Waarom bedrijven in kantoorbenodigdheden EDI in de cloud nodig hebben

De kantoorbenodigdhedenindustrie streeft ernaar haar klanten - bestaande uit bedrijven van verschillende grootte, openbare entiteiten en niet-zakelijke organisaties - te voorzien van alle apparatuur die ze nodig hebben om hun werk te voltooien. Leveranciers kunnen lokaal of internationaal gevestigd zijn, prijzen worden in realtime bijgewerkt en voorraadniveaus worden dagelijks aangepast.

Met zulke strenge verwachtingen is het echt nodig dat transacties EDI-gebaseerd zijn. Deze software helpt bedrijven om veel van hun essentiële taken snel uit te voeren, zoals het plaatsen en ontvangen van bestellingen, het informeren of ontvangen van updates over verzonden goederen en het uitwisselen van wettelijk conforme facturen.

Hier leest u hoe migratie naar een cloudgebaseerde EDI-oplossing drie soorten uitwisselingen kan bevorderen:bestellingen, verzendadviesnota's en facturen.

Reactiviteit en efficiëntie

In een wereld van constante verandering moeten ondernemers voorop blijven lopen. EDI biedt de mogelijkheid om reactief, aanpasbaar en efficiënt te zijn.

Wanneer een klant een bestelling plaatst bij zijn kantoorleverancier, moet de leverancier snel reageren en alle vereiste elementen van de bestelling verzamelen. Sommige van deze elementen moeten op hun beurt worden besteld en op EDI gebaseerde bestellingen zijn onmiddellijk en kunnen onmiddellijk door de leverancier worden erkend.

Het gebruik van een cloudgebaseerde EDI-oplossing biedt de mogelijkheid om flexibel en reactief te zijn in het geval dat er een technische verandering nodig is in de manier waarop beide entiteiten zaken doen. Deze verzoeken om wijzigingen gebeuren vaak met korte tijdschalen voor implementatie. Hier kan uw provider uw cloudgebaseerde EDI-oplossing updaten volgens de gevraagde deadline.

Realtime volgen

Net als in andere bedrijfstakken zijn goederen in de sector kantoorbenodigdheden vaak samengesteld uit geassembleerde artikelen, besteld bij verschillende leveranciers. EDI biedt de mogelijkheid om de verzending van goederen van de leveranciers nauwkeurig te volgen en de levering aan de eindklant zorgvuldig te plannen.

De kantoorbenodigdhedenbranche levert vaak aanvullende diensten, zoals het monteren van meubels. In dit geval worden alle meubelonderdelen naar dezelfde locatie verzonden en assembleert een derde partij ze.

In deze situatie kan een cloudgebaseerde oplossing worden aangepast om specifieke workflows te bieden die bedrijfsgericht zijn. Dit zou niet mogelijk zijn met een on-premises oplossing zonder significante veranderingen.

Door deze branchespecifieke workflows standaard te implementeren in een cloudgebaseerde EDI-oplossing, kunnen zaken soepel worden uitgevoerd, zonder enige technische beperking.

Facturen en fiscale naleving

Bedrijven in deze sector doen zaken met tal van leveranciers in verschillende landen over de hele wereld. En meerdere landen betekent meerdere fiscale regels.

Steeds meer zakelijke validaties worden aangevraagd door de fiscale autoriteiten. EDI kan hierbij helpen door alle uitgewisselde documenten automatisch te controleren. E-Invoicing, gebaseerd op EDI, biedt de kantoorbranche een gemakkelijke manier om facturen uit te wisselen met leveranciers en klanten.

Jaar na jaar evolueren de manieren waarop facturen worden uitgewisseld met zakenpartners of belastingdiensten.

Overheden vragen bedrijven om nieuwe regels te volgen en nieuwe technische methoden toe te passen om facturen uit te wisselen.

Italië is een van de meer recente landen om veranderingen door te voeren. Daar implementeerde de belastingdienst een portal (SdI) waarnaar alle bedrijven hun klantenfacturen moeten sturen. De portal stuurt vervolgens de facturen naar de klant.

Een cloudgebaseerde EDI-oplossing biedt native dekking voor deze specifieke regelgeving en bedrijven hoeven geen tijd te verspillen aan het implementeren van de gevraagde wijziging.

Regelgeving zal blijven evolueren en de implementatie van een cloudgebaseerde EDI-oplossing zorgt voor een concurrentievoordeel waar elk bedrijf in kantoorbenodigdheden van zou kunnen profiteren.

Meer voordelen

Het hebben van een cloudgebaseerde EDI-oplossing biedt niet alleen zakelijke voordelen.

Het hosten van een in-house, on-premises EDI-oplossing vereist dat een bedrijf een sterke IT-infrastructuur heeft. Er komt niets goeds van een bedrijf in kantoorbenodigdheden dat geen bestellingen naar zijn leveranciers of facturen naar zijn klanten kan sturen. Daarom zal het hebben van een cloudgebaseerde EDI-oplossing en een sterke Service Level Agreement (SLA) gemoedsrust bieden.

Het gebruik van een cloudgebaseerd EDI-platform brengt veel voordelen met zich mee. Migreren naar een dergelijke oplossing zou moeten worden overwogen door iedereen in de kantoorbenodigdhedensector die momenteel een on-premises oplossing gebruikt. De urgentie is des te groter nu er zeker meer wijzigingen zullen komen op verzoek van zakenpartners en belastingdiensten.

Arnaud François is bij Comarch verantwoordelijk voor de Franse markt, gespecialiseerd in EDI, e-facturatie en masterdatabeheersystemen.