Automatisering van crediteuren:fraude met één betaling tegelijk bestrijden

Het automatiseren van crediteuren geeft accountants gemoedsrust over het risico op fraude en stroomlijnt ook het hele proces, vanaf de aankoopbeslissing om goedkeuring te factureren met elektronische betalingen inbegrepen in de ervaring

Het uiten van het woord 'boekhouding' kan snel een kamer opruimen of je achterlaten met een verminderd publiek met gedempte oren. Ondanks de aanwezigheid van betalingen en facturen in zowat elk bedrijf, kunnen boekhoudprocessen vaak met weinig interesse en innovatie worden uitgevoerd. Automatisering en technologische veranderingen hebben financiële software en online tools opgeknapt, en toch zijn standaard boekhoudprocedures, zoals crediteurenadministratie, pijnlijk vervelend en handmatig gebleven. Met een toename van frauduleuze betalingen - 63% van de bedrijven ondervindt in 2018 meer fraude en verliezen dan ooit tevoren - wordt automatisering van crediteuren snel de enige manier om met de verfijning van de moderne crimineel om te gaan. Hierdoor kunnen bedrijven een geheel nieuw niveau van toezicht bereiken wanneer ze betalingsprocessen automatiseren. Dit is hoe:

Beheer van gebruikersreferenties en toegang

Controleren, en vooral weten wie betalingen kan aanvragen en doen, is de eerste stap in de aanpak van fraude. Automatisering van crediteurenadministratie biedt hiervoor een eenvoudige oplossing, omdat elke factuur en elk betalingsverzoek onmiddellijk ter goedkeuring wordt doorgestuurd via vooraf vastgestelde kanalen. De gebruikerstoegang van werknemers wordt ook strikt gecontroleerd in de meeste AP-automatiseringsoplossingen, door beheerders in staat te stellen gebruikersreferenties aan te passen op basis van hun functie of andere factoren.

Volgens een AFP-rapport was meer dan een derde van de betalingsfraude daadwerkelijk intern, waarbij ingehuurde werknemers betrokken waren. In handmatige crediteurensystemen kan elke werknemer een betaling autoriseren en deze zou onopgemerkt blijven. Het automatiseren van crediteurenadministratie geeft daarom alleen bepaalde medewerkers toegang tot elektronisch opgeslagen gegevens en deze oplossingen kunnen zelfs een intern systeem van checks and balances opzetten.

Rapporten en meldingen op aanvraag

De Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) schat een mediaan van 16 maanden voordat fraude wordt ontdekt. Het omarmen van automatisering van crediteurenadministratie zou deze zoektocht elimineren, omdat het verantwoording biedt bij elke betaling die in het digitale systeem wordt geregistreerd, waardoor er onmiddellijk een auditspoor wordt gecreëerd. Hierdoor kunnen transactiegegevens niet alleen efficiënt worden gevonden als een bedrijf frauduleuze activiteiten vermoedt, maar het kan ook helpen om deze volledig af te schrikken. Geautomatiseerde fraudedetectietools, zoals positive pay, kunnen ook worden ingesteld met automatisering van crediteuren om chequefraude en phishing-zwendel tegen te gaan.

Automatiseringsoplossingen voor crediteurenadministratie kunnen vaak prijswijzigingen volgen, een verhoogd factuurvolume volgen, ontbrekende facturen identificeren en door middel van onmiddellijke meldingen eventuele wijzigingen of niet-geverifieerde activiteiten markeren. Sommige oplossingen bieden on-demand rapporten en audit-trails voor facturen en betalingen, zodat beheerders op elk moment precies kunnen weten welke acties op een factuur zijn ondernomen. Aanvullende meldingsmaatregelen kunnen ook de beveiliging verbeteren. Wanneer bijvoorbeeld leveranciersinformatie verandert, kan er direct een e-mailmelding worden verzonden naar de betalingsbeheerders.

Werkstromen en processen instellen

Crediteurenprocessen kunnen een berg papierwerk en goedkeuringen opleveren. Het automatiseren van het systeem kan dit volume verminderen, maar ook gestandaardiseerde workflows en best practices instellen. Dit omvat een centralisatie van alle activiteiten en het volgen van een stapsgewijze maatregel om elke fase van het goedkeuren en uitvoeren van betalingen te doorlopen.

Handmatig kunnen betalingen gemakkelijk door de mand vallen, maar wanneer geautomatiseerd in de cloud, kan het hele goedkeurings- en workflowproces overal worden voltooid. Deze ingestelde workflow kan inhouden dat gefactureerde bedragen correct zijn, dat alle relevante partijen op de hoogte worden gesteld of dat onkosten met gepaste tussenpozen worden goedgekeurd.

Crediteuren kunnen een frustrerend en tijdrovend onderdeel zijn van de boekhouding voor financiële professionals. Het automatiseren van crediteurenadministratie geeft accountants gemoedsrust over het risico op fraude en stroomlijnt ook het hele proces, van de aankoopbeslissing tot de goedkeuring van facturen met elektronische betalingen die deel uitmaken van de ervaring. Het is weer een voorbeeld van hoe digitale transformatie organisaties tijd en middelen kan besparen en in dit geval verliezen door fraude kan helpen voorkomen.

Catherine Dahl  is de CEO van Beanworks, een toonaangevende automatiseringsoplossing voor crediteurenadministratie. Catherine is een Chartered Professional Accountant (CPA) en Certified Management Accountants (CMA) met meer dan 25 jaar operationele boekhouding en managementervaring. Catherine heeft een uniek perspectief op de boekhoudsector in het algemeen. Ze heeft dit deskundige inzicht gebruikt om Beanworks de afgelopen vijf jaar te sturen en een bloeiend bedrijf op te bouwen met snelgroeiend, zeer gemotiveerd personeel.