van transactiegegevens voor elektronische handel automatiseren. Het biedt het potentieel om tijd- en kostenbesparingen te realiseren, alle noodzakelijke beheervereisten als we uit COVID-19 komen en plannen maken voor de toekomst.

Hier zijn zes manieren waarop EDI u kan helpen bij het overwinnen van de belangrijkste uitdagingen bij het opbouwen van veerkracht in de toeleveringsketen:

Bescherming van de cashflow. Veel bedrijven hebben het tijdens de pandemie moeilijk gehad vanwege een gebrek aan toegang tot contant geld. Hoe wendbaarder en aanpasbaarder uw processen zijn, hoe beter u uw marges kunt beschermen terwijl u wacht op de verwerking van facturen. Idealiter hebt u een overeengekomen cashflowbeheersysteem nodig dat uw leverancier-koperrelatie regelt. Een door EDI ondersteunde applicatie voor het betalen van facturen kan een hoop zorgen uit handen nemen voor zowel leveranciers als kopers.

Gegevens verzamelen. Om het risico van verstoring van de toeleveringsketen te compenseren, moet u begrijpen hoe u bestaande procedures en planning voor risicobeheer kunt verbeteren. Sommige supply chain-partners vertrouwen nog steeds op papieren processen, met het bijbehorende risico van menselijke fouten waardoor de order-, verzend- en factuurgegevens onnauwkeurig worden. EDI kan het verzamelen en formatteren van gegevens stroomlijnen, waardoor een continue end-to-end zichtbaarheid van bestellingen, verzendingen, facturen en betalingen mogelijk wordt.

Drempels resetten . De beslissing over wanneer verschillende opslagopties moeten worden geïmplementeerd, hangt af van systemen voor vroegtijdige waarschuwing in de voorraad. Dat is op zijn beurt gebaseerd op een nauwkeurig inzicht in voorraadorders. U moet een goed begrip hebben van de drempels die aangeven wanneer er een tekort aan voorraad is, waardoor er opnieuw moet worden besteld, en wanneer te veel voorraad een opslagcrisis kan veroorzaken. Hoe meer u bent getroffen door de COVID-19-verstoring, des te sterker u zult moeten overwegen om de voorraadtoleranties opnieuw te berekenen en daarom de drempels opnieuw in te stellen voor wanneer actie moet worden ondernomen. De gegevensvoorraad en verkoopgegevens die via EDI met handelspartners worden gedeeld, betekent dat u uw bedrijf eerder kunt aanpassen om verstoringen op te vangen.

Inkopers en leveranciers diversifiëren. Het gebruik van een divers aanbod- en logistiek netwerk kan u helpen om beter bestand te zijn tegen elke verstoring. Het brengt echter meer een beheerstaak met zich mee. Elke handelsrelatie zal waarschijnlijk een andere manier van werken met betrekking tot documentatie met zich meebrengen. Dit betekent dat gegevens moeten worden vertaald voordat ze kunnen worden gedeeld, wat kostbare tijd en middelen kost. EDI doet dit vertaalwerk voor u, dus u hoeft niet "onder de motorkap" te gaan om ervoor te zorgen dat systemen met elkaar spreken.

Overgaan van een verouderd systeem. Traditionele EDI heeft de neiging om een ​​netwerk met toegevoegde waarde (VAN) te gebruiken dat datakosten per transactie met zich meebrengt. Dit kan gemakkelijk leiden tot buitensporige kosten. Dankzij de verbeterde digitalisering is de onderliggende technologie nu verder ontwikkeld en kunnen transactiekosten eenvoudig worden vermeden met de juiste provider.

Een uitdaging voor uw leverancier van EDI-oplossingen. Als u al een EDI-systeem gebruikt, is het normaal dat u gewend bent geraakt aan een bepaalde manier van doen die door uw consultants wordt aanbevolen. Een punt om aan de orde te stellen, is of u al dan niet vergoedingen betaalt voor gegevensoverdracht of middleware-kosten genereert. Als dat zo is, is de kans groot dat uw leverancier weinig doet om dit te rechtvaardigen. Het is veel beter om over te stappen op een service met een vast tarief, zodat u te allen tijde weet waar u staat op het gebied van kostenzekerheid. U zou een duidelijk prijsmodel moeten eisen dat precies het niveau van hulp weergeeft dat u nodig heeft, zonder verborgen extra's of kosten vooraf.

Het goede nieuws is dat er dankzij verbeterde EDI meer ruimte is dan ooit om handmatige processen te vermijden bij het aansluiten van toeleveringsnetwerken en het valideren van handelsgegevens.

Verbeterde digitalisering betekent dat alle onderdelen van een toeleveringsnetwerk essentiële documentatie voor altijd kunnen delen, vastleggen en beveiligen, wat u gemoedsrust geeft over vertrouwen en traceerbaarheid.

Technologie stelt iedereen in staat meer te doen met EDI. Nu toeleveringsketens tevoorschijn komen uit de schok van COVID-19 en naar de toekomst kijken, is het tijd om af te stappen van legacy-systemen en de echte voordelen van meer automatisering te realiseren.

Aniello Sabatino is oprichter en mede-directeur van Transalis .