5 tips van experts voor nauwkeurige schattingen van onderhoudswerkorders

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

Slechte werkorderschattingen staan gelijk aan grote kopzorgen!

De tijdsinschatting voor een onderhoudswerkorder is van cruciaal belang, vooral als er elke dag veel te voltooien zijn. Het onderschatten van de benodigde tijd zal veel problemen veroorzaken. 

Het is een bekend verhaal en gaat meestal als volgt:

"We hebben elke week extra overuren nodig om de onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. Ons onderhoudsteam is gestrest en staat op het punt van een burn-out. Er zijn nog veel cruciale werkorders in behandeling.  Het onderhoudsteam heeft een slechte reputatie en wordt in het ergste geval als incompetent beschouwd!"

Impact op onderhoudsbudget

Deze grote hoeveelheid overuren zal de kosten in het onderhoudsbudget opdrijven. Er is minder geld voor training, het aannemen van nieuwe mensen en voor reserveonderdelen en gereedschappen van betere kwaliteit. Dit maakt het van cruciaal belang om een goed idee te hebben van de tijd die elk type onderhoudstaak in beslag zal nemen, welke middelen hiervoor nodig zijn en om de werkzaamheden op de juiste manier te plannen.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Impact op onderhoudspersoneel

Een burn-out van het onderhoudsteam zal resulteren in een hoog verloop van uw onderhoudstechnici. Het inhuren van nieuwe mensen om hen te vervangen zal de problemen nog groter maken. Nieuw ingehuurde vervangers zullen nog niet bekend zijn met veel van de taken en procedures. Als gevolg hiervan zullen ze er meer tijd aan besteden en zullen ze vaak fouten maken.

Dus je problemen beginnen erger te worden… 🙁

Hoe u de schattingen van onderhoudswerkorders kunt verbeteren

1. Maak een lijst van alle verschillende soorten onderhoudstaken die u uitvoert

Dit omvat zowel gepland of preventief als ongepland of storingswerk. U moet een idee hebben van hoeveel elk van deze taken zal duren als er geen onverwachte problemen zijn. Daarnaast moet u de reserveonderdelen en benodigdheden kennen, evenals de technici en vaardigheden die u nodig heeft. Een goed CMMS-/onderhoudsbeheersoftwareprogramma kan u helpen bij het maken van een dergelijke vermelding.

2. Gebruik een takenbibliotheek voor sjablonen voor onderhoudswerkorders

Dit werkt het beste met CMMS-software. Gebruik de lijst met eerder gemaakte onderhoudstaken om onderhoudstaaksjablonen te maken. Deze sjablonen bevatten de benodigde stappen, benodigde onderdelen, tijdsschattingen, frequentie enzovoort. Het CMMS-programma kan vanuit deze takenbibliotheek werkorders plannen en aanmaken. De schatting van tijd, mensen en onderdelen van de taaksjabloon kan worden gebruikt om te berekenen welk werk er op een werkdag kan worden gedaan. Met planningsrapportages in de software kunt u werkorders goed inplannen. U kunt mogelijke planningsconflicten detecteren. Iemand moet bijvoorbeeld tegelijkertijd aan twee verschillende werkorders werken!   Ook kunt u eventuele tekorten aan reserveonderdelen vinden.

3. Controleer rapporten en vergelijk de geschatte tijd van de werkorder met de daadwerkelijk bestede tijd

Af en toe kun je grote variaties tegenkomen als gevolg van onverwachte problemen. Over het algemeen zou u echter een nauwe overeenkomst moeten zien tussen de schattingen en de werkelijk benodigde tijd als u de omvang van de taak correct heeft ingeschat. Overschattingen kunnen ook slecht zijn! Het betekent dat u minder werk plant dan u kunt. Dus als u veel variatie ziet tussen de schattingen en de werkelijke tijd, controleer dan waarom dit gebeurt en werk de schattingen dienovereenkomstig bij. Als u dit periodiek doet, krijgt u na verloop van tijd veel betrouwbaardere schattingen van de hoeveelheid werk die bij het uitvoeren van de meeste onderhoudstaken komt kijken.

4. Probeer de geschatte werkordertijden op een dag of minder te krijgen

Vermijd meerdaagse werkorders. Voor zeer grote taken die enkele dagen in beslag kunnen nemen, kunt u proberen ze op te splitsen in kleinere werkorders en deze achter elkaar aan elkaar te koppelen. Als u bijvoorbeeld de ene werkorder voltooit, wordt de volgende gepland. Het hebben van een fijnere granulariteit van taakschattingen maakt het gemakkelijker om gebieden aan te wijzen die schattingsproblemen kunnen veroorzaken. U kunt ook kritieke paden identificeren; een probleem hier zal al het andere werk vertragen.

5. Zorg ervoor dat u de juiste schattingen voor de werkzaamheden krijgt

Schattingen moeten gebaseerd zijn op de tijd die een technicus met gemiddelde vaardigheden nodig heeft. Basis het niet op tijd; daarvoor is een zeer ervaren technicus nodig! Als u veel onervaren technici heeft, moet u meer tijd toevoegen. U kunt deze tijd verkorten naarmate de technici vaardiger worden en vertrouwd raken met hun werk.

Gebruik CMMS-software voor schattingen

CMMS-software maakt het veel eenvoudiger om schattingen van onderhoudswerkorders te verzamelen en te beheren. Je definieert de taken in de CMMS-software en past de schattingen in de loop van de tijd aan. Je kunt taken aan elkaar koppelen. Zo kom je niet met hele grote meerdaagse werkorders terecht die het inschatten lastig kunnen maken. Gebruik de rapporten van de CMMS-software om werkelijke en geschatte waarden te vergelijken.

Denk er maar eens over na.

Op zoek naar een CMMS- of onderhoudsbeheersoftwareprogramma? Download en probeer een gratis proefperiode van 30 dagen van FastMaint CMMS.

CMMS-software downloaden

Handige bronnen

1. In 'Defining Work Order Priorities' van PlantMaintenance.com vindt u tips waarmee u kritieke en niet-kritieke onderhoudswerkzaamheden kunt definiëren.
2. "Hoe u een fabrieksstop kunt beheren" uit het tijdschrift Reliable Plant bevat nuttige informatie over zaken waarmee u rekening moet houden bij het uitvoeren van een onderhoudsstop.
3. “De geheime kunst van succesvolle onderhoudsplanning en onderhoudsplanning“ (uit Levenslange betrouwbaarheid)

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids