Capex versus Opex voor IT-uitgaven

De cloud biedt veel aantrekkelijke alternatieven voor bedrijven en hun IT-teams die op zoek zijn naar flexibiliteit en snelle implementatie van allerlei soorten applicaties, groot en klein. Maar bestaande budgetpatronen - met een sterke voorkeur voor eigendom (capex) in plaats van consumptie naar behoefte (opex) - zorgen ervoor dat IT vastzit aan het zoeken naar tools op een ouderwetse manier. Door oude gewoonten en werkstijlen hebben organisaties een groter capex-budget gekregen, maar een veel kleiner opex-budget, hoewel het omgekeerde logischer is in een op abonnementen gerichte SaaS-modelwereld. Het rechtvaardigen van verandering kan een hele uitdaging zijn.

Hoe kan IT verandering rechtvaardigen en overstappen op nieuwe modellen en manieren van besteden? Hoewel IT vaak betrokken is bij de allernieuwste investeringen die organisaties uiteindelijk helpen om te veranderen, groeien en zich aan te passen, kan het implementeren van veranderingen binnen IT zelf, en tussen IT en andere afdelingen zoals financiën, ontmoedigend zijn.

Bedrijven die tools nodig hebben om hun applicaties of activiteiten beter te beheren, dachten van oudsher in termen van simpelweg een softwarepakket kopen of het in licentie geven voor gebruik op locatie. In vergelijking met de huidige SaaS-opties brengt deze aanpak echter bijna altijd hoge kosten met zich mee. Het kan soms ook de flexibiliteit bij de implementatie beperken, dankzij extra gebruik of kosten per gebruiker.

Een van de factoren die organisaties ervan weerhoudt om webgebaseerde alternatieven te omarmen, die doorgaans goedkoper en flexibeler zijn, is simpelweg dat hun bestaande budget, dat vaak met de grootste moeite door de financiële kant van het huis wordt verwrongen, in twee categorieën wordt geleverd:kapitaaluitgaven (capex) en operationele uitgaven (opex).

Vanaf de tijd van Big Iron en het spreekwoordelijke glazen huis was IT bij de meeste organisaties een van de meest kapitaalintensieve activiteiten. De initiële capex-investeringen waren enorm en periodieke upgrades zouden bijna het soort beslissingen van het bedrijf kunnen zijn. Het is duidelijk dat de wereld is veranderd. De snelle omarming van de cloud verandert de economische aannames en het uiterlijk van IT. Er staat druk op IT om zakelijke waarde te bieden, in plaats van alleen geld uit te geven. Maar budgetmodellen hebben hun achterstand vaak niet ingehaald. Jaar na jaar heeft IT te maken gehad met kostenbesparingen, maar de bezuinigingen zijn vaak toegepast tegen de veronderstellingen van die capex/opex-splitsing.

Financiële mensen hebben natuurlijk vaak hun eigen zorgen. Een daarvan is dat opex over het algemeen andere fiscale gevolgen heeft dan capex. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden van een individuele organisatie kan dat veel uitmaken.

Pleidooi voor meer Opex

Dus, hoe kun je overtuigend pleiten voor meer opex - voor strategische modernisering - en minder capex?

Het helpt om inzicht te krijgen in de financiële problemen waarmee uw organisatie wordt geconfronteerd en de strategieën die worden gebruikt voor cashmanagement, langetermijninvesteringen en meer. Maar ook dichter bij huis kunt u succes boeken. Sommige IT-leiders aarzelen om aan te dringen op een verschuiving naar opex, omdat het op twee manieren kan lijken alsof je je hoofd op het hakblok legt. Ten eerste, als je de boot laat schommelen, loop je het risico het budget dat je hebt uit te hollen. Als je suggereert dat je misschien niet zoveel capex nodig hebt en wat meer opex wilt, kunnen de financiële mensen proberen beide te verminderen! Dan is er de grotere zorg dat het verschuiven van uitgaven kan betekenen dat we ons moeten committeren aan nieuwe manieren van werken. En als er iets misgaat met een verandering waartoe u zich tijdens het begrotingsproces zo publiekelijk heeft verplicht, in plaats van achter de schermen na te streven, wie krijgt dan de schuld?

Redelijk. Begin dus met een visie van waar je naartoe wilt. Vraag uzelf af hoe ver u met uw bedrijf in de cloud wilt gaan en hoeveel functies u uit de capex-cyclus wilt halen. Breng die visie dan een beetje terug en bedek het met veel zorgvuldige redeneringen om te pitchen voor financiële en andere zakelijke teams zoals inkoop. Laat zien dat je een plan hebt, voor dit jaar en voor de komende twee of drie jaar. Dat klinkt misschien riskant, maar het hoeft niet ijzersterk en exact te zijn. Laat wat speelruimte en benadruk de flexibiliteit die je nodig hebt om nieuwe kansen te grijpen.

Richt u in het algemeen op de kansen die de cloud biedt voor IT en voor het bedrijf, namelijk lagere kosten en grotere flexibiliteit. Maar noch jij, noch het topmanagement is er op gebrand om halverwege de stroom van het ene naar het andere logboek te springen, ook wel bekend als een oerknal-aanpak. Stel dus een doel voor om, laten we zeggen, 5% van de capex gedurende drie jaar naar opex te verplaatsen, zodat u nieuwe manieren kunt uitproberen zonder de hele operatie in gevaar te brengen.

Maak een plan B (en misschien zelfs een plan C) voor IT-uitgaven

Iedereen in het management weet (of kan ervan worden overtuigd) dat IT snel verandert en dat de implicaties voor elk bedrijf een beetje anders zijn. JOUW rol is om verstandige stappen vooruit te zetten.

Keer dan terug naar de onderste regel. Beloof niet te blijven bezuinigen, maar suggereer wel dat de cloud, goed gedaan en toegepast op hoogwaardige gebieden, een onmiddellijke impact kan hebben en de weg kan bereiden voor verdere verkenning van de cloudmogelijkheden.

Herinner uzelf en uw bedrijfsleiders eraan dat het eindresultaat een kostenefficiëntere IT zou moeten zijn zonder de noodzaak van periodieke grote kapitaalinvesteringen om tools en systemen bij te werken. Het is een zeer krachtig argument. Begin met jezelf te overtuigen en de anderen zullen volgen.