Waarom 3D-printbedrijven hun aanvraag- en orderbeheerprocessen moeten automatiseren

In ons vorige artikel hebben we onderzocht hoe u en uw klanten kunnen profiteren van software voor directe offertes (hint:door uw verkoop te stimuleren en de klantervaring te verbeteren).

Veel 3D-printbedrijven willen echter soms nog steeds dat hun klanten verzoeken indienen voor hun team om deze intern te beoordelen en te prijzen.

In dit artikel kijken we naar de uitdagingen waarmee 3D-printbedrijven in dit stadium te maken kunnen krijgen en naar oplossingen waarmee ze aanvragen en bestellingen efficiënter kunnen beheren.

Hoe kan het beheren van verzoeken een knelpunt worden voor uw 3D-printbedrijf?

We hebben vijf veelvoorkomende uitdagingen geïdentificeerd waarmee 3D-printserviceproviders worden geconfronteerd bij het beheren van aanvragen en bestellingen voor 3D-printen.

1. Een ongeorganiseerd proces voor het ontvangen van verzoeken

Het verwerken, prioriteren en volgen van inkomende 3D-printverzoeken kost veel moeite, vooral wanneer ze op je afkomen via verschillende kanalen, zoals e-mails en telefoontjes.

Wanneer klanten hun ontwerpbestanden als bijlagen via e-mail verzenden, samen met opmerkingen over hun vereisten, kan het beheer van deze stortvloed aan verzoeken extreem tijdrovend en moeilijk vol te houden zijn naarmate uw bedrijf groeit.

Dit proces wordt nog ingewikkelder wanneer de belangrijke informatie over het verzoek ontbreekt of het onjuiste bestandstype wordt verzonden. In deze situatie moet uw team veel tijd besteden aan het terugmailen van een klant om de juiste specificaties te krijgen en te wachten tot ze hun vereisten bevestigen of verduidelijken.

Vanuit het oogpunt van de klanten leiden deze heen en weer e-mails af en beïnvloeden ze hun algehele ervaring met uw bedrijf.

2. Onvermogen om meer bestellingen sneller te verwerken

Handmatige processen zijn een zwart gat voor productiviteit en snellere orderverwerking.

Wanneer u CAD-bestanden ontvangt, moeten uw projectmanagers eerst controleren of de klantbestanden kunnen worden afgedrukt. Dit proces omvat vaak het gebruik van een afzonderlijk hulpprogramma voor het herstellen van STL-bestanden, waarbij u bestanden handmatig moet uploaden en repareren.

Zodra bestanden zijn gerepareerd, voert u de aanvraaggegevens in Excel of Google Spreadsheets in om de kosten te berekenen en communiceert u deze informatie vervolgens terug naar klanten.

Het herhalen van dit proces voor slechts een paar verzoeken lijkt misschien geen groot pijnpunt. Als u echter probeert om aanzienlijk meer verzoeken af ​​te handelen, wordt een dergelijk veelvoorkomend scenario al snel zeer inefficiënt, foutgevoelig en onschaalbaar.

Als gevolg hiervan kom je in een knelpunt terecht omdat je niet meer verzoeken kunt verwerken. U kunt besluiten meer mensen aan te nemen om de stijging te beheren. Dit zal echter waarschijnlijk de bedrijfsgroei belemmeren en veel overwerkte, gestresste werknemers creëren.

3. Het kost veel tijd om de kosten van 3D-geprinte onderdelen te berekenen en offertes naar klanten te sturen

Klanten waarderen reactievermogen en snelheid als het gaat om het verkrijgen van informatie zoals kostenramingen. Handmatige offerteprocessen kosten echter veel tijd van uw team, terwijl uw klanten uren of zelfs dagen moeten wachten voordat ze een 3D-printofferte ontvangen.

Onmiddellijke of bijna onmiddellijke offertes voor 3D-printen en realtime volgen van bestellingen zijn nu een kerncapaciteit om waarde te genereren in de 3D-printindustrie. Als bedrijven deze service niet kunnen aanbieden, kunnen hun conversies en klantenloyaliteit negatief worden beïnvloed.

4. Een gebrek aan een gecentraliseerd, realtime overzicht van verzoeken en bestellingen 

Bij elk handmatig contactpunt in aanvraag- en orderverwerking verliest u de transparantie die u nodig heeft voor een effectief beheer van een 3D-printbedrijf.

Zonder zichtbaarheid kun je geen basisvragen over een bestelling beantwoorden zonder op zoek te gaan naar de juiste informatie. Wanneer is de bestelling geplaatst? Wat was het factuurbedrag? Wanneer is het verzonden?

Te veel informatie die op te veel plaatsen is opgeslagen, leidt ook tot het onvermogen om urgente bestellingen te identificeren en te prioriteren.

Bedrijven zijn niet in staat om de belangrijkste behoeften van klanten en fluctuerende ordervolumes aan te pakken en erop te reageren, en daarom kunnen ze bestellingen niet snel verzenden of proactiever zijn, waardoor ze een aanzienlijk concurrentievoordeel verliezen.

5. Ontevredenheid van de klant 

Een belangrijk gebied voor 3D-printbedrijven is het begrijpen van uw klant en het effectief beheren van de eisen van die klant. Het nauwkeurig vastleggen van de verzoeken en bestellingen van uw klanten is van cruciaal belang voor een effectieve orderafhandeling.

Om aan de steeds hogere verwachtingen van klanten te voldoen, moet u uw tijdige leveringen verhogen en de consistentie en nauwkeurigheid van uw beloften aan klanten verbeteren.

Met handmatige processen kunt u datums niet nauwkeurig beloven op basis van doorlooptijden en schattingen van de uitvoeringsplanning. Bovendien kunnen lange reactietijden op vragen van klanten en het niet in contact komen met uw klanten leiden tot verminderd klantenvertrouwen en verlies van terugkerende klanten.

Waarom zou ik mijn aanvraag- en orderbeheerproces automatiseren?

Als de bovenstaande uitdagingen u bekend voorkomen, moet u slimmer worden in het beheren van uw inkomende 3D-afdrukverzoeken.

Dit is waar 3D-printing workflow-automatiseringssoftware kan helpen.

Het overwinnen van inefficiënties in de aanvraagbeheerfase komt vaak van het zo veel mogelijk automatiseren van het proces.

Om u te helpen de voordelen van het gebruik van workflowsoftware beter te begrijpen, onderzoeken we hieronder hoe het u kan helpen de bijzonderheden van uw aanvraag- en orderbeheerproces te automatiseren.

5 belangrijke manieren om workflowsoftware voor 3D-printen te gebruiken om het beheer van verzoeken te verbeteren

1. Gecentraliseerde ordertracking voor verbeterde zichtbaarheid

Een van de grootste voordelen van het gebruik van software voor workflowbeheer is het verhoogde niveau van zichtbaarheid en organisatie dat eruit voortvloeit.

Wanneer al uw verzoeken op één plek binnenkomen, in plaats van verspreid via e-mails, plaknotities of spreadsheets, gaat er niets verloren of vergeten.

Een enkel overzicht van alle projecten met 3D-printverzoeken resulteert ook in meer gegevenscontrole, betere klantenservice en efficiëntere orderverwerking.

“De project- en productieteams kunnen hun tijd nu effectiever gebruiken, de tijd die wordt besteed aan het maken van offertes en het verwerken van bestanden aanzienlijk verminderd. Dit betekent dat het Paragon-team zijn klanten een verbeterde klantenservice kan bieden en tegelijkertijd de snelst mogelijke doorlooptijden kan blijven leveren . ”

Lees de Paragon-casestudy>>

2. Gestroomlijnde kostenberekeningen voor 3D-printen

Workflowsoftware voor 3D-printen helpt u interne kostenberekeningen te versnellen en offertes sneller naar klanten te sturen.

U kunt uw prijsformules instellen en eenvoudig prijzen berekenen op basis van de geselecteerde parameters, zoals 3D-printtechnologie, materialen, hoeveelheid, productietijd en nabewerkingsdiensten.

Bovendien biedt geavanceerde software voor workflowautomatisering ook geïntegreerde tools voor bestandsanalyse en -reparatie. Dit betekent dat het proces om te verifiëren dat CAD-bestanden geschikt zijn voor 3D-printen volledig geautomatiseerd is, wat tijd en moeite bespaart.

Met een groot deel van de workflow voor het berekenen van 3D-printkosten, kan uw team onderdelen binnen enkele minuten in plaats van uren citeren, meer aanvragen verwerken en sneller reageren op klanten.

3. Efficiëntere communicatie met klanten

Een andere manier om het reactievermogen van klanten te versnellen door middel van workflowsoftware is geautomatiseerde communicatie met behulp van sjablonen.

Met de software kunt u een aangepaste bibliotheek met PDF-sjablonen bouwen en triggers instellen voor geautomatiseerde e-mails naar klanten.

Een voorbeeld van het gebruik van deze functie is door de bestelstatus te koppelen aan een e-mailsjabloon. Zodra de orderstatus verandert, bijvoorbeeld wanneer de order is bevestigd voor productie, wordt er een geautomatiseerde e-mail naar een klant gestuurd waarin deze wordt geïnformeerd over deze status.

“Onze verbeterde efficiëntie [met de hulp van AMFG] betekent dat we ook een verbeterde, op maat gemaakte service kunnen bieden aan klanten met complexere projecten of waar ze aanvullende downstream-services nodig hebben. Het is een win, win! ”

Rupert Sleightholme, Projectmanager bij ARRK Europe

Het simpele gebruik van een e-mailsjabloon kan uw klantcommunicatieproces aanzienlijk verbeteren.

Ten eerste stelt het uw team in staat om meer tijd te besteden aan het daadwerkelijke 3D-printwerk en minder tijd aan vervelend heen en weer.

Ten tweede helpen e-mailsjablonen u om consistent te blijven. Aanpasbare sjablonen bieden u een manier om uw merk rechtstreeks in de sjabloon zelf op te bouwen, inclusief uw kleuren, logo en taal.

Ten slotte helpen e-mailsjablonen u een aanzienlijk deel van de menselijke fouten te verwijderen en het risico op het verzenden van onjuiste berichten met mogelijk aanzienlijke gevolgen.

Naast het gebruik van sjablonen, kunt u met sommige workflowautomatiseringstools e-mails schrijven en verzenden via het platform. Dit helpt om berichten te centraliseren en de e-mailthreads gemakkelijker bij te houden.

4. Prioritering van 3D-printverzoeken

Met sommige workflowbeheersoftware voor 3D-printen kunt u verzoeken prioriteren, wat zeer gunstig kan zijn. U wilt er bijvoorbeeld voor zorgen dat uw beste klant altijd tevreden is door eerst hun verzoeken te verwerken.

De workflowsoftware van AMFG maakt het bijvoorbeeld mogelijk om verzoeken aan verschillende gebruikers toe te wijzen en prioriteitsniveaus in te stellen, waardoor het gemakkelijker wordt om urgente verzoeken en snel naderende deadlines te prioriteren.

Prioritering van verzoeken helpt het team ook efficiënter te werken, omdat ze niet heen en weer gaan tussen inboxen om te proberen te beslissen wat ze vervolgens moeten doen.

5. Samenwerking binnen het team

Naast de voordelen van workflowbeheer die we hierboven hebben besproken, kunnen 3D-printworkflowautomatiseringsoplossingen de teamsamenwerking verbeteren.

Geïntegreerde communicatietools stellen uw team in staat om vergadernotities, productienotities en annotaties aan onderdelen toe te voegen, waarbij alle benodigde informatie op één plek wordt bewaard en in realtime wordt bijgewerkt.

Dus wanneer een klant bijvoorbeeld specifieke eisen heeft, zoals kleur, materiaal of onderdeeloriëntatie, kan een projectmanager notities aan onderdelen toevoegen.

Vervolgens kunnen deze notities worden gedeeld met productie-ingenieurs, zodat ze relevante en tijdige gegevens over de onderdelen kunnen ontvangen. Dit helpt er uiteindelijk voor te zorgen dat de onderdelen volgens de juiste specificaties in 3D worden geprint.

Door met het team te communiceren via de workflowsoftware, houdt u iedereen op de hoogte. Op deze manier blijf je niet alleen op één lijn met het team, maar verminder je ook herwerk en creëer je een focus op continue en snelle levering van hoogwaardige onderdelen.

Automatisering stimuleren in aanvraag- en orderbeheer met AMFG's MES-software

Samen kunnen al deze voordelen uw 3D-printverzoek- en orderbeheerprocessen enorm verbeteren.

Zonder de voordelen van software voor workflowautomatisering, zullen 3D-printbedrijven moeite hebben om de beperkingen van gefragmenteerde en handmatige stappen bij het beheren van verzoeken te overwinnen.

De MES-software van AMFG helpt bij het automatiseren van aanvraaggerelateerde processen en nog veel meer, zodat u de orderafhandeling kunt versnellen en uw klanten de beste service kunt bieden die ze verdienen.

Ervaar alle voordelen van workflowautomatisering en verbeter de aanvraagfase voor 3D-printen met AMFG