Duurzame Changemanagement: Teams Coachen om Nieuwe Processen te Verankeren

Door J.R. McGee
Master Black Belt, Oprichter en CEO, X-Stream Leadership Group

De meeste van ons zijn vandaag de dag comfortabel met het begrijpen en gebruiken van Lean en Six Sigma tools voor het ontwikkelen van nieuwe processen en het krijgen van controle over onze data. We oefenen ze dagelijks, en voor het grootste deel is het niet echt zo moeilijk om de tools te gebruiken! Wat wel moeilijk is, is het implementeren en volhouden van de nieuwe processen en veranderingen die ons team bedenkt tijdens hun events en projecten op de lange termijn!

Ik heb nu meer dan 750 verbeterprojecten wereldwijd geleid, gefaciliteerd en/of gecoacht als Master Black Belt Sensei. Ik heb 73 Master Black Belts getraind en gecertificeerd, met er nog drie in een huidige trainingsgolf. Ik heb de duurzaamheidsissues zelf ervaren en ermee geworsteld net als jullie! Vanwege die ervaring heb ik geleerd dat er technieken zijn die je kunt gebruiken en een structuur die je kunt neerzetten om te gaan van een 60% tot 80% mislukkingsgraad voor nieuwe ideeën, naar een 70%+ succesgraad voor het volhouden van nieuwe ideeën en veranderingen gedurende 12 maanden of langer. De echte sleutel tot al dit is wat er na het event gebeurt!

Foutmodus 1: Geloven dat de dingen die besproken worden in de Project Out-Brief zullen gebeuren gewoon omdat ze goede ideeën zijn en iedereen "vond het leuk"

Dit is de meest voorkomende foutmodus en de makkelijkste om te overwinnen. Het hoofdprobleem is dat mensen geloven dat ze "dingen kunnen doen" bovenop wat ze al doen. Vergeef me, maar zeer weinig mensen komen naar onze events "op zoek naar iets om te doen." Zonder uitzondering is het krijgen van de mensen die je nodig hebt als tanden trekken! Ze zijn al zo druk met hun reguliere banen dat ze vaak een probleem hebben om de projectvergaderingen bij te wonen. En we denken dat ze allemaal tijd gaan hebben om de veranderingen te implementeren? Verre van het waar! We moeten een "in plaats van" benadering aanpassen als we enige kans op succes willen hebben. Net als wanneer deze mensen op vakantie gaan of ziek zijn, moet iemand hun werk dekken. Als er niemand is, schaam je! Dat is gewoon slecht management 101. Zoek actief iemand die kan dekking bieden voor uw/hun schema een paar uur per dag of voor een 4-uurs blok tijdens de week zodat u specifieke gewijde tijd heeft om aan uw Actiepunten te werken. Wachten tot je "vrije tijd" hebt is een plan om te mislukken!

Foutmodus 2: Een slechte (of erger, geen) effectieve Communicatieplan hebben

Ik heb de teller kwijt hoeveel keer een Team Lead me vertelde "Ik stuur gewoon een e-mail om mensen te laten weten wat we doen." E-mail is geweldig om status door te geven, bewijs te leveren dat je iets deed of zei (CYA van de eerste orde), en om uit te steken naar vrienden voor informele plannen. E-mail is echter verschrikkelijk voor het communiceren van informatie! Iedereen die de nieuwe veranderingen in het proces gaat gebruiken of erdoor beïnvloed wordt, moet uit eerste hand informatie krijgen over de Wie, Wat, Wanneer, Waar, Hoe, en Hoe Vaak, zodat ze niet alleen weten wat ze moeten doen wanneer de tijd daar is, maar ze weten ook wanneer ze het moeten doen. Lees niet gewoon PowerPoint-bullets "tegen" hen aan of geef ze een hand-out; maak uw communicatie persoonlijk en pas ze aan aan hoe ieder persoon informatie wil ontvangen. Maak het praktisch; laat ze een simulatie van het nieuwe proces doen. Loop ze er doorheen en laat ze "doorwerken" met de nieuwe manier, zodat ze vragen kunnen genereren en een solide situationele bewustzijn ontwikkelen van wat er gaat veranderen, wat ze specifiek anders gaan doen, en wanneer deze veranderingen daadwerkelijk plaatsvinden. Alleen mensen vertellen dat er iets gaat veranderen is een andere goudgeplaatste weg naar mislukking.

Foutmodus 3: Weinig of geen effectieve verantwoordelijkheid.

Dit komt het meest voor in het identificeren van wie verantwoordelijk is voor elk Actiepunt. Als meer dan één persoon wordt genoemd, of erger, "het team" wordt genoemd, bent u echt op weg om spectaculair te mislukken. Zoals admiraal Hyman Rickover ooit beroemd stelde: "Als je je vinger niet in de navel van de verantwoordelijke persoon kunt steken, is NIEMAND verantwoordelijk!" Hij had precies gelijk. Wanneer verantwoordelijkheid gedeeld wordt, verdwijnt verantwoordelijkheid. Meer dan één persoon kan nodig zijn om een item of actie te volbrengen. Maar ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is dat elk Actiepunt één, en alleen één persoon heeft die verantwoordelijk is om te antwoorden op het succes of de mislukking van dat item!

Foutmodus 4: Toestaan dat de "Tyrannie van het Urgente" de uitvoering van het Belangrijke overweldigt!

Dit komt het meest voor in het hebben van weinig of geen effectieve follow-up of follow-through. Ik zie dit het meest wanneer de Facilitator of de Team Lead geen regelmatige en routinematige vergaderingen houdt om status te rapporteren en voortgang en problemen te bespreken. Onthoud, mensen hebben al genoeg te doen elke dag! Ik vind dat om de twee weken een uur vergaderen ideaal lijkt voor de meeste situaties. Elke week vergaderen kan een last worden, en elke drie weken of meer neigt ertoe dingen te laten vergeten of worden overweldigd in de dagelijkse worsteling. Ook, kleurcodeer de status van uw Actiepunten. Blauw kan 100% voltooid vertegenwoordigen, Groen zegt dat alles op schema zit; Geel geeft aan achter op schema of onverwachte weerstand; en Rood geeft een grote mislukking of onvermogen om te implementeren met huidige middelen of machtigingen. Voor uw uurvergadering, focus alleen op de Roods, dan de Geels als u tijd heeft. Het is een serieuze demotivator voor uw teamleden om te zitten en te luisteren naar de Groens en Blaus, vooral als ze hen niet beïnvloeden. Mensen hun tijd verspillen is geen goede manier om ze te laten komen toekomstige vergaderingen! Ten slotte, besteed geen tijd aan het laten uitleggen van mensen "waarom het niet zal werken." Dat is een complete verspilling van ieders tijd. Sta alleen toe dat mensen bespreken wat ze gaan doen om het probleem op te lossen en hoe ze het gewenste resultaat gaan bereiken!

Dit zijn slechts een paar van de dingen die u kunt doen om uw succes significant te verbeteren bij het daadwerkelijk implementeren van grote veranderingen in uw organisatie. Ga nu uit daar en verander uw wereld!

Leer meer over de manieren waarop we u kunnen helpen met uw Six Sigma en Continuous Improvement behoeften, of neem contact met ons op.