Wat zijn onderhoudsgegevens?

Onderhoudsrecords zijn geschreven notities die documentatie verschaffen over het onderhoud van een bepaald apparaat. Wanneer mensen in een industriële omgeving over dit soort records praten, verwijzen ze meestal naar de geformaliseerde rapporten en bestanden die worden bijgehouden door wagenparkeigenaren, exploitanten van industriële installaties of andere zakenmensen die op een of andere manier met machines werken. Het bijhouden van een adequaat logboek van mechanische service en reparaties in deze scenario's wordt meestal als een goede zakelijke praktijk beschouwd en kan ook wettelijk verplicht zijn. Documenten zijn met name handig bij onderhoudsbeheer omdat ze bedrijven helpen ervoor te zorgen dat hun apparatuur in goede staat wordt gehouden, en ze bieden ook een manier om reparatie- en preventieve onderhoudskosten te beheren en bij te houden.

Records kunnen echter ook door individuen worden gebruikt. Veel mensen houden gedetailleerde registers bij van persoonlijk auto-onderhoud en kunnen ook de service registreren die is uitgevoerd op huishoudelijke apparaten zoals airconditioningunits en back-upgeneratoren. Dit kan noodzakelijke reparaties stroomlijnen en kan ook de wederverkoop een stuk soepeler maken.

Waarom ze bewaard worden

Ongeacht de specifieke instellingen is het beheer van onderhoudsrecords om een ​​aantal redenen vaak belangrijk. Een onderhoudsschema kan bijvoorbeeld van onschatbare waarde zijn om servicetechnici te helpen bij het diagnosticeren van herhaalde problemen met een machine of voertuig. Bovendien helpen goede gegevens afdelingsmanagers, werknemers en soms zelfs individuen om ervoor te zorgen dat een apparaat presteert in overeenstemming met eventuele fabrieksgaranties. Ze kunnen bedrijven ook helpen bij te houden wanneer een apparaat preventief onderhoud moet ondergaan.

Dit alles heeft ook een waardebasis. Machines in goede staat houden is een van de beste manieren om ze als investering te beschermen, en documenteren die zorg kan de apparatuur aantrekkelijker maken als deze ooit wordt verkocht, omdat er bewijs is dat deze goed is onderhouden. Dit geldt zowel voor bedrijven als voor particulieren. De verkoop van gebruikte auto's is een goed voorbeeld:mensen die met gedetailleerde gegevens kunnen aantonen hoe vaak hun auto is onderhouden en onderhouden, kunnen vaak een hogere prijs krijgen dan mensen van wie de auto er uit ziet om goed te werken, maar kom alleen met mondelinge beloften.

Een gedegen administratie kan ook een buffer zijn tegen aansprakelijkheid. Als een bedrijf wordt aangeklaagd in verband met een defect apparaat, kunnen gedetailleerde gegevens essentieel zijn om de zaak van het bedrijf te ondersteunen en bijvoorbeeld aan te tonen dat er sprake was van due diligence.

Belangrijkste elementen en basisvereisten

Persoonlijke gegevens zijn meestal het gemakkelijkst te bewaren en zijn meestal niet meer dan een bestand met ontvangstbewijzen en diagnostische rapporten over het verversen van voertuigolie, onderhoud en reparaties. De resultaten van eventueel vereiste veiligheidsinspecties of emissietests worden meestal ook opgenomen. Dit soort rapporten kunnen behoorlijk informeel zijn; het belangrijkste idee is om een ​​logboek bij te houden van wat er met de machine is gebeurd en wanneer. Ze kunnen zo simpel zijn als een notitieboekje dat bij de machine wordt bewaard of een gedigitaliseerde spreadsheet met ingescande rapporten en gespecialiseerde notities.

Het proces voor het ontwikkelen van een bedrijfsgericht onderhoudsplan is vaak wat meer geformaliseerd. Ten eerste zal het bedrijf in het algemeen al zijn apparatuur inventariseren. Elk item dat periodiek moet worden geïnspecteerd of gerepareerd, moet op deze lijst worden vermeld en een trackingnummer krijgen. Onderhoudssoftware kan waardevol zijn om bedrijven te helpen bij het organiseren van al deze informatie. Of de gegevens nu elektronisch of op papier worden gedocumenteerd, het wordt over het algemeen als een goede gewoonte beschouwd om ergens een reservekopie te bewaren voor het geval de gegevens verloren gaan of per ongeluk worden vernietigd.

Updates

Nadat de inventarisatie is voltooid, hoeven de records alleen maar te worden bijgewerkt wanneer er werkzaamheden worden uitgevoerd. Over het algemeen moeten de records documenteren wat voor soort werk is uitgevoerd en wanneer het is uitgevoerd, evenals wie het daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Wanneer er inspecties of apparatuurtests plaatsvinden, moet in het dossier worden vermeld of de inspectie of tests de richtlijnen van de fabrikant en de bedrijfsprocedures hebben gevolgd. Kosten met betrekking tot arbeid en onderdelen kunnen ook worden gedocumenteerd om afdelingen te helpen bij het maken van budgetprognoses.

Fabrieksinstellingen

Het gebruik van onderhoudsboekjes is vooral belangrijk in een fabrieksomgeving, waar dagelijks een groot aantal dure machines wordt gebruikt. Deze gegevens kunnen helpen ervoor te zorgen dat het juiste onderhoud aan de apparatuur of het fabrieksonderhoud is voltooid, zodat de fabrieksactiviteiten soepel verlopen. Op een fabrieksmachine kan bijvoorbeeld een onderhoudslogboek worden bijgehouden waarin alle reparaties of onderhoudsbeurten worden vermeld. Dit logboek kan helpen bij het voorkomen van ongevallen of bedrijfsstilstand als gevolg van defecte apparatuur.

Gebruik in de automobiel- en luchtvaart

Logboeken zijn ook een veel voorkomend onderdeel van wagenparkonderhoud. Bedrijven die bijvoorbeeld grote groepen vrachtwagens leasen of bezitten, moeten vaak nauwkeurig bijhouden welke voertuigen aan reparatie toe zijn of mogelijk onderhoud nodig hebben voordat ze op lange ritten worden gestuurd of worden afgeleverd. Hetzelfde geldt voor exploitanten van vliegtuigvloot; luchtvaartmaatschappijen en commerciële vliegtuigmaatschappijen zijn vaak wettelijk verplicht om alle routinematige diensten en reparaties zorgvuldig bij te houden, omdat dit kan helpen ongevallen en problemen tijdens de vlucht te voorkomen.