Eenvoudig bijhouden van activa:spreadsheets, streepjescodes, pen en papier... Zijn ze geschikt voor u?

Er is een eeuwenoude hypothese dat de kunst van het schrijven is uitgevonden om het kopen en verkopen van goederen te documenteren en de boekhouding bij te houden. Hoewel de moderne samenleving duidelijk veel verder is gegaan dan de kleitabletten of ganzenveer en inkt van weleer, zijn een eenvoudige spreadsheet voor het volgen van activa, een streepjescode-oplossing en / of goede, oude pen en papier op de een of andere manier allemaal hedendaagse equivalenten.

Met de komst van het schrift was een van de eerste dingen die oude kooplieden en bedrijven ontdekten, dat het moeilijk is om de voorraad bij te houden. Om te overleven en te gedijen, hadden ze verkooprecords nodig, en zo was het grootboek geboren.

We zullen enkele basismethoden doornemen die de klus klaren, vooral als u net begint of weinig budget heeft. Het is echter vermeldenswaard dat geen van deze methoden het volgen van buitenactiviteiten volledig zal aanpakken.

Aanbevolen literatuur:[Uitgelegd] Wat is asset-tracking en gerelateerde vragen

Van ganzenveer en inkt tot pen en papier

Ook al verschilt onze wereld enorm van vroeger, de dingen die we moeten vastleggen en bijhouden, doen dat eigenlijk niet.

Vroeger en nu hebben bedrijven steeds geavanceerdere methoden nagestreefd voor het meten en beheren van inkomende zendingen, grondstoffen en inputs, afgewerkte goederen, gereedschappen en apparatuur en andere waardevolle hulpbronnen. Maar het komt allemaal terug op de eenvoudigste hulpmiddelen:pen en papier.

Eeuwenlang heeft deze basistoolkit een belangrijke rol gespeeld bij het beheer van activa en voorraad voor bedrijven van alle soorten en maten - van de handelshuizen van Venetië en Hamburg tot productieactiviteiten uit het industriële tijdperk. Het was in feite de enige beschikbare optie totdat gegevensautomatisering opdook.

Bedrijven konden de resultaten typen, maar het tellen gebeurde allemaal handmatig. Evenzo was deze methode meer dan voldoende als het ging om het beheersen van middelen die worden gebruikt voor het bouwen van alle soorten en maten kapitaalgoederen.

Hoewel we pen en papier doorgaans niet als een technologie beschouwen, is het per definitie, gezien de praktische toepassing voor het volgen van voorraad, met de hulp van ijverige medewerkers die zijn opgeleid om elke transactie te controleren en nauwkeurig vast te leggen.

Maar voor het grootste deel is de pen-en-papiermethode niet alleen tijdrovend en moeilijk te schalen, maar ook vatbaar voor eenvoudige fouten. Gezien de ongelooflijke snelheid waarmee dingen tegenwoordig worden gemaakt, kunnen papieren dossiers het gewoon niet bijhouden. Een huis van 650 vierkante meter kan bijvoorbeeld in 24 uur worden 3D-geprint!

Bovendien wordt het bijhouden van pen- en papiermiddelen op grotere schaal steeds onpraktischer. Het is zeker mogelijk om het aantal artikelen in een kleine supermarkt te tellen, maar hoe zit het met vijf kleine supermarkten, of 50 of 1.000?

En wat te denken van een magazijn voor een industriële productiefaciliteit, die elke dag onderdelen en materialen ontvangt; houdt er een inventaris van bij voor verwachte productiebehoeften; en worden er ook dagelijks zendingen naar de fabriek gestuurd?

Je zou pen en papier kunnen gebruiken, maar dan zou je dagelijks alle ins en outs moeten verzamelen, terwijl je de cijfers dubbel en driedubbel controleert om er zeker van te zijn dat ze kloppen. Onnodig te zeggen dat in de huidige zakelijke omgeving de problemen van schaal, gegevensintegriteit, realtime nauwkeurigheid en afstand onmiddellijk overweldigend zouden worden.

Dus efficiëntie heeft deze methode grotendeels "uitgeschreven".

Wat komt er daarna? Bijhouden van streepjescode-items

Het volgende grote voorraadbeheersysteem voor activa werd gelanceerd in supermarkten, omdat ze de overstap maakten van pen en papier naar een barcode-oplossing.

Geloof het of niet, streepjescodes werden uitgevonden in 1949. De eerste 1D-streepjescodes waren een combinatie van dunne en dikke lijnen die getallen voorstelden die een visuele scanner kon interpreteren. En in het begin waren deze volgzegels rond. Hier is een fragment van de originele patentaanvraag.

Ondanks de uitdagingen van pen en papier, duurde het meer dan 20 jaar voordat alleen supermarkten barcodes gebruikten. Maar het duurde niet lang voordat ze alomtegenwoordig werden in het productielandschap van levensmiddelen, als de eerste vorm van geautomatiseerde technologie voor activa-identificatie.

Eenmaal gevestigd, vonden barcode-inventarisatiesystemen snel hun weg naar de hoofdstroom van productie, logistiek, opslag en detailhandel. In combinatie met de mogelijkheid om gegevens over bedrijfsmiddelen op te slaan in computertoegankelijke bestanden, waren streepjescodes veel beter dan pen en papier als het ging om schaalbaarheid, efficiëntie en nauwkeurigheid.

Werknemers hoefden niet langer elk item op zicht te kennen. Bovendien hebben barcodes, in tegenstelling tot de pen-en-papiermethode, de onbedoelde fouten van menselijke fouten voorkomen, zoals rekenfouten of transcriptiefouten. En ze kunnen gemakkelijk worden aangebracht op alles dat een identificatienummer nodig heeft.

Toen kwam de troef en Spreadsheet voor het volgen van apparatuur

Met de introductie van meer geavanceerde spreadsheets en internet, maken de gegevens die zijn gecreëerd met behulp van streepjescodes voor voorraadbeheer en het volgen van activa realtime voorraad- en activalocatie mogelijk.

Als items worden gescand wanneer ze het voorraadsysteem binnenkomen en verlaten, kunnen streepjescodes nauwkeurige en tijdige trackinginformatie bieden. Bovendien zijn streepjescodes in de loop van de tijd geavanceerder geworden en zijn ze getransformeerd van hun oorspronkelijke configuratie van lijnen naar de QR-codes van vandaag, die honderden keren meer informatie kunnen doorgeven.

Elk pakket dat door UPS of FedEx wordt afgeleverd, heeft een versie van de streepjescode die wordt gebruikt om de overgang van de ene fase in het bezorgproces naar de andere te markeren. Elk van deze acties wordt ingevoerd in een database, die vervolgens kan worden bekeken als een spreadsheet voor het volgen van activa.

Deze spreadsheets kunnen in realtime worden bijgewerkt met alle nieuwe invoer en, indien online opgeslagen, kunnen de nieuwste gegevens in het systeem door iedereen en overal worden bekeken. En als een kanttekening:als u spreadsheets gebruikt, bevindt u zich in fase 2 van de digitale transformatie op het gebied van IoT-activabeheer.

Waar pennen een revolutie teweegbrachten in ganzenveren (en ze uiteindelijk overbodig maakten), zijn spreadsheets in hoge mate verouderde traditionele grootboeken voor bedrijven met weinig tot geen budget. De voordelen van het volgen van activa in dit scenario zijn:

1. Gratis activa bijhouden

Bijna iedereen heeft een computer en bijna elke computer heeft toegang tot gratis of goedkope spreadsheetprogramma's, zoals OpenOffice, Google Spreadsheets of Office 365. Dus zolang u relatief nauwkeurig kunt typen, is het gratis bijhouden van activa mogelijk met spreadsheets.

2. Supersnelle visualisaties en andere wiskunde

Spreadsheets zijn erg goed in het maken en grafisch weergeven van zelfs de meest gecompliceerde berekeningen. Er zijn inderdaad talloze inventieve dingen die u met een spreadsheet kunt doen, zoals het in kaart brengen van de volgorde van een bepaald item in de loop van de tijd.

Met doordachte planning en een van de steeds geavanceerdere spreadsheettools van vandaag kunt u snel precies de juiste hoeveelheid waardevolle gegevens bij elkaar brengen en vastleggen, met behulp van rijke en betrouwbare visualisatiefuncties (ook bekend als grafieken en grafieken) om trends en patronen weer te geven.

3. Basisintegraties

U kunt die grafieken en grafieken ook in andere apps integreren of apps van derden gebruiken om meer met uw gegevens te doen. U kunt bijvoorbeeld een systeem ontwikkelen voor het verzenden van een melding wanneer een nieuwe rij aan uw spreadsheet wordt toegevoegd.

En als u een scanner gebruikt voor het volgen van vaste activa, kunt u basisidentificatiegegevens over uw activa rechtstreeks in uw spreadsheet opnemen.

De volgende evolutionaire stap met spreadsheets, barcodes en QR-codes is natuurlijk het vermogen om de locatie van het leesapparaat te correleren met de datum en tijdstempel van de laatste invoer van een asset in de spreadsheet.

Smartphones zijn bijvoorbeeld goed voor het scannen van QR-codes, aangezien het uitleesapparaat de locatie van het activum op dat exacte tijdstip kan registreren, waardoor de rijkdom van de activa-trackinggegevens wordt verbeterd. U weet dus niet alleen dat een asset een faciliteit is binnengekomen of verlaten, u weet ook waar en wanneer deze transactie heeft plaatsgevonden.

Net als pen en papier zijn scanapparaten, of ze nu in de hand of geïnstalleerd zijn, gevoelig voor menselijke fouten. Zowel klanten als medewerkers kunnen onbedoeld scans overslaan, scans missen, vergeten te scannen of meer dan eens scannen. Door mensen geleide gegevensinvoer is foutgevoelig bij elke opeenvolgende, handmatige stap in het inventarisatie- en gegevensinvoerproces; en elke overdracht van activa van verzending naar ontvangst, of van het ene bedrijf naar het andere.

Omgekeerd is elke vooruitgang in automatisering en technologie voor het volgen van activa ontworpen met als doel fouten te verminderen, gegevenscreatie te versnellen en realtime gegevensinvoer en -verwerking te realiseren. State-of-the-art oplossingen voor het volgen van activa combineren toegang tot gegevens en analyses om de volgende grote stap te zetten in de richting van foutloos verzamelen en bewaren van gegevens.

Deze technologieën maken het mogelijk om de identiteit van de assets zelf te bepalen, evenals hun locatie en toestand, zonder de hulp van machines zoals een stationaire barcodelezer. Ze elimineren ook de noodzaak voor handmatige gegevensverzameling met een barcodescanner of smartphone.

In plaats daarvan worden activa gemonitord met een asset-tracking-tag en worden locatiegegevens automatisch gegenereerd zonder extra menselijke tussenkomst. Er zijn talloze tag-opties beschikbaar, die verschillen per kosten en/of toepassing.

Zodra een bedrijf die realtime drempel bereikt, verbeteren de onderliggende gegevens en analyse (POS-rapporten, verkoopsnelheid, voorraadniveaus en drempels, geautomatiseerde activering van voorraadorders, enz.) de efficiëntie aanzienlijk en verlagen ze de kosten.

Zeker, het universum van voorraadbeheertechnologieën blijft evolueren, met een verscheidenheid aan selecties, variërend van spreadsheet-applicaties en barcodes voor het volgen van activa, tot geavanceerde realtime software voor het volgen van activa, tot die oude standby-pen en papier.

En de behoeften van elk bedrijf zijn anders, volledig afhankelijk van de waarde die het nodig heeft en de middelen die het beschikbaar heeft - menselijk of financieel.

Dus als u vragen heeft over welke technologie voor u geschikt is, neem dan contact met ons op.