Eenvoudige strategieën voor het beheren van uw MRO-proces

Het is niet eenvoudig om een ​​toeleveringsketen voor onderhoud, reparatie en operaties (MRO) te beheren. Maar wat velen zich niet realiseren, is dat een van de redenen waarom het proces moeilijk kan zijn, de verschillende afdelingen zijn die betrokken zijn bij de uitvoering ervan. Die afdelingen, waaronder financiën, onderhoud, engineering/betrouwbaarheid en inkoop, hebben allemaal concurrerende belangen. Daarom is het overbruggen van de kloof een noodzakelijke en acceptabele strategie voor het beheren van uw MRO-proces.

De bovengenoemde afdelingen werken allemaal aan het gemeenschappelijke doel om een ​​winstgevend bedrijf in stand te houden. De manier waarop die afdelingen dat proces beheren - en de individuele doelen die vaak gekoppeld zijn aan hun eigen prestaties - kan echter stress veroorzaken.

Overweeg de impact van een enkele beslissing van slechts één van de afdelingen op de toeleveringsketen van een bedrijf. Stel dat de inkoopafdeling besluit een goedkoper onderdeel aan te schaffen. Deze beslissing heeft gevolgen voor het onderhoud, omdat het goedkopere onderdeel vaker moet worden vervangen. Dit verhoogt op zijn beurt de kosten voor het onderhoudsbudget, hoewel het de kosten voor aanschaf kan verlagen.

Het goedkopere onderdeel kan ook van invloed zijn op de productie vanwege frequentere uitvaltijd, wat nog hogere onderhoudskosten betekent. Ondertussen geeft de financiële afdeling er misschien de voorkeur aan om minder voorraad te hebben, wat zou kunnen resulteren in meer spotaankopen en versnelde vrachtkosten - kosten die elders moeten worden geabsorbeerd. Dus hoewel één beslissing de kosten voor sommige afdelingen kan verlagen, kan het de kosten voor andere verhogen, waardoor die afdelingen op gespannen voet komen te staan ​​met misschien een nettowinst van nul voor het bedrijf als geheel.

Door de oorzaak en het gevolg te begrijpen waarmee elk bedrijf te maken krijgt, kunnen leiders de verschillen tussen afdelingen oplossen. Daarom vereist het concept van het overbruggen van de kloof - met name tussen inkoop en onderhoud - consistente communicatie. De relatie vereist het opbouwen van vertrouwen, vooral als er een externe dienstverlener bij betrokken is. De integrator fungeert als brug tussen inkoop en onderhoud door technisch te praten met onderhoud en prijsstelling met inkoop. Professionals in meerdere afdelingen moeten communiceren en bespreken van onderdeelvereisten, sourcingverzoeken en aanvullende informatie. Dit gaat hand in hand met het luisteren naar verzoeken van klanten en het begrijpen van de factoren die hen drijven.

Het epicentrum voor deze strategische discussies kan het MRO-magazijn zijn, waar reserveonderdelen en andere materialen worden ontvangen, opgeslagen, uitgegeven en gevolgd. Hierdoor kunnen er knelpunten ontstaan ​​bij het beheren van het MRO-magazijn. Hoewel 'proces' voor sommige managers een woord van vier letters is, is het vaak van cruciaal belang om een ​​procesvereiste voor de beste werkwijzen vast te stellen.

Het mag geen verrassing zijn dat uw processen gedefinieerd moeten worden. Onderzoek toont aan dat 6-10 procent van de totale uitgaven van een bedrijf via het MRO-magazijn loopt. Maar de tijd die aan die transacties wordt besteed - inkooporders, facturering, follow-up van leveranciers en klanten, het beheren van prijs- en verzendingsgeschillen, en meer - kan tien keer zoveel zijn in termen van transactieactiviteit. Met andere woorden, er wordt vaak te veel tijd besteed aan operationele zaken die tot inefficiëntie kunnen leiden.

U beschikt misschien over de meest goed gedefinieerde processen. Ze kunnen door uw medewerkers worden gedocumenteerd, uit het hoofd worden gereciteerd en op uw muren worden gepost. Maar vanwege het aantal mensen en transacties zullen er zeker problemen optreden.

Overweeg de uitdagingen van het omzetten van een opdracht tot inkoop in een inkooporder of het combineren van een werkorder en inkooporder. Het aantal aankopen dat plaatsvindt en de benodigde mankracht, zelfs met technologie, kunnen leiden tot werkvertragingen van onderhoud tot stilstand. De serviceprovider is verantwoordelijk om dit allemaal soepel te laten verlopen en grotendeels voor het identificeren van zowel huidige als potentiële fouten. Als gevolg hiervan moet uw provider deel uitmaken van de oplossing voor effectieve communicatie.

Zelfs in de verre wereld van vandaag moet u het belang van maandelijkse rapportagegesprekken niet bagatelliseren, waarbij beheer, inkoop, operaties en onderhoud allemaal deelnemen. Persoonlijke ontmoetingen of zelfs videoconferentiegesprekken zijn nog steeds belangrijk omdat dergelijke interactie vaak misvattingen of misverstanden wegneemt. Deze bijeenkomsten moeten met eerbied worden behandeld en alleen worden uitgesteld voor echte opkomst.

De onderwerpen die in deze vergaderingen worden besproken, moeten worden geleid door de beoordeling van een balanced scorecard die veiligheid, programmabesparingen, voorraadtellingen, voorraadwaarde, reparatiebesparingen en meer omvat. Deze scorecards moeten gedurende een periode van maanden worden gevolgd en gemeten, zodat eventuele dalingen in productie en prestaties kunnen worden besproken.

Zodra een vaste set van "touchpoints" is vastgesteld, nemen problemen met communicatie en processen vaak af. Uiteraard moet elke afdeling zich aan deze plannen committeren. Dit helpt financiën, onderhoud, engineering/betrouwbaarheid en inkoop om niet alleen naar dezelfde bedrijfsdoelen te werken, maar ook om op één lijn te komen met de strategieën die worden geïmplementeerd om deze te bereiken.

Over de auteur

Dan Brennan is de marketingmanager bij Synovos. Hij is te bereiken via [email protected].