7 essentiële CMMS-functies die elke onderhoudsmanager moet hebben

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

CMMS-softwarefuncties kunnen een verschil maken

E.I. DuPont de Nemours Co. (Delaware) rapporteerde dat “de grootste, beheersbare uitgave in een fabriek onderhoud is, en in veel fabrieken overschrijdt het onderhoudsbudget de jaarlijkse nettowinst.” (1996)

Onderhoudsplanners en onderhoudsmanagers zijn ervoor verantwoordelijk dat apparatuur en/of faciliteiten goed worden onderhouden en naar behoren functioneren. Het bijhouden van dergelijk onderhoud kan een hele klus zijn als er veel apparatuur en/of faciliteiten moeten worden onderhouden. Dit is waar onderhoudsbeheersoftware/CMMS-software erg nuttig kan zijn. Deze pakketten bieden een verscheidenheid aan functies. U kunt het onderhoud bijhouden en potentiële problemen en gebieden met ruimte voor verbetering identificeren.

Uit onze ervaring blijkt dat het werken met klanten moeilijk kan zijn om het management van de waarde van CMMS-software te overtuigen en er een budget voor te krijgen. Heel wat organisaties zijn van mening dat een op papier of spreadsheet gebaseerd systeem voor hen zal blijven werken. Of u krijgt misschien een budget om onderhoudssoftware te kopen, maar iemand anders selecteert het product. Helaas laten ze zich verleiden door prachtige graphics en rapporten die een grote illusie van controle geven. Maar de geselecteerde CMMS-software mist mogelijk de functies die deze effectief maken. Hier volgen enkele van de belangrijke functies waar u op moet letten en hoe deze u en uw organisatie kunnen helpen.

1. Taaksjablonen voor frequente onderhoudstaken

U kunt herbruikbare taaksjablonen maken om werkorders te maken voor veel voorkomende taken. Bijvoorbeeld een maandelijkse HVAC-controle, een driemaandelijkse pompinspectie enzovoort.

Hoe is dit nuttig?

Het vermindert de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het opnieuw invoeren van instructies op werkorders. Ga zitten met uw beste technici. Schrijf instructies over hoe de klus moet worden uitgevoerd met behulp van best practices. Stel dat u een nieuwe technicus of bord krijgt, of iemand die niet bekend is met dit soort taken. Met de juiste instructies is de kans kleiner dat technici het werk verkeerd uitvoeren, waardoor uitval van apparatuur wordt verminderd. Dit is een groot voordeel! U legt de kennis die is opgeslagen in de hersenen van uw beste technici vast in het systeem. Nu zal het beschikbaar zijn voor de organisatie wanneer dat nodig is.

2. Plan onderhoudstaken op verschillende manieren

a) Plan het onderhoud op tijd (bijvoorbeeld elke week, elke 21e van de maand, enz.).

b) Maak indien nodig taakwerkorders aan (bijvoorbeeld voor ongepland onderhoud).

c) Plan een werkorder wanneer een andere werkorder is voltooid.

d) Onderhoud plannen als gevolg van een wijziging in een meterstand of vanwege een alarmtoestand.

Hoe is dit nuttig?

Dit maakt het gemakkelijker om een onderhoudsplan op te stellen en onderhoud te plannen dat maanden of zelfs jaren in de toekomst zal plaatsvinden. Nu is de kans kleiner dat uw onderhoudsteam kritisch onderhoud vergeet dat tot een storing leidt. Ten tweede kunt u dit gebruiken om een ​​kalender voor toekomstig onderhoud te maken (ook wel Equipment Maintenance Calendar genoemd) en samen te werken met andere afdelingen (bijv. Operations) om ervoor te zorgen dat gepland onderhoud hun plannen, b.v. leveringen aan klanten, seizoensactiviteiten enzovoort. De mogelijkheid om dit te kunnen doen is iets dat andere afdelingen zullen waarderen en is een zeer goede reden om de aanschaf van onderhoudsbeheersoftware te overwegen.

3. Gemakkelijke manieren om werkorders naar onderhoudstechnici te sturen en feedback te verzamelen

Als u veel onderhoudstechnici heeft en zij veel rondreizen, kan het lastig zijn om ze op de hoogte te houden van openstaande werkorders zodra ze binnenkomen. U kunt met de CMMS-software dagelijks werkorders genereren en deze afdrukken of naar de technici e-mailen. Met meer geavanceerde CMMS-software kunnen technici zelfs werkorders bijwerken via e-mail of sms-berichten.

Hoe is dit nuttig?

Om te beginnen bespaart het u tijd. U bent minder tijd kwijt met het zoeken naar papier of het telefoneren om informatie te verkrijgen. Voltooide werkorders betekenen dat de apparatuur weer in bedrijf is. Er gaat dus minder productie verloren. U weet welke werkorders vertraging oplopen en waarom. Concentreer u op die werkorders en ontdek hoe u ze sneller kunt voltooien. Dankzij een gemakkelijke manier om de status bij te werken, bespaart u uw onderhoudstechnici tijd. Zij kunnen meer tijd besteden aan het daadwerkelijke onderhoudswerk. Bovendien zijn onderhoudsmanagers minder tijd kwijt aan het achtervolgen van technici voor updates!

4. Mogelijkheid om lopende/achterstallige werkorders (ook wel Maintenance Backlog genoemd) bij te houden

Het is gemakkelijk om werkorders te missen als u elke dag veel werkorders genereert. Het kan zijn dat ze niet worden gedaan omdat er een taak met een hogere prioriteit ter sprake kwam. Of ze lopen vertraging op doordat onderdelen niet op voorraad zijn of er geen monteurs met de benodigde vaardigheden aanwezig zijn. Met CMMS-software kunt u deze werkachterstand en de werkorders die deel uitmaken van deze achterstand volgen. Mogelijk kunt u zelfs herinneringen sturen als de werkorders een bepaald aantal dagen te laat zijn.

Hoe is dit nuttig?

Gemist onderhoud kan vaak leiden tot uitval van apparatuur – dit betekent productieverlies, operationele problemen en andere kosten voor de organisatie. Als alternatief zal apparatuur die niet goed werkt een product van slechte kwaliteit of een slechte klantervaring opleveren. Het is dus een grote meerwaarde om achterstallige werkorders te kunnen volgen en voltooien/sluiten!

5. Statistieken om te delen met het management

Omdat onderhoud een vrij belangrijke functie is, houdt het management dat graag in de gaten. Er zijn verschillende onderhoudsstatistieken die u kunt verzamelen, maar de meeste zijn niet van betekenis voor niet-onderhoudspersoneel. Belangrijke statistieken die kunnen worden gedeeld, zijn zaken als achterstanden in werkorders, het aantal openstaande werkorders, machine-uitval, defecten versus gepland/preventief onderhoud enzovoort (zie Belangrijke onderhoudsbeheerstatistieken voor onderhoudsplanners).

Hoe is dit nuttig?

Door statistieken te kunnen delen die gemakkelijk te begrijpen zijn, krijgen het management en andere afdelingen inzicht in de status van het onderhoudsprogramma en wat er moet worden verbeterd. Betekenisvolle statistieken die het hogere management kan begrijpen, zijn iets waar ze op kunnen reageren. verhoog uw budget!

6. Rapporten over defecten aan apparatuur/machines om probleemapparatuur te identificeren

Vaak is een subset van apparatuur de bron van de meeste onderhoudsproblemen en noodsituaties. Geavanceerde onderhoudssoftware kan een verscheidenheid aan verhoudingen en andere statistieken bieden. Zelfs een historisch overzicht van problemen en statistieken die het werk en de kosten van apparatuur identificeren, kunnen echter nuttig zijn.

Hoe is dit nuttig?

Het kunnen identificeren van deze apparatuur en het nemen van proactieve actie om dergelijke noodsituaties af te wenden of dergelijke probleemapparatuur te vervangen, draagt er in grote mate toe bij dat de onderhoudsmanager effectiever wordt. Het aantal defecten aan apparatuur zou moeten afnemen, wat zou resulteren in minder productieuitval of operationele problemen. Het is kostbaar als uw organisatie geen producten of diensten aan klanten kan leveren omdat operationeel personeel wacht tot de apparatuur gerepareerd is. Als u over een tool beschikt waarmee u apparatuur kunt identificeren die de neiging heeft kapot te gaan, bespaart u geld voor uw organisatie en vermindert u de problemen voor klanten. Zie “Analysetips voor het bijhouden van apparatuur/machine-uitval ” voor meer details.

7. Houd het gebruik van reserveonderdelen en verbruiksartikelen bij

Met CMMS-software kunt u onderdelen en benodigdheden koppelen aan werkorders en het gebruik volgen naarmate ze worden verbruikt. Ze kunnen ook ondersteuning bieden bij het maken en beheren van inkooporders/aankoopaanvragen.

Hoe is dit nuttig?

Een van de grootste kostenbronnen voor onderhoudsprogramma's zijn reserveonderdelen en benodigdheden. Het is erg handig om ze bij te houden en te weten hoeveel u bij de hand heeft, om verspilling te helpen verminderen. Experts zeggen dat een geautomatiseerde onderhoudsbeheeroplossing (CMMS) organisaties kan helpen tussen de 5 en 15% op hun onderhoudsbudget te besparen.

Op zoek naar CMMS-/onderhoudsbeheersoftware?

Probeer een volledig functionele webdemo van FastMaint CMMS-software in uw webbrowser (of download een volledig functionele proefversie van 30 dagen). Het biedt de hierboven genoemde functies en meer. Dit kan u helpen het onderhoud van apparatuur en faciliteiten effectiever te plannen en te beheren. U kunt de functie voor het importeren van gegevens gebruiken om uw apparatuur-, onderdelen- en onderhoudstaken in te laden.

Gratis proefversie van FastMaint CMMS

Aanvullende literatuur:

1) “5 valkuilen bij onderhoudsachterstand die u moet vermijden” uit het tijdschrift PlantServices behandelt problemen waar u over kunt struikelen bij het terugdringen van de onderhoudsachterstand.

2) Een voorbeeldcasestudy 'CMMS-rechtvaardiging, voordelen en rendement op investering (ROI)'.

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids